Plantilla Excel control, planificación y previsión tesorería M3

Plantilla Excel control, planificación y previsión tesorería M3

Aplicación para realizar previsiones de tesorería con más funcionalidades que versiones anteriores.

En esta plantilla separo el registro de datos de Saldos en cartera, pagos recurrentes y previsiones en diferentes tablas, esta diferenciación facilita al usuario la gestión y la planificación de todo lo pendiente de cobro o pago en la empresa.

También se ha añadido el campo Banco en todas las tablas, de esta forma no solo se puede obtener una previsión global de tesorería, sino que también se puede obtener por banco.

Además del clásico informe de saldos por semanas y meses se ha incluido el informe de resumen de saldos totales tanto para el informe global como en el de bancos.

Y por último he añadido un informe de saldos por bancos para facilitar la toma de decisiones y una vista rápida de la posición futura de tesorería para cada cuenta.

Más abajo podéis descargar el dossier completo sobre esta herramienta y acceder a una DEMO.

Previsiones-tesorería-V2019-M3-Plantilla-Excel

Tabla-saldos-en-cartera-previsiones-tesorería-plantilla-Excel

Tabla-registro-pagos-recurrentes-previsiones-tesorería-plantilla-excel

Tabla-registro-previsiones-planificación-tesorería-plantilla-excel

previsión-tesorería-global-o-por-banco-plantilla-excel

informe-previsión-tesorería-global-por-semanas-y-meses-plantilla-excel

informe-resumen-global-tesorería-plantilla-excel

informe-tesorería-por-banco-plantilla-excel

resumen-saldos-por-bancos-semanas-y-meses-plantilla-excel

Vídeo funcionamiento de la plantilla Excel

Descarga aquí el Dossier sobre la aplicación Previsiones Tesorería V2019 M3

Descarga aquí la DEMO

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¿Por qué necesitas más información además de la contable para realizar previsiones de tesorería?

Lo normal en una empresa es que te hagas las siguientes preguntas, cuánto dinero dispongo actualmente, cuánto dinero dispondré dentro de un mes, y qué pasa si tenemos un incremento del negocio los próximos meses o tal vez una bajada.

Si confías en que esta información te la proporcione tu programa de contabilidad debes tener cuidado, tu programa de contabilidad solo te proporcionará aquella información que tienes registrada y contabilizada, no tiene en cuenta hechos económicos no contabilizados, seamos realistas muchos de los hechos económicos que sabes que van a ocurrir todavía no han sido contabilizados, por lo tanto, ¿no deberías tener en cuenta en tus previsiones de tesorería aquellos hechos económicos que sabes que van a ocurrir o prevés que podrían ocurrir y que van a afectar a tu tesorería los próximos meses?

Por esta razón necesitas un sistema que se alimente tanto de información contable (cuentas a cobrar o a pagar que todavía no se han realizado), aquella información que sabes que vas a tener todos los meses de forma recurrente pero que no se contabilizan hasta que no se emite o se recibe la factura y aquellas previsiones que no son recurrentes pero que sabes que pueden o es bastante factible que ocurran.

Algunos software avanzados dirigidos a grandes empresas argumentan que la utilización de hojas de cálculo para las previsiones de tesorería puede hacerte perder mucho tiempo, bueno este argumento es muy relativo, ya que una herramienta con Excel bien montada como por ejemplo “Plantilla Excel control, planificación y previsión tesorería M3” te puede llevar muy poco tiempo mantenerla pudiendo incluso automatizar algunos de los procesos de entrada de datos. Lógicamente este tipo de herramientas está enfocada más a la pequeña y mediana empresa que a las grandes debido al volumen de información.

 

Previsiones-tesorería

 

Pero la pequeña empresa tiene que evaluar el beneficio de la inversión, ¿necesita la pequeña empresa un mega software realizando una fuerte inversión para llevar las previsiones de tesorería o con una pequeña inversión en una herramienta Excel como la “Plantilla Excel control, planificación y previsión tesorería M3” puede ser igual de eficiente?

Por su puesto que hay que considerar el tiempo que dedica el Financiero o Contable a esta actividad actualmente, qué información aporta actualmente y qué ahorro de tiempo y qué mejora información aportará con la nueva herramienta.

 

Consolidación Previsiones de Tesorería de varias empresas

Hay empresas que no tienen un único negocio, sino que puede que sean un grupo de empresas y necesiten realizar una previsión de tesorería consolidada de todas las empresas.

Para realizar este proceso con la herramienta de gestión Previsiones de Tesorería M3, he realizado una modificación en la aplicación para que pueda enviar los datos a un libro de informes denominado Tesorería Global, este libro recoge la información de las distintas empresas y la procesa para mostrar la previsión de tesorería global.

De esta forma se puede consultar la previsión de tesorería de forma individual de cada empresa y de forma global para el conjunto de empresas.

Actualmente el sistema está preparado para que funcione con 2 empresas, pero se puede ampliar el número de empresas que se necesite.

 

Aquí os dejo unas imágenes de cómo funciona el sistema de tesorería global.

 

consolidación-previsiones-tesorería-varias-empresas

 

envío-datos-a-previsiones-tesorería-global

 

proceso-datos-previsión-global-tesorería

 

consulta-previsión-tesorería-global

 

 

¿Por qué es vital para cualquier empresa realizar previsiones de tesorería?

La pregunta parece obvia ya que a todos nos gustaría saber el dinero que tendremos disponible los próximos meses o a lo largo del tiempo para tomar decisiones.

Pongámonos en la situación de una unidad familiar y no de una empresa.

Imaginemos que queremos hacer un viaje en las vacaciones de agosto, para calcular el presupuesto del viaje tendremos en cuenta varios factores, el principal es cuánto disponible tendremos en la cuenta bancaria en agosto para poder pagar el viaje al contado o por el contrario financiarlo.

Para calcular la disponibilidad de dinero en agosto tenemos en cuenta el saldo actual de las cuentas bancarias, los ingresos recurrentes de las nóminas de la unidad familiar, una previsión de ingresos excepcionales en el caso de que pudieran existir (no vale incluir el premio de la primitiva), los pagos recurrentes ya sean mensuales, trimestrales, anuales… y una previsión o la destinación de fondos de pagos excepcionales. Hay que tener en cuenta que la decisión a la hora de establecer un presupuesto para el viaje de vacaciones puede afectar a nuestro disponible futuro como por ejemplo un pico en el mes de septiembre para aquellas unidades familiares con hijos que empiezan el curso escolar, por lo que la decisión no solo estaría basada en el disponible en agosto sino también en el disponible de meses posteriores.

Este tipo de situación es similar en las empresas, pero con la diferencia de que en las empresas es mucho más complicado realizar una previsión de tesorería para los próximos meses.

En una empresa hay muchas más variables y hay un grado de incertidumbre que en la unidad familiar no se suele dar cuando los ingresos provienen de nóminas mensuales.

Muchas empresas no realizan previsiones de tesorería y solo tienen en cuenta lo saldos en cartera, es decir los vencimientos de cobro y pago generados por las facturas emitidas y recibidas y por cuentas a cobrar y pagar de origen contable como las remuneraciones pendientes de pago y las liquidaciones de impuestos y a la seguridad social.

Con esta información obtenemos una pseudo previsión de tesorería y la visión que podemos tener del disponible es a muy corto plazo.

En las empresas sabemos que hay pagos que se van a generar todos los meses o con una recurrencia por ejemplo cada 2 meses, trimestralmente, anualmente… son pagos seguros que habrá que realizar pero que todavía están registrados contablemente por lo que no aparecerán en el informe de saldos en cartera. Si estos pagos no aparecen en el informe de vencimientos ¿cómo podemos predecir el saldo disponible en el futuro?

Hay empresas que tienen cobros recurrentes, o proyectos confirmados con plazos establecidos pero que todavía no han emitido las facturas, o hay empresas que teniendo en cuenta históricos y la evolución del año en curso pueden estimar los cobros que van a tener los próximos meses. Pero esta información al igual que ocurre con los pagos recurrentes no está disponible en los informes de vencimientos de saldos en cartera.

Previsiones-tesorería-empresa

Al igual que ocurre en la unidad familiar la empresa basa mucha de sus decisiones en función de su posición de tesorería, por ejemplo decisiones como ampliación de mercado, lanzamiento nuevos productos o servicios, condiciones de abastecimientos, contrataciones de empleados, inversiones, necesidades de financiación, reducción de costes financieros…

Casi todas las decisiones de la empresa se basan en los fondos disponibles y futuros, por esta razón es vital cuidar mucho el cálculo de los fondos futuros, de lo contrario puede ocurrir que la empresa incurra en una posición negativa de tesorería o llegue a tener dificultades a la hora de acceder a financiación externa, y obviamente si se desconoce el disponible futuro es difícil tomar decisiones como las que he comentado anteriormente.

 

Más información sobre el área Control Financiero y de Gestión (Controlling)

 

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