Cómo saber lo que están haciendo los comerciales en tiempo real

By Dani Granero
In ODOO Valencia
Jun 21st, 2016
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Cómo saber lo que están haciendo los comerciales en tiempo real

Recientemente Andrés Martín Gerente de Conservas Martín (Empresa y personajes ficticios utilizados a modo de ejemplo) nos comentó en una reunión informal que tenía un problema con su departamento comercial, su problema era que desconocía lo que estaban haciendo sus comerciales en tiempo real.

La mayoría de sus comerciales viajan y pasan poco tiempo en la oficina, suele haber una reunión los lunes para establecer objetivos y un plan de acción semanal y el viernes a mediodía suele haber una reunión en la que se comunica cómo ha ido la semana, qué problemas han tenido y qué se puede hacer para mejorar la semana siguiente.

Los comerciales redactan unos informes en unas plantillas Excel que envían a Javier García responsable del Departamento Comercial, Javier procesa la información de los comerciales en un informe semanal que debate posteriormente con Andrés.

Andrés se tiene que esperar varios días para saber más o menos que han hecho sus comerciales a lo largo de la semana. En los informes los comerciales no proporcionan información detallada sobre la actividad que han realizado, informan de los resultados obtenidos y de algún que otro obstáculo o problema que hayan podido tener.

Que informen de lo que va bien es fantástico, nos decía Andrés, pero al él lo que le preocupa es lo que no va bien. La mayoría de las veces los comerciales reciben una negativa o un rechazo por parte de los potenciales clientes.

La mayor parte del tiempo el comercial trabaja con iniciativas que se pueden convertir en oportunidades u oportunidades que se pueden convertir en presupuestos y estos a su vez en pedidos.

Los comerciales están trabajando siempre con oportunidades de negocio. Hace tiempo que Andrés Martín modificó la figura del comercial “recoge pedidos” por la figura del comercial “vendedor e impulsador de negocios”. Por lo que los comerciales de Conservas Martín viven en una continua línea de oportunidades.

Estas oportunidades son las que Andrés Martín necesita que sus comerciales compartan, no solo con él y con el responsable del Departamento Comercial Javier García, sino le gustaría que también se compartiese la información con el resto de comerciales.

A Andrés le gustaría modificar la figura del comercial “individual de estilo yo me lo guiso yo me lo como” por el de la figura Equipo Comercial de Conservas Martín pero necesita una herramienta que facilite la transición. Cuando Andrés habla de equipo no se refiere a un grupo de personas que realizan la misma actividad sino a un grupo de personas que tienen objetivos comunes y comparten información para conseguir alcanzar los objetivos.

 

gestión equipos comerciales con crm open source odoo

 

Andrés Martín nos preguntó que hacían el resto de empresas para compartir información comercial entre los miembros del equipo.

La respuesta era muy sencilla, las empresas que gestionan fantásticamente sus equipos comerciales utilizan un .

Andrés nos comentó que su experiencia con un CRM no había sido satisfactoria, por lo visto lo habían estado utilizando como agenda personal sin compartir la información y el CRM que utilizaron no reflejaba la realidad de su actividad comercial por lo que al final había resultado poco útil.
Desde entonces continuaban utilizando la clásica agenda de papel y el reporting en plantillas Excel

Le aconsejamos que probase el siguiente CRM Open Source.

acceso crm odoo

 

Rápidamente entendió el potencial que tenía este CRM y las ventajas que le aportarían a su empresa.

Al ser un CRM interconectado la información se puede compartir con el resto de usuarios a los que se le de acceso (cada usuario puede trabajar o ver con el nivel de acceso que se le asigne)
Conservas Martín es una empresa que invirtió en marketing digital hace unos años por lo que recibe con bastante frecuencia correos electrónicos de consultas y solicitudes de presupuestos que hay que gestionar y realizar seguimiento para poder convertirlos en .

Con el CRM que le mostramos a Andrés todos los correos entraban en el sistema como notificaciones y se podían ir asignando a los comerciales o al departamento que correspondiese, además tenía la posibilidad de añadir más información a las consultas tal como estados, fechas límite de resolución… Ahora los correos electrónicos gestionados automáticamente se podían convertir en oportunidades con el seguimiento y la dedicación adecuada. Lo mismo ocurría con las visitas comerciales programadas y las llamadas telefónicas.

Ver más información sobre automatización correos entrantes en CRM

 

Este flujo de trabajo se parecía más a lo que ocurría en Conservas Martín, acciones que generaban contactos, que a su vez se podían transformar o no en oportunidades y las oportunidades convertirse en presupuestos y posteriormente en pedidos.

De esta forma Andrés puede saber en todo momento lo que están haciendo los comerciales en tiempo real.

mapa de procesos crm open source odoo

 

Javier García ya no tenía que dedicar tiempo a la elaboración de informes con las plantillas Excel, el CRM se los proporcionaba automáticamente… Javier era ahora un hombre feliz.

Ver más información sobre Dashboards (Control de Indicadores) y reporting automático

Andrés Martín nos comentó la posibilidad de añadir campos, nuevos estados, y algunos cambios más. Sin Problemas Andrés, precisamente la gran ventaja de este CRM Open Source es su flexibilidad a la hora de adaptarlo a los procesos y necesidades de cada empresa.

De esta forma los cambios se realizaron rápidamente, ahora Andrés y todo su equipo puede saber lo que están haciendo el resto de miembros del departamento. Actualmente están creando sinergias y están ayudándose a la hora de mejorar el rato de conversión de oportunidades a presupuestos y pedidos.

Incluso tienen una sección de buenas prácticas en las que recogen las experiencias positivas que les ha ayudado a mejorar en su trabajo

El propio Andrés está tan ilusionado que él mismo está echando una mano a los comerciales que necesitan ayuda y les está dando muy buenos consejos.

Nos comentó recientemente que tan solo en 2 meses las ventas habían incrementado un 15% y el departamento nunca había estado tan motivado e ilusionado como hasta ahora.

 

Ver artículo Control Equipos y Acciones comerciales

Ver artículo Informes área comercial

¿Si el comercial se pone enfermo la empresa deja de vender?

¿Los clientes son de la empresa?

Ver artículo Planificación visitas comerciales

Ver Plan de Acciones comerciales

Ejemplos de indicadores departamento comercial

 

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Dani Granero

Dani Granero

(Consultor Odoo y Control de Gestión)

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