¿El cambio al ERP ODOO va a generar más trabajo en mi empresa?

By Dani Granero
In ERP ODOO
Ago 20th, 2018
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¿El cambio al ERP va a generar más trabajo en mi empresa?

Cuando una empresa decide invertir en un ERP como ODOO lo último que piensa es que el sistema va a generar más trabajo en la empresa.

El objetivo de la implantación del ERP es todo lo contrario, al integrar las áreas de la empresa, al participar en el proceso diversos usuarios y al disponer de un flujo de trabajo lógico muchas de las funciones se automatizan y se evitan duplicados, la información generada y procesada se centraliza formando parte del conjunto de la empresa.

El ERP ODOO reduce los tiempos y la carga de trabajo administrativo siempre y cuando se trabaje según las instrucciones aportadas y cada usuario tenga claro su rol y no intervenga en funciones que no tiene asignadas.

 

Ejemplo-listado-pedidos-de-ventas-ERP-ODOO

 

Por ejemplo, un nuevo contacto o un nuevo cliente lo suele dar de alta el departamento comercial o el de administración, lo mismo que los pedidos de venta, pero no tiene sentido que estos departamentos realicen la salida de stock del almacén, esta función suele recaer en el responsable o el personal del Almacén, la información fluye desde el pedido al almacén, no se duplica, el usuario del almacén tan solo tiene que validar la información o modificarla en caso de que sea necesario, una vez entregada la mercancía, el responsable de administración o de contabilidad es el que valida la factura, la información no se duplica, la información proviene del albarán o del pedido según la configuración por lo tanto el usuario solo tiene que revisarla y validarla, una vez validada la factura el asiento contable se genera automáticamente.

Cada paso tiene su proceso lógico y cada usuario tiene su función.

Si se sigue correctamente los pasos, los tiempos administrativos se reducen desde el primer momento.

Una vez se inicia el proceso de entrada de información los usuarios de los siguientes pasos tan solo chequean y validan la información.

¿Qué ocurre si el comercial o el personal de administración ha introducido erróneamente un pedido? puede ocurrir que almacén todavía no lo haya enviado o que ya lo haya enviado al cliente, si todavía no lo ha enviado la solución es tan fácil como modificar el pedido. Si almacén ya lo ha enviado entonces pueden ocurrir 2 casos que se haya enviado de más o de menos. En el caso de que se haya enviado de menos se vuelve a modificar la cantidad el pedido para que genere otro albarán automáticamente con la cantidad restante y se pueda enviar en otra entrega.

En el caso de que se haya enviado de más hay 2 opciones, que el cliente devuelva la cantidad sobrante o que se quede con la cantidad adicional enviada, en este caso modificaremos el pedido para que coincida la cantidad entregada con la pedida.

La comunicación entre departamentos es clave en los procesos de trabajo de un ERP debido a que todos utilizan la misma información y lo que hace un usuario afecta al resto de áreas.

Debido a que un ERP es un sistema integrador y comunicador entre diferentes áreas todos los pasos siguen un proceso lógico, una validación, una comunicación, una entrega, una devolución…

No es como en una hoja Excel que se puede cambiar un dato sin consecuencias. En un ERP un cambio tiene consecuencias importantes en otras áreas como por ejemplo el stock disponible, los importes a facturar…

 

Por lo tanto el ERP ODOO evita errores humanos, evita duplicidad en los trabajos y genera información fiable en todas las áreas de la empresa.

 

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Ventajas ERP ODOO. Cómo conseguir una empresa más competitiva integrando y mejorando los procesos

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Dani Granero

Dani Granero

(Consultor Odoo y Control de Gestión)

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