Historia de la implantación de un ERP ODOO. Parte 1

By Dani Granero
In ODOO Valencia
Ago 8th, 2017
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Historia de la implantación de un ERP . Parte 1

Caso basado en hechos reales.
9:30 horas de la mañana, recibimos la llamada de Andrés Martín gerente de la empresa Martín Asesores (Empresa y personajes ficticios utilizados a modo de ejemplo)

Andrés nos explica de forma general la situación actual de su empresa y la necesidad que tiene para controlar las operaciones de la misma.

A los pocos días mantenemos una reunión en las oficinas de Martín Asesores para que Andrés nos cuente con mayor detalle cuáles son sus objetivos para implantar el ERP y cuáles son las necesidades de la empresa. Al principio nos sorprende que una empresa acostumbrada a trabajar con programas contables como A3 tenga la necesidad de implantar un ERP que cubra las necesidades operativas.

Análisis-proyecto-implantación-ERP-ODOO

 

Andrés nos relata que la empresa tiene varias líneas de negocio, contable, fiscal, laboral, seguros, tecnología… y tiene unas necesidades muy claras, por un lado controlar la actividad comercial con el CRM con la finalidad de obtener sinergias entre los comerciales, planificar las visitas, gestionar las llamadas y realizar ventas cruzadas, es decir ofrecer aquellos servicios que el cliente no tiene contratados con la empresa.

Esto que parece tan simple y obvio no lo es tanto cuando no se lleva el adecuado registro y control de lo que tiene contratado cada cliente y lo que se puede ofrecer en posteriores visitas o reuniones. Andrés Martín nos cuenta “¿Qué esperamos con el CRM? La finalidad es ser más eficientes a la hora de vender nuestros servicios y por lo tanto incrementar la cifra de negocio”

Otra necesidad clave para la empresa es poder planificar de forma sencilla y automatizada los trabajos a realizar al cliente con la finalidad de calcular los costes directos previstos del contrato / proyecto en este caso el coste del personal directo, así como otros costes directos asociados al mismo y asignar un porcentaje de costes indirectos. Al mismo tiempo en función de las tarifas de los servicios que ofrece la empresa se obtiene el margen de rentabilidad del proyecto.

La empresa también necesita integrar las áreas de compras y facturación, y poder extraer de forma sencilla la información contable de ODOO para importarla en el programa de contabilidad A3, la asesoría está acostumbrada a generar los informes contables a través de esta plataforma. Sin embargo el control económico – financiero lo llevarían desde el ERP ODOO.

Con esta planificación se puede obtener la rentabilidad a nivel de empleado, tipo de servicio, proyecto, cliente, línea de negocio y global.
Antes de empezar el contrato la empresa ya sabe la rentabilidad esperada que va a obtener.
Pero no solo eso, sino que una vez se comienzan a realizar los trabajos contratados los empleados anotan el tiempo real que han trabajado para obtener así los costes directos reales. De esta forma Andrés Martín y los responsables de la empresa pueden conocer la rentabilidad real y analizar las desviaciones para poder realizar futuros ajustes y tomar mejores decisiones.

Una vez recopiladas todas las necesidades de la empresa por parte del equipo de INDAWS, empezamos a trabajar en la parte de análisis de procesos para poder presentar a la empresa un presupuesto lo más detallado posible de los trabajos a realizar. Mantenemos una segunda reunión con Andrés para aclarar, debatir y validar cada apartado del presupuesto económico.

En el presupuesto se establece el plazo de entrega, el número previsto de visitas presenciales, el apartado de formación y entrega de tutoriales, el mantenimiento y soporte, así como la necesidad o no de contratar un servidor externo.

En el presupuesto comercial detallamos todo lo que va a incluir, no se deja prácticamente nada en el aire, es un presupuesto casi cerrado en su totalidad.

Andrés Martín y su equipo se toman un tiempo para estudiar la propuesta y compararla como es natural y evidente con otras alternativas y proveedores.

Finalmente recibimos la aprobación del proyecto y firmamos el contrato con las condiciones establecidas.

reunión-trabajo-implantación-ERP-ODOO

Una vez la empresa nos ha dado el OK, volvemos a mantener una reunión con el líder del proyecto y aquellas personas clave en la participación del mismo para entrar todavía más en detalle en algunos aspectos y así poder establecer un plan de acción para el desarrollo y la puesta en marcha.

A los pocos días entregamos a la empresa el calendario de trabajo y de reuniones para cumplir con el plazo de entrega marcado.

El calendario de trabajo y los objetivos a conseguir cada mes los publicamos en la extranet de INDAWS para que la empresa pueda hacer un seguimiento online del proyecto.

Fin parte 1

 

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Dani Granero

Dani Granero

(Consultor Odoo y Control de Gestión)

www.indaws.es

www.odoo-valencia.com

Valencia – España

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