Errores comunes cometidos por usuarios en el ERP ODOO

Errores comunes cometidos por usuarios en el ERP ODOO

Como ya sabréis un ERP es un sistema que integra la información y procesos de distintas áreas de la empresa, un ERP está diseñado para que puedan trabajar usuarios de distintos departamentos de forma centralizada. Al ser procesos centralizados, encadenados unos con otros y controlados a través de estados o fases cuando un usuario comete un error e intenta rectificarlo el usuario se da cuenta de que la rectificación no es tan fácil como pueda ser en un programa de gestión específico o una hoja de cálculo.

 

errores-usuarios-erp-odoo

 

En el ERP se antepone lo primero de todo la seguridad, por defecto el ERP está diseñado para que un usuario no modifique los datos registrado cuando le de la gana o lo convenga. Si un usuario comete muchos fallos y tiene que estar continuamente corrigiendo la empresa debería aplicar acciones correctivas para evitar que ocurra.

Llevo ya unos cuantos años implantando el ERP ODOO en las empresas y en la mayoría de ellas el número de errores cometidos por los usuarios es altísimo. La mayor parte de los usuarios se quejan de las dificultades que tienen a la hora de rectificar el error en el ERP. Pero lo que no entienden es que el ERP está diseñado para evitar que cometas errores y que no puedas realizar modificaciones una vez registrada.

Imagina que los usuarios pudiesen modificar datos de movimientos de stock, facturas, asientos, cobros, pagos, sin ningún tipo de control. Imagina que puedan modificar datos de facturas una vez emitidas o recibidas o habiendo liquidado los impuestos o habiendo presentado los libros oficiales

En un ERP participan muchos usuarios por lo que la seguridad de la información es lo primero, para conseguir que todo funcione correctamente es recomendable que los procesos, las funciones, los roles estén procedimentados. Que cada usuario sepa exactamente lo que tiene que hacer, cómo y cuándo lo tiene que hacer.

 

Un ERP como ODOO funciona con estados, fases o etapas, antes de validar la información siempre hay una fase previa de revisión, control o chequeo, antes de pulsar al botón de confirmación o validación del proceso el usuario tiene todo el tiempo del mundo para revisar que la información es correcta. Pero las personas somos de gatillo fácil y solemos pulsar el botón antes de revisar que toda la información esté ok.

A pesar de que el ERP ODOO esté diseñado para que no puedas rectificar fácilmente y sin control la información validada, los partners y desarrolladores han tenido que quitar todas las restricciones de seguridad para que los usuarios puedan rectificar todos los errores cometidos.

 

típicos-errores-cometidos-por-usuarios-ERP-ODOO

 

Cada vez que un usuario comete un error el tiempo y la pérdida de dinero que genera es considerable, por lo que la empresa debería aplicar métodos de control preventivos o como se suele utilizar en la terminología “lean” métodos poka-yoke para la prevención de errores.

 

Los errores más comunes que suelen cometer los usuarios en el ERP ODOO:

  • Crear una cuenta contable de forma errónea
  • Emitir una factura sin haber registrado el CIF correctamente en la ficha del cliente
  • No registrar correctamente los datos de un cliente o un proveedor
  • Duplicar un cliente o proveedor
  • Duplicar un producto o servicio
  • Configurar erróneamente un producto o servicio
  • Creación errónea por parte de usuarios de almacenes y ubicaciones
  • Configuración errónea por parte de usuarios de impuestos y mapeos
  • Confirmar un pedido de venta con datos erróneos
  • Validar un albarán con datos erróneos
  • Validar una factura de venta con datos erróneos
  • Registrar facturas de compras con datos erróneos
  • Falta de comprensión del funcionamiento de un ERP de gestión integral

Muchos de estos errores son fácilmente evitables si la empresa se organiza apropiadamente, si se asignan funciones y roles a los usuarios y si los usuarios tienen la formación adecuada para el trabajo que van a desarrollar en el ERP.

En próximos artículos hablaré sobre estos errores y cómo solucionarlos. Aunque tal como he comentado antes, la mejor forma de solventarlos es evitar que ocurran.

 

Qué es y cómo aplicar técnicas POKA-YOKE en la gestión del ERP ODOO

Poka-Yoke es un término japonés que significa “evitar errores” empleado habitualmente en la metodología Lean y en procesos de calidad del área de fabricación.

La finalidad de esta metodología es aplicar sistemas automáticos de detección de errores para eliminarlos y llegar así a un resultado de cero defectos.

Tradicionalmente esta metodología se ha aplicado en áreas de fabricación y calidad sin embargo se puede trasladar su filosofía a otras áreas de la empresa que requieran evitar o reducir errores como por ejemplo el área de administración o contabilidad.

Un error en el área de administración o contabilidad puede tener repercusiones no tan importantes como el área de fabricación pero puede generar cierto descontento con clientes y proveedores y un consumo de tiempo de arreglo del error que podría destinarse en actividades que aportan mayor valor a la empresa.

Todo lo relacionado con errores es un “waste” o “desperdicio”, una de las funciones del controller es detectar desperdicios y minimizarlos o eliminarlos.

¿Son los errores evitables?

¿Por qué se generan los errores?

¿Se puede poner medios para evitar de forma automática los errores?

 

 

Pongamos por ejemplo el caso del ERP ODOO. El ERP ODOO es un sistema de gestión muy potente y unos de los tecnológicamente más avanzados, es un ERP open source y su base es tan abierta que si no se configura y se gestiona adecuadamente puede dar lugar a muchos errores.

 

En el ERP ODOO por defecto se puede crear una ficha de cliente con exactamente los mismos datos que un cliente ya existente incluido el nombre, esto puede dar lugar a duplicidades de un mismo cliente o proveedor. Y con fichas de clientes o proveedores duplicadas se puede generar o registrar facturas de un mismo cliente o proveedor con distintas fichas.

Si el error no se detecta puede dar lugar a confusiones en la información y se pueden tomar decisiones equivocadas. Por fortuna el ERP ODOO permite la fusión de empresas duplicadas, pero hay que detectarlas, comprobarlas y es una solución que se aplica una vez se detecta el error.

 

clientes-duplicados-ERP-ODOO

 

Otro caso que se da en el ERP ODOO es que cuando se da de alta una empresa (cliente o proveedor) por defecto el sistema asigna una cuenta contable general. Algunas empresas prefieren crear y asignar una cuenta contable específica.

El proceso de creación de una nueva cuenta contable para asignarla a la empresa se realiza de forma manual y esto puede generar errores como por ejemplo crear una cuenta con más o menos dígitos de los que corresponde o asignar el nombre de la cuenta en el campo código y viceversa.

Cuando el error es detectado hay que realizar rectificaciones a nivel contable y de facturas.

El tiempo que se pierde realizando estos arreglos es importante sobre todo si hay muchas facturas afectadas.

Con un simple mecanismo que evite errores a la hora de crear cuentas contables puede suponer a la empresa un importante ahorro de tiempo y en consecuencia de dinero sobre el tiempo desperdiciado a la hora de corregir los errores a posteriori.

 

errores-comunes-creación-cuentas-contables-ERP-ODOO

 

Si se pueden evitar errores en el ERP ODOO o cualquier proceso administrativo intenta poner mecanismos para que no ocurran. Corregir errores es un waste o desperdicio. El trabajo administrativo no es una actividad que genera valor añadido a la empresa por lo que minimizar o eliminar errores es importante para tener un coste óptimo.

La metodología poka-yoke se puede aplicar en cualquier área de la empresa y el controller puede contribuir a su aplicación.

 

Más información sobre ERP ODOO

 

Si necesitas más información sobre una implantación o formación no dudes en contactar conmigo.

 

Formas de Contacto

 

Visita todos los vídeos publicados en mi Canal de YouTube 

Deja un comentario

Este sitio web utiliza cookies para que usted tenga la mejor experiencia de usuario. Si continúa navegando está dando su consentimiento para la aceptación de las mencionadas cookies y la aceptación de nuestra política de cookies, pinche el enlace para mayor información.plugin cookies

ACEPTAR
Aviso de cookies