Cómo poner en marcha con éxito las acciones de un Cuadro de Mando Integral

By Dani Granero
In Herramientas de Gestión
Ene 6th, 2014
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Ejemplo de cómo poner en marcha con éxito las acciones de un Cuadro de Mando Integral

 

Hace unas semanas se fijaron los objetivos de 2014 en línea con la estrategia diseñada, se identificaron los medibles para cada objetivo, quedando reflejado en un Cuadro de Mando Integral y se estableció el plan de acciones para alcanzar los objetivos, todas las acciones se listaron en una hoja Excel, el cuadro incluía el responsable de la acción y la fecha objetivo en la que tenía que finalizar la acción para poder conseguir las metas establecidas.

 

Una vez construido el plan de acciones se distribuyó por correo electrónico a los responsables y se acordó que una vez al mes se reunirían en las oficinas centrales para revisar el estado de las acciones.

 

Uno de los objetivos consistía en mejorar el presupuesto de ventas, para lo que los equipos comerciales de las diferentes ciudades españolas tenían que abordar una serie de acciones, algunas específicas para cada ciudad y algunas conjuntas para todo el territorio nacional.

 

Todos se pusieron manos a la obra para conseguir los objetivos marcados, los comerciales anotaban sus visitas en diferentes medios, algunos en libreta o agenda en papel, otros tenían sus hojas Excel, cada uno utilizaba su estilo y formato propio, normalmente rellenaban sus informes una vez a la semana a lo que dedicaban 2 o 3 horas de su tiempo productivo, posteriormente enviaban por correo electrónico o una copia escaneada del informe al responsable de las acciones.

 

El responsable consolidaba la información en una hora Excel de cosecha propia introduciendo los datos de forma manual, dedicando toda una tarde y parte del fin de semana en la preparación del informe y en conocer el estado de las acciones que se estaban llevando a cabo. Tenía que recoger la información de todas las ciudades, alguna separarla, otra agruparla… a la semana siguiente hablaba con los jefes de equipo por teléfono y debatían sobre las dificultades, las incidencias y los recursos necesarios para llevar correctamente las acciones a buen puerto.

 

Las llamadas telefónicas se alargaban más de una hora con cada jefe de equipo, y de vez en cuando tenía que contactar con alguno de los comerciales para conocer los problemas de primera mano. La información fluía aunque en algunos momentos se distorsionaba y lo que llegaba al responsable no era lo que realmente había ocurrido.

 

Empezaron a generar un gran cruce de correos electrónicos, algunas acciones afectaban a todas las ciudades y los jefes de equipo no tenían muy claro a quien correspondía hacer en cada caso, algunos comerciales también estaban implicados, aportaban buenas ideas y lanzaban correos a todo el mundo, algunos respondían y enviaban archivos, otros comunicaban problemas con determinados clientes, se solicitaba la ayuda a otros departamentos y a otras ciudades.

 

La cantidad de correos enviados y recibidos empezaba a ser caótica, los temas estaban mezclados y algunas situaciones requerían urgencia inmediata. Muchos de los comerciales se pasaban el día todo el día en la oficina tratando de solventar tanto problemas propios como de otras ciudades. Estaban alejándose del objetivo marcado, estaban perdiendo un tiempo muy valioso y estaban haciendo perder dinero a la empresa.

 

El primer mes la reunión tuvo lugar un lunes en las oficinas de Madrid, algunos de los asistentes tuvieron que hacer noche el domingo, algunos fueron con sus propios vehículos y otros utilizaron formas de transporte como el tren o el avión.

 

Se reunieron más de 10 responsables, cada uno llevaba su plan de acciones impreso o en formato electrónico, se acordó trasladarlo a un formato electrónico para presentarlos en un proyector. Cada responsable tenía media hora para exponer el estado de sus acciones. La primera presentación se alargó más de 2 horas, por lo que se perdió toda la mañana. Y por la tarde tan solo se pudieron realizar 2 presentaciones más. No quedó muy claro en qué situación se encontraban las acciones y los objetivos, pero se acordó que en la próxima reunión las presentaciones se harían de forma más rápida y se llegarían a conclusiones finales para seguir avanzando.

 

El equipo de Valencia necesitaba la ayuda del equipo de Madrid para conseguir llegar a tiempo a la primera acción cuyo plazo finalizaba en la primera semana.

 

Tenían que trabajar en equipo, el correo electrónico les resultaba ineficiente y no podían perder todo el día generando informes, necesitaban un sistema de comunicación que les permitiese coordinar las acciones, trabajar de forma conjunta, comunicar problemas para poder solucionarlos entre todos, reportar la actividad sin necesidad hojas Excel o agendas…. Después de buscar una solución que les cubriese las necesidades y les ahorrase tiempo y dinero, esto fue lo que encontraron y la opción por la que optaron.

 

Pulsa aquí para ver la opción por la que optaron

 

 

 

 

Al principio la utilizaron los equipos de Madrid y Valencia para trabajar conjuntamente en diversas acciones.

 

Rápidamente empezaron a notar los frutos de su decisión, pasaban menos tiempo en la oficina y más tiempo llevando a cabo las acciones, utilizaban su móvil o tablet para comunicarse, rompieron las barreras de distancia, la información fluía ordenadamente, las problemas eran tratados con rapidez, daba igual de quien fuera el problema o la incidencia, todos empezaron a sentirse parte de un objetivo, de un proyecto, de un equipo.

 

La primera acción se alcanzó sin problemas. El responsable de la acción invitó a unirse al responsable de área, quien quedó encantado con la nueva forma de trabajar y propuso a las demás ciudades el uso del mismo sistema. A la semana siguiente todos estaban conectados, trabajando en un gran equipo y alcanzando la mayoría de las metas. Prácticamente no se recibían emails, dejaron de tener reuniones telefónicas interminables, los comerciales participaban activamente proponiendo ideas y mejoras, la información se generaba en tiempo real.

 

La siguiente reunión en Madrid fue todo un éxito, se cumplieron los tiempos establecidos para cada responsable, muchos de los temas se habían debatido con anterioridad por lo que en la reunión fueron al grano, y además quedó tiempo para sacar conclusiones y modificar líneas de acción que no funcionaban. Se decidió hacer reuniones tan solo si era estrictamente necesario. El sistema les permitía funcionar sin reuniones para revisar los estados. Estaban ahorrando dinero y lo mejor de todo, estaban alcanzando los objetivos.

 

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Dani Granero

(Consultor OpenERP y Control de Gestión)

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