Plantilla Excel Cuenta Explotación Analítica y Control Presupuestario V2019 M9 Enterprise Edition

By Dani Granero
In Control de Gestión
May 24th, 2019
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Plantilla Excel Cuenta Explotación Analítica y Control Presupuestario V2019 M9 Enterprise Edition

Al poco tiempo de terminar el Master de Management Accounting después de finalizar la carrera universitaria accedí a un puesto de Graduate Trainee en una planta de un conocida multinacional, al mes de acceder me asignaron el control del Budget o el presupuesto de la planta, yo tenía conocimientos teóricos relacionados con el presupuesto pero nunca los había puesto en práctica en una empresa y mucho menos en una multinacional, el presupuesto se llevaba en Excel lo había heredado del predecesor Controller de Planta.

El sistema que la planta tenía montado era un galimatías, varios libros muchos de ellos vinculados, llenos de hojas con datos y símbolos que al principio resultaban incomprensibles. Los primeros meses fueron duros, trabajando en un entorno peculiar como la planta de una multinacional en la que cada uno vela por sus propios intereses y desconfían de que un joven recién licenciado vaya realizándoles preguntas sobre cuestiones financieras y con el presupuesto.

Muchos empleados son conscientes de que en este tipo de organizaciones son una mera partida de gasto y que las exigencias y las presiones sobre el presupuesto pueden hacer que se generen traslados a otras plantas, cambios de puestos o reducciones. Así que cada uno guarda su parcela de información como un tesoro al cual es difícil acceder.

Pero poco a poco vieron en mi a un escudo entre el gran jefe y ellos, vieron que los golpes los recibía y paraba yo en lugar de ellos, esta situación hizo que los empleados de la planta me abrieran un poco de su particular cofre del tesoro de información, lo que me permitió que pudiese trabajar a fondo el sistema presupuestario, empezar a comprenderlo y a sacarle rendimiento. Reduje el procedimiento y lo simplifiqué, lo que al principio costaba bastantes horas al mes de mantenimiento se redujo a pocas horas al mes.

La reducción del tiempo de trabajo administrativo y mantenimiento del sistema me permitió sacarle partido y exprimirlo, tenía tiempo para pensar y elaborar planes de mejora para conseguir los resultados y de esta forma disponer de una situación holgada y de estabilidad financiera en la planta. La reducción del tiempo me permitió poder abordar y adquirir más y más responsabilidades y funciones. Casi toda la información relevante de la planta pasaba por mi mesa, ayudaba en el trabajo a mis compañeros, les ayudaba a mejorabr sus procedimientos y herramientas, me convertí en el “Consigliere” del gran jefe. Y todo esto gracias a reducir el tiempo en el mantenimiento de los sistemas, lo cual me permitía dedicar tiempo a lo realmente importante, que era mejorar los procesos y los resultados de la planta.

Algunos se preguntarán, ¿por qué no continúo trabajando allí? Un buen puesto, un buen salario, un buen horario… Es una historia muy larga, hace muchos años desde entonces, pero la cuestión es que si todavía estuviese trabajando allí, posiblemente no hubiese montado www.cashtrainers.com y mi vida hubiese sido muy diferente. Gracias a no estar en aquella empresa he podido empaparme de muchas formas diferentes de trabajar en las empresas, he podido vivir muchas aventuras profesionales y he recopilado el suficiente conocimiento y experiencia para embarcarme en este apasionante proyecto.

 

Esta plantilla es un homenaje a mis comienzos, cuando gestionaba el presupuesto financiero de una planta de una multinacional. Un sistema que no tiene ni debe ser exclusivo de grandes corporaciones, un modelo que se puede aplicar a empresas de cualquier tamaño. Para poder implantar este sistema en cualquier tipo de empresa, ha sido necesario un estandarización y automatización muy importante de la aplicación.

Un modelo que en aquella época necesitaba de varios libros y varias horas de mantenimiento. Ahora las nuevas versiones de Excel mejoran la productividad y se pueden conseguir mejores automatismos y mayor capacidad de proceso de datos. Consiguiendo integrar en un solo fichero la gestión de múltiples archivos y hojas.

Ya me hubiese gustado disponer en aquella época una herramienta similar a la que os presento.

La herramienta se llama “CRA Budget Fcst Control V2019 M9 Enterprise Edition” e incluye:

  • El reparto porcentual de cuentas contables en distintas cuentas analíticas
  • La cuenta de explotación analítica desglosada en líneas y/o sublíneas de negocio
  • El control del presupuesto a nivel acumulado o YTD para la cuenta de explotación consolidada y para cada línea de negocio
  • El control del presupuesto a nivel Full-Year Forecast, incluyendo proyecciones y un plan de acciones integrado.

 

Un sistema compacto, fiable, automatizado, dinámico, flexible y productivo.

Un sistema que no solo te permitirá ahorrar tiempo de mantenimiento y trabajo administrativo sino que podrás gestionar, analizar y tomar decisiones igual que lo hacen las grandes multinacionales.

A continuación, os dejo algunas imágenes y más abajo un vídeo sobre el funcionamiento del sistema.

Si estás interesado o te gustaría implantar este modelo en tu empresa, llámame o envíame un correo y hablamos.

Recuerda que este sistema ya no es exclusivo de las grandes corporaciones, empresas de cualquier tamaño también pueden y en mi opinión es muy recomendable implementarlo.

 

Plantilla-Excel-CRA-Budget-Fcst-Control-V2019-M9-Enterprise-Edition

 

elaboración-presupuesto-V2019-M9-Enterprise-Edition-Plantilla-Excel

 

Entrada-datos-contables-cuenta-explotación-analítica-y-control-presupuestario-V2019-M9

 

clasificación-cuentas-contables-y-cuentas-analíticas-control-presupuestario

 

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reporting-control-presupuestario-full-year-forecast-plantilla-excel

 

proyecciones-para-control-presupuestario-FYForecast-plantilla-excel

 

informe-gestión-presupuestaria-FYFcst-plantilla-excel

 

plan-acciones-para-control-presupuestario-Full-Year-Forecast-plantilla-excel

 

Vídeo sobre el funcionamiento de CRA Budget Fcst Control V2019 M9 Enterprise Edition

 

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Publicado por: Dani Granero

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