Cómo CONTROLAR la información registrada en el ERP ODOO

Cómo CONTROLAR la información registrada en el ERP ODOO

Varias empresas han contactado conmigo para que les evalúe y les genere informes de Control de Gestión con el ERP ODOO.

En todos los casos me encuentro muchos puntos en común: Implantación ejecutada sobre la marcha, falta de protocolos y procedimientos de trabajo, falta de entendimiento del sistema, no llevar un control de la información registrada.

 

La empresa registra la información en ODOO de acuerdo con las directrices transmitidas por la empresa consultora, que en muchos casos son un equipo de programadores, pero sin experiencia en el tratamiento de información en el área de Control de Gestión.

Pasan los meses después de la implantación y la empresa se va dando cuenta de que ha registrado mucha información en el ERP pero en realidad no la está controlando. Los informes no le cuadran, hay mucha información que se le escapa o no la entiende, hay datos registrados erróneamente y no sabe cómo rectificarlos, y lo más grave no sabe cómo utilizar la información disponible para realizar análisis, planificación y toma de decisiones.

 

Para llevar un buen sistema de Control de Gestión necesitarás:

Generar procedimientos de registros de datos, quién va a registrar los datos, cuándo los tiene que registrar y qué datos se registrarán. En ODOO todo está interrelacionado por lo que los datos que se registren en un área tendrán consecuencias en otras.

Establecer controles o puntos de control para los datos registrados. En ODOO hay muchos campos visibles y ocultos para un determinado objeto. Hay que conocer cada campo y la relación que tiene con los campos de otros objetos. Por ejemplo en un objeto puede haber varios tipos de fechas, muchas de las cuales se calculan automáticamente en función de valores preestablecidos en los campos de otros objetos. En este caso deberíamos entender cómo se calculan las fechas y que funcionalidad tiene cada una de ellas.

Uno de los campos que más se utiliza para el control en los objetos es el “Estado”, ODOO utiliza un mismo objeto para distintas funcionalidades, por ejemplo un presupuesto de ventas y un pedido de ventas utiliza el mismo objeto, lo único que cambia es el Estado, cuando se confirma el presupuesto se convierte en un pedido, la información no cambia o se traslada a otra tabla sino que lo único que cambia es el Estado. Al cambiar el Estado, esto puede afectar a la información que se visualiza ya que está relacionada con otros campos.

Estos cambios hay que tenerlos en cuenta a la hora de establecer controles.

Si en un objeto ya hay trabajo a la hora de entender la funcionalidad de cada campo, el control se complica cuando intentamos establecer una relación entre distintos objetos.

Por ejemplo, podemos necesitar saber las facturas emitidas a través de los albaranes seleccionados para generarlas. Si tienes una versión de ODOO superior a la 9, en el propio pedido puedes llevar el control, aunque cuidado ya que ODOO cambió el sistema de facturación a través de albaranes perdiendo gran parte del control que se realizaba con este proceso en versiones anteriores. Esto lo explico en el siguiente vídeo.


 

Si todavía tienes una versión anterior a la 9, cuando se facturan albaranes generados a través de un pedido, el estado del pedido nos proporciona información sobre las entregas, pero no sobre la facturación, y esto suele generar confusión y falta de control. El estado Realizado no significa que el pedido esté facturado sino entregado, se puede haber realizado las entregas del pedido, pero no haberlas facturado todavía o se puede haber facturado solo algunos albaranes del pedido, por lo que si queremos saber cuánto queda por facturar de las entregas de un pedido tendremos que establecer los controles necesarios.

Para establecer controles podemos realizar desarrollos que relacionen la información entre campos de distintos objetos, en estos casos tendremos que indicar a los programadores qué necesitamos exactamente.

ODOO es un sistema abierto por lo que todo es modificable y adaptable, esa es una de las grandes ventajas del ERP, pero el precio a pagar es una completa dependencia de la empresa consultora o del equipo de programadores (exactamente igual que con otros ERPs). ODOO no está diseñado para que un usuario sin conocimientos técnicos realice sus adaptaciones. Si un usuario avanzado y con experiencia en ODOO cambia ciertos elementos por ejemplo de una vista, es posible que con la actualización de un módulo estos cambios desaparezcan, por lo que se recomienda que casi todos los cambios se realicen desde módulos, esto implica una módulo-dependencia y en consecuencia una dependencia de los consultores.

ODOO es gratis pero el trabajo de los consultores no lo es, así que prepárate para invertir bastante dinero en horas de trabajo de la empresa consultora si realmente quieres sacar partido a tu ERP.

Si lo que quieres es el ERP ODOO en modo estándar e invertir lo menos posible en tu principal sistema de información, lo que obtendrás es una chapuza y una gran decepción.

Si el tema económico es un inconveniente no te plantees la implantación de un ERP, si no sabes qué ROI o rentabilidad te va a proporcionar su implantación mejor analiza otras alternativas. Aquí puedes ver un artículo sobre el análisis de rentabilidad o el ROI de un ERP.

 

Una vez tengas claro el método de registro de datos en el ERP ODOO, conozcas todos los campos y sus relaciones, y tengas establecidos los puntos de control, los procedimientos establecidos y la información validada, ya puedes utilizarla para generar los informes que te permitan planificar, analizar y tomar decisiones.

Pero como en ODOO tienes módulo-dependencia, tendrás que instalar módulos o conectores para generar los informes de forma automática y según tus necesidades. ¿Has visto los informes por defecto que dispone el ERP ODOO? ¿o el complejo sistema de Business Intelligence que no permite la relación entre objetos por defecto? Como he dicho anteriormente dependerás completamente de la empresa consultora para todo, incluso para generar los informes.

Esto no es un aspecto negativo, pero hay que tenerlo claro. No hay que considerar a la empresa consultora como un parásito que te factura por cualquier cosa, es su negocio, se trata de una simbiosis, un compañero de viaje de por vida mientras sigas utilizando el ERP.

Si esto lo tienes claro podrás sacar un gran rendimiento a tu ERP y mejorar tus procesos internos y la información que te permita ser más competitivo.

Pero suele ocurrir que los usuarios de la empresa desconocen el funcionamiento del ERP ODOO, no saben hasta dónde se puede llegar con el sistema, o lo que necesitan para sacarle todo el partido. La empresa consultora únicamente va a realizar el trabajo que le solicite el líder del proyecto en la empresa, por lo que no esperes que te confeccionen procedimientos, ni te gestionen la organización del trabajo, ni establezcan los controles necesarios para validar la información o te generen los informes que necesites si no se los pides con alto grado de detalle.

Hay consultoras que en sus equipos disponen de consultores funcionales que facilitan ciertos trabajos y asesoran sobre los procedimientos más adecuados, pero nunca se involucrarán en la organización interna de la empresa y en cómo tiene que trabajar.

Si estás desanimado con tu instalación de ODOO no eres el único caso, tal vez no hayas considerado todo lo que hay que evaluar y realizar en una implantación de un ERP tal como explico en el este artículo. Posiblemente estés considerando abandonar ODOO por otro ERP que también te puede dar muchos quebraderos de cabeza y con un coste mucho mayor.

Quizás aun puedas retomar el proyecto y con un poco de visión, claridad y ayuda, conseguir exprimir al máximo uno de los mejores sistemas de gestión integrados del mercado para que te ayude a analizar, controlar y planificar la información de la empresa y así tomar mejores decisiones que tengan un impacto directo en la cuenta de resultados de tu empresa.

 

Más información sobre ERP ODOO

 

Si necesitas más información sobre una implantación o formación no dudes en contactar conmigo.

 

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