Algunas claves para hacer un buen Reporting

By Dani Granero
In ERP ODOO
Jul 27th, 2015
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Algunas claves para hacer un buen Reporting.

El reporting es una herramienta de análisis y de síntesis.

Información agrupada, acumulada, procesada y filtrada para facilitar la comprensión, detectar anomalías o desviaciones, validar tendencias o proponer previsiones y mejoras.

Para que un reporting sea eficiente, se debe conocer el origen de la información.
Por ejemplo, si en el reporting aparece el campo “Ventas” o “Ingresos por Ventas” se consideran las ventas brutas o las ventas netas, en Euros o en $….
Hay que tener muy claro qué incluye cada concepto, no se puede dudar.
Si realizamos un informe sobre el ABC de Ventas de artículos o clientes, hay que tener claro qué incluye el importe de ventas, qué porcentaje se considera A, B o C

En el reporting solo debe estar la información que se va a utilizar… si no se va a utilizar lo único que puede hacer esa información es confundir. Por ejemplo en un ABC de Ventas ¿hay que incluir el coste del producto o el coste del cliente? NO… en este caso no tiene sentido incluirlo, no aporta nada al informe, lo que va a conseguir esta información es no ver con claridad lo que realmente importa.
El coste de los productos o los clientes sería conveniente incluirlo en el ABC de rentabilidad, en este caso si sería una información relevante.

No siempre es necesario incorporar gráficos. Se puede utilizar sistema de alerta con colores para identificar los valores que se salen de lo normal, de la media o rangos de control…
Si incluimos un gráfico, que aporte valor al reporting de lo contrario mejor no ponerlo.

Que cualquier usuario sea capaz de entenderlo, hay que evitar tecnicismos o fórmulas complejas. Si no se entiende pierde su utilidad. Es importante utilizar un sistema de reporting estandarizado tanto para la realización de análisis cómo para su mantenimiento. La hoja de cálculo es una fantástica herramienta para la realización del reporting por su dinamismo y facilidad para el tratamiento de la información, sin embargo la herramienta solo la podrá mantener la persona que la haya realizado y conozca todos los trucos de la página.. Celdas ocultas, o bloqueadas, fórmulas en diferentes hojas, procedencia de datos de diversas fuentes…

Simplicidad con los filtros, el reporting tiene que estar diseñado de tal forma que con pocos clicks se pueda obtener la información solicitada.

Que la información se pueda exportar para un análisis más minucioso o para incluirlo en otros formatos como editor de textos o de presentaciones (teniendo en cuenta los niveles de seguridad en el grado de relevancia de la información)

Que se pueda acceder al reporting desde cualquier dispositivo conectado a internet con los sistemas de seguridad oportunos, con control de las personas que acceden a la información. (Recordemos las hojas de cálculo son versiones no controladas y que fácilmente se pueden distribuir por correo electrónico)
Por ejemplo, que el gerente pueda acceder al reporting desde la tablet en un viaje de negocios.

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Publicado por: Dani Granero

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