Gestión automática de oportunidades recibidas por correo electrónico con ODOO

By Dani Granero
In ODOO Valencia
May 30th, 2016
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Gestión automática de oportunidades recibidas por correo electrónico con

A veces ocurre que en algunas empresas el volumen de correos electrónicos recibidos es muy elevado. Correos electrónicos cuyo origen pueden ser consultas comerciales, oportunidades, incidencias de servicios o incidencias técnicas, reclamaciones, solicitudes de partes de trabajos…

Si recibes muchos correos que necesitan ser asignados a un responsable, clasificarlos, imputar recursos o realizar un seguimiento, la tarea y el esfuerzo puede ser arduo y complicado. Si se dispone de una cuenta de correo general, lo habitual es reenviar el correo al responsable de ejecutar o solucionar el problema, en algunos casos un resumen del correo se introduce manualmente en el CRM de la empresa para llevar un seguimiento con la pérdida de tiempo que supone esta tarea y en otros casos se anota en papel o en alguna hoja de cálculo o base de datos en local generando también pérdida de tiempo debido al registro de datos y una reducida efectividad por la falta de conectividad e interactividad.

 

Si el volumen de correos es alto no se puede perder tiempo administrándolos sino que hay que dedicar el tiempo a gestionarlos y solucionar las oportunidades y las incidencias lo antes posible para bien conseguir más o mejorar la satisfacción del cliente.

 

gestión automática oportunidades a través de correo electrónico odoo

 

 

Con el sistema de automatización de correos electrónicos para oportunidades e incidencias de ODOO podrás:

 

Asignar la oportunidad / iniciativa / incidencia / consulta / tarea…. A un responsable comercial o un técnico, o a cualquier departamento de la empresa. Si por ejemplo la consulta tiene relación con un problema de facturación la incidencia se debería asignar al departamento de administración o de contabilidad.

 

Realizar una clasificación de la oportunidad o la incidencia… es recomendable una vez pasado el tiempo realizar un análisis de la cantidad de correos recibidos por tipo y responsable asignado, así como por ejemplo medir el tiempo transcurrido desde la recepción del correo y la resolución de la incidencia. Con este tipo de gestión se genera un gran volumen de información que puede resultar de gran utilidad su análisis y evaluación a través de o Indicadores de gestión. Ejemplo de :
* Tiempo de atención telefónica
* Tiempo de atención personal
* Tiempo de resolución de la incidencia

 

Imputar recursos… es importante conocer la cuantía y el importe de los recursos que asignamos a las tareas, con esta herramienta la imputación se realiza de forma sencilla registrando quien o quienes han realizado el trabajo y cuánto tiempo han dedicado a la tarea y de esta forma calcular el coste. Si la tarea requiere el consumo de materiales o realizar un pedido al proveedor para vincular una compra con un pedido de venta generado por la oportunidad de un correo recibido.

 

Realizar un seguimiento de la oportunidad o la incidencia. Si el correo recibido corresponde a una oportunidad el seguimiento se efectúa de acuerdo al tratamiento de la misma.
Por ejemplo una oportunidad puede tener diferentes fases y estados o convertirse en un presupuesto / pedido de venta que posteriormente puede generar en factura y cobro.

 

vista kanban drag and drop oportunidades odoo

 

 

seguimiento oportunidades con CRM ODOO

 

 

vista lista seguimiento oportunidasdes CRM ODOO

 

En el caso de una incidencia que puede derivar en un parte de trabajo también puede haber múltiples fases con los que controlar el estado y hacer un seguimiento de su situación.

 

gestión incidencias y consultas en odoo

 

 

 

Facilitar y mejorar la comunicación con el cliente…. El sistema de gestión de incidencias se puede integrar con la intranet o con el sistema B2B para comunicar a los clientes el estado de las incidencias y la fecha objetivo de la resolución.
Ver artículo Intranet y B2B

 

Con este sistema no solo ahorrarás muchísimo trabajo sino que además trabajarás eficientemente y te ayudará a gestionar mejor las oportunidades, esto puede hacer que se incrementen las ventas, o dar un mejor servicio al cliente en la resolución de problemas y en consecuencia mejorar la calidad del servicio y la satisfacción del cliente.

Mejora tus procesos con el sistema de gestión de correos entrantes de ODOO.

 

Si necesitas más información sobre este sistema de gestión, ponte en contacto con nosotros.

Accede aquí a la DEMO del CRM de ODOO

 

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Dani Granero

Dani Granero

(Consultor Odoo y Control de Gestión)

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