Cómo elaborar un presupuesto económico-financiero y no morir en el intento

By Dani Granero
In Control de Gestión
May 21st, 2019
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Cómo elaborar un presupuesto económico-financiero y no morir en el intento

A la hora de crear un presupuesto te puedes ayudar de cualquier herramienta informática que te facilite la tarea, recordemos que no hace demasiados años esta tarea se realizaba en papel con lápiz para poder borrar en caso de errores y calculadora de mano, por lo que tenemos suerte actualmente de disponer de herramientas que nos permiten realizar el trabajo en mucho menos tiempo, con menos esfuerzo y con controles que garanticen cero fallos.

Tal como he comentado hace solo 40 años los presupuestos de las grandes empresas se elaboraban y reportaban en papel, ¿te imaginas hacer este tipo de trabajo ahora? Había empleados dedicados todo el tiempo al mantenimiento del reporting, qué gasto tan importante realizaban las empresas en esta tarea, tal vez porque la consideraban muy importante, ¿no crees?

 

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Ahora somos muy afortunados de no tener que hacer este tipo de trabajo a mano y en papel, tan solo necesitamos invertir un poco de tiempo en la configuración inicial ya que el mantenimiento del sistema es prácticamente automático, puedes ver un vídeo en el siguiente enlace. Ver ejemplo Herramienta Excel CRA Pro V2019 M7 control presupuestario

Antes que nada, me gustaría comentarte que una de las finalidades del presupuesto es ser una herramienta de mejora para detectar oportunidades, eliminar el desperdicio o mejorar la rentabilidad y competitividad de la empresa. El presupuesto no debería ser no un arma de presión y fiscalización que ahogue las iniciativas y las mejoras que puedan aportar los empleados.

Independientemente del sistema informático o si eres un nostálgico volver a la utilización del papel, el lápiz, la goma de borrar y la calculadora hay que tener en cuenta los siguientes aspectos a la hora de elaborar un presupuesto.

Puedes apoyarte en información histórica y ajustarla con nuevos objetivos intentado que sean SMART. Specific (específico), Measurable (medible), Achievable (realizable), Realistic (realista) y Time-Bound (limitado en tiempo)

Hay empresas que no tienen en cuenta la información histórica y cada ejercicio construyen el presupuesto desde cero.

Construye un modelo con una estructura que te facilite el análisis, el control y tener visión de los aspectos económicos clave de la empresa. Ingresos, costes directos, margen bruto, costes de estructura, amortizaciones, costes financieros, gastos extraordinarios, resultado antes y después de impuestos…

Trata de alinear los objetivos del presupuesto con los del plan estratégico o business plan.

Prepara un plan de acciones a seguir para la consecución de los objetivos y un plan de medidas correctoras en función de la evolución de los resultados reales con los presupuestados.

Asigna responsables a los distintos objetivos del presupuesto y hazlos participe tanto en la elaboración como en la ejecución y el control. Pero no olvides que el presupuesto es un objetivo global y no departamental o por áreas, la finalidad es trabajar en equipo para conseguir un bien común.

Una vez puesto en marcha el control presupuestario analiza las desviaciones, detecta las causas, y aplica medidas correctoras en el caso de desviaciones negativas para intentar revertir la situación.

Considera la posibilidad de aplicar técnicas de control presupuestario más avanzadas que te permitan tener una mayor visibilidad y una anticipación de los resultados para una mejor tomar de decisiones. Ver ejemplo de cómo gestionan el presupuesto grandes empresas.

En la medida de lo posible combina el presupuesto con otras herramientas de gestión que están relacionadas como por ejemplo el Cuadro de Mando Integral, las Previsiones de Tesorería, o el análisis de ratios financieros.

También considera herramientas más operativas como el cálculo de costes de productos y/o servicios y el análisis de rentabilidad de productos, clientes, comerciales, zonas geográficas, canales de venta….

 

Si todavía no dispones de un sistema de control presupuestario en tu empresa, descubre aquí un sistema sencillo de implementar, un sistema que no requiere un gran esfuerzo ni recursos en su mantenimiento. Herramienta Excel CRA Pro V2019 M7 control presupuestario

 

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Publicado por: Dani Granero

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