Ahorrar tiempo de trabajo administrativo con un ERP

By Dani Granero
In ODOO Valencia
May 3rd, 2016
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Ahorrar tiempo de trabajo administrativo con un ERP.

¿Realmente se ahorra con un ERP tiempo de trabajo administrativo? O es una ilusión para vender soluciones que no necesita la empresa.

Antes que nada comentar que un ERP por sí solo no hace milagros, un ERP es un reflejo de las actividades de la empresa integradas en una única solución diseñada para reducir y simplificar el trabajo.

En la implantación y el manejo del ERP participan 2 grupos de personas. El grupo de las personas que van a hacer uso del ERP (tanto los que realizan el input o introducción de datos como los que utilizan el output o control, análisis y toma de decisiones con la información que proporciona el ERP) y el grupo que traslada la actividad de la empresa al sistema y lo pone en marcha, es decir el equipo de consultores (informáticos y de )

La comunicación e interacción entre los 2 grupos de personas es fundamental para que un ERP haga lo que está previsto que realice.

El grupo de los usuarios debe entender el concepto general de un ERP, las razones de su utilización. En un ERP todo está integrado y esto es complicado de entender cuando un usuario solamente conoce su ámbito de actuación. Si el usuario no entiende la conexión de su área con el resto de la empresa y las implicaciones que tienen sus accionen en otras áreas, lo más seguro es que rechace el nuevo sistema y ponga trabas a la hora de integrar su área con el resto.

 

ahorro tiempo ERP

 

Un ERP se implanta para incrementar el control de aquellas actividades que en la actualidad no se controlan y para integrar en un solo sistema todas las herramientas de información que hay en la empresa y que generan trabajos duplicados e innecesarios o falta de fiabilidad debido a la no integración con el resto de áreas.

Un ERP sigue un proceso lógico y natural de lo que ocurre en la empresa por lo que cada paso y fase tiene su razón de ser. Por lo tanto todas las fases son importantes y se tienen que tener en cuenta. Demasiados atajos en las fases puede llevar a una pérdida de control del proceso o complejidad a la hora de deshacer errores o equivocaciones. Es recomendable los atajos en las fases en su justa medida.

 

antes y después de la implantación del ERP

 

En alguna ocasión algunos usuarios nos han comentado que el ERP les generaba más trabajo una vez implantado.

La situación previa a la implantación del ERP era la siguiente: Una empresa en la que no llevaban control de stock, no llevaban gestión de trazabilidad. Los movimientos de fabricación los anotaban en una hoja de cálculo, los albaranes los emitían redactados a mano en formato papel sin que quedasen registrados en ningún sistema informático. Las facturas se generaban con la información de los albaranes hechos a mano y posteriormente se hacía el asiento contable en el programa de contabilidad.

Con la implantación del ERP se estableció primero generar el pedido de venta para con 2 clicks generar el movimiento de stock y el albarán de salida valorado y con un click generar la factura y automáticamente el asiento de venta. La información solamente se introducía 1 vez, en el pedido de venta, el resto de pasos se generaban automáticamente. Además de reducir un 80% el tiempo de trabajo administrativo se genera control sobre stocks y la trazabilidad (actividades que antes no controlaban)

A pesar de lo obvio de la reducción de tiempo en el proceso global y en el control de aquellos que no controlaban, el usuario consideraba que el nuevo sistema le generaba más trabajo ya que tenía que hacer varios clicks que antes no hacía en la misma fase.

 

 

antes y después de la implantación del ERP

 

A priori puede parecer que el nuevo sistema genera más trabajo, pero la razón es simple, ahora empiezan a controlar cosas que antes no hacían y esta situación por lógica genera fases que antes no tenían, pero en el conjunto no implica mayor cantidad de trabajo sino todo lo contrario.

En cuestión de una semana el usuario ha reconocido las bondades del nuevo sistema.
Ahorro de tiempo en trabajo administrativo y generación de informes.
Enorme incremento del control de la empresa.

 

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Dani Granero

Dani Granero

(Consultor  y Control de Gestión)

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Valencia – España

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