¿Calculas el coste de los productos en tu empresa?

By Dani Granero
In Herramientas de Gestión
Oct 21st, 2015
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¿Calculas el coste de los productos en tu empresa? ¿Cómo calculas el coste de los productos? Y lo más importante ¿Para qué utilizas la información de costes de los productos?

Andrés Martín gerente de Conservas Martin SL (Empresa y personajes ficticios utilizados a modo de ejemplo) ver caso de “Ejemplo de Presupuesto con un Simulador de Resultados”, nos explica cómo funcionaba el sistema de costes de su empresa y como funciona actualmente.

Antes de implantar el sistema de costes desarrollado por INDAWS, Andrés Martín disponía de la información de costes de su empresa de forma mensual. Los costes estándares de las materias primas los revisaba 2 o 3 veces al año, hubo años que no tuvo tiempo ni de realizar ni una sola revisión.

Los costes estándares los modificaba en la ficha del producto del antiguo ERP, pero los cotes del producto no estaban vinculados a la lista de materiales del ERP por lo que las fabricaciones no calculaban el coste de materiales de los productos. El coste de los productos terminados en consecuencia también eran costes pre calculados o costes estándares.

Con esta información Andrés Martín podía fijar tarifas de venta, aunque como sabía que existía un gran margen de error, por lo que para cuidarse en salud incluía un porcentaje de costes de contingencia. Algunas tarifas eran fijadas en función de los costes y otras tarifas en función del mercado o el poder negociador de los clientes.

 

Sistema costes antiguo

Por otro lado algunas materias primas dependiendo de la temporada tenían un coste muy variable al igual que la facturación de la empresa que también tenía un componente estacional, no era lo mismo fabricar y vender en inverno que fabricar y vender en verano.

En los costes de fabricación no estaba incluido el coste directo de personal o el coste energético de las máquinas. A pesar de que el coste de personal directo pudiese suponer el 20% de la facturación total de la empresa (datos obtenidos de la contabilidad)
Estos costes y los generales se incluían al producto en una hoja Excel como un porcentaje anual estimado añadido a la materia prima, la empresa le aplicaba el 30% a todos los productos independientemente del importe real de estos costes.

 

Sistema costes original
Esta práctica de asignación de los costes generales era algo que se había hecho en la empresa toda la vida, un sistema basado en la experiencia.

¿Este sistema es útil para la empresa?
¿Sirve este sistema para fijar precios o controlar la de los productos? ¿Es útil para detectar ineficiencias o costes generales sobre dimensionados? ¿Realmente refleja la actividad y las operaciones de la empresa? ¿Ayuda este sistema a tomar decisiones para negociar la venta a nuevos clientes?

 

Andrés Martin Gerente de Conservas Martín tenía la sensación que algo no le cuadraba con el actual sistema:
– Información incompleta
– Información desactualizada
– No representa la actividad de la empresa
– Análisis a posteriori
– Toma de decisiones basada en históricos y no en

 

Con el sistema actual estaban perdiendo buenas oportunidades de negocio que requerían de una planificación ajustada de volúmenes y márgenes, y desconocían si lo que todo lo que estaban haciendo les reportaba beneficios o lo nuevo les iba a generar la rentabilidad necesaria para salir de la racha de pérdidas que habían obtenido los últimos 4 años.

El sistema que propuso INDAWS a Conservas Martín SL. fue una combinación de costes reales con costes previstos para calcular la rentabilidad de productos y clientes en tiempo real, además de poder realizar comparaciones entre distintos periodos, es decir se puede analizar la información de forma semanal, quincenal, mensual, trimestral, semestral, anual… y acumulada lo que elimina la estacionalidad a la hora de analizar y tomar decisiones.

 

nuevo sistema de costes ODOO VALENCIA INDAWS

 

En el coste de fabricación además de calcular el coste real de la materia prima (fácilmente identificable ya que las empresas de alimentación disponen del sistema de trazabilidad, lo que facilita un coste FIFO) se incluyó los costes directos fácilmente identificables y asignables como el Coste del Personal Directo y el Coste de la Energía de las Máquinas. Con esto se consigue un coste de fabricación que dice mucho de lo que está pasando o puede pasar. Y lo que puede pasar es una de las claves del sistema de costes implementado.

Andrés Martín se imaginó una situación en la que negociar con un cliente un determinado volumen a un determinado precio, el volumen era importante por lo que tendría que calcular minuciosamente el margen bruto y estudiar los costes generales que absorbería el nuevo volumen.

Con el sistema antiguo con el reparto del 30% de gastos generales a los productos la información hubiese sido errónea, el coste no sería ni exacto ni aproximado por lo que posiblemente hubiese tomado decisiones peligrosas.

Con el sistema INDAWS es posible realizar una simulación de costes para un periodo determinado basándose en históricos pero añadiendo modificaciones en el volumen para los potenciales clientes y modificaciones en los costes generales para realizar previsiones o estimaciones del impacto de los posibles nuevos clientes en la rentabilidad global.

 

Simulación Rentabilidades Full Costing INDAWS

 

Es la principal característica de un sistema de costes completo o Full Costing, un incremento en el volumen de ventas los costes fijos unitarios se reducen lo que afecta positivamente a la rentabilidad global del producto, mientras que una reducción del volumen hace lo contrario afectando negativamente a la rentabilidad .

Ahora Andrés Martín gerente de Conservas Martín SL dispone de herramientas fiables para analizar y controlar la información de costes en tiempo real y para planificar y tomar decisiones anticipadas que le permitan crecer con una rentabilidad positiva.

 

 

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Dani Granero

(Consultor OpenERP y Control de Gestión)

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