ERP para empresas de limpieza (Programa – Software de gestión)

By Dani Granero
In ODOO Valencia
Mar 14th, 2017
0 Comments
284 Views

ERP para empresas de limpieza (Programa – Software de )

Las empresas de servicios de limpieza, así como otras empresas con actividades parecidas son muy intensivas en el consumo de horas trabajadas por personal directo. El coste del personal directo es una de las partidas más importantes de los gastos totales.

Determinar o planificar el coste del personal como otros costes a la hora de elaborar una oferta económica a un potencial cliente y presupuestar el margen de contribución es una actividad imprescindible si el objetivo es ser competitivos y ofrecer contratos viables económicamente a los clientes.

 

 

Muchas empresas presupuestan a ojo, por intuición o en base a la experiencia, en muchos casos estas prácticas equivalen a lanzar los dados y ver si sale un buen número o no.

Generalmente el cliente busca en este tipo de servicios una buena relación calidad precio, siendo el precio un factor muy importante. Los márgenes son muy estrechos por lo que la planificación y el control de los costes directos es vital para conseguir que la empresa sea competitiva y garantice la viabilidad futura.

Para conseguir planificar y controlar los costes es importante apoyarse de herramientas de gestión que faciliten el trabajo a los comerciales y a los responsables de las operaciones.

En INDAWS hemos adaptado el famoso ERP a las necesidades de gestión de las empresas que ofrecen servicios de limpieza.

Pulsar sobre las imágenes para ampliarlas

ejemplo-software-gestión-empresas-limpieza

 

En el ERP (programa / software de gestión para empresas de limpieza) es importante contar con la función de CRM para filtrar los contactos recibidos, gestionar oportunidades de negocio, controlar acciones y las actividades del equipo comercial, con la finalidad de optimizar el ratio de conversión.

El sistema incluye un simulador de presupuestos económicos para la elaboración de presupuestos comerciales competitivos.

En el simulador se tienen en cuenta aspectos como la superficie a limpiar, la densidad de la superficie, el ratio horas / m2, el coste hora estándar por categoría profesional, el consumo de materiales, alquiler de equipos, y otros costes aplicables. Con el simulador realizamos un cálculo preciso de los costes que va a tener el proyecto, al cual le podemos aplicar el margen de contribución para calcular el precio de venta final.

 

 

Los proyectos se pueden subdividir en tareas para facilitar la elaboración del presupuesto económico interno y el presupuesto comercial.

Por ejemplo, si el proyecto consiste en la limpieza de un colegio o centro de enseñanza, las tareas pueden ser:
Limpieza de Aulas
Limpieza de pasillos y corredores
Limpieza de escaleras
Limpieza de aseos y lavabos
Limpieza de vestuarios
Limpieza de salas deportivas
Limpieza de oficinas, salas de profesores y gabinetes
Limpieza de exteriores y zonas deportivas

ERP-ODOO-empresas-limpieza

En cada tarea se planifica el tiempo y los recursos a consumir y por lo tanto el coste de cada tarea o actividad.

El sistema también cuenta con la elaboración de partes de trabajo para la confirmación por parte del cliente.

Así como la gestión de recursos humanos para el control de bajas, ausencias y vacaciones.

El sistema incorpora las funciones de generación de pedidos de venta y de compra, de movimientos de stock y generación de albaranes, control de almacén, emisión de facturas de venta y recepción de compra.

 

ERP-gestión-empresas-servicios-limpieza

 

Se puede incorporar una gestión avanzada con informes de rentabilidad, planificación de tesorería y control de indicadores clave.
Y al mismo tiempo también se puede integrar si se necesita todo el sistema de procesos contables, gestión de cobros y pagos, y generación de informes contables.

 

programa-de-gestión-empresas-de-limpieza

 

En los proyectos de implantación de este sector se suele acompañar con la incorporación de la figura de un interim manager o consultor externo (más de 20 años de experiencia en puestos de responsabilidad en el sector servicios de limpieza) que ayuda en la implantación del sistema, realiza análisis de procesos y facilita la transición entre sistemas. Facilita el entendimiento del software y ayuda en los aspectos de la gestión.

 

 

Funciones y tareas incluidas en el ERP ODOO para empresas de limpieza (Programa / software de gestión de empresas de limpieza)

Gestión de Contratos, Proyectos, Presupuestos y Facturación
• Registro de responsable de proyecto
• Asignación cliente al proyecto
• Registro de miembros del equipo
• Registro de presupuestos interno con fecha, concepto e importe
• Creación de tareas de forma manual
• Posibilidad de crear tareas de forma automática desde plantilla de tareas
• Personalización de estados en las tareas
• Planificación de horas iniciales en las tareas
• Registro de horas reales consumidas en las tareas
• Asociación coste por hora del empleado al registro de horas reales de las tareas para cálculo de horas trabajadas
• Control de progreso de horas por tareas
• Control de horas pendientes por tareas
• Planificación de plazos de ejecución de las tareas (Fecha inicio y fecha fin) para control por Gantt
• Asociación cuenta analítica (proyecto) a facturas de ventas y de compra
• Resumen de rentabilidad actual por proyectos (Presupuesto, reales y desviaciones)
• Listado de proyectos con margen real actual y progreso de horas acumuladas de las tareas
• Posibilidad de utilizar proyectos para presupuesto y control de gastos generales (gastos fijos) de la empresa
• Tabla de presupuesto para control y gestión global
• Tabla de reales para control y gestión global
• Gestión documental avanzada en proyectos
• Posibilidad de facturación recurrente a través de contratos
• Facturas de ventas (Personalización formato)
• Facturas rectificativas de ventas (Personalización formato)
• Facturas de compras
• Facturas rectificativas de compras
• Presupuestos de ventas (Personalización formato)
• Pedidos de ventas
• Presupuestos de compras (Personalización formato simple) 1 formato
• Gestión de clientes, proveedores, productos
• Cobros y pagos directamente desde facturas
• Control de cobros y pagos desde facturas
• Informe de facturación
• Registro de IVA
• Libro de IVA
• Posibilidad de incluir plantilla responsive para visualización más cómoda desde móvil y tablet con conexión a internet
• Perfiles de usuarios (acceso restringido a distintas vistas y funciones)

Control de Gestión
• Informe de rentabilidad global mensual mostrando presupuesto, reales y desviaciones, alertas de colores en márgenes y resultados (acumulado de todos los proyectos)
• Posibilidad de visualizar el informe global por proyecto
• Planificación y proyecciones de tesorería para cualquier periodo
• Control de vencimiento de cobros y pagos
• Informe detallado de facturación
• ABC clientes (Ventas y rentabilidad)
• Control de información desde tablas mediante filtros, filtros personalizados y agrupaciones
• Business Intelligence integrado en ODOO

CRM Avanzado
• Comunicación / Emails
• Entrada de leads automáticamente por correo electrónico
• Gestión documental avanzada en clientes
• Distinción entre clientes reales y contactos
• Presupuestos de venta avanzados
• Plantillas presupuestos
• Historial iniciativas, oportunidades, reuniones, llamadas telefónicas en clientes / contactos
• Control de emails enviados a clientes
• Registro de campaña, canal y origen en las iniciativas
• Conversión automática de iniciativas en oportunidades
• Personalización estados de iniciativas y oportunidades
• Posibilidad de asociar un proyecto a la iniciativa / oportunidad
• Registro y control de acciones comerciales en iniciativas (visitas / reuniones, llamadas, otras acciones)
• Planificación próximas acciones comerciales (recepción de email a cada comercial con el resumen del estado de sus oportunidades)
• Posibilidad de integrar contactos con plataforma de email marketing mailjet
• Conversión automática de oportunidades en presupuestos
• Envío de presupuestos por correo electrónico con plantilla personalizada
• Gestión de comerciales y equipos de venta
• Clasificación de clientes y contactos para segmentación
• Envío de facturas por correo electrónico con plantilla personalizada
• Informe de control de operaciones comerciales del CRM
• Tarifas de ventas (posibilidad de aplicar reglas)
• Condiciones de ventas: Plazos, tipos, canales…
• Posibilidad de incluir plantilla responsive para visualización más cómoda desde móvil y tablet con conexión a internet
• Perfiles de usuarios (acceso restringido a distintas vistas y funciones)

Gestión de Incidencias
• Incidencias recibidas por correo electrónico de forma automatizada
• Sustitución de helpdesk por gestión de incidencias
• Convertir llamada telefónica en incidencia
• Configuración de etapas y estados
• Asignación de técnicos o comerciales
• Registros de trabajo
• Registro de productos para generar pedidos de venta y compra
• Generación de partes de trabajo
• Generar factura a partir del pedido de venta generado por la incidencia
• Perfiles de usuarios (acceso restringido a distintas vistas y funciones)
Gestión Recursos Humanos
• Ficha completa empleado
• Tipo trabajo (jornada completa, media jornada, temporal, por horas…)
• Gestión de ausencias y vacaciones
• Registro gastos por empleados
• Evaluaciones empleados
• Gestión documental empleados (curriculums, cartas presentación…)
• Control coste por hora estándar de trabajo

Extranet
Acceso de clientes a través de Extranet para consulta y descarga a:
• Presupuestos de venta
• Pedidos
• Facturas
• Estado pago facturas
• Documentos
• Generación de Tickets de consultas e incidencias

Contabilidad avanzada (Disponible para empresas de España)
• Planes y cuentas contables
• Diarios
• Plazos, tipos y modos de pago
• Asientos automáticos desde facturas y cobros y pagos
• Gestión de extractos bancarios.
• Conciliación pagos y facturas
• Generación de ficheros de cobro SEPA (Remesas bancarias)
• Gestión de pagarés para su control en tesorería
• Gestión de anticipos de cobros y pagos
• Contabilidad adaptada a la fiscalidad española (Renumeración de asientos, secuencias de facturas, cierre del ejercicio…)
• Modelos AEAT (347, 340…)
• Libro de IVA
• Informes contables (Diario, mayor, sumas y saldos, vencimientos, balance de situación, PyG…)
• Perfiles de usuarios (acceso restringido a distintas vistas y funciones)

 

Accede a nuestra DEMO de gestión de proyectos de ODOO 

 

Accede a nuestra DEMO CRM Avanzado ODOO 

 

Visita nuestro nuevo servicio ODOO ONLINE

Visita aquí nuestros casos de éxito 

Implantación proyectos ERP ODOO online 

¿Qué es un ERP Open Source? 

Ver CRM Gestión avanzada aquí 

Módulos personalizados ODOO 

Formación online personalizada para el usuario del ERP ODOO

Dani Granero

Dani Granero

(Consultor Odoo y Control de Gestión)

www.indaws.es

www.odoo-valencia.com

Valencia – España

Nos vemos en Linkedin

Mi perfil de Google+

Envíame un correo

Teléfono:963 81 64 34

Deja un comentario

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios están marcados con *