Testeo Facturas Venta ERP HOLDED

Testeo Facturas de Venta ERP HOLDED

Todo proceso comercial finaliza con la emisión de facturas de ventas a los clientes con el objetivo final de cobrar completamente la factura. Como ya sabréis de nada sirve facturar si no cobramos las facturas.

Es más, si no las cobramos, la gestión del envío de facturas habrá supuesto unos costes administrativos y dependiendo de cuándo se emitan podemos llegar a pagar impuestos del valor añadido de una factura que todavía no hemos cobrado. Pero todo esto ya lo sabéis, aun así todavía hay empresarios que no tienen clara la diferencia entre un ingreso generado por una factura de venta y el cobro de la factura (entrada de dinero), a priori procesos administrativos que son básicos y que toda empresa debe manejar con soltura tiene una relevancia importante en la gestión de la misma. Por esta razón te recomiendo el artículo “Las 2 Claves del Control Financiero en las Empresas”

Después de esta pequeña introducción sobre facturación y pagos, vamos al grano, que es cómo facturar a clientes con el ERP HOLDED.

 

Facturas Venta ERP HOLDED

 

Si no lo sabéis todavía, este proyecto de HOLDED es una iniciativa personal para testear un ERP en la nube que ofrece una versión gratuita, tal como comento en los vídeos o anteriores artículos, no tengo ninguna relación comercial ni contractual con la empresa del ERP y realizo los testeos sin ninguna experiencia previa en el mismo ERP ni habiendo consultado la documentación sobre el mismo, así que me guio mi intuición y experiencia en la implantación de otros ERPs.

Este tipo de vídeos son interesantes para conocer las relaciones y vínculos que hay en los procesos de las distintas áreas de cualquier empresa.

Si habéis visto algún vídeo o habéis leído algún post anterior, sabréis que he iniciado las pruebas del ERP desde el CRM. Este es el proceso lógico ya que para poder facturar necesitamos primero vender, y el CRM es la herramienta que disponen los ERPs para facilitar el proceso comercial de la venta. Puede que tu empresa ya tenga una amplía base de clientes y no tenga tanta necesidad de utilizar un CRM, pero aun así, siempre hay una necesidad de vender más.

El objetivo final del CRM es enviar presupuestos a los clientes o potenciales clientes para que sean aceptados, una vez aceptados se podrán facturar y lo más importante, cobrar las facturas.

En base a esto, siguiendo el proceso del CRM, realizo el testeo de facturación desde los presupuestos confirmados por el cliente.

Primero configuro la secuencia o numeración de las facturas, recordad que en España tienen que ser correlativas en función de la fecha, no puede haber saltos en la numeración.

Me pongo manos a la obra para facturar desde un presupuesto. Lo primero que me llama la atención es que HOLDED utiliza el mismo objeto para facturas que para presupuestos, esto ya lo he comentado anteriormente en otros posts, es habitual que los ERPs aprovechen los mismos recursos para distintas funciones, lo único que cambia son los campos visibles y el flujo de trabajo pero suelen utilizar las mismas tablas.

Esto es lo que a priori da la sensación que ocurre en HOLDED con los presupuestos y las facturas, ya que dispone de las mismas opciones de configuración y casi los mismos campos, por lo que resulta muy práctico convertir un presupuesto en una factura.

De esta forma el usuario no tiene que duplicar la información, simplemente cambia de estado del presupuesto a factura.

 

Facturas Venta ERP HOLDED

 

Al igual que comenté en el post de presupuestos, hay muchas opciones de configuración, de selección de plantillas predefinidas de formatos y plantillas de correo para el envío a los clientes.

Una vez creada la factura, puedes realizar fácilmente un seguimiento del origen que en el caso del ejemplo sería el presupuesto. La trazabilidad hacia atrás funciona perfectamente, sin embargo no hay una trazabilidad hacia adelante, es decir, desde el presupuesto no podemos saber qué factura está relacionada.

Esto mismo ocurría desde las oportunidades del CRM, ya que no había relación entre la oportunidad y el presupuesto presentado a través de esta.

Otra opción que se echa en falta es que el campo origen no se puede seleccionar en el listado sino que hay que acceder al formulario para saber cual es. Esto no es crítico, pero a la hora de realizar seguimientos y controles puede ser un procedimiento complicado.

Una opción interesante de las facturas es poder añadir fácilmente títulos para agrupar líneas, esto mismo se puede hacer también en los presupuestos.

Una vez generada la factura la podemos enviar por correo electrónico. Algo que Holded tiene muy chulo es el acceso al portal del cliente. El cliente puede acceder a toda la información de presupuestos, facturas.. y comprobar su estado.  Esto es ideal, ya que facilita la administración del cliente, y en mi opinión puede conseguir fidelización. Algo que no se si está disponible e intentaré averiguar más adelante, es la posibilidad de incorporar un catálogo personalizado para cada cliente. Esto sería genial, ya que si el cliente accede al portal para descargar o consultar información, también podría acceder a información de novedades, promociones exclusivas, productos y servicios cruzados… lo que permitiría seguramente un incremento de las ventas.

 

Facturas Venta ERP HOLDED

 

Algo que he probado y que puede resultar peligroso es la posibilidad de modificar de forma muy sencilla una factura emitida. Desconozco si a través de los roles de los usuarios se puede restringir la modificación, lo he buscado y no lo he encontrado.  Tal como comento en el vídeo esta práctica no es legal al menos en España por lo que debería haber más seguridad para poder modificar una factura emitida y enviada al cliente.

La relación de la factura con el asiento contable funciona perfectamente y los controles de los cobros y su contabilidad también. Esto lo podéis ver en el siguiente vídeo que espero os resulte didáctico y de utilidad.

Otra cosa que me ha llamado la atención, al menos no he encontrado cómo hacerlo es la posibilidad de generar varios vencimientos de cobro o recibos en una única factura.

Parece que esta opción no está disponible, por lo que si necesitas varios vencimientos lo puedes realizar desde el presupuesto, pero generando una factura por vencimiento o simplemente realizando todas facturas de forma manual que necesites.

Esto lo testeo de forma detallada en el siguiente vídeo.


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