Con el ERP ODOO dejarás de utilizar Excel para gestionar áreas críticas de tu empresa

By Dani Granero
In ERP ODOO
Ago 31st, 2018
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Con el ERP dejarás de utilizar para gestionar áreas críticas de tu empresa

Muchas empresas todavía utilizan Excel para gestionar sus áreas clave, para analizar la información para generar informes que permitan tomar decisiones.

Excel es una herramienta flexible y potente (nosotros mismos la utilizamos a diario para procesar información o realizar diseños de módulos del ERP ODOO, así como para otras funciones) también hemos creado un gran número de herramientas que pueden ser de gran utilidad si se utilizan apropiadamente.

Ver todas las herramientas de gestión en Excel creadas por INDAWS.

El problema de utilizar Excel para para la gestión de áreas críticas de la empresa es la difícil posibilidad de integración con el resto de áreas e información de la empresa, así como la complejidad del mantenimiento de las herramientas por parte de aquellos usuarios que no la han creado.

 

 

A todos nos ha pasado alguna vez que hemos heredado un archivo Excel para la gestión de un tema y al final hemos tenido que hacer la hoja prácticamente de cero, esto conlleva un elevado coste del personal de administración a la hora de hacer, rehacer y mantener las herramientas. Hay que pensar en el tiempo dedicado a la administración como un coste que generalmente no aporta valor al cliente final, son procesos internos que se deben optimizar.

Pensamos que adjudicar la elaboración de una herramienta en Excel a un empleado tiene un coste muy bajo, cuando en realidad no lo es. Hay que pensar en el tiempo que se dedica a la hora de la elaboración, a la actualización de los datos y a su mantenimiento. Y teniendo una confianza absoluta que funciona correctamente.

En INDAWS hemos realizado herramientas en Excel para algunas empresas que disponen ERPs distintos a ODOO y que les conviene por diferentes motivos realizar la gestión en Excel en lugar de hacerlo en el ERP. Estas empresas nos envían con bastante frecuencia las herramientas en Excel bien para la actualización de datos o la reparación de las mismas. La herramienta en Excel suele ser utilizada por un único usuario, pero se dan casos que otros usuarios también la trabajan, y a pesar de que son herramientas que están protegidas los usuarios realizan modificaciones para adaptarselas a su conveniencia, esto implica que todo lo que hay detrás de la herramienta deje de funcionar (columnas ocultas, fórmulas ocultas, tablas dinámicas que toman datos de otras tablas, datos cruzados y vinculados…)

Por lo tanto el coste del tiempo a la hora de gestionar la herramienta y el de investigar el posible fallo hay que añadir el coste de la reparación.

En caso de que la herramienta cambie de manos, el riesgo de cometer errores y tener que repararla se incrementa considerablemente.

Tal vez habiendo integrado la misma función en el ERP hubiese sido menos costoso a largo plazo.

Muchas empresas ven las ventajas de integrar toda la información y su gestión en un ERP como ODOO ya que el procedimiento de trabajo está estandarizado, el riesgo de cometer errores en su uso se reduce, la curva de aprendizaje es baja y pueden trabajar varios usuarios de forma simultanea cada uno con sus respectivos roles y permisos de acción (leer, escribir, modificar…)

Ver artículo “Cómo un ERP como ODOO facilita la eliminación del desperdicio en las empresas. Metodología Lean Office”

 

 

Descarga tutoriales en PDF ERP ODOO en el siguiente link

Haz click aquí para descargar los tutoriales

 

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Dani Granero

Dani Granero

(Consultor Odoo y Control de Gestión)

www.indaws.es

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Valencia – España

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