¿Cansado de gestionar con Excels los aspectos claves de la empresa?

By Dani Granero
In ODOO Valencia
May 3rd, 2016
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¿Cansado de gestionar con Excels los aspectos claves de la empresa?

es una herramienta fabulosa que facilita ciertos trabajos o funciones, pero no está pensada para la gestión de los aspectos clave de la empresa que requieren una integración o una reducción del tiempo administrativo, el tratamiento de grandes volúmenes de datos o la automatización de cálculos complejos (como por ejemplo el análisis de rentabilidades en un sistema de costes)

 

 

demasiados excels para la gestión de la empresa

 

¿Por qué cansa la gestión de los aspectos clave de la empresa con demasiados archivos Excel?

 

Duplicidad de la información. Normalmente utilizamos Excel para realizar un cálculo más complejo o algún proceso que el sistema de gestión central no realiza o no puede realizar. Esto significa importar la información, procesarla, almacenarla y tal vez exportar la información al sistema de gestión o a otro sistema. Estamos tratando información duplicada en el sistema de gestión y en el archivo Excel, con los riesgos que esto conlleva.

 

Complejidad de la hoja Excel. Normalmente el único que entiende la hoja de cálculo Excel es la persona que la ha elaborado. Es la persona que sabe dónde están las fórmulas o los campos donde se introduce la información, también suele saber las relaciones entre celdas y otras hojas o la persona que ha elaborado las posibles macros. Esto significa que si otra persona tiene que tratar la hoja Excel o recibe formación y un tutorial o difícilmente va a saber manejar la hoja Excel de la misma forma que la persona que la elaboró.

 

Varias versiones. Un archivo Excel es flexible, dinámico, es excelente para hacer casi cualquier cosa útil para la empresa. Pero esta flexibilidad conlleva realizar muchas pruebas o actualizaciones de la información contenida, lo que puede generar muchas versiones de un mismo archivo y puede que muchas de estas versiones no estén controladas. Es fácil olvidarse cuál es la última versión actualizada tanto en la construcción como en la información contenida. Es muy habitual que cuando una persona te envía un fichero Excel por mail, te lo vuelva a enviar posteriormente ya que la primera versión enviada no era la más reciente.

 

Temporalidad de los datos. No es extraño generar un archivo Excel para cada mes del año y posteriormente vincular los datos mensuales de cada archivo en uno solo que resuma los datos mensuales. Esto es una locura en cuanto a complejidad y tiempo necesario para procesarlo. Puede que algún enlace se rompa o no funcione por lo que la información del archivo resumen será errónea. Actualizar algunas hojas excels genera mucho trabajo administrativo. Se dan casos de varios días enteros para actualizar un solo archivo ¿has pensado el coste de actualizar un solo archivo si dedicas varios días en su tratamiento?

 

Tratamiento gran cantidad de información. Excel no está pensada para manejar grandes volúmenes de información a pesar de la infinidad de filas y columnas que con las nuevas versiones puedas utilizar. Prueba a rellenar muchas filas y columnas con fórmulas y verás que rápido crece el tamaño del archivo. ¿Has probado a abrir o actualizar un archivo de más de 15Mb? En algunos PCs ni siquiera se podría abrir el fichero. Se han dado casos de que un gran tamaño del archivo Excel ha impedido su apertura y por lo tanto su reparación. También suele resultar incómodo enviar archivos de gran tamaño a través del correo electrónico.

 

excel software increible

 

Si sumamos el tratamiento de información duplicada, los errores derivados de trabajar con varias versiones, la complejidad de la hoja de cálculo, el tiempo empleado en tratar archivos con temporalidad de datos y la incomodidad de tratar archivos de gran tamaño, y si además añadimos los posibles errores manuales que se pueden cometer en las hojas Excel, la posible pérdida del archivo, o que resulte dañado…. Podemos darnos cuenta del elevado coste que puede suponer la utilización de Excel para gestión de aspectos clave en la empresa.

 

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Dani Granero

Dani Granero

(Consultor Odoo y Control de Gestión)

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Valencia – España

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