Contabilidad Analítica ¿Qué es y en qué puede beneficiar a tu empresa?

En una empresa hay 2 clases de contabilidad, la contabilidad financiera y la contabilidad analítica, y en algunas empresas se podría desprender de la contabilidad analítica una tercera clase que sería la contabilidad de costes. Las tres clases de contabilidad tienen relación entre sí, se alimentan de información unas de otras, pero lo que las diferencia es el uso que se hace de cada una de ellas.

La primera contabilidad, la que utiliza cualquier empresa es la contabilidad financiera, es la contabilidad oficial y obligatoria, la que está legislada y la que se utiliza para presentar impuestos, libros oficiales (pérdidas y ganancias, balances, memoria…) para organismos públicos, accionistas, entidades bancarias…. La contabilidad de toda la vida. La de las facturas y los asientos contables.

Pero la contabilidad financiera en muchas ocasiones no satisface la necesidad información para la gestión interna que demandan los gerentes, ejecutivos o responsables de departamentos.

 

relación contabilidad analítica y contabilidad financiera

 

Definición de Contabilidad Analítica

Se podría definir como la contabilidad interna que proporciona información para el control, el análisis y ayuda en el proceso de toma de decisiones a los responsables de ejecutar la estrategia en la empresa.

La contabilidad analítica se nutre principalmente de información de la contabilidad financiera, pero con la posibilidad de adaptarla según sus necesidades de gestión.

En la contabilidad financiera la fuente más importante de información son los apuntes contables que se generan de los hechos económicos que se producen en la empresa, facturas emitidas, facturas recibidas, cobros, pagos, contabilización sueldos y salarios, liquidación impuestos, contabilización amortización activos, prestamos, deudas, aportaciones de capital, valor existencias… La contabilidad tiene su normativa, su clasificación se realiza con cuentas contables o subcuentas.

Pero tal como he comentado esta información es demasiado agregada para la gestión interna de las empresas. Para ello la información contable principalmente la correspondiente a la de ingresos y gastos requiere de una clasificación más detallada, requiere de más dimensiones. La clasificación la organiza la empresa en función de lo que espera gestionar. Las dimensiones pueden ser cuentas analíticas, centros de costes, departamentos, proyectos, centros de responsabilidad, unidades o líneas de negocio, centros de beneficios…

 

dimensiones contabilidad analítica

 

¿Por qué utilizar la Contabilidad Analítica?

La contabilidad analítica nos permite utilizar la información en diferentes situaciones, se pueden establecer objetivos (situación deseada), previsiones (situación que espera que vaya a ocurrir) y datos reales (situación que ya ha ocurrido)

Y además nos permite realizar comparaciones entre las distintas situaciones. Reales Vs Objetivos, reales Vs previsiones, Previsiones Vs objetivos.

Todo esto nos lleva a poder trabajar con diferentes estados temporales, lo que nos permite poder analizar el pasado, controlar el presente y predecir el futuro.

Podemos utilizar las dimensiones anteriormente mencionadas para conseguir un óptimo análisis.

Un ejemplo muy sencillo de contabilidad analítica sería, realizar un presupuesto de los ingresos y gastos que va a tener un proyecto y compararlo con los ingresos y gastos reales (los datos reales se originan desde la contabilidad financiera)

 

 

control presupuestario

Previsiones Tesorería

 

Ver vídeo de ejemplo de contabilidad analítica en proyectos.

¿Qué software se utiliza para gestionar la contabilidad analítica?

Actualmente la mayoría de programas de contabilidad, gestión y ERPs permiten el registro de cuentas analíticas en los apuntes contables o en otro tipo de información, generando lo que se denominan apuntes analíticos.

Los apuntes analíticos, deben tener la estructura adecuada para la información que se pretenda gestionar. Por ejemplo, poder clasificar apuntes contables por cuentas analíticas y líneas de negocio, esto sería una clasificación de 2 dimensiones.  Los apuntes analíticos además de la asignación de las dimensiones también pueden llevar incluida información muy importante para cualquier tipo de análisis como por ejemplo el cliente, el proveedor, el producto, el empleado, el comercial….

 

Ver ejemplo de cuentas analíticas con el ERP ODOO.

 

Otro tipo de ejemplo de cuentas analíticas en un ERP como ODOO sería la asignación de proyectos a los ingresos y gastos contables, de esta forma se podría saber el margen real que general el proyecto, un tipo de información que la contabilidad financiera no proporciona.

 

 

También nos puede interesar clasificar los gastos contables por centros de costes para utilizar la información en la contabilidad de costes, por ejemplo para el cálculo del coste de fabricación de un producto compuesto por costes directos y costes indirectos de fabricación.

 

Por lo tanto, podemos utilizar el programa de gestión o ERP para la clasificación analítica y la generación de informes, también podemos exportar los apuntes analíticos a un libro Excel para un tratamiento de la información más dinámica o podemos utilizar otros sistemas de informes conectados al ERP como Power BI. Obviamente cuanto más compleja y avanzada sea el software utilizado mayor será el coste.

Por esa razón muchas empresas utilizan hojas de cálculo Excel para gestionar la Contabilidad Analítica, esto dependerá mucho del tamaño de la empresa, su necesidad de gestión y el presupuesto que tengan para realizar inversiones en esta área.

 

¿Quién utiliza en la empresa la contabilidad analítica?

La contabilidad analítica no es exclusiva de la plana mayor de la empresa, en realidad puede y debería utilizarla todo el personal que esté involucrado en la gestión de la empresa. La contabilidad analítica se puede desglosar por áreas, departamentos o centros de responsabilidad. Asignando objetivos a los responsables e involucrando al personal en los planes de acción para la consecución de los objetivos. A nivel departamental la información es más detallada que a nivel gerencial. La gerencia suele tener una visión global e información más agregada. Pero son los departamentos los que deben disponer de información para su gestión del día a día y así poder evaluar su desempeño para conseguir los objetivos marcados.

 

¿Quién es el responsable de organizar y dirigir la contabilidad analítica?

 

Esta función suele recaer en el Controller de Gestión de la empresa o el Controller Financiero, en el caso de que este rol no exista en la empresa, es habitual que lo asuma el Director Financiero o en su defecto el Responsable de Administración.

 

Ejemplos de informes obtenidos con la Contabilidad Analítica

Cuenta Explotación Analítica Informes Trimestrales

Cuenta Explotación Analítica con varias líneas de negocio

 

Cuenta Explotación Analítica + Control presupuestario estándar YTD

 

Cuenta Explotación Analítica + Control presupuestario FYFCST Versión Enterprise

 

La Contabilidad Analítica: Dashboards e Indicadores de Gestión

Si todavía no te has atrevido a trabajar con objetivos o con un presupuesto, tal vez te convenga realizar análisis comparativo de varios años de los indicadores clave de la empresa.

Muchas empresas comparan sus resultados respecto a los obtenidos el año anterior en lugar de hacerlo respecto a un objetivo previamente predefinido.

En este caso no se utilizan los indicadores clave para medir la estrategia.

En lugar de ir hacia el “qué se quiere conseguir”, en base a decisiones tomadas sin una estrategia se va en la dirección “cómo estamos respecto al año anterior con las decisiones que se han tomado”

El desempeño se mide en función a lo que se consiguió en un periodo anterior, un sistema adecuado para pequeñas y medianas empresas que no definen objetivos, sino que se valen de la intuición y la experiencia.

La herramienta ideal para comparar resultados de indicadores año actual vs año anterior es un Dashboard o cuadro de mando que estructure la presentación de la información de forma que no quede un “pegote” sin sentido, sino que tenga una estructura lógica de acuerdo a como solemos analizar la información para la toma de decisiones.

La forma lógica de análisis es en primer lugar una visión global de lo que está ocurriendo con la forma más simplificada posible, lo primero que tiene que ver un Gerente no es el detalle de un gran número de indicadores o infinidad de informes, si fuese así el tiempo dedicado a esta revisión sería muy elevado y no es tarea del Gerente realizar este tipo de análisis.

Lo primero que tiene que ver un Gerente es el resumen de lo que está pasando, un resumen  con información agregada y un sistema de señales o alertas que le indiquen rápidamente que está yendo bien o dónde se está fallando o existe un problema.

Visualmente tiene que ser muy gráfico para que no se invierta demasiado tiempo en algo que se puede realizar de forma eficiente.

 

Analisis-detallado-indicadores-Scorecard-Plantilla-Excel

 

Si el Gerente necesita profundizar en los indicadores que funcionan adecuadamente o los que necesitan ser revisados para impulsar alguna acción correctiva, puede acceder al detalle de la información en la que podrá comparar tanto lo que ha pasado mensualmente respecto al mismo periodo del año anterior como a la información acumulada.

El mismo dashboard permite la gestión de acciones correctivas, por lo que se puede evaluar la eficacia de las acciones en el análisis comparativo.

Más información sobre el área Control Financiero y de Gestión (Controlling)

 

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