¿Todavía recoges los pedidos de ventas de los clientes habituales por teléfono, fax o email?

¿Todavía recoges los pedidos de ventas de los clientes habituales por teléfono, fax o email?

Hace unos meses nos encargaron mejorar los procesos de la gestión de pedidos de un área específica de una conocida multinacional con filial en Madrid – España.

A pesar de que la empresa contaba con sistemas de gran avance tecnológico, había ciertas áreas que todavía no habían digitalizado y seguían generando costes inncesesarios así como un servicio al cliente por debajo de la calidad que se espera de una empresa de esta entidad.

El área en concreto coordinaba los pedidos de los clientes con los proveedores, pero solo se podía gestionar los pedidos si el proveedor tenía stock disponible, por lo que la comunicación entre la empresa y los proveedores para saber el estado del stock era constante. Cuando finalmente el stock estaba disponible los proveedores realizaban las entregas directamente al cliente y posteriormente la empresa facturaba al cliente final. Un proceso actualmente denominado Drop Ship. Este sistema generaba un elevado trabajo administrativo, además se tardaba en proporcionar la información al cliente sobre la disponibilidad de stock. El cliente no sabía si iba a poder adquirir los productos o cuando los podría adquirir.

En la siguiente imagen se muestra el mapa de procesos del sistema con el que trabajaban.

situación-inicial-empresa-antes-de-ERP-ODOO

El cambio era necesario y urgente, el mercado actual requería dar un mejor servicio al cliente, y si la empresa podía ahorrar costes mejor que mejor.

Se decidió implantar el ERP ODOO en esta área, de tal forma que el cliente podía acceder al portal o extranet y seleccionar los productos para realizar el pedido, en el listado de productos aparece la información del stock disponible y en caso de que no haya stock la fecha estimada de disponibilidad. Los clientes ahora pueden hacer el pedido online, el sistema genera automáticamente un pedido al proveedor y la factura para el cliente final.

El stock del proveedor se actualiza por importación diaria de un archivo Excel.

Así que el trabajo administrativo se ha reducido únicamente a la importación de los archivos de stock de los proveedores, trabajo que lleva menos de 1 hora al día.

El cambio de proceso ha supuesto a la empresa un ahorro de 90.000 euros anuales, y una mejora del servicio al cliente final lo que garantiza una mayor fidelidad y un incremento de ventas.

En la imagen se muestra el cambio de sistema y de la forma de operar.

situación-actual-empresa-después-ERP-ODOO

La inversión en tecnología no solo consigue mejoras internas sino también mejoras para clientes y proveedores, y esto hace que tenga un impacto directo en los resultados de la empresa.


 

Más información sobre ERP ODOO

 

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