Excel no es un ERP es una herramienta para planificar, controlar y analizar datos

By Dani Granero
In Control Financiero y de Gestión
Jun 20th, 2019
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Excel no es un ERP es una herramienta para planificar, controlar y analizar datos

Algunas empresas me solicitan información para que Excel realice las funciones que debería realizar un ERP, esto no es recomendable ni viable. Excel no es una base de datos, es una herramienta para planificar, controlar, analizar y presentar datos.

En control de gestión se utiliza bastante Excel precisamente porque las funciones del Controller consisten en planificar, controlar, analizar y presentar datos.

A veces se puede recurrir a informes del propio ERP o sistemas de análisis de datos como Businesss Intelligence, pero en muchas ocasiones necesitamos la versatilidad y el dinamismo que ofrece Excel para realizar este tipo de trabajos.

Como podrás ver en mi página web las herramientas con las que trabajo son el ERP ODOO y Excel. Cada una tiene sus funcionalidades y se aplican de distinta forma.

Excel es muy útil en Control de Gestión para crear un sencillo cuadro de mando, un plan de tesorería, un sistema de control presupuestario, un sistema de cálculo de costes y rentabilidades… la cuestión es, ¿estas herramientas no las puede hacer el ERP? La respuesta es por supuesto que las puede hacer pero en la mayoría de casos hay que programarlo por lo que el coste puede ser bastante alto. Además suelen ser herramientas que en muchos casos requieren continuos cambios o adaptaciones por lo que el coste en el ERP se incrementa bastante.

Aquí puedes ver un ejemplo del cuadro de mando en el ERP ODOO

Y aquí puedes ver un ejemplo del cuadro de mando con Excel

 

La ventaja de realizarlo con el ERP ODOO es que la información del ERP ya está disponible para ser presentada en el cuadro de mando de forma automática, mientras que con Excel o se alimenta de forma manual o se automatiza a través de la importación de datos del propio ERP.

Al final es una cuestión de números, de un análisis coste-beneficio, todo depende lo que quieras invertir en tu ERP.  La programación a medida en un ERP siempre va a ser muchísimo más alta que si lo realizamos con Excel.

En algunas ocasiones tanta integración en el ERP puede confundir y marear a los usuarios.

Por ejemplo, he implantado planificación y control de rentabilidad de proyectos en el ERP ODOO, y requiere bastante programación para la planificación y la presentación de la información, los datos reales (horas, facturas..) se alimentan con facilidad, el usuario tiene que tener muy claro como proceder en cada caso, debe entender las relaciones y saber de donde viene cada dato. El coste de la implantación de este tipo de sistema en el ERP no es barato. Ver ejemplo planificación y control rentabilidad proyectos ERP ODOO

Sin embargo si el volumen de proyectos anual no es demasiado elevado, supongamos unos 300 al año, tal vez convenga realizarlo con Excel ya que simplifica tanto la planificación como el registro de datos reales, cierto es que no tiene la ventaja de integración y el registro es manual, pero la simplicidad es mayor y el coste de implantación es muy pero que muy bajo comparado con el ERP. Ver ejemplo planificación y control rentabilidad proyectos Excel

 

 

Esto es ya una cuestión de decidir qué sistema utilizar, lo que está claro es la necesidad.

La necesidad de planificar o presupuestar.

Esta es la forma de fijar objetivos, de saber hacia donde vamos, de tener una referencia de qué queremos conseguir.

Llevar un sistema de control presupuestario en un ERP igual que se puede realizar con Excel, ver aquí un ejemplo, es bastante complicado, ¿se podría realizar? Posiblemente, ¿pero vale la pena la integración solo para extraer los saldos del grupo 6 y 7 de contabilidad desde el balance de sumas y saldos? Ver ejemplo sistema control presupuestario con proyecciones con Excel

 

 

En resumen, cada sistema y herramienta de gestión tiene su finalidad y su utilidad, en algunos casos el ERP puede integrar funciones de Control de Gestión y en otros casos es mejor realizarlas con Excel.

Si tienes la necesidad de aplicar técnicas, metodologías y herramientas de Control de Gestión en tu empresa contacta conmigo.

 

Más información sobre el área Control Financiero y de Gestión (Controlling)

 

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Publicado por: Dani Granero

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