Gestión de Almacén con ERP Open Source ODOO

By Dani Granero
In ODOO Valencia
Jul 1st, 2016
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Gestión de con ERP ODOO

Hace unos meses Aldo Giordano controller de la empresa DISTRIBUCIONES VITA (Empresa y personajes ficticios sustituidos por los nombres reales), empresa dedicada a la distribución de prendas deportivas con la marca VITA SPORTSWEAR, contactó con nosotros para estudiar la posibilidad de implantar un sencillo Sistema de Gestión de Almacén en la nueva nave que habían adquirido.

logo vita sportswear
Aldo nos puso al corriente de la situación actual, en ese momento estaban utilizando los servicios de un centro logístico pero como tenían intención de ampliar la capacidad decidieron por varios motivos gestionar toda la logística por su cuenta.
Por lo tanto se tenían que encargar además de la importación y recepción desde el país fabricante, el almacenamiento interno y su distribución a clientes mayoristas.

El personal de DISTRIBUCIONES VITA no tenía experiencia en gestión de almacenes ya que hasta el momento habían dependido de los servicios del centro logístico, por lo que el cambio era doble, una nueva forma de trabajar y un nuevo software de gestión.
A pesar de la falta de experiencia Aldo y su equipo estaban decididos a llevar el proyecto adelante.

DISTRIBUCIONES VITA disponía de software para la gestión de pedidos, facturación y contabilidad y se evaluó la posibilidad de llevar 2 sistemas, un sistema para la parte administrativa y otro para la gestión del almacén, pero al final se optó por la integración de los 2 sistemas ya que las ventajas y el potencial era mucho mayor.

 

El objetivo del sistema de Gestión del Almacén era el siguiente:
Implantar un Sistema de Gestión de almacén integrado con una aplicación de Picking para mejorar el control del stock por ubicaciones y optimizar la función de selección de materiales.

– Facilitar el trabajo de almacén de forma independiente
– Reducir el trabajo administrativo de los movimientos internos (Simplicidad a nivel usuario)
– Mejorar el control de movimientos y stock (información en tiempo real)
– Aumentar el control del estado de las cargas y las ubicaciones del almacén

 

Para desarrollar todo el sistema se optó por el ERP Open Source ODOO no solo por cuestiones económicas, ya que al ser un sistema de código abierto no hay un coste de licencias de uso y tiene un coste mucho menor de implantación, sino por la flexibilidad a la hora de adaptarse a los procesos de la empresa y por la capacidad tecnológica de integración y conectividad.

Ver más sobre ERP Open Source

DISTRIBUCIONES VITA se encargó del diseño de las ubicaciones del almacén, asignando zonas por tipo de producto y estableciendo una secuencia de picking en función de la distribución de pasillos y áreas del almacén y la rotación de los productos.

DISTRIBUCIONES VITA había diseñado un almacén con más de 15.000 ubicaciones

 

Para poder llevar a cabo el proyecto con éxito, fue necesario un análisis de procesos a través del cual se estudió como trabajaba DISTRIBUCIONES VITA para poder asegurar que el nuevo sistema cubriría todas las necesidades. Antes del desarrollo se preparó un modelo para simular como quedaría aproximadamente el sistema, modelo que validó Aldo y su equipo.

Este tipo de análisis es importante para detectar los posibles fallos antes de la fase de desarrollo y tener claro lo que se va a desarrollar y cómo tiene que funcionar. Los sistemas de almacén suelen ser complejos y la eficiencia y el control son de vital importancia.

 

La aplicación de picking está pensada y diseñada para la utilización por parte de los operarios. Los operarios hacen un uso constante de la aplicación, prácticamente toda la jornada, por lo que es necesario facilitarles el trabajo en la mayor medida de lo posible, puesto que de lo contrario la implantación no tendría éxito. Los objetivos que se persigue en la parte que utilizan los operarios son:

Rapidez de uso: que todas las pantallas tarden poco en cargar, y que el operario no tenga que estar esperando a la aplicación.
Sencillez y ergonomía: que tengan acceso a los datos necesarios para trabajar y que se visualicen fácilmente
Prevención de errores: en caso de que se introduzca algún error (una ubicación incorrecta, un producto que no está dado de alta, etc.), que el sistema avise al usuario de ello

 

Aplicación Web Picking SGA ODOO

 

Otro aspecto muy importante es la fiabilidad del sistema. Para que el sistema sea fiable, se deben poner el mayor número de medidas para evitar errores. Y en el caso de que se generen errores, algo que es inevitable, que los errores sean fácilmente detectables por parte del usuario.

 

Formación realizada a Aldo Giordano y los usuarios del Sistema de Gestión de Almacén con ODOO

Para la formación de DISTRIBUCIONES VITA se procedió con una formación con ejemplos reales siendo fundamental para que los usuarios entendiesen correctamente el funcionamiento del sistema de gestión de almacén. Cada usuario recibe una formación en función de lo que vaya a utilizar. Es distinta la formación que se le imparte a un operario que la que se le imparte al responsable de gestión del almacén, aunque ambos deben de entender el sistema en su conjunto. En la implantación además tiene que haber siempre un responsable dentro de la empresa que supervise todo el proceso, que está presente en todas las sesiones de formación.

 

La formación es lo más práctica posible, con ejemplos con casos reales de la empresa para que los empleados entiendan mejor el sistema. Es importante también explicar a cada usuario el por qué se hace cada cosa y que intenten entender las ventajas de este nuevo sistema. Esta es la parte más complicada, ya que lo normal es que estén acostumbrados al sistema anterior y les cueste cambiar a una nueva forma de trabajar.

 

Soporte en la puesta en marcha del proyecto de Gestión de Almacén con ERP Open Source ODOO

Junto a la formación igual de importante es el soporte que se da en la puesta en marcha. Una vez puesta en marcha el nuevo sistema, siempre aparecen casos que no se habían contemplado y es muy importante poder hacer los cambios de forma rápida.
Además, es muy habitual que algunos de los temas tratados en la formación a los usuarios hayan quedado en el olvidado, incluso aunque estén escritos, por lo que es necesario ir resolviendo dudas sobre el uso del sistema.
Durante las primeras semanas también se revisa diariamente el trabajo realizado para detectar posibles errores que estén cometiendo o ajustar la forma de trabajar de algunos usuarios.

 

El Sistema de Gestión de Almacén Open Source realiza las siguientes funciones

Datos a gestionar:
– Clientes y Proveedores
– Artículos, Pallets / Lotes. Dimensiones y pesos
– Fechas de Entrega
– Estado del Lote (Recogida, Recepción, Ubicación, Salida, En tránsito..)
– Fechas de Salida (día y hora)

 

El proceso general es el siguiente:

1) La empresa realiza pedidos de compra a los proveedores
2) Cuando la mercancía se recepciona, los productos entran en el almacén y se mueven a una ubicación de Entrada o área de recepción.
3) La mercancía se moverá posteriormente a las distintas ubicaciones del almacén. Estos movimientos se pueden definir en función de una serie de reglas para la ubicación de productos.
4) El cliente realiza un pedido y se envía una orden al almacén para realizar la salida de la mercancía solicitada.
5) Se realiza un movimiento interno para enviar los productos que tienen que salir desde su ubicación a la zona de salida o zona de carga.
6) Desde la zona de salidas se envía al cliente
7) Control del stock. El control se puede realizar en cualquier fase en la que se encuentren los artículos.

 

01 Proceso General SGA ODOO

 

Estructura del almacén: 

Ubicación de entrada (área recepción): es la ubicación donde se envían todos los pallets o porductos que entran al almacén
Ubicaciones internas: existen más de 15.000 ubicaciones codificadas (ej A010101, A010102 etc) en función de donde estén ubicadas.
Ubicación de salida (área salidas): es donde se envían todos los pallets o productos (desde las ubicaciones internas) que van a salir hacia el cliente.

 

método selección pedidos almacén ODOO

 

Como cada ubicación tiene una zona asignada en el almacén, se puede visualizar un mapa de las ubicaciones (por zonas), mostrando de manera gráfica las ubicaciones que están disponibles:

 

mapa zona almacén openerp

 

Entrada de mercancía con el Sistema Gestión Almacén ODOO

Para realizar una entrada, DISTRIBUCIONES VITA previamente ha gestionado presupuestos / pedidos de compra que han derivado en un albarán de entrada cuando la mercancía llega al almacén. Bien en el pedido o bien en el albarán de entrada se puede asignar un lote / Nº de serie para llevar una trazabilidad.
La mercancía llega físicamente a una zona de descarga en el almacén y esto queda reflejado en el sistema.

Mover los productos desde la zona de descargas a las ubicaciones del almacén
Los operarios acceden a la aplicación que tienen en el dispositivo inalámbrico para la gestión interna del almacén para registrar los movimientos que van a hacer. Cada operario cuenta con un dispositivo donde accede a la aplicación mediante usuario y contraseña. La aplicación es compatible con cualquier dispositivo Android y se ajusta a diferentes tamaños de pantalla.

Accedemos a las órdenes de entrada mediante la opción del menú “Entrada de mercancía”:

Nos aparecerá el listado de entradas pendientes por ubicar:
Si seleccionamos una entrada, nos aparece el listado de productos o pallets para ubicar:
El sistema verifica que los movimientos que se van a hacer son correctos (que la ubicación existe, que está vacía, etc.):
Una vez pulsamos sobre sincronizar con Odoo, se realizan los movimientos del almacén y se actualiza el stock.

 

 recepción ubicación descargas SGA ODOO

 

Movimientos internos con la aplicación web para picking del SGA de ODOO

El procedimiento para realizar movimientos internos es similar al de las entradas. Se accede a la ubicación origen, donde se listan los productos que hay y se elige la ubicación destino.

Para ello, hay disponible un buscador que permite:
• buscar el contenido de una ubicación
• buscar donde está ubicado cada producto
• buscar donde está ubicado cada lote

Si accedemos a la ubicación, podemos realizar el movimiento indicando la ubicación destino:
El movimiento hay que sincronizarlo para que se haga la sincronización y los movimientos de almacén.

 

movimientos internos a ubicaciones almacén Gestión Almacén ODOO

 

Salidas de Almacén (ubicación salidas) con SGA Open Source ODOO

En función de los pedidos recibidos convertidos en órdenes de carga o de salida se procederá a la ejecución del picking o selección de productos desde las ubicaciones a la zona de carga o salida.

 

órdenes de picking Gestión Almacén ODOO

 

 

confirmación órdenes de picking - selección productos SGA ODOO

 

Dar salida a los productos (packing y envío a clientes) son SGA

El último paso, es confirmar la salida de los productos desde la zona de salidas. Este registrará los movimientos y descontará los productos del stock

 

confirmación salidas del almacén SGA ODOO

 

Control del stock con Sistema Gestión Almacén Open Source ODOO

En cualquier momento tenemos acceso al stock que hay actualmente. Las columnas de la tabla son:
– Nombre del producto
– Cantidad
– Ubicación
– Lote
– Bloqueado: está la posibilidad de bloquear algunas ubicaciones para que no se permitan movimientos en ellas
– Fecha de entrada (en el almacén)

Existen numerosos filtros y búsquedas sobre la tabla de stock. En el ejemplo de abajo se ha agrupado por producto, pero se podría agrupar también por lote, por cliente, por fecha de entrada, etc.
El sistema también permita sacar el inventario a una fecha determinada.

 

08 control de stock ubicaciones y lotes SGA ODOO

 

Gestión por códigos de barras

Cada producto y ubicación lleva asignado y está etiquetado con un código de barras de esta forma se facilita la lectura de datos, evitando la introducción manual, y así evitar errores humanos.
Las etiquetas se pueden imprimir desde el propio sistema

 

Hardware a utilizar

Para gestionar este tipo de almacén, es recomendable utilizar dispositivos móviles resistentes y que sean cómodos para utilizar por los operarios, ya que van a estar todo el día utilizándolos. Se recomienda cualquiera de los siguientes dispositivos que se describen a continuación. Ambos son terminales robustos con un lector de código de barras integrado, con posibilidad de leer códigos de forma sencilla y a una distancia considerable. Están fabricados para este tipo de empresas. Tienen sistema operativo Android, lo que permite crear una aplicación nativa para gestionar el almacén o utilizar la versión web (que está adaptada a la pantalla del terminal).

OPCIÓN A: Motorola TC70

Características técnicas:
– CPU: Procesador dual core de 1.7 GHz
– Sistema Operativo Android AOSP 4.4.2 (KitKat)
– Memoria 1 GB RAM / 8 GB Flash pSLC – Ranura microSD de 32 GB accesible por usuario con soporte SDHC y SDXCwifi, bt, bluetooth,
– Conexiones de red USB 2.0 de alta velocidad (host y cliente); red LAN inalámbrica
– IEEE® 802.11a/b/g/n/d/h/i – WiFi Multimedia™ (WMM) – Bluetooth v4.0
– Lector Imager SE4750 (1D y 2D)
– Cámara Posterior 8 MP de enfoque automático; apertura f/2.4 – Frontal: 1.3 MP de enfoque fijo
– Sellado IP67
– Teclado en pantalla
– Pantalla: Alta Definición de 4,7” (1280 x 720) – Táctil capacitiva de modo dual con ingreso vía lápiz óptico o dedo (con o sin guantes) – Corning Gorilla Glass 2

 

OPCIÓN B: DATALOGIC – AXIST WiFi MIMO

Características técnicas:
– Ergonómico, compacto y robusto
– Pantalla HD de 5’’ multi-touch con cristal Corning® Gorilla Glass 3
– Radio 802.11 a/b/g/n con certificación Cisco CCX v4 con tecnología MIMO para mayor cobertura
– 3G/4G para comunicación de voz y datos
– Tecnología inalámbrica Bluetooth con BLE para balizas
– NFC para configuración y emparejamiento
– Enterprise Class Assisted GPS para aplicaciones basadas en localización
– Tecnología patentada ‘Green Spot’ de Datalogic de confirmación visual de lectura correcta
– Tecnología SoftSpot de Datalogic como tecla de escaneo vía software a través de la pantalla táctil
– Resistente a caídas desde 1,8 m / 6,0 ft sobre hormigón con la carcasa de goma, IP67
– Jack audio para auriculares o soluciones POS de movilidad

 

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Dani Granero

Dani Granero

(Consultor Odoo y Control de Gestión)

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