CRM Holded. Probando el ERP sin formación ni experiencia previa

CRM Holded. Probando el ERP sin formación ni experiencia previa

Una vez realizada la introducción sobre el proyecto del ERP Holded empiezo a probar las funcionalidades del CRM, concretamente la configuración, alta y gestión de Leads, Clientes y Proveedores. La configuración del embudo o funnel de ventas, el registro de oportunidades y la gestión de acciones comerciales o actividades para una mejor conversión y obtener más ventas.

Tal como he comentado en otros artículos la función del CRM no es una mera base de datos de contactos o clientes potenciales y clientes actuales a los que enviarles un recordatorio el día de su cumpleaños.

El CRM es una herramienta para facilitar la consecución de los objetivos establecidos en la estrategia del área comercial.

El CRM facilita la integración de la información comercial relevante, la actividad de los comerciales, con la finalidad de disponer de una información más ordenada, mejor clasificada, estandarizada, procedimentada y nítida, que permita su planificación, análisis, control, toma de decisiones y aplicación de sinergias para incrementar los ratios de conversión de leads o prospectos, para incrementar y fidelizar las ventas de los clientes habituales o recurrentes y así conseguir alcanzar los objetivos comerciales fijados.

Tal como comenté en el inicio del proyecto, no tengo ningún vínculo comercial ni contractual con la empresa desarrolladora y gestora del ERP Holded, no he recibido formación sobre este ERP, no me he documentado sobre el funcionamiento del mismo, no dispongo experiencia previa en su utilización, utilizo de momento únicamente el plan gratuito que ofrece la empresa a modo de DEMO. Esto significa que posiblemente me encuentre en las mismas condiciones que una empresa o un usuario tenga a la hora de decidir si el ERP Holded es la herramienta de gestión empresarial integrada que necesita o a la hora de empezar a trabajar en el caso de que haya decidido su utilización o implantación.

 

Empiezo a probar el ERP por la función del CRM en lugar de lanzarme directamente a realizar pedidos y facturas.

La idea es seguir un proceso lógico y habitual en cualquier empresa, y como es normal, antes de registrar pedidos la empresa suele vender sus productos o servicios a través de la captación de leads o contactos. Rara es la empresa que sin ningún tipo de acción comercial o de marketing los clientes se lancen de cabeza a adquirir sus productos.

En el siguiente vídeo empiezo con el alta de leads o contactos, clientes y proveedores. Incluyo proveedores en este apartado porque el ERP como ocurre con muchos otros utiliza el mismo objeto (aprovechamiento de recursos) para un lead, un cliente y un proveedor. Es decir no utiliza tablas distintas para cada uno de los grupos sino que utiliza la misma tabla, lo único que diferencia a un grupo de otro es simplemente una selección desde un desplegable. Esto significa que se utilizan los mismos campos tanto si es un lead o cliente potencial, una persona o contacto de una empresa, un cliente, un proveedor, una dirección de entrega o envío…

 

 

Como en otros ERPs se utilizan filtros para diferenciar cada uno de los grupos.

El alta se puede realizar desde cualquier sitio del ERP, los campos con comunes a los que se puede encontrar en otro ERP.

El registro es fácil y muy intuitivo. La búsqueda de información es rápida y efectiva, ya que puedes buscar cualquier dato registrado en el objeto. Se puede utilizar cualquier campo para ordenar la información. La importación de datos es muy sencilla, ideal para una migración rápida y sin necesidad de altos conocimientos técnicos y la exportación de datos es fabulosa.

Este apartado básico del ERP Holded cubre a priori de forma fantástica las necesidades que pueda tener una empresa en la gestión de contactos y clientes.

 

En el siguiente vídeo empiezo a trabajar con el CRM para aprovechar su potencial utilizando las oportunidades de negocio a través de un embudo de ventas y la gestión de las acciones comerciales o actividades.

Me ha parecido muy interesante la opción de poder crear varios embudos de venta, pudiendo asignar usuarios (en este caso serían comerciales) a cada uno, con la opción de establecer el embudo o funnel de forma publica para que cualquier usuario con acceso al CRM lo pueda consultar o de forma privada para que solo se pueda consultar o gestionar por los usuarios asociados al embudo.

Se puede parametrizar cada embudo con las etapas que se necesiten y los porcentajes de probabilidad de conversión.

El embudo se presenta en formato Kanban o de tarjetas, el modo lista y el modo resumen por fechas. En el modo Kanban se puede pasar de una etapa a otra simplemente arrastrando con el ratón. La información se muestra de forma muy clara y nítida, ideal para su comprensión y facilitar el trabajo del día a día.

 

 

Las acciones comerciales se asocian muy bien a las oportunidades. Los distintos tipos de acciones comerciales aprovechan el mismo objeto. Por defecto se dispone de la opción de seleccionar las siguientes acciones comerciales: Llamadas, reuniones, viajes, comidas y cenas.

Imagino que estos campos en la versión premium son parametrizables, ya que en mi opinión no tiene mucho sentido diferenciar entre viajes, comidas y cenas ya que estas opciones se pueden englobar en visitas comerciales, las reuniones tal vez se podrían diferenciar en presenciales u online, pero son detalles que no tienen mayor relevancia.

Lo que si he echado de menos ha sido la opción de un aviso en el propio ERP de la hora a la que se debería comenzar la actividad, el sistema te envía un correo con el aviso, pero si el usuario está trabajando dentro del ERP posiblemente le resulte más cómodo el aviso dentro del mismo de forma adicional a la recepción del email.

Algo desconozco si la empresa de Holded ofrece o no en los planes premium es la facilitación de un entorno de pruebas. De momento en el plan gratuito no he encontrado la opción, por lo que estoy utilizando como entorno de pruebas otra cuenta registrada.

El problema lo podemos encontrar si optamos en los planes avanzados y ya con el ERP en funcionamiento, ya que sería contraproducente dar de alta uno o varios usuarios premium con otra cuenta únicamente para disponer de un entorno de pruebas.

Tal vez el entorno de pruebas lo estén incluyendo en el plan premium, o tal vez esté comentado en la documentación sobre el ERP. Pero como mi objetivo es probar el ERP sin ningún tipo de información previa por lo que es una opción que evaluaría más adelante en el caso de probarlo con un plan premium.

 

De momento todo lo que he probado me ha resultado satisfactorio, habría que evaluar otros factores como el tema de la seguridad, la velocidad de carga de datos, las adaptaciones, los roles de los usuarios… pero para empresas que no quieran complicarse demasiado su gestión comercial el CRM Holded es una solución que cubre fenomenalmente las necesidades habituales de cualquier empresa.

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