¿Qué modelo de Cálculo de Costes encaja mejor en tu Empresa?

Si tu empresa no tiene un modelo de Cálculo y Control de Costes, cómo sabe el dinero que quiere ganar, el dinero que prevé ganar y el dinero que realmente está ganando.

En los modelos de Control y Cálculo de Costes se pueden utilizar por separado, combinándolos o comparándolos 3 tipos de costes según su finalidad:

Costes presupuestados.

Son los costes deseados por la empresa, son los costes objetivo que se marca la empresa. Parte de la estrategia de la empresa está condicionada por el presupuesto de costes.

Costes previstos.

Son los costes que se esperan conseguir, esto significa que todavía no han ocurrido, la ventaja es que como no han ocurrido podemos actuar sobre ellos para intentar conseguir el coste presupuestado. Teniendo una visión global de la empresa de costes previstos podemos tomar medidas sobre algunos de ellos para mejorar los resultados de la empresa.

Costes históricos o reales.

Son los costes que ya han ocurrido, por lo que no podemos actuar sobre ellos. Lo único que podemos hacer es analizarlos y cruzar los dedos para que los resultados sean positivos y los esperados. Si previamente hemos hecho un buen trabajo con los costes previstos, no hay necesidad de cruzar los dedos para esperar un resultado positivo, ya que tendremos el control de la situación y del resultado que se va a conseguir. Podemos aprender de los costes históricos o reales para ajustar costes presupuestados y estudiar el comportamiento de los previstos para el siguiente periodo de análisis.

 

arquitectura cálculo y control costes

 

arquitectura sistema costes

 

 

arquitectura cálculo costes

 

Una vez tenemos claro la finalidad del Cálculo de Costes hay que elaborar el modelo. Aquí ya empezamos a utilizar la clasificación clásica de costes: Directos, indirectos, variables, fijos…

El modelo de Costes a utilizar dependerá de su finalidad, de la información disponible en la empresa y de los sistemas de información que utilice la empresa.


 

Normalmente se utiliza una combinación de información del programa de gestión de la empresa y herramientas específicas creadas en Excel.

 

mejores sistemas cálculo costes

 

5 razones para calcular y controlar los costes o costos en tu empresa

Las empresas suelen dedicar mucho tiempo y energía a los problemas y decisiones del día a día, tienen poco tiempo para mirar al futuro y menos tiempo aun para diseñar una herramienta que facilite una visión de futuro..
Lo que muchas empresas desconocen es que los modelos de cálculo y control de costes o costos tienen la capacidad de predecir el futuro con gran acierto, son la bola de cristal mágica con la que todos sueñan..

Las herramientas de cálculo, control y análisis de Costes tienen una elaboración artesanal, que se adaptan no solo a la actividad de la empresa sino a los estilos de dirección, la cultura empresarial y la estructura de la organización, ninguna tiene un sistema de costes igual. Para su creación y funcionamiento se apoyan en ERP’s, bases de datos, formularios, hojas de cálculo…

El diseño básico consiste en trasladar la contabilidad de la empresa a sus actividades, productos, servicios, clientes y mercados, es lo que se denomina “contabilidad analítica” o “control de gestión”, con la finalidad de analizar la situación actual de rentabilidad y crear escenarios futuros, para llegar a convertirse en “presupuestos” u “objetivos de costes”.

El concepto es simple, pero la experiencia nos demuestra que son sistemas complejos, que requieren de profesionales con una alta experiencia y especialización para conseguir un elevado nivel de éxito en el diseño y la puesta en marcha.

Razones por lo que es necesario analizar la situación actual de rentabilidad de la empresa con un modelo de cálculo y control de costes:

1) Averiguar si realmente se está ganando o perdiendo dinero en cada uno de los productos (o líneas de productos) y clientes

Supuestamente todas las empresas tienen constancia de esta información, pero la realidad es muy distinta, muchas empresas intuyen qué productos o clientes son más rentables a pesar de que no lo puedan justificar, cuando se implanta el sistema de costes aparecen las sorpresas, la mayoría de ellas desagradables e inesperadas.

2) Descubrir si el precio de venta está cubriendo los costes variables y la parte que le corresponde de costes fijos

Cuando se analiza esta situación en muchos casos se descubre que el precio de venta de un producto se encuentra por debajo del coste variable, esta es la peor situación que se puede dar, ya que independientemente se incremente o se reduzca el volumen de ventas de ese producto en todos los casos se va a perder dinero. O lo que es lo mismo, se están dedicando muchos esfuerzos a fabricar productos o realizar servicios que no son rentables en vez de dedicarlo a otros productos o servicios que si lo son.

3) Analizar económicamente los recursos destinados a los procesos para la obtención de productos o servicios

Con la finalidad de aplicar mejoras y reducir el coste en las actividades que no aporten valor. Muchas veces la empresa se lleva grandes sorpresas al averiguar la cantidad de dinero que destina a procesos que se creía que eran más eficientes. La logística interna, los cambios en preparaciones de fabricación, los fallos de máquinas, el tiempo de limpieza, son algunos ejemplos de actividades que no generan valor al producto y que derivan en costes elevados.

4) Analizar los costes de no calidad (Defectos, fallos, retrabajos…) y los desperdicios (Mermas)

Generalmente vinculados a ineficiencias en los procesos, obsolescencia de equipos de inversión, o resultado de fallos humanos. Todo lo que suene a “mal” o “error” genera elevados costes en la empresa.

5) Predecir el futuro de los resultados de la empresa

Una vez se sabe cuál es la situación de rentabilidad en que se encuentran los procesos, los productos o servicios y los clientes y/o mercados, es el momento de aprovechar la gran oportunidad que proporcionan las herramientas de cálculo, control y análisis de costes para crear el futuro que se desea. Un gran poder para adelantarse a movimientos de la competencia, ser más competitivos, ser más eficientes y en definitiva ganar más dinero.

Puedes predecir el futuro creando escenarios sobre precios de venta, acciones comerciales para incrementar volúmenes de venta, mejoras de la eficiencia de los procesos de fabricación, optimización de costes fijos, reducción de precios de compra, reducción de fallos, eliminación de desperdicios….


Cómo realizar un estudio de costes en tu empresa

A la hora de realizar un estudio de costes en tu empresa vas a tener que tomar decisiones sobre el diseño o modelo a aplicar.

Desafortunadamente en contabilidad de costes no hay una única forma o criterio para realizar los cálculos. El sistema a elegir dependerá de tus necesidades, ¿para qué vas a utilizar el estudio de costes? ¿qué esperas conseguir del estudio de costes?

También dependerá del comportamiento de los costes en tu empresa, de la información disponible y de tu modelo de gestión.

Dependerá de la actividad de la empresa, es decir si es una empresa de distribución, de fabricación, si trabaja por proyectos o es de servicios.

Los estudios de costes se pueden intentar estandarizar, pero en la mayoría de los casos requieren algún tipo de adaptación o personalización.

Los costes en la empresa pueden ser estándar (previstos) o reales, en el caso de materias primas o mercancías hay distintos métodos de valoración como precio medio ponderado, fifo, lifo… hay costes directos e indirectos, hay costes variables y fijos. Hay distintos sistemas de costes como dirct costing, full costing, abc costing….

Los costes se utilizan para políticas de precios de venta, cálculo de márgenes, análisis de rentabilidades, simulaciones, toma de decisiones, control presupuestario…

Muchas empresas se centran únicamente en las ventas, pero no tienen en cuenta la rentabilidad de las mismas, tal vez estén vendiendo productos que no son rentables o a clientes que no lo son.

Fases Implementación de un Sistema de Costes

1) Análisis de la situación (Obtención de información de base)

  • Definir familias de productos con procesos homogéneos, agrupar productos por familias
  • Definir centros de costes por procesos o centros de trabajo
  • Mapa y descripción del flujo de fabricación de productos por procesos o centros de costes
  • Output de fabricación por procesos, máquinas o centros de costes (Kgs, Uds, M2, Ltrs…)
  • Tiempos de fabricación por procesos, máquinas, empleados…
  • Detalle cuentas grupo 6.. Fecha, Subcuenta, Debe y Haber o Saldo
  • Detalle costes por empleado (Sueldo bruto, seg social, horas extra, complementos…)
  • Tiempo o % tiempo por empleado dedicado a cada proceso o a cada centro de costes
  • Importes amortización de máquinas
  • Estimación Consumo energía por máquina (Electricidad, gas…)
  • Detalle facturación por producto, cliente, mercado, comercial…
  • Escandallos de fabricación (Costes materias primas o materiales de los productos)
  • Cantidades de desperdicio o merma por proceso, por máquina o por centro de costes
  • Organigrama de la empresa y asignación de personal
  • Varios (propios y particulares de cada empresa)

2) Diseño y desarrollo de la herramienta de análisis

  • Construcción de la estructura costes cuenta Grupo 6
  • Clasificación de los costes en Variables/Fijos + Directos/Indirectos + Reales/ Estándares
  • Definición de los criterios de reparto de los costes
  • Primer reparto (reparto de costes en Centros Principales y Auxiliares)
  • Segundo reparto (reparto de Centros auxiliares a Principales)
  • Tercer reparto (reparto a unidades desde los centros Principales a producto/cliente/mercado)
  • Desarrollo de la Plantilla de Análisis de escenarios
  • Testeo y cambios en el sistema
  • Detección de Puntos críticos de la empresa (producto/cliente/procesos/estructuras)
  • Aprobación de que la herramienta refleja la realidad actual de la empresa

3) Análisis de los resultados en diferentes escenarios (What if?)

  • Definición y creación de escenarios
  • Análisis y valoración de los resultados obtenidos en los diferentes escenarios

4) Propuestas de Mejora

  • Documentación y justificación de los objetivos a mejorar en la empresa

5) Elaboración del Plan de Acción para implantación de las propuestas de mejora

 

mapa procesos cálculo costes

 


Más información sobre Cálculo, Control y Análisis de Costes y Rentabilidades

 

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