Cómo controlar los gastos con ODOO (OpenERP)

By Dani Granero
In ODOO Valencia
Sep 28th, 2014
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Cómo controlar los gastos con

Cómo puede ayudarme un ERP, en este caso OpenERP uno de los favoritos de los Controllers, a controlar los gastos de mi empresa, con el objetivo de maximizar la y conseguir mantener la empresa dentro del nivel de competitividad deseado.

 

 

Para controlar el gasto de una empresa la primera herramienta con la que podemos contar, es el presupuesto económico, el objetivo es mantener el gasto total dentro del nivel establecido en el presupuesto. Y para conseguirlo debemos comparar con cierta frecuencia los gastos reales con los presupuestados. En OpenERP, se puede configurar un presupuesto para cuentas contables y cuentas analíticas y analizar las desviaciones según se vayan registrando los gastos reales.

 

Pero, con el presupuesto controlamos el gasto una vez ya ha sido originado y registrado, ¿por qué no controlar el gasto desde el origen, antes de que ocurra?

 

Una herramienta menos conocida y utilizada en las empresas es la Gestión de Pedidos de Compras y el SRM (Supplier Relationship Management), estas herramientas pueden llegar a ser más efectivas, si se ejecutan con propiedad, que el presupuesto económico.

 

La Gestión de Pedidos de Compras es un sistema de comunicación entre la persona que tiene una necesidad de compra, la persona que solicita un presupuesto a un proveedor, la persona que aprueba el pedido, y la persona que registra y controla el gasto. La compra o la decisión del gasto tienen que pasar por varias evaluaciones antes de ser aprobados y ejecutados.

 

Imaginemos que el responsable de mantenimiento necesita cambiar unas piezas de una instalación, en muchas empresas este empleado suele solicitar un presupuesto a un proveedor habitual y sin comunicación a otro departamento o persona y sin ninguna herramienta de control realiza el pedido, recibe las piezas y el albarán, la factura la recibe el departamento de administración para la contabilización y el pago, el departamento de administración no sabe si esas piezas eran urgentes o muy necesarias, si hay otros proveedores que las ofrecen con mayor calidad y un coste menor, o si las condiciones de pago se podrían mejorar… en este caso la necesidad y la aprobación la realiza la misma persona, con el riesgo que esto conlleva para el cumplimiento del presupuesto y por lo tanto conseguir la rentabilidad objetivo.

 

En otras empresas sí que existe un sistema de aprobación de pedidos y se solicita presupuesto a varios proveedores, pero el sistema de comunicación es muy burocrático y lento, la gestión se suele hacer con documentos en papel, por lo que consume mucho tiempo administrativo. Un sistema desmotivador por tener la sensación de estar perdiendo el tiempo en actividades que no aportan valor.

 

Con OpenERP el sistema de Gestión de Pedidos de Compra es fluido, rápido, sencillo… se genera una necesidad, se solicitan presupuestos a varios proveedores, se analiza y evalúa la necesidad, el coste, y las condiciones, se aprueba el gasto teniendo en cuenta el presupuesto y la documentación está integrada, albaranes, facturas, registro contable, pagos…

 

 

 

Solicitud presupuestos compra OpenERP Valencia

 

 

 

En consecuencia la efectividad de la toma de decisiones sobre compras como los tiempos administrativos se optimiza. De esta forma se controla el gasto antes de que ocurra. Todos los empleados implicados el proceso están informados en tiempo real. El proceso es muy motivador y efectivo.

 

 

Gestión pedidos de compra OpenERP Valencia

 

 

 

A través del SRM podemos gestionar la relación con los proveedores, no es necesario tener al proveedor habitual de siempre, al igual que hacemos en el CRM con los clientes, podemos gestionar una amplia base de datos de proveedores, clasificados por categorías, por niveles de calidad, confianza y precio.

 

 

Gestión de facturas proveedores OpenERP Valencia

 

Varios empleados pueden tener acceso a los proveedores, a su control y a la relación con los mismos, evitando de esta forma el riesgo que supone que un solo empleado gestione en exclusiva esta área clave en el control de gastos de la empresa.

 

Si controlamos los gastos desde el origen, nos resultará más fácil planificar y controlar el margen de contribución y los gastos fijos, componentes clave de la rentabilidad total de la empresa.

 

Somos consultores OpenERP en Valencia (España), diseñamos e implantamos OpenERP a medida.

 

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Dani Granero

Dani Granero

(Consultor OpenERP y Control de Gestión)

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