Gestión Documental Avanzada con ODOO (ERP Open Source o Software Libre)

En el ERP ODOO se pueden adjuntar documentos a cualquier función u objeto, se puede adjuntar a un presupuesto de ventas o de compras, a un pedido de venta o de compras, a facturas, a llamadas telefónicas, a iniciativas y oportunidades, directamente al cliente o al proveedor, a los artículos, a los empleados, a los proyectos, a las tareas de los proyectos, a órdenes de fabricación o de cualquier otro tipo….

¿Qué podemos hacer con los adjuntos una vez los tenemos registrados? Podemos buscarlos, descargarlos, o enviarlos por correo electrónico o imprimirlos. Para realizar estas funciones es importante una buena forma de organización interna que los clasifique y sean fácilmente localizables.

Vamos a ver algunos ejemplos:

 

Pulsar sobre las imágenes para ampliarlas y pasar de una a otra en la galería

01 email nuevo contacto con adjunto como iniciativa ODOO
Imaginemos que un nuevo contacto (sin estar registrado en el ERP Open Source ODOO) nos envía un correo electrónico con un archivo adjunto sobre las necesidades de un servicio o los planos de un proyecto. El correo entrará en el ERP ODOO como una iniciativa y automáticamente el documento adjunto quedará registrado a la misma.

02 correo electrónico como iniciativa con adjunto registrasdo ODOO

Puede ocurrir que para el mismo contacto hayamos generado un documento que tengamos que adjuntar a su proyecto. En este caso accederemos a su proyecto y manualmente subiremos el archivo adjunto.

 

03 Ejemplo documento adjunto en proyecto ERP Open Source ODOO

04 Clasificación de Documentos con ERP ODOO

Imaginemos que el cliente potencial nos envía por whatsapp unas imágenes para el proyecto, en este caso las podemos descargar en el PC y subirlas en la función llamadas telefónicas.

 

05 Ejemplo de adjuntos registrados en una llamada ODOO

 

Como podemos ver hemos registrado para la misma empresa documentos en diferentes fuentes u orígenes, en el ejemplo hemos utilizado una iniciativa, un proyecto y una llamada telefónica.

Una vez se registra un documento desde cualquier fuente, el archivo queda registrado en un directorio que habremos predefinido previamente, el documento se puede editar y asignar un tipo de clasificación como por ejemplo plantillas, informes, requisitos técnicos, planos…

También podemos modificar el nombre del archivo, incluso podemos cambiar de directorio, recurso, empresa…

Si accedemos a la vista de lista del cliente podemos ver el número de documentos relacionados con el mismo

 

05.2 Número de documentos adjuntos en lista de clientes y proveedores ODOO

Si accedemos a la ficha de la empresa podemos pulsar sobre la pestaña “Adjuntos” para ver todos los documentos relacionados con el mismo y las distintas fuentes o directorios en los que han sido registrados

 

06 Lista de adjuntos en ficha de cliente o proveedor ODOO

 

Si accedemos al formulario del documento podemos descargar el adjunto pulsando sobre el enlace.

 

07 Descarga de adjuntos desde formulario del documento ODOO
Hay una forma más directa de descarga de documentos, podemos acceder a la pestaña “Documents” o “Images” donde como su nombre se indica se separa aquellos adjuntos que son documentos (pdf, Word, power point, Excel o cualquier tipo de documento) e imágenes (png, jpeg, bmp…)

Si accedemos a la pestaña “Documents” podremos ver los adjuntos en modo kanban, si pulamos sobre cualquiera de ellos automáticamente se descargará.

 

08 Descarga directa documentos desde cualquier función de ODOO

 

Si accedemos a la pestaña “Images” previsualizamos las imágenes, si pulsamos sobre una de ellas se abrirá en una galería pudiendo navegar en todas las imágenes que haya en la función.

 

09 Previsualización y descarga de imágenes desde cualquier función ODOO

 

10 navegación galería imágenes documentos adjuntos cualquier función ODOO

 

Para salir de la galería tan solo tendremos que pulsar sobre el botón “X”

 

11 previsualizar y navegar entre imágenes documentos adjuntos ODOO

Si pulsamos sobre el nombre de la imagen automáticamente se descargará.

Este tipo de visualización y descarga de documentos se puede configurar para cada función del ERP que sea necesaria.

Una función muy interesante del sistema de Gestión Documental Avanzada modelado para ODOO por INDAWS es la posibilidad de enviar por correo electrónico cualquier documento adjunto relacionado con el cliente o el proveedor.

Ante la posibilidad de que un cliente o un proveedor tenga un gran número de documentos registrados de distintas fuentes y guardados en distintos directorios hemos optado por facilitar al usuario el filtrado y búsqueda de los documentos relacionados con la empresa.

 

12 envío de adjuntos por correo electrónico ODOO

Si pulsamos enviar correo electrónico desde un presupuesto de ventas, podemos elegir cualquier documento relacionado con el contacto o el cliente sin necesidad de descargar y volver a cargar, tan solo seleccionaremos el directorio de la lista, aparecerán solo aquellos directorios que contengan algún documento.

 

13 seleccionar adjunto desde directorio del cliente para enviar por email ODOO

 

Una vez seleccionado el directorio, podremos seleccionar buscando por nombre del documento o por el recurso (pedido, presupuesto, proyecto, llamada, iniciativa, oportunidad…) aquellos documentos registrados en el directorio.

 

14 seleccionar recurso y nombre documento para adjuntar en correo electrónico a cliente o proveedor ODOO

Según vamos seleccionando (podemos seleccionar desde varios directorios) los documentos aparecerán marcados por defecto listos para el envío, si no queremos que se envíe alguno de los seleccionados tan solo desmarcamos la opción.

Por último, pulsamos enviar y listo.

 

15 lista de adjuntos en correo electrónico ODOO

 

No solo se pueden enviar correos desde presupuestos, pedidos o facturas, también podemos enviar un correo en blanco sin estar relacionado con una función desde el menú “Mensajería” es lo mismo que hacerlo desde un cliente de correo electrónico utilizado habitualmente, pero con la ventaja que podemos adjuntar cualquier documento relacionado con la empresa si está registrado en el ERP ODOO.

 

 

16 adjuntar documentos desde cualquier composición de email en ODOO

 

17 enviar documentos relacionados con un cliente o un proveedor con ODOO

Otra opción interesante es la posibilidad de descargar de forma masiva todos los documentos relacionados con una función por ejemplo pedidos, presupuestos, facturas…. En este caso solo se descargarán los documentos registrados en la función u objeto no los relacionados con la empresa.

Por ejemplo, elegimos todos los pedidos de venta relacionados con un cliente (solo funciona si el nombre del archivo no contiene acentos o la letra “ñ”) pulsamos en “Download attachments” y se generará un archivo comprimido rar, descomprimimos el archivo y aparecerán las carpetas de los registros que hemos seleccionado para descargar, accediendo a cada carpeta tendremos acceso a los documentos descargados.

 

18 descarga masiva de adjuntos desde una función con ODOO

 

También podemos acceder a la lista de todos los documentos adjuntos en el ERP ODOO para clasificar, filtrar, agrupar o eliminar, por lo que es recomendable el acceso restringido a esta lista.

 

 

19 acceso a lista de todos los documentos con ERP Open Source ODOO

 

21 eliminación de un documento desde la lista de adjuntos con ODOO

 

 

Si necesitas más información sobre este sistema de gestión, ponte en contacto con nosotros.

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Dani Granero

Dani Granero

(Consultor Odoo y Control de Gestión)

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Valencia – España

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