10 errores que pueden hacer fracasar la creación del presupuesto en tu empresa

By Dani Granero
In Herramientas de Gestión
Abr 23rd, 2013
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¿Necesitas ganar más dinero en tu empresa?

Entonces necesitas elaborar y controlar un presupuesto.

Necesitas un objetivo de Ventas: Cuánto quieres ingresar.
Necesitas un objetivo de Gastos: Cuánto tienes que gastar.
Necesitas un Beneficio objetivo: Cuánto va a ganar la empresa.

¿o acaso juegas tu dinero al azar?

 

Hace unos meses una empresa de congelados me comentaba que habían intentado elaborar un presupuesto en varias ocasiones como medida para reconducir la situación de la empresa, llevaban varios años con resultados negativos y pensaban que la solución consistía en reducir los gastos de materias primas, mano de obra y gastos generales.

Los muchos intentos de puesta en marcha generaron desconfianza en el equipo, consideraban que la herramienta aportaba muy poco y que les hacía perder el tiempo. La situación había desmotivado al personal de cara a futuros cambios en la , llegando incluso a generar conflictos entre diferentes departamentos.

 

Analizando los anteriores intentos de lanzamiento, se descubrió que habían cometido algunos errores de diseño.

 

1) No habían elaborado el presupuesto en línea con la estrategia y el Business Plan.
La estrategia y el presupuesto seguían caminos diferentes, la estrategia perseguía el crecimiento, mientras que el presupuesto la reducción de , en algunos casos los objetivos se contradecían. El presupuesto es la traducción económica de la estrategia por lo que deben ir unidos de la mano.

 

2) No habían vinculado las cuentas contables con las actividades y recursos de la empresa.
Tan solo tuvieron en cuenta los valores contables para la elaboración del presupuesto.
No desarrollaron un sistema de creación de escenarios para la toma de decisiones, que incluyese datos originados por las operaciones de la empresa.

 

3) No habían confeccionado un plan de acciones que les permitiese alcanzar los objetivos.
Tenían objetivos pero no un plan de qué hacer, quién lo tiene que hacer y cuándo se tiene que hacer.

 

4) No habían delegado las distintas partes del presupuesto a los responsables de área.
Solo había un responsable del presupuesto, tanto del diseño, como de su ejecución y control, en este caso el responsable era el jefe de administración, los responsables de área desconocían sus objetivos y en consecuencia no tenían una motivación para actuar.

 

5) No habían involucrado a los responsables de área en la confección del presupuesto.
No preguntaron a las personas que más sabían sobre las actividades de la empresa, los que saben qué se puede conseguir y qué no, además de ser las personas responsables de la ejecución del plan de acción.

 

6) No habían considerado el presupuesto como un objetivo global.
El presupuesto conlleva trabajar en equipo para conseguir un objetivo común, no en objetivos individuales asignados cada área sin una meta conjunta.

 

7) No eran capaces de detectar las causas de las desviaciones.
Desconocían que afectaba a la consecución del presupuesto, en consecuencia resultaba complicado saber dónde había que mejorar.

 

8) No utilizaron el presupuesto como una herramienta de mejora.
Tan solo consideraron el presupuesto como una herramienta para reducir gastos, el sistema de control presupuestario no podía realizar correctamente su función de mejorar la competitividad, mejorar la rentabilidad, detectar oportunidades, eliminar el desperdicio….

 

9) Utilizaron el presupuesto como arma de presión y control.
El uso del presupuesto como herramienta de fiscalización, genera desmotivación, desconfianza y rechazo entre el personal, lo que dificultó aún más su aceptación y puesta en marcha.

 

10) No vincularon el presupuesto con la planificación de tesorería.
No sabían realmente si iban a disponer de fondos para las variaciones de los objetivos de rentabilidad en caso de tener que acometer inversiones o por ejemplo gastos derivados de reducción de personal.

 

Errores en el diseño de la elaboración del presupuesto pueden generar más problemas que ventajas. El presupuesto es una herramienta imprescindible si tu empresa necesita ganar más dinero. Si todavía no tienes un presupuesto no esperes más, si no sabes cómo elaborarlo déjate asesorar por un profesional, no es una tarea que se realiza en cuestión de días, requiere de una integración total en la gestión de la empresa y la asimilación por parte de toda la organización.

 

Nuestros amigos de la empresa de congelados ya están empezando, tu empresa también puede conseguirlo!!

 

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Dani Granero

(Consultor OpenERP y Control de Gestión)

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