Por qué la empresa de Luis contrató mis servicios de Controller

By Dani Granero
In Control de Gestión
Jun 17th, 2019
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Por qué la empresa de Luis contrató mis servicios de Controller

Hace más de 1 mes, Luis contable de una empresa de fabricación ubicada en el centro de España contactó conmigo. Luis estaba preocupado porque la empresa llevaba tiempo con unos resultados muy por debajo de los esperados, la tesorería estaba menguando rápidamente por lo que cada vez demoraban más los compromisos de pagos y las líneas de financiación no cubrían completamente las necesidades de tesorería. Luis estaba muy preocupado por la situación pero estaba todavía más preocupado por varias razones, en primer lugar por no saber exactamente qué había originado la situación, tampoco sabían hacia dónde se dirigían, no tenían definidos objetivos por lo que no podían tomar medidas para revertir la situación y por último Luis tenía un alto nivel de ansiedad debido a la incertidumbre de no saber lo que podía ocurrir en el futuro, Luis no tenía las herramientas necesarias para poder predecir el futuro por lo que la empresa navegaba según soplase el viento.

Luis es un excelente contable, de la vieja escuela, se las sabe todas y maneja los números mejor que nadie, confía en su programa de contabilidad del cual extrae toda la información para gestionar la empresa. Pero a raíz de la actual situación Luis se ha dado cuenta que la empresa no puede vivir solamente de un análisis de la contabilidad clásica.

Luis sabía que la empresa necesitaba incorporar las funciones que realiza un Controller. Luis necesitaba urgentemente ayuda en su empresa para poder analizar el pasado, controlar el presente y predecir el futuro.

Luis se había formado como contable, tenía a 2 administrativos a su cargo, y ninguno de ellos tenía experiencia en funciones de Controlling. No sabían lo que necesitaban ni por dónde tenían que empezar.

Habiendo establecido un contacto previo conmigo les diseñé un plan de acción, la implantación de una serie de herramientas que le ayudarían a incluir externamente el área de Controller, además de contar con la formación, mantenimiento y soporte. Luis no iba andar solo este camino, estaría apoyado en todo momento por mi ayuda.

 

El plan trazado para la puesta en marcha para el área de Controller incluía.

El cálculo de costes estándar de fabricación, informes de rentabilidad de pedidos por clientes, productos, familias de productos, mercados, comerciales…. Esto le permitiría analizar que había pasado en la empresa para llegar a la situación tan negativa en la que se encontraban. Ver ejemplo

 

Por otro lado necesitaban definir una estrategia básica, la estrategia se plasmaría en un mapa estratégico para una mejor visualización y comprensión de la relación causal entre los distintos objetivos. Con la estrategia se definirían los objetivos y los indicadores clave que permitirían medirlos y controlarlos. Necesitaban implementar un Cuadro de Mando en el que plasmar todos los objetivos, los indicadores y así poder analizar el pasado y controlar el presente. El mantenimiento de los indicadores sería muy sencillo ya que la información era de fácil acceso en la empresa y tal como se montaría el Cuadro de Mando resultaría sencillo de mantener. Ver ejemplo

 

 

La situación requería tomar medidas inmediatas por lo que mantendrían reuniones mensuales para analizar los indicadores y definir las acciones necesarias para mejorar los resultados (plan de acciones)

En línea con los objetivos del Cuadro de Mando necesitaban apretarse el cinturón y mejorar la gestión económica de la empresa. Se establecería un sistema de control presupuestario para controlar ingresos y gastos, un sistema de Cuenta de Resultados Analítica que les permitiría comparar la situación actual contra el año anterior, controlar la situación actual contra el objetivo presupuestado y controlar la situación actual contra las proyecciones. Esta herramienta con todo mi apoyo y soporte les permitiría no solo analizar el pasado, controlar el presente y predecir el futuro, sino también establecer las medidas necesarias para el cumplimiento de los objetivos gracias la utilización de las proyecciones combinadas con los datos reales. Ver ejemplo

 

 

Otro de los aspectos que necesitaban mejorar eran las proyecciones de tesorería, Luis el contable estaba acostumbrado a manejar únicamente información contable para analizar su posición de tesorería. Sabía lo que tenía pendiente de cobrar o pagar, pero solo de aquellos datos que tenía contabilizados. Lo que no tenía contabilizado no lo tenía en cuenta por lo que era incapaz de hacer una proyección fiable a varios meses vista. Sabían en qué situación se encontraban actualmente, pero no podían prever como estarían dentro de 3 o 6 meses ¿tendría la empresa la liquidez necesaria para afrontar los compromisos de pago dentro de unos meses? Muchos conocerán o habrán experimentado el efecto bola de nieve que se produce en estas situaciones, demora en los pagos, intentos de adelantar cobros, más financiación, mayores costes financieros… y si la situación no se revierte la bola de nieve se va haciendo cada vez más y más grande, hasta que la empresa se queda sin las armas necesarias para seguir funcionando. Entonces es cuando se empieza a hablar de la temida suspensión de pagos…. Ver ejemplo

 

 

También necesitaba informes de ratios financieros, información que su programa de contabilidad no le proporcionaba. Ver ejemplo

 

 

La empresa no disponía de una herramienta que le permitiese tomar decisiones sobre precios de venta en función de los márgenes y costes para la introducción en nuevos clientes o mercados. Por esta razón se elaboraría un simulador de precios de venta.

Al ser una empresa de fabricación utilizan máquinas en sus procesos productivos, por esta razón necesitaban un informe que midiese el rendimiento de las máquinas. Gracias a este informe de indicadores de rendimiento de las máquinas podrían tomar medidas que les permitiese ampliar su capacidad de producción mejorando así plazos de entrega y reduciendo los costes fijos unitarios. El responsable de fabricación estaba encantado con la posibilidad de contar con una herramienta de estas características. Ver ejemplo

 

 

Adicionalmente también se realizarían estudios de costes específicos por áreas para analizar su viabilidad, determinar oportunidades de mejora y optimizar los procesos.

Luis el contable además necesitaba organizar su información, necesitaba optimizar y automatizar muchas de las hojas de cálculo que manejaba, necesitaba reducir su tiempo de trabajo administrativo para destinarlo a la planificación, el análisis y el control. Ver ejemplo

 

 

Menos urgente era implantar un programa de sugerencias y recompensas a los empleados para mejorar los procesos internos con la finalidad de hacer más con los mismos recursos o reducir aquellas actividades que no aportan valor a la empresa. Los empleados serían un factor clave para revertir la situación negativa en la que se encontraban.

Y finalmente también necesitaban informes avanzados de fabricación y muchas otras herramientas y automatismos que les permitiese llevar una mejor gestión de la empresa.

 

Luis el contable era consciente de que necesitaba mucha ayuda para poner en marcha toda esta gestión, necesitaba el diseño, la puesta en marcha, la formación, el asesoramiento, el soporte, el mantenimiento. Toda ayuda sería bienvenida.

Luis le planteó todas estas necesidades al gerente y obtuvo la siguiente respuesta. Esto deberías hacerlo tu que para eso te paga la empresa.

Como he comentado antes Luis es un excelente contable, un profesional incansable, perfeccionista, trabajador, muy cualificado y muy involucrado en la empresa que lleva dándolo todo durante más de 15 años, pero Luis solo con la gestión administrativa va desbordado, trabaja una media de 10 horas diarias y en varias ocasiones el ritmo de trabajo le ha proporcionado algún que otro susto. Luis intenta llegar a tiempo a todo lo que está bajo su responsabilidad y la de los 2 administrativos que tiene a su cargo, pero en algunas ocasiones le resulta imposible.

Ni Luis ni los 2 administrativos son especialistas en el área de Controlling, por lo que deberían de formarse y dedicar mucho tiempo para alcanzar el nivel requerido para poner en marcha el área en la empresa.

 

Luis le presentó al gerente 3 opciones:

Contratar un Controller experimentado para incorporarlo en plantilla. Esto suponía un inconveniente ya que la empresa no se podía permitir el elevado coste de un profesional de estas características. Además la empresa se encuentra en un pequeño pueblo un poco alejado de la capital por lo que encontrar un profesional en la zona no sería fácil. Por otro lado existiría la incertidumbre de saber cuando se empezarían a ver resultados y si se rentabilizaría la inversión con un coste tan elevado.

Contratar a un recién licenciado sin experiencia. En este caso el coste sería muy inferior al de un profesional experimentado, la empresa podría asumir el coste, pero posiblemente se encontrarían en la misma situación que al inicio, la curva de aprendizaje sería muy alta y lo más seguro es que pasarían muchos meses, tal vez años para empezar a ver los resultados que la empresa necesitaba.

Contratar los servicios de Dani Granero de www.cashtrainers.com Esta opción tal vez parezca la menos clásica ya que Dani Granero es un profesional externo que realiza sus servicios vía online. Pero Dani es un Controller con amplia experiencia en empresas de diversos tamaños y sectores, habiendo trabajado también como consultor de negocio y como implantador de ERPs. Al trabajar online con varias empresas puede ofrecer un coste por sus servicios muy asumible por parte de la empresa. Al trabajar con varias empresas al mismo tiempo obtiene sinergias que puede aplicar a todos los proyectos. Además Dani en www.cashtrainers.com pone a disposición de todo el mundo publicaciones de sus trabajos, herramientas y ejemplos que ya ha aplicado en muchas empresas, por lo que se reduce la incertidumbre a la hora de trabajar con él. La empresa se puede hacer una idea de lo que Dani puede conseguir desde el primer momento. Al trabajar vía online Dani organiza y optimiza su tiempo centrándose única y exclusivamente en conseguir los objetivos pactados con la empresa.

Hoy en día la tecnología ayuda y favorece esta forma de trabaja lo que le permite a Dani realizar proyectos en cualquier ciudad de España y en países de Latinoamérica.

Con Dani no hay curva de aprendizaje, los resultados comienzan a ser visibles desde el primer mes de la contratación.

Al no ser un trabajador en plantilla no hay costes de seguros sociales ni indemnizaciones por despidos.

Además, al trabajar con información sensible y clave de la empresa se incluye una clausula que garantiza la confidencialidad de los datos.

 

Después de estudiar detenidamente las 3 opciones, analizar costes, evaluar los beneficios en cada caso, el gerente considera que contratar a Dani Granero como mínimo 1 año podría ser una inversión muy rentable. El gerente tiene un perfil clásico, pero sabe que las nuevas tecnologías permiten conseguir en muchos casos eficiencias y sinergias que no se consiguen de forma tradicional. Además ha escuchado y leído la moda del teletrabajo que aplican muchas empresas extranjeras y que parece que les funciona muy bien.

Finalmente, después de 1 mes trabajando con la empresa, el gerente está más que satisfecho. Se están consiguiendo resultados rápidamente. El gerente considera que la decisión ha sido muy acertada.

Luis empieza a ver la luz al final del túnel.

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Publicado por: Dani Granero

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