Cómo ahorrar tiempo de trabajo mejorando y automatizando tus hojas Excel

Cómo ahorrar tiempo de trabajo mejorando y automatizando tus hojas Excel

Llevo más de 17 años trabajando con hojas Excel a nivel profesional y os puedo decir no hay mejor formación para trabajar con Excel que la práctica y las ganas a la hora de querer mejorar los procesos de trabajo.

Inicié mi carrera profesional trabajando con una enorme cantidad de hojas Excel, trabajaba como asiste del controller en una planta de una multinacional, y utilizábamos Excel para todo. Teníamos todo tipo de programas para la gestión en la planta pero siempre acabábamos utilizando Excel para el análisis, el control de la información, los informes, cálculos avanzados, simulaciones, como base de datos, y muchísimas más funciones que ya ni recuerdo.

Lo primero que haces cuando empiezas a trabajar con Excel es enlazar información entre hojas, y lo más peligroso, enlazar información entre libros. Cuando empiezas la información no está estructurada, las hojas no están optimizadas, son parches sobre parches y más parches, vas añadiendo información y funciones y tu libro Excel de trabajo se ha convertido en un kraken. Un monstruo que cuando necesitas actualizarlo se te ponen los pelos de punta. Recuerdo que había hojas que requerían varios días de trabajo para su actualización. Hasta que finalmente me dije a mi mismo que así no se podía trabajar, no se podía perder tanto tiempo procesando la información, seguro que habría alguna manera de mejorar las estructuras de las hojas y automatizar los procesos.

Al cabo de un tiempo, a fuerza de investigar y probar, fui reduciendo los tiempos de trabajo considerablemente. Lo que antes tardaba horas en procesar lo reduje a minutos.

Aprendí técnicas que fui aplicando a casos reales, me involucré en proyectos complejos que requerían un esfuerzo de optimización para que los libros se pudiesen abrir, hay que recordar que las versiones anteriores de Excel el número de filas era menor que en las actuales y los pc no tenían tanta capacidad como los de ahora, estas limitaciones me ayudaron a construir herramientas con Excel mejor estructuradas y más optimizadas para conseguir los objetivos de ahorro de tiempo y fiabilidad de la información.

Con el paso de tiempo he trabajado con todo tipo de ERPs y programas de gestión, SAP, Navision, ODOO y para el trabajo de análisis y control de la información, así como para realización de informes y simuladores, siempre utilizábamos Excel.

La tecnología avanza mucho, yo mismo he intentado adaptar aplicaciones que realizo en Excel a programas de gestión pero en muchos casos no vale la pena la inversión y el esfuerzo. Excel es tan dinámico y gestiona tan bien la información que no vale la pena integrar ciertas funciones en el ERP.

¿Te imaginas un sistema de costes full costing en un ERP? Con todos los repartos de costes, los inductores de costes y toda la estructura de este tipo de sistemas de información.

En la mayoría de ERPs con los que he trabajado he tenido que obtener la información de las tablas por odbc para volcarlas en Excel y realizar un trabajo que en el ERP requeriría una elevada inversión en tiempo y dinero.

Durante estos años he creado mi propia técnica a la hora de construir aplicaciones con Excel, ya no son solo hojas, sino que son herramientas de gestión que están utilizando empresas de todo tipo y tamaño. Estas herramientas tienen una combinación de una gran variedad de recursos y funciones que dispone Excel como son fórmulas, tablas dinámicas, macros. Pero lo que mejor funciona al final en este tipo de aplicaciones es la simplicidad, no complicarse la vida con funciones y estructuras complejas.

Cuanto más clara y más sencilla sea la hoja Excel mayor partido le sacarás.

Ten claro el objetivo de tu hoja o aplicación Excel y trata de conseguir ese objetivo con los pasos más sencillos posibles. No conviertas tu Excel en un kraken.

Más información sobre el área Control Financiero y de Gestión (Controlling)

 

Si necesitas ayuda con alguna aplicación con Excel o necesitas crear una desde cero, puedes ponerte en contacto conmigo.

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