Dificultades a la hora de implantar un sistema de cálculo de costes reales

Dificultades a la hora de implantar un sistema de cálculo de costes reales

Muchas empresas contactan conmigo para estudiar la posibilidad de implantar un sistema de costes reales.

La primera pregunta que les realizo es si conocen la finalidad de implantar un sistema de cálculo de costes reales y las dificultades que ello conlleva.

Muchos piensan que el cálculo de costes reales se realiza en una plantilla Excel que se parametriza y listo, ya se obtiene la información. Gran error!!

 

Recientemente contactó conmigo una empresa que dedica a la distribución de productos y al mismo tiempo realiza la transformación de algunos productos a través de procesos productivos.

La persona que contactó conmigo no tenía muy clara la diferencia entre en un sistema de cálculo de costes reales y uno presupuestado o previsto. Pero estaba convencida que necesitaban un sistema de cálculo de costes reales, sin tener clara la finalidad del mismo y lo que supone una implantación de un sistema de estas características.

Para que supiese a lo que se tendría que enfrentar le realicé la siguiente explicación.

El cálculo de costes reales lo que te permite es poder realizar un análisis a posteriori de los márgenes y rentabilidad por productos, clientes, comerciales, zonas geográficas, canales… Este sistema está muy bien para realizar análisis, pero no te permite anticipar escenarios para tomar decisiones y tampoco te permite analizar los costes ni los márgenes futuros. Los resultados son los que son una vez se han generado.

Para construir un sistema de costes reales sí o sí hay que trabajar con vuestro programa de gestión o ERP debido a que el sistema se nutre de los movimientos reales de materiales en el almacén teniendo en cuenta un criterio de valoración.

Cuando adquieres un material o una materia prima, se genera una entrada en el almacén a coste de adquisición, pero una cosa es el coste de adquisición y otra es cómo valores en tu inventario los materiales o las materias primas. Ya sabrás que hay distintos criterios de valoración (coste estándar, precio medio ponderado, FIFO, LIFO…)

Una vez valorados los materiales o las materias primas en el almacén tendrás 2 situaciones:

  • Productos que no requieren transformación a través de procesos productivos.
  • Productos que requieren transformación a través de procesos productivos.

El primer caso es el más sencillo de aplicar ya que cuando realizas una venta, se puede utilizar la información de los pedidos de venta o las facturas de venta, el producto vendido tendrá el coste de acuerdo con la valoración que tienes en el inventario, en este caso el coste se denominará coste de ventas. La diferencia entre el precio de venta y el coste de ventas te calculará el margen bruto del producto. A efectos de gestión de costes esto es lo primordial, es la base de cualquier sistema de cálculo de costes reales.

El segundo caso es más complejo ya que en el proceso productivo además de consumir materias primas que tiene un valor en el inventario, también se pueden consumir horas de personal directo y horas máquina. Si se consume horas de personal directo (mano de obra directa) el coste de producción tendrá como costes directos los costes de las materias primas y los costes de la mano de obra directa, pero la AECA recomienda imputar la parte de costes indirectos de fabricación que razonablemente se puedan asignar. Estos costes indirectos de fabricación pueden ser costes directos imputables a máquinas (amortización, electricidad, mantenimiento…) o costes indirectos imputables a las máquinas (coste empresa de los encargados y responsables de fabricación, coste empresa de empleados que operan en varias máquinas, alquiler de la nave de fabricación…)

La asignación de los costes indirectos a los productos a fabricar se suele realizar a través del tiempo consumido por una máquina o por un proceso de fabricación, para ello previamente es necesario haber calculado el coste indirecto de fabricación por unidad de tiempo, normalmente se emplea la unidad hora, por esa razón se suele calcular el coste – hora máquina.

Si realizamos estos cálculos en una orden de fabricación el coste de producción se compondrá de costes directos (costes de materias primas según valoración del inventario + costes mano obra directa) + costes indirectos de fabricación asignados según el consumo de tiempo de cada máquina que interviene en el proceso.

El producto elaborado queda almacenado en el almacén al coste de producción calculado en la orden de fabricación, esto significa que un mismo producto puede estar valorado en el almacén con diferentes costes de producción.

Una vez se vende el producto elaborado tomará el coste según la valoración del inventario obtenida después de la fabricación, es lo que se denomina coste de la producción vendida, la diferencia entre el precio de venta y el coste de producción vendido nos calculará el margen bruto o margen industrial.

Pero aquí no termina todo, en un pedido o factura de venta se pueden incorporar por ejemplo costes comerciales y costes logísticos de venta para analizar la rentabilidad un pedido o factura, pero si en este caso se pretende realizar un análisis de cada producto del pedido habrá que hacer un reparto de los coste comerciales y logísticos a cada una de las líneas del pedido o factura utilizando una clave lógica de reparto.

También se puede utilizar lo que se denomina un sistema de costes completos atenuado, esto significa que para un periodo determinado solo tendremos en cuenta el margen bruto a nivel de producto vendido y calcularemos el margen bruto total para ese periodo, descontando posteriormente al margen bruto total los costes de estructura como puedan ser los costes comerciales, los de administración, los financieros….

Hay empresas que no aplican los costes indirectos de fabricación a los productos elaborados, descontando estos del margen bruto total de un periodo determinado además del resto de costes de estructura, solamente aplican al coste de producción los costes directos, es lo que se denomina un sistema de costes directos.

Y para complicarlo más todavía, hay empresas que optan por un sistema de costes completo total, lo que implica que todos los costes de estructura se reparten en los productos destinados a la venta a través de una clave de reparto lógica.

De esta forma ya no analizamos el margen bruto, sino el margen neto a nivel de producto, cliente, agentes comerciales, canales de venta, zonas geográficas….

 

Como verás casi todo el trabajo lo debe hacer el programa de gestión o ERP, ya que depende completamente de la valoración del inventario. Fuera del ERP sí que puedes calcular los costes indirectos de fabricación, ya que ningún ERP realiza esta función.

Una vez tomada la decisión sobre qué sistema y que criterios de cálculo utilizar, el análisis de márgenes y rentabilidades se puede efectuar haciendo un volcado de la información de líneas de pedidos o facturas a Excel o bien utilizar sistemas más avanzados para el tratamiento de la información y con conectividad en tiempo real como Power BI.

 

Como ves el cálculo y control de costes reales tiene mucha tela. Y tal como he comentado tan solo te da una visión a posteriori de lo que ya ha ocurrido. Por lo que solo se puede analizar si algún producto, cliente, canal, comercial o zona geográfica es o no rentable. Esto te puede permitir tomar decisiones a posteriori, pero ojo porque dependiendo del sistema de costes empleado las decisiones a tomar pueden ser erróneas, esto se suele dar habitualmente en los sistemas de costes completos totales.

 

Los sistemas de costes presupuestados, a diferencia de los sistemas de costes reales, te permiten tomar decisiones anticipadas creando diferentes escenarios ya que los costes todavía no se han calculado y los productos no se han vendido.

Un sistema de costes presupuestado te permite fijar un objetivo o situación deseada por la empresa, normalmente en línea con el plan estratégico. Pero una cosa es lo que la empresa quiere conseguir y otra lo que la empresa espera conseguir (y esto se calcula con previsiones o proyecciones) lo ideal es poder comparar los costes y márgenes presupuestados contra los costes y márgenes proyectados, de esta forma todavía tienes mucho margen de actuación para aplicar acciones que permitan alcanzar a final del año el objetivo (presupuesto o situación deseada)

 

Como podéis ver, un sistema de costes reales para analizar los márgenes y la rentabilidad no es un trabajo que se pueda realizar de la noche a la mañana, hay que elaborar un minucioso diseño de todo el proceso y de lo que se espera obtener, tener muy claro para que se necesita implantar un sistema de costes de estas características, tomar decisiones sobre el sistema a implantar, todo esto puede llevar mucho tiempo para que las piezas encajen, es necesario que el programa de gestión o ERP permita realizar estos cálculos, posiblemente se requiera de desarrollos personalizados en el programa de gestión, y si el programa de gestión no permite la obtención de los informes que la empresa necesita es necesario apoyarse en hojas de cálculo o en sistemas más avanzados como Power BI. Este tipo de proyectos son un gran reto llenos de obstáculos para una empresa en los que se requiere la intervención de varias personas.

 

Aquí muestro un tipo de sistema de costes reales que se puede llevar con Excel, este sistema no incluye procesos de fabricación y ya es bastante complejo.


Sin embargo los sistemas de costes presupuestados son más sencillos de implantar ya que habitualmente no es una funcionalidad integrada en el programa de gestión o ERP, no se abastecen de información continua que genera el programa de gestión o ERP. Lo habitual es realizarlos en un sistema de Libros Excel ya que permiten la adaptación a las necesidades de la empresa de forma rápida. A diferencia de los sistemas de cálculo de costes reales que pueden durar muchos meses y tener un coste elevado, la implantación de sistemas de costes presupuestados es muy rápida y económica, en menos de un mes puede estar lista. Además de que permite tomar decisiones anticipadas que pueden hacer que la empresa mejore sus resultados significativamente.

Pero es decisión de la empresa valorar qué tipo de sistema elegir.

Si todavía no lo tienes claro contacta conmigo.

 

Si quieres saber más sobre los modelos de costes que implanto en las empresas pulsa el siguiente enlace.

 

SISTEMAS DE CÁLCULO DE COSTES

 

contabilidad de costes

 

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