Errores que debes evitar como cliente a la hora de implantar el ERP ODOO

By Dani Granero
In ERP ODOO
Feb 25th, 2019
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Errores que debes evitar como cliente a la hora de implantar el ERP ODOO

Hay muchos factores que pueden dar al traste una implantación del ERP ODOO, hay que tener en cuenta que ODOO es un ERP muy potente como puede ser NAVISION o SAP, no es un software sencillo de implantar, muchas empresas piensan que una vez instalado ya está listo para funcionar.

Hay que recordar que un ERP no es lo mismo que un programa de gestión específico (facturación, contabilidad…) Un ERP integra todas o casi todas las áreas de la empresa de ahí su complejidad y a su vez su gran ventaja.  Ver aquí ventajas del ERP ODOO.

Por estas razones os explico en este artículo qué factores hay que tener en cuenta para no estrellarse y fracasar en la implantación del ERP ODOO.

 

 

  • Dar por hecho que la base del ERP ODOO cubrirá todas las necesidades de la empresa.

Es cierto que la base de ODOO es muy completa, por defecto puedes gestionar el CRM, realizar presupuestos comerciales y pedidos de venta, realizar movimientos de stock, facturar, realizar pedidos de compra, emitir y recibir facturas, y generar asientos contables. Pero una cosa es que se pueda realizar y otra configurarlo para que funcione adecuadamente.

ODOO es un ERP internacional por lo que es necesario recurrir a módulos de la comunidad para por ejemplo adaptarlo a la legislación contable del país.

Una vez instalas la base te das cuenta de todas las posibilidades que ofrece el ERP que son muchas, pero vas echando en falta muchas funcionalidades que facilitarían el trabajo o mejorarían la integración y la automatización de procesos. Por esta razón hay miles de módulos creados por partners o desarrolladores, y algunos casos se requiere el desarrollo de funcionalidades a medida.

Recomendación: Averigua que ofrece ODOO de base, pruébalo y pregunta por aquellas funciones que eches de menos.

 

 

  • No averiguar antes de la implantación que puede realizar o no el ERP ODOO de base

Este error va en relación con el punto anterior, antes de plantearte la implantación del ERP ODOO estúdialo muy bien, infórmate todo lo que puedas o solicita un estudio o análisis de implantación para tu empresa.

Ten cuidado a la hora de dar todo por hecho, el ERP ODOO dispone de infinidad de funciones de base y de módulos de terceros, llegar a conocer todas y cada una de las funciones es imposible y más teniendo en cuenta que prácticamente cada año se lanza una nueva versión.

No te quedes tan solo con funcionalidades generales, intenta profundizar y averiguar todo el detalle que puedas conseguir.

 

  • Esperar que el ERP ODOO funcione exactamente igual que tu anterior programa de gestión.

Este es un error típico de concepto. Las empresas están habituadas a trabajar el día a día con un sistema, está muy interiorizado en la cultura de la empresa. Cualquier cambio de sistema supone un pequeño trance en la forma que se hacían las cosas. Por lo que de forma natural los usuarios intentan que el cambio no afecte a su rutina y a su día a día, por lo que buscan y comparan lo que realizaban anteriormente de forma mecánica en el nuevo sistema y cuando no lo encuentran llega la frustración y la típica frase “este sistema no vale para nada o no funciona”.

No esperes que el nuevo sistema funcione como el anterior, en primer lugar si cambias de un programa de gestión a un ERP deberás entender que son sistemas de información y gestión completamente diferentes. En segundo lugar hay que tener en cuenta que la tecnología utilizada en el ERP ODOO es diferente a un programa de gestión de escritorio y por lo tanto muchas funcionalidades tienen el mismo fin pero se consiguen de diferente forma.

Recomendación: Si hay frustración generalizada ante el cambio la mejor medicina es la comprensión y la práctica, cuando antes empiecen los usuarios a practicar antes se reducirá la resistencia al cambio. Los usuarios deben participar activamente en la implantación y comunicar al líder del proyecto todas aquellas cuestiones sobre las que tengan dudas o no tengan claro su funcionamiento.

 

  • Esperar que el ERP solucione problemas organizativos y de gestión en la empresa.

No esperes que el ERP haga milagros, el ERP es un reflejo del funcionamiento y la gestión de la empresa, por lo que si la empresa está desorganizada y no se gestiona correctamente el ERP tampoco lo hará. La implantación de un ERP es una gran oportunidad para poner orden en la empresa, optimizar procesos, mejorar la gestión, reducir o eliminar actividades que no aportan valor… el ERP reflejará las mejoras en la empresa y podrás sacar mayor partido a sus sinergias y automatizaciones, obtendrás un mayor rendimiento del ERP.

 

  • Pensar que la empresa se tiene que adaptar al funcionamiento del ERP y no al revés.

Haz una prueba, descarga el ERP ODOO de base y practica un poco, una vez lo pruebes hazte la siguiente pregunta ¿Me puedo adaptar a esta forma de trabajar? Lo más seguro es que pienses que no y tendrás toda la razón, tal como he comentado anteriormente el ERP ODOO tiene unas funcionalidades de base y muchísimos módulos de terceros que lo complementan, además de posibles desarrollos a medida, por lo tanto hay que tener claro cómo se quiere trabajar para adaptar el ERP ODOO a las necesidades de la empresa.

 

  • Pensar que el ERP es infalible y no puede cometer fallos.

Un ERP puede contener muchos fallos, son sistemas complejos con cientos de módulos instalados e integrados, por esta razón hay que testearlo todo minuciosamente, analizar todos los casos posibles y en caso de detectar algún fallo comunicarlo para que lo solucionen. Ver técnicas POKA-YOKE para evitar errores en ERP ODOO

Ver el rol del Controller en la gestión del ERP

 

  • No realizar seguimiento en la fase de implantación y no realizar testeos de los avances del proyecto.

Si no se evalúa el proceso de implantación se entiende que todo el trabajo está siendo satisfactorio, puede ocurrir que una vez implantado y en el momento de la puesta en marcha te encuentres con sorpresas que podías haber evitado con anterioridad, correcciones en la fase de puesta en marcha pueden suponer retrasos en el lanzamiento y no cumplir los plazos pactados.

 

  • No tener bien definidos los objetivos de la implantación del ERP.

¿Por qué tu empresa necesita implantar un ERP? ¿Está la implantación del ERP alineada con los objetivos estratégicos de la empresa? ¿Va a ayudar el ERP a conseguir los objetivos de la empresa? ¿Hay una partida presupuestaria asignada a la implantación del ERP y su mantenimiento?

Ver artículo “¿Qué esperas conseguir con la implantación del ERP?”

 

  • No haber hecho un análisis coste-beneficio de la implantación del ERP.

En relación con el apartado anterior hay que hacer números y calcular los beneficios estimados que aportará el ERP a la empresa, tanto directos como indirectos, recuerda que como he comentado anteriormente la implantación de un ERP es una gran oportunidad para mejorar internamente la organización de la empresa, mejorar los procesos y la gestión, por lo que esto generará beneficios indirectos de la implantación. Después de haber calculado los beneficios analiza el tiempo que vas a necesitar para recuperar la inversión.

Si los números y los análisis son positivos, la inversión merecerá la pena.

 

  • No asignar un líder para la implantación del proyecto.

Una implantación sin un líder de proyecto claramente definido y asignado es una de las principales causas de los fracasos en la implantación de un ERP. El líder organiza, revisa, comprueba, controla plazos, evalúa avances, comunica… Si no hay líder hay anarquía y por lo tanto caos. Ver aquí las razones por las que es necesario un líder de proyecto.

 

  • No crear un listado de roles para cada uno de los usuarios de la empresa.

Si no se definen los roles se entiende que la empresa no tiene definidos los procedimientos internos que tienen que realizar cada uno de los usuarios. ¿Qué tiene que hacer el responsable de almacén? ¿y los encargados? ¿y los operarios? ¿Qué puede ver o registrar cada uno de ellos? ¿Todos los pueden realizar todo tipo de tareas, pueden ver toda la información del ERP, tienen acceso a configuraciones?

 

  • No haber creado un mapa de flujo de procesos que de visión del ERP en su conjunto o los procesos clave de la empresa.

Un mapa de procesos es fundamental para entender cómo va a funcionar el ERP una vez puesto en marcha. Es una herramienta imprescindible en la fase de análisis ya que permite analizar gráfica y visualmente cómo se espera que trabaje el ERP.

 

  • No entender los mecanismos contables y el área económico-financiera del ERP

No funciona igual un programa de contabilidad específico que la contabilidad integrada en un ERP. Muchos contables se pueden llevar un susto si no han entendido y asimilado previamente su funcionamiento y las posibilidades y mejoras que aporta la integración. Tener la información contable integrada con el resto de operaciones facilita la gestión de funciones que tradicionalmente se llevaban de forma independiente al programa de gestión, una gran oportunidad para controllers, analistas y directores que requieren de informes y procesos integrados. Ver artículo Entendiendo la contabilidad del ERP ODOO

 

  • Esperar que la empresa consultora organice los trabajos de la empresa.

Es muy común que un usuario comente “dime cómo tengo que trabajar”, esto de por si ya da una idea de este tipo de error. Los consultores no tienen que decir a los usuarios cómo tienen que realizar su trabajo, por eso he comentado previamente el tema de la organización interna de la empresa, la asignación de un líder, los mapas de procesos y la asignación de roles a los distintos usuarios. La empresa consultora no tiene porque saber cómo funciona internamente la empresa por lo tanto no se puede esperar que le diga a un usuario cómo tiene que realizar su trabajo, sería una insensatez que algo así ocurriese.

 

  • Esperar que la empresa consultora realice trabajos no contemplados en la fase de diseño y no incluidos en el presupuesto de implantación.

La implantación de un ERP no es una barra libre en la que la empresa puede pedir la bebida que quiera habiendo pagado la entrada al local. Por esa razón hay que realizar una fase de análisis y tener detallado todos los requerimientos. Muchas empresas consultoras saben que la empresa siempre va a pedir cosas no contempladas en la fase de análisis por lo que trabajan con bolsa de horas, así se aseguran de no perder hasta la camisa en un proyecto y evitar las habituales confrontaciones con la empresa cuando no se dejan claras las condiciones.

 

  • Pensar que un ERP open source por tener una base gratuita y no tener que pagar licencias es un software barato.

A estas alturas imaginarás que no va a ser barato, así que no esperes una implantación operativa a un precio similar al de un programa de gestión específico. Estamos hablado de un ERP que integra la información y los procesos de todas las áreas de la empresa no un software de gestión que realiza una función específica. Implantar un ERP solo para llevar la facturación y la contabilidad es un gran error.

Piensa que un ERP puede llevar los siguientes trabajos a un consultor, análisis de requerimientos, instalación de la base, configuraciones iniciales, instalación de módulos adicionales, integración de módulos en los procesos, migración de datos, adaptación de formatos, creación de perfiles y roles, creación de plantillas, creación de formatos, desarrollos a medida, creación de informes, formación, soporte en la puesta en marcha.

 

Ver artículo ¿Cuál es el coste del ERP ODOO y cuándo se rentabiliza la inversión? El caso del área económico-financiera y contable.

 

  • Pensar que la versión más actual del ERP ODOO es la mejor.

Al ritmo que ODOO lanza nuevas versiones los consultores no tienen tiempo de adaptarse a los nuevos cambios ni migrar todos los módulos, por lo que hay versiones más maduras y estables que otras. Infórmate sobre que última versión es la más madura, la que dispone de los módulos que necesitas y la experiencia del consultor con esa versión.

Por ejemplo los partners no tuvieron tiempo de adaptarse a la versión 9 y directamente pasaron de implantar la versión 8 a la 10, pocas implantaciones hay con la versión 9, cuando la versión 10 parecía estable ODOO lanzó la versión 11 que requiere menos adaptación que en versiones anteriores y es una versión más rápida y mejorada de la 10, pero hace unos meses lanzaron la 12 y la OCA todavía no ha tenido tiempo de migrar todos los módulos de la contabilidad española, y todo parece indicar que gran parte de las mejoras de la versión 12 respecto a la 11 se han realizado para versión Enterprise (versión que si que tiene un coste de licencia por usuario)

 

  • No entender los mecanismos de integración entre las distintas áreas incluidas en el ERP.

Esto es fundamental para comprender los beneficios que el ERP puede aportar a la empresa. Una actividad en un área puede afectar al resto de áreas. Por ejemplo un pedido de ventas mal registrado implica un envío erróneo de mercancía por parte del almacén al cliente y en consecuencia la emisión de una factura errónea.

 

  • No entender las capacidades de automatización y sinergias que proporciona un ERP, así como las ventajas de la integración.

Por ejemplo, por qué registrar cobros y pagos manuales cuando se pueden realizar a través de la importación de extractos bancarios. Por qué crear cuentas contables únicas por cliente y proveedor cuando la integración permite ahorrarnos este paso administrativo y aun así llevar el mismo control contable con cuentas contables genéricas para todos los clientes o para todos los proveedores. Estudia y aprovecha todas las posibilidades que ofrece la integración y la automatización.

 

  • Pensar que todos los informes que la empresa necesita están incluidos por defecto.

Un ERP es una gigantesca base de datos con toda la información de la empresa. El ERP ofrece informes comunes en muchas empresas por defecto y además dispone de informes dinámicos parecidos a las tablas dinámicas de Excel para generar tus propios informes. Pero cuando necesitamos relacionar campos entre distintos objetos, informes complejos, o sistemas de análisis más avanzados, hay que recurrir a desarrollos a medida.

Algunas empresas optan por informes desarrollados en el propio ERP, otras por exportar a Excel la información y generar sus propios informes, otras por conectar el ERP a sistemas de informes avanzados como Power BI o Pentaho… Esto es decisión de cada empresa y depende mucho de las necesidades de cada una. Cuantos más desarrollos o conectividad se requiera mayor será el coste.

 

  • Pensar que los informes que hay de base no necesitan arreglos.

Incluso los informes que ofrece de base pueden necesitar arreglos por parte de los desarrolladores. Revísalos, compruébalos y decide si necesitan arreglos.

 

  • Pensar que un usuario de la empresa puede realizar cambios técnicos como por ejemplo modificar formatos, cambiar campos en las vistas, generar sus propios informes

El ERP ODOO es un sistema muy avanzado tecnológicamente, pero a su vez es un sistema técnicamente muy complejo. El usuario puede realizar pequeños cambios si tiene los conocimientos adecuados, pero cuidado la actualización de un módulo se puede llevar todos los cambios por delante, así que para hacer cambios estables es recomendable realizarlos desde módulos. La empresa depende completamente de los desarrolladores para realizar cualquier cambio.

 

  • No tener en cuenta el hardware necesario para hacer funcionar óptimamente el sistema.

En todos estos años he vistos instalaciones de todo tipo, algunas realizadas en un PC de la empresa que hacía las funciones de servidor. Se supone que el ERP va a soportar una gigantesca base de datos y un buen número de usuarios, asegúrate que el hardware lo va a hacer funcionar con garantías y no va a ralentizar el trabajo de los usuarios.

 

  • Implementar el ERP sobre la marcha, sin haber realizado un análisis o diseño previo.

Esto es jugársela de todas todas. Lo que puedes conseguir con este método es plazos extensos en la implantación, un coste mayor y posibles confrontaciones y conflictos con la empresa consultora.

 

  • No redactar procedimientos de trabajo de cada proceso para cada rol de usuario.

Si no se tiene claro qué pasos tiene que realizar cada usuario teniendo en cuenta todos los casos posibles lo más seguro es que el usuario se pase todo el día el teléfono preguntando a la empresa consultora o solicitando que le resuelva todas las dudas y problemas, lo que puede suponer un coste muy alto de mantenimiento y soporte para la empresa.

 

  • Esperar que la empresa consultora sea la responsable del éxito o el fracaso de la implantación del ERP

Las empresas consultoras tienen como objetivo vender y vender, y realizar los trabajos que le solicita el cliente.

Si el cliente se equivoca en la información aportada en la fase de análisis, si no asigna un líder, si no realiza seguimiento del proyecto, si no realiza testeos, si no sabe realmente cómo funciona el ERP ODOO, si no tiene claro lo que espera conseguir con el ERP, si tiene desorganización y una deficiente gestión interna, si no tiene claro los procedimientos de los empleados, si decide implantar el ERP sobre la marcha…. Posiblemente tenga bastantes papeletas de no llegar a implantar el ERP al 100% y no sacar partido a todo su potencial. En este caso no se puede hacer responsable a la empresa consultora. Se puede hacer responsable a la empresa consultora cuando se le solicita un trabajo y no lo hace correctamente o no lo hace en el plazo pactado. Pero no se le puede hacer responsable del fracaso si todos los ingredientes no se han cocinado correctamente.

 

Más información sobre ERP ODOO

 

Si necesitas más información sobre una implantación o formación no dudes en contactar conmigo. dani@cashtrainers.com

 

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Publicado por: Dani Granero

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