Super herramienta de Gestión: Ejemplo de Presupuesto económico

By Dani Granero
In Control de Gestión
Ago 27th, 2014
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Ejemplo de Presupuesto Económico y Control Presupuestario. El caso de la empresa Conservas Martin SL.

Ejemplo presupuesto económico. Caso Lobo de Mar

La empresa Conservas Martin S.L. (Empresa y personajes ficticios utilizados a modo de ejemplo) es una empresa familiar española, que fue fundada en 1980. A lo largo de sus 32 años de historia el fundador, D. Agustín Martín ha visto como su empresa ha ido evolucionando a lo largo del tiempo. Pasando por distintas etapas, y saliendo adelante con una clara visión del negocio y una firme y decidida vocación empresarial.

 

En los últimos 5 años, D. Agustín ha ido cediéndole el protagonismo directivo a sus dos hijos: Andrés y Ana, con el fin de que la transición a la segunda generación se realice sin sobresaltos ni tensiones.

 

Con el bagaje de su experiencia como marinero en una flota pesquera en alta mar y el conocimiento del sector de pescados, D. Agustín fundó y desarrolló su empresa durante la década 1980-1990. Fueron unos inicios difíciles, pero la coyuntura económica de aquellos años y el auge de la demanda ayudaron a consolidar y desarrollar la empresa en sus inicios.

 

Posteriormente, durante la década 1990-2000, el negocio creció de forma continuada hasta requerir unas nuevas instalaciones productivas. Fue en 1992 cuando la planta se trasladó a sus instalaciones actuales. Instalaciones que fueron automatizadas y que cubrían de las necesidades del negocio en ese momento.

 

En 1998 aprovechando una Expedición comercial organizada por la Cámara de Comercio local, la empresa empezó a realizar ventas en el extranjero. Primero de forma puntual, para posteriormente consolidar su labor exportadora con un volumen de ventas creciente año tras año.

 

Ello les permitió alcanzar un notable nivel de prosperidad hasta el año 2005, año en el que se lograron unos resultados excepcionales. Pero fue a partir de ese año cuando la tendencia del negocio cambió y los beneficios de la misma fueron disminuyendo hasta entrar en una dinámica de pérdidas reflejadas en el siguiente cuadro:

 

Situación presupuesto económico

 

El análisis de la situación puede resumirse en los siguientes puntos:
• Reducción del total de ingresos en más de un 50%
• Pérdida importante del margen bruto (Se pasa de un 22,5% a un 18,9%)
• Elevado incremento del % de gastos generales respecto a los ingresos (Se pasa de un 12% a un 21%)
• Más de 2,4 mill euros de pérdidas en los últimos 5 años

 

Siendo las causas por las que se ha llegado a esta situación las siguientes:
• Pérdida competitividad mercado internacional
• Decisión de incrementar precios en un 20% debido a incrementos en materias primas y transporte
• Incremento cambio $/Euro, encareciendo el precio de los productos
• Entrada de fuerte competencia del mercado asiático
• Llegada de nuevos productos adaptados a los nuevos estilos de vida

 

Cuya consecuencia es la de una Pérdida de rentabilidad total generada por:
• Reducción del margen bruto, incremento en el coste de las materias primas
• Mantenimiento de precios de venta
• Gran caída del volumen a nivel internacional y ligeramente a nivel nacional
• Elevadas inversiones en publicidad que no han aportado resultados
• Pesada estructura organizativa. Personal con mucha antigüedad
• Bajos índices de productividad
• Maquinaria obsoleta, la misma desde hace más de 20 años
• No se han reinvertido los beneficios
• No se han realizado inversiones en I+D, no se han desarrollado nuevos productos, ni mejoras en la forma de fabricarlos
• Cambios en la forma de consumir los productos por parte de los consumidores
• Falta de profesionalización del equipo directivo y mandos intermedios

 

Ante esta situación, la experiencia de D. Agustín es una ayuda para la gestión que deben realizar sus hijos, pero éstos desconocen cuál es el impacto que las decisiones que podrían tomar para cambiar el rumbo de la empresa en la situación que están viviendo.

 

El mapa del proceso productivo es el siguiente:
mapa de procesos

 

Los productos fabricados por la empresa se dividen en las siguientes familias bajo la marca comercial Lobo de Mar:

 

Actividades producción

 

Cuyo proceso de producción queda reflejado en el siguiente cuadro:

 

Actividades y centros de producción

 

La mayoría de empresarios son conscientes de que el precio de venta es una variable que ha de vigilarse y controlarse diariamente. Pero si bien el factor precio es muy importante, todos estamos de acuerdo en que no es el único factor que deberemos observar en la gestión de nuestras empresas.

 

Resulta muy complicado controlar a la vez todas las variables de una empresa. La cantidad de información, las interacciones entre los distintos circuitos que conforman el negocio, la variabilidad de los escenarios y las implicaciones financieras de todo ello hace que, en muchos casos la labor de gestionar se asemeje a la de “hacer de adivino”.

 

Eso sí anticipando el futuro con la información histórica y el conocimiento del negocio adquiridos en tiempos pasados. Todos estaremos de acuerdo que “hacer de adivino” es todavía más complicado –si cabe- si además carecemos de la información adecuada.

 

 

Y aún diríamos más; la complejidad aumenta en un entorno como el actual, en el que las condiciones cambian a una velocidad vertiginosa y cada vez se vuelven más agresivas… En estos casos el poder Gestionar con criterio se convierte en una labor titánica si se carece de medios que ayuden a la toma de decisiones. Pero… Imaginemos que pudiéramos anticipar los resultados de nuestra empresa… Imaginemos que pudiéramos responder a la pregunta: “qué pasaría si hacemos…” antes de tomar una decisión… Sería fantástico, ¿no? Seguro que facilitaría nuestra labor de gestión.

 

Pues bien, el disponer de esta ayuda puede sin duda marcar la diferencia entre la supervivencia… o la desaparición de nuestra empresa en un mercado que cada vez permite menos errores. Nuestra labor es la de ofrecer a los empresarios una herramienta que analiza el impacto de sus decisiones empresariales en los resultados de su negocio:

 

Ejemplo de Presupuesto. El Módulo de Simulación de Resultados Empresariales (SRE)

 

 

Aunque el resultado no sea de efecto inmediato, cada decisión que tomamos en nuestra empresa tiene un efecto “medible” sobre los resultados de la misma.

 

¿Verdad que nos gustaría saber qué beneficio aporta o cuánto nos cuesta cada una de las decisiones que tomamos en nuestras empresas?

 

Podemos “monetizar” el impacto de las decisiones de gestión…

 

Se trata de un análisis que toda empresa debería hacer cada vez que ha de tomar una decisión importante que afecte a su cuenta de resultados, o al menos… una vez al año, para conocer con menor incertidumbre hacia donde dirigen sus pasos.

 

El Módulo de Simulación de Resultados Empresariales (SRE) es una herramienta que refleja rápidamente las interacciones entre los distintos circuitos de una empresa (Administrativo, Financiero, Productivo, Comercial…). Se trata de una herramienta informática, que permite trasladar y analizar el impacto de decisiones de gestión sobre los resultados de la empresa. Eso sí, antes de ponerlas en práctica para poder si conviene o no.

 

Esta herramienta te va a permitir poder:

* Conocer en qué productos ganas o pierdes,

* Conocer la situación a partir de la cual empezamos a ganar dinero,

* Conocer que clientes son rentables y cuáles no,

* Conocer qué mercados valen la pena y cuáles no,

* Conocer qué procesos productivos vale la pena conservar y cuáles externalizar,

* Saber dónde gano y dónde pierdo…

 

…Pero sobre todo, te va a permitir

saber dónde puedo ganar más…

Para que a la vista de los resultados, podamos tomar decisiones relacionadas con:

* variaciones en los precios de venta (subidas o bajadas)

* variaciones en los costes (subidas o bajadas)

* volúmenes de fabricación óptimos

* de reducción de costes, mermas, etc

* configuración de la estructura productiva (personal y máquinas) óptima

* mejoras en los procesos

 

…Pero sobre todo, te va a permitir

saber qué hacer para ganar más…

 

 

Aplicación del Módulo de Simulación de Resultados Empresariales (SRE) en la empresa Conservas Martín S.L.

 

Con la información recopilada en la fase de toma de datos procedemos al diseño y al desarrollo del Módulo de Simulación de Resultados Empresariales aplicados al caso de esta empresa

 

Simulador Resultados Empresariales

 

La herramienta se divide en tres apartados:

 

DATOS OPERATIVOS

En este apartado se configuran todos los datos relacionados con el proceso productivo necesario para llevar a cabo la producción. En él encontramos datos relacionados con:

• Necesidades de Materia Prima

• Distribución de los Centros de Coste

• Distribución de los Procesos

• Cálculo de mermas

• Coste de otros Materiales

• Coste de Transporte

 

DATOS ECONÓMICOS

En este apartado se configuran todos los datos relacionados con la contabilidad financiera de la empresa y su vinculación a las operaciones a través de los centros de coste. En él encontramos datos relacionados con:

• Criterios de reparto contable

• Desglose de cuentas por centro de coste

• Gestión de costes de personal

• Análisis de cargas por centro

 

ANÁLISIS DE RESULTADOS

En este apartado se analizan los resultados de las diferentes decisiones reflejadas en distintos escenarios. Dichos escenarios pueden contrastarse entre ellos y contra la situación actual a fin de encontrar la combinación de decisiones que ofrezca el mejo resultado para la empresa.

Además del impacto sobre los resultados operativos de la empresa, podemos evaluar el impacto financiero que los distintos escenarios tienen sobre las necesidades de tesorería (decisiones sobre financiación, reducción de gastos, inversiones, etc)

 

 

Análisis de la situación actual para el ejercicio 2012:

 

Presupuesto cuenta analítica resultados

Análisis cuenta analítica resultados

 

A modo de breve resumen, comentar sobre los resultados que:

Al desglosar el resultado operativo de la situación actual de la empresa, observamos que las líneas de producto con rentabilidades positivas no son capaces de compensar las rentabilidades negativas de las 2 líneas de producto que muestran rentabilidades muy negativas.

 

A partir de esta foto inicial, se procede a detallar posibles acciones con el fin de evaluar su impacto en la cuenta de resultados. Dichas decisiones son catalogadas como Escenario#1, Escenario#2, Escenario#3…

 

Para ver el impacto rápido de estas decisiones, la herramienta cuenta con la posibilidad de poder comparar rápidamente la situación actual frente al efecto de los cambios según la siguiente pantalla:

 

simulador escenarios rentabilidad

 

De esta forma es fácil evaluar el resultado de las decisiones analizadas frente a la situación actual.

 

A modo de ejemplo, empleamos otra funcionalidad de la herramienta en la que comparamos con gran agilidad dos escenarios diferentes desarrollados a modo ilustrativo:

 

ESCENARIO#1: Acciones relacionadas con una nueva comercial

• Reducción del precio de venta un 14% con un aumento esperado del volumen de la demanda del 35%

• Con el aumento de la producción esperamos una mejora en la renegociación de materias primas del 12.5%

• El resultado de la empresa mejora en un 8% pasando de arrojar pérdidas de casi 700.000 eur hasta alcanzar un beneficio de casi 150.000 eur

 

ESCENARIO#2: Acciones relacionadas con una reducción de los costes de estructura

• Reducción del Personal en 9 personas

• Reducción del 5% en Mermas

• Reducción del 10% en Gastos Generales

• El resultado de la empresa mejora en un 7% pasando de arrojar pérdidas de casi 700.000 eur hasta alcanzar un beneficio de casi 30.000 eur

 

¿Y a partir de aquí cuál es el escenario más viable para la empresa?

En este punto es donde resulta importante analizar el flujo de caja, ya que aunque la propuesta pueda resultar atractiva, puede que la liquidez de la empresa no permita abordarlos debido a las tensiones de tesorería que ello conllevaría.

 

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Para descargar el ejemplo del Módulo de Simulación de Resultados Empresariales pulsar aquí

 

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Leer antes de descargar la plantilla: aviso e instrucciones de descarga

 

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(Consultor OpenERP y Control de Gestión)

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