Sistema Excel registro horas y control costes y rentabilidad caso empresa seguridad

By Dani Granero
In Control de Gestión
Mar 4th, 2019
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Sistema Excel registro horas y control costes y rentabilidad caso empresa seguridad

El siguiente ejemplo es un trabajo realizado para una empresa de seguridad que realizaba todo el proceso de forma manual vinculando varios libros Excel y realizando los cálculos e informes casi de forma manual, el proceso les llevaba 2 o 3 horas cada día.

La solución propuesta fue la siguiente, un libro Excel para registrar las horas en cada proyecto y controlar los costes y la rentabilidad.

Este trabajo tiene la complejidad de seleccionar el mes y que muestre en el cuadrante todas las fechas y días del mes seleccionado.

Cuando se registran las horas estas se tienen que clasificar en 4 tipos de horarios según una configuración previa. El sistema calcula automáticamente las horas para los siguientes horarios:

Horas día laborables, horas noche laborables, horas día festivos y horas noche festivos.

Para calcular los días festivos la empresa tiene que registrar en una tabla los días festivos del año, y para diferenciar entre horario de día y noche la empresa define en rango de horas para el horario día.

Los costes de los empleados se definen en la tabla empleados pero en cada proyecto se pueden ajustar.

Las horas de cada empleado se registran en cada proyecto trabajado y se calculan los costes, los ingresos se introducen de forma manual y se calcula de forma automática la rentabilidad.

En el listado de proyectos podemos controlar los totales de ingresos, costes y rentabilidad.

Una vez registrados de cada proyecto, se pulsa un botón para procesar los datos y se pulsa el botón Actualizar informes para enviar los datos al libro Informes y realizar todos los cálculos.

 

En el libro Informes hay todo tipo de reportes que controlan las horas trabajadas por meses, por clientes, por proyectos, la carga de trabajo, el ranking de costes por empleado, ranking de ingresos por cliente….

Esta solución le ha ahorrado a la empresa 2 horas al día de mantenimiento de libros excel y ha mejorado mucho el control  y el análisis de la información.

 

Aquí os dejo algunas imágenes del sistema y más abajo encontrarás un vídeo y una presentación.

 

sistema-comunicación-entre-archivos-excel

 

panel-control-registro-horas-proyectos-plantilla-excel

 

registro-y-clasificación-horas-proyectos-plantilla-excel

 

resumen-horas-costes-y-rentabilidad-proyecto-plantilla-excel

 

automatización-envío-datos-a-informes-plantilla-excel

 

informes-mensuales-control-proyectos-plantilla-excel

 

informe-mensual-control-horas-por-cliente-plantilla-excel

 

control-carga-trabajo-por-dia-trabajado-plantilla-excel

Vídeo funcionamiento de la plantilla Excel

Descarga aquí el Dossier este sistema de gestión

Haz click aquí para descargar la DEMO

Si necesitas más información sobre cómo conseguir, adaptar o personalizar esta herramienta de gestión, contacta conmigo dani@cashtrainers.com

 

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Publicado por: Dani Granero

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