Contabilidad Analítica ¿Qué es y en qué puede beneficiar a tu empresa?

En una empresa hay 2 clases de contabilidad, la contabilidad financiera y la contabilidad analítica, y en algunas empresas se podría desprender de la contabilidad analítica una tercera clase que sería la contabilidad de costes. Las tres clases de contabilidad tienen relación entre sí, se alimentan de información unas de otras, pero lo que las diferencia es el uso que se hace de cada una de ellas.

La primera contabilidad, la que utiliza cualquier empresa es la contabilidad financiera, es la contabilidad oficial y obligatoria, la que está legislada y la que se utiliza para presentar impuestos, libros oficiales (pérdidas y ganancias, balances, memoria…) para organismos públicos, accionistas, entidades bancarias…. La contabilidad de toda la vida. La de las facturas y los asientos contables.

Pero la contabilidad financiera en muchas ocasiones no satisface la necesidad información para la gestión interna que demandan los gerentes, ejecutivos o responsables de departamentos.

 

relación contabilidad analítica y contabilidad financiera

 

Definición de Contabilidad Analítica

Se podría definir como la contabilidad interna que proporciona información para el control, el análisis y ayuda en el proceso de toma de decisiones a los responsables de ejecutar la estrategia en la empresa.

La contabilidad analítica se nutre principalmente de información de la contabilidad financiera, pero con la posibilidad de adaptarla según sus necesidades de gestión.

En la contabilidad financiera la fuente más importante de información son los apuntes contables que se generan de los hechos económicos que se producen en la empresa, facturas emitidas, facturas recibidas, cobros, pagos, contabilización sueldos y salarios, liquidación impuestos, contabilización amortización activos, prestamos, deudas, aportaciones de capital, valor existencias… La contabilidad tiene su normativa, su clasificación se realiza con cuentas contables o subcuentas.

Pero tal como he comentado esta información es demasiado agregada para la gestión interna de las empresas. Para ello la información contable principalmente la correspondiente a la de ingresos y gastos requiere de una clasificación más detallada, requiere de más dimensiones. La clasificación la organiza la empresa en función de lo que espera gestionar. Las dimensiones pueden ser cuentas analíticas, centros de costes, departamentos, proyectos, centros de responsabilidad, unidades o líneas de negocio, centros de beneficios…

 

dimensiones contabilidad analítica

 

¿Por qué utilizar la Contabilidad Analítica?

La contabilidad analítica nos permite utilizar la información en diferentes situaciones, se pueden establecer objetivos (situación deseada), previsiones (situación que espera que vaya a ocurrir) y datos reales (situación que ya ha ocurrido)

Y además nos permite realizar comparaciones entre las distintas situaciones. Reales Vs Objetivos, reales Vs previsiones, Previsiones Vs objetivos.

Todo esto nos lleva a poder trabajar con diferentes estados temporales, lo que nos permite poder analizar el pasado, controlar el presente y predecir el futuro.

Podemos utilizar las dimensiones anteriormente mencionadas para conseguir un óptimo análisis.

Un ejemplo muy sencillo de contabilidad analítica sería, realizar un presupuesto de los ingresos y gastos que va a tener un proyecto y compararlo con los ingresos y gastos reales (los datos reales se originan desde la contabilidad financiera)

 

 

Mejor sistema control presupuestario excel

 

Gestión rentabilidad proyectos excel

 

Ver vídeo de ejemplo de contabilidad analítica en proyectos.

¿Qué software se utiliza para gestionar la contabilidad analítica?

Actualmente la mayoría de programas de contabilidad, gestión y ERPs permiten el registro de cuentas analíticas en los apuntes contables o en otro tipo de información, generando lo que se denominan apuntes analíticos.

Los apuntes analíticos, deben tener la estructura adecuada para la información que se pretenda gestionar. Por ejemplo, poder clasificar apuntes contables por cuentas analíticas y líneas de negocio, esto sería una clasificación de 2 dimensiones.  Los apuntes analíticos además de la asignación de las dimensiones también pueden llevar incluida información muy importante para cualquier tipo de análisis como por ejemplo el cliente, el proveedor, el producto, el empleado, el comercial….

 

Ver ejemplo de cuentas analíticas con el ERP ODOO.

 

Otro tipo de ejemplo de cuentas analíticas en un ERP como ODOO sería la asignación de proyectos a los ingresos y gastos contables, de esta forma se podría saber el margen real que general el proyecto, un tipo de información que la contabilidad financiera no proporciona.

 

 

También nos puede interesar clasificar los gastos contables por centros de costes para utilizar la información en la contabilidad de costes, por ejemplo para el cálculo del coste de fabricación de un producto compuesto por costes directos y costes indirectos de fabricación.

 

Por lo tanto, podemos utilizar el programa de gestión o ERP para la clasificación analítica y la generación de informes, también podemos exportar los apuntes analíticos a un libro Excel para un tratamiento de la información más dinámica o podemos utilizar otros sistemas de informes conectados al ERP como Power BI. Obviamente cuanto más compleja y avanzada sea el software utilizado mayor será el coste.

Por esa razón muchas empresas utilizan hojas de cálculo Excel para gestionar la Contabilidad Analítica, esto dependerá mucho del tamaño de la empresa, su necesidad de gestión y el presupuesto que tengan para realizar inversiones en esta área.

 

¿Quién utiliza en la empresa la contabilidad analítica?

La contabilidad analítica no es exclusiva de la plana mayor de la empresa, en realidad puede y debería utilizarla todo el personal que esté involucrado en la gestión de la empresa. La contabilidad analítica se puede desglosar por áreas, departamentos o centros de responsabilidad. Asignando objetivos a los responsables e involucrando al personal en los planes de acción para la consecución de los objetivos. A nivel departamental la información es más detallada que a nivel gerencial. La gerencia suele tener una visión global e información más agregada. Pero son los departamentos los que deben disponer de información para su gestión del día a día y así poder evaluar su desempeño para conseguir los objetivos marcados.

 

¿Quién es el responsable de organizar y dirigir la contabilidad analítica?

 

Esta función suele recaer en el Controller de Gestión de la empresa o el Controller Financiero, en el caso de que este rol no exista en la empresa, es habitual que lo asuma el Director Financiero o en su defecto el Responsable de Administración.

 

Ejemplos de informes obtenidos con la Contabilidad Analítica

Cuenta Explotación Analítica Informes Trimestrales

Cuenta Explotación Analítica con varias líneas de negocio

 

Cuenta Explotación Analítica + Control presupuestario estándar YTD

 

Cuenta Explotación Analítica + Control presupuestario FYFCST Versión Enterprise

 

Cómo elaborar un buen informe en una empresa

Un informe es una presentación de una situación generado a través del análisis de la información de la empresa.

La presentación de la información debe ser clara, compacta, visual, fácil de entender por parte de los usuarios finales.

El informe debe cumplir una función u objetivo, que es la de facilitar ayuda en la planificación, el control, el análisis y la toma de decisiones en base a la información presentada

Normalmente el usuario final del informe no es el preparador del mismo.

 

ejemplo-informe-área-controlling-en-una-empresa

 

El informe debe tener los gráficos justos para resaltar los datos más importantes. Realizar muchos gráficos para intentar que quede más profesional, bonito y lleno de colores no es práctico, puede confundir y cargar de elementos innecesarios el informe.

 

ejemplo-informe-área-controlling-en-una-empresa-2

 

Tampoco incluyas demasiado texto, ni demasiadas cifras, solo aquello realmente relevante que van a facilitar la comprensión de la información y así los usuarios finales se podrán hacer una composición de lugar para tener claro las acciones que deben tomar.

Un informe debe exponer aquello que únicamente el usuario va a utilizar, no lo completes con datos innecesarios, solo aquellos datos claves, los que realmente importan, ni más ni menos. Solo datos útiles que dan sentido al informe. Aquellos para cumplir con el objetivo para el que ha sido elaborado.

Los informes pueden trabajar con datos pasados o históricos, datos futuros o una combinación de ambos.

 

Ejemplo Informe resumido área Controlling

 

4 herramientas de gestión imprescindibles para mejorar los resultados de la empresa

Hace ya un tiempo el Responsable del Departamento de Administración de una empresa ubicada en Madrid se puso en contacto conmigo para que le recomendase qué aplicaciones le resultarían de utilidad para mejorar la gestión y los resultados de su empresa.

La empresa disponía de un ERP, un sistema de gestión integrado que procesaba un gran volumen de información. Sin embargo, la empresa carecía de experiencia en el área de Control de Gestión, no disponía de la figura del Controlller por lo que la información que manejaban para el análisis, el control y la toma de decisiones eran listados e informes estándar que descargaban o imprimían desde el ERP. Disponían de un sistema Business Intelligence para el análisis del gran volumen de información, pero carecían de los instrumentos necesarios que les permitiese gobernar la nave hacia la dirección que querían.

Una vez mantenida la conversión y habiéndome presentado la información disponible le sugerí 4 herramientas o sistemas que le podrían facilitar la gestión para mejorar los resultados de la empresa.

La primera herramienta que le sugerí fue el Cuadro de Mando Integral, un modelo adaptado al control de indicadores que medían el desempeño de su estrategia utilizando la información disponible en su ERP. Ver aplicación estándar Cuadro Mando Integral M1

 

Panel-Control-Cuadro-Mando-Integral-2019-Plantilla-Excel

 

La segunda herramienta que le recomendé fue una aplicación para llevar el control presupuestario y el control comparativo de la cuenta de resultados analítica en línea con los objetivos propuestos en el Cuadro de Mando Integral. Ver Sistema Control presupuestario 

 

reporting-control-presupuestario-y-análisis-desviaciones-plantilla-excel.

 

La tercera herramienta era la planificación de tesorería. Ver aplicación estándar Previsiones de Tesorería

consulta-previsión-tesorería-global

 

Y por último y como cuarta herramienta el reporting de rentabilidades a nivel de productos, clientes, comerciales, canales de venta y zonas geográficas, incluyendo la construcción de un sistema de costes para tener un cálculo más preciso de los mismos. Ver ejemplo sistema de costes

 

simulador-márgenes-pedidos-venta-empresa-fabricación-cristal

 

El responsable del Departamento de Administración coincidió conmigo que era exactamente lo que su empresa necesitaba, estas herramientas serían la brújula que les permitiría navegar en la correcta dirección.

La empresa no disponía en ese momento el tiempo ni los recursos suficientes para la puesta en marcha y el mantenimiento de los sistemas, así que contaron conmigo para realizar estas funciones.

Actualmente se están configurando, adaptando y poniendo en marcha las 4 herramientas.

Cuenta Analítica Resultados para varias líneas y sublíneas de negocio

Hay empresas que necesitan desglosar la Cuenta de Resultados Analítica en diferentes líneas de negocio para tener una mejor visión de los resultados de la actividad. Las líneas de negocio utilizan los mismos datos contables por lo que el desglose se tiene que realizar fuera del programa de contabilidad, a no ser que en cada apunte o registro contable se desglose con cada línea de negocio en el programa de contabilidad.

Este proceso puede que no interese realizarlo debido al incremento de tiempo de trabajo administrativo que supondría por lo que en términos de economía interesa más realizarlo de forma externa aplicando un porcentaje de reparto o de asignación de cada cuenta contable y cuenta analítica asignada a su correspondiente línea o unidad de negocio.

 

Pero se pueden dar casos más complejos y enrevesados cuando además de líneas de negocio principales también hay sublíneas de negocio dependientes de las líneas de negocio principales.

Esto significa que adicionalmente a la asignación de porcentajes de reparto a las líneas de negocio principales, el saldo originado por el reparto de primer nivel posteriormente hay que realizar un reparto de segundo nivel.

En el siguiente vídeo se puede ver el caso de asignación o reparto a 3 líneas de negocio principales, 7 sublíneas de negocio dependientes de la línea de negocio principal A y 3 sublíneas de negocio dependientes de la línea de negocio principal B.

La siguiente versión Cuenta Resultados Analítica V2019 M3, permite la asignación de una única cuenta analítica para cuenta contable, esto cambia en las siguientes versiones.

El resultado final es una cuenta de resultados analítica con 13 líneas de negocio y una consolidada o general, en total 14 cuentas de resultados analíticas, alimentadas con una única contabilidad.

Otra de las ventajas de utilizar una Cuenta Analítica de resultados es la posibilidad de periodificar gastos ya realizados evitando de esta forma entrar en conflicto con la legislación contable y también la posibilidad de realizar previsiones y periodificarlas.

El objetivo de la Cuenta de Resultados Analítica es mostrar una imagen real y lógica de dónde gana o pierde dinero la empresa, una herramienta que además de controlar y analizar, permite tomar decisiones.

Una Cuenta de Resultados Analítica se puede adaptar para realizar simulaciones sobre precios de venta, decisiones sobre gastos, previsiones sobre gastos… y de esta forma analizar los resultados dependiendo de los escenarios.

A lo largo de mi etapa profesional ha habido empresas que han confiado en la construcción de simuladores que permiten generar escenarios de resultados en función de parámetros de toma de decisiones como por ejemplo variaciones de precios, reducción costes materias primas, incremento del coste del personal, reducción de gastos de estructura, reducción de costes financieros….

 

Aquí os dejo algunas imágenes de la aplicación Cuenta de Resultados Analítica V2019 M3 y más abajo tenéis disponible un vídeo que muestra a fondo el funcionamiento de la herramienta.

 

 

Cuenta-Analítica-Resultados-V2019-M3

 

registro-datos-contables-Cuenta-Analítica-Resultados-V2019-M3

 

reparto-líneas-negocio-primer-nivel-Cuenta-Resultados-Analítica-V2019-M3

 

repoting-y-gráficos-de-análsis-Cuenta-Resultados-Analítica-V2019-M3

 

Cuenta-Analítica-Resultados-Consolidada-V2019-M3

 

Vídeo sobre el funcionamiento de la aplicación

Dashboard de Indicadores de Gestión comparativo anual

Si todavía no te has atrevido a trabajar con objetivos o con un presupuesto, tal vez te convenga realizar análisis comparativo de varios años de los indicadores clave de la empresa.

Muchas empresas comparan sus resultados respecto a los obtenidos el año anterior en lugar de hacerlo respecto a un objetivo previamente predefinido.

En este caso no se utilizan los indicadores clave para medir la estrategia.

En lugar de ir hacia el “qué se quiere conseguir”, en base a decisiones tomadas sin una estrategia se va en la dirección “cómo estamos respecto al año anterior con las decisiones que se han tomado”

El desempeño se mide en función a lo que se consiguió en un periodo anterior, un sistema adecuado para pequeñas y medianas empresas que no definen objetivos, sino que se valen de la intuición y la experiencia.

La herramienta ideal para comparar resultados de indicadores año actual vs año anterior es un Dashboard o cuadro de mando que estructure la presentación de la información de forma que no quede un “pegote” sin sentido, sino que tenga una estructura lógica de acuerdo a como solemos analizar la información para la toma de decisiones.

La forma lógica de análisis es en primer lugar una visión global de lo que está ocurriendo con la forma más simplificada posible, lo primero que tiene que ver un Gerente no es el detalle de un gran número de indicadores o infinidad de informes, si fuese así el tiempo dedicado a esta revisión sería muy elevado y no es tarea del Gerente realizar este tipo de análisis.

Lo primero que tiene que ver un Gerente es el resumen de lo que está pasando, un resumen  con información agregada y un sistema de señales o alertas que le indiquen rápidamente que está yendo bien o dónde se está fallando o existe un problema.

Visualmente tiene que ser muy gráfico para que no se invierta demasiado tiempo en algo que se puede realizar de forma eficiente.

 

Analisis-detallado-indicadores-Scorecard-Plantilla-Excel

 

Si el Gerente necesita profundizar en los indicadores que funcionan adecuadamente o los que necesitan ser revisados para impulsar alguna acción correctiva, puede acceder al detalle de la información en la que podrá comparar tanto lo que ha pasado mensualmente respecto al mismo periodo del año anterior como a la información acumulada.

El mismo dashboard permite la gestión de acciones correctivas, por lo que se puede evaluar la eficacia de las acciones en el análisis comparativo.

¿Te has planteado el coste económico de una decisión errónea debido a la información que gestionas?

En las empresas tomamos decisiones en base a la información que gestionamos. Cuando una empresa nace y no dispone de mucha información generada por la actividad, lo que hace es realizar simulaciones basadas en previsiones generando diferentes escenarios que se puedan dar, la información se suele obtener de actividades o empresas similares, estudios de mercado, estudios de viabilidad, suposiciones, experiencia de trabajo en otras empresas…

Pero cuando la empresa ya tiene recorrido y genera su propia información podemos utilizarla para ir ajustando las previsiones y los escenarios creados al inicio.

Gran parte de las decisiones importantes que tomará la empresa y que afectarán a su futuro dependerá del tratamiento de la información generada contrastada con las hipótesis iniciales.

El cómo se trate la información generada puede afectar al resultado de la toma de decisiones.

Si por ejemplo, somos una empresa de fabricación y no tenemos un buen sistema de cálculo de costes, no tenemos los costes actualizados, o no tenemos en cuenta previsiones que puedan afectar a los costes podemos tomar decisiones erróneas sobre el precio de venta, márgenes, previsiones de ventas, inversiones, contrataciones…

¿Cuál es el coste económico de una decisión errónea basada en la gestión de la información?

En algunos casos el coste económico puede ser la desaparición de la empresa, en otros casos tan solo un resultado negativo en la cuenta de resultados y en otros casos una simple advertencia de que hay que tratar con mucho cuidado la información que se gestiona para la toma de decisiones.

Cuando la empresa crece y avanza, el número de variables a gestionar se multiplican, cada vez cuesta más controlar y analizar toda la información que fluye por la empresa.

No toda la información que circula por la empresa tiene la misma relevancia a la hora de impactar sobre los resultados de la empresa.

Por esta razón hay que distinguir entre información crítica e información con la que la empresa podría vivir sin ella ya que no tiene un gran impacto en los resultados de la empresa.

La información crítica es aquella que puede hacer que la cuenta de resultados o la tesorería se vean seriamente afectadas. Por lo que es información que hay que tratar como si fuese un tesoro.

¿Vale la pena invertir en la información crítica para reducir el riesgo de equivocación en la toma de decisiones? Toda inversión hay que evaluarla teniendo en cuenta el retorno, si el retorno en este caso es la reducción del coste económico generado por una decisión errónea, entonces el retorno puede ser muy alto.

Muchas veces se invierte elevados importes en sistemas de información sin haber evaluado seriamente el tratamiento de la información crítica para la toma de decisiones. Puede pasar entonces que a pesar de haber realizado una alta inversión en un sistema de información las decisiones sigan siendo erróneas por lo que el problema en lugar de solucionarse se agrava.

Independientemente del sistema de información a utilizar es recomendable detectar cual es la información crítica en tu empresa, qué información es la que puede hacer que ganes o pierdas dinero y tratarla como uno de los mejores activos de los que puede disponer la empresa.

Invierte lo que necesite esta información para reducir el riesgo de equivocación en la toma de decisiones, si el riesgo de tomar decisiones erróneas se reduce habrás hecho un buen negocio.

En mi época como consultor las empresas con serios problemas de resultados tenían un mismo patrón, no gestionaban la información crítica con la dedicación y los recursos que necesitaba y en consecuencia esto les hacía tomar decisiones a ciegas o generaban una información poco fiable que les hacía tomar decisiones erróneas que afectaban negativamente a los resultados.

Más información sobre el área Control Financiero y de Gestión (Controlling)

 

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