¿Tus libros Excel son un caos y te generan un gran trabajo de mantenimiento?

By Dani Granero
In Control de Gestión
Mar 25th, 2019
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¿Tus libros Excel son un caos y te generan un gran trabajo de mantenimiento?

Llega un momento que los libros Excel se convierten en una maraña de links, fórmulas, tablas, y parches sobre parches…

Llega un momento en que lo que pretendía ser una herramienta de ayuda se convierte en un caos y cada vez que toca trabajarla y actualizarla se convierte en un suplicio.

Lo peor llega cuando la persona que ha construido la herramienta ha llegado a un punto que ni ella misma se aclara, así que se la adjudica a otra persona en la empresa para que la trabaje, un clásico en las grandes empresas.

La pobre persona que recibe la herramienta se puede pasar días enteros intentando descifrar los jeroglíficos.

 

 

Cualquier herramienta de gestión debe construirse con el objetivo de ayudar y facilitar el trabajo de análisis, control, toma de decisiones, comunicación…

Una aplicación realizada con Excel debe construirse con una finalidad bien definida, con una función clara, intentando evitar añadir funcionalidades sobre la marcha cosa que puede trastocar la estructura inicialmente diseñada.

Como cualquier sistema de gestión un libro Excel suele constar de una entrada de datos, un proceso de datos y una salida o output de información. A no ser que solo quieras utilizar el libro como una tabla de registro de información.

Pensando en el libro Excel como un sistema de gestión tendremos que considerar los apartados de configuración de datos, normalmente en modo tablas, los apartados de entrada de datos, dando facilidad al usuario (por ejemplo diferenciando entre celdas de registro de datos y las de fórmulas, el uso de listas desplegables o validación de datos, la protección de las hojas para evitar que los usuarios borren fórmulas..) los apartados de procesos de datos (normalmente automatizando los procesos mediante macros o código) y por último los apartados de presentación de la información, utilizando habitualmente funciones como tablas dinámicas, filtros, formatos condicionales, fórmulas de consolidación de datos…

 

 

Todo bien estructurado con sencillez y claridad para la utilización correcta y óptima por parte del usuario.

Un libro Excel bien estructurado y con un objetivo bien definido, puede ahorrar muchas horas de trabajo administrativo a la empresa, puede cambiar de manos con facilidad y puede ser aprovechado como una herramienta de gran utilidad para la empresa sin tener que realizar una gran inversión.

Puedes considerar el tiempo que emplean los empleados en la elaboración y mantenimiento de estas herramientas como un coste de adquisición de software, realiza el cálculo, haz números y tal vez te sorprenda el coste.

Puede que subcontratando este tipo de aplicaciones ahorres mucho dinero y obtengas un resultado más que satisfactorio para mejorar la gestión de tu empresa.

 

Ver ejemplos de plantillas Excel diseñadas para ayudar a las empresas a mejorar su gestión

 

Más vídeos en mi canal de YouTube 

Publicado por: Dani Granero

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