Claves para implantar con éxito ERP ODOO

Claves para implantar con éxito ERP ODOO

La implantación de un ERP es una inmejorable oportunidad para mejorar la organización interna de las empresas.

Un ERP sigue unos procesos lógicos que integran todas o casi todas las áreas de la empresa.

En la fase de implantación es recomendable que cada empleado tenga claro qué tiene que hacer y cómo tiene que hacerlo, es fundamental crear una lista de funciones y asignarla a los distintos empleados tal como se muestra en el siguiente ejemplo.

claves éxito ERP ODOO

En este ejemplo se muestran funciones generales del ERP, lo ideal es detallar todavía más estas funciones hasta la mínima expresión, como por ejemplo si hay un error en un pedido quien se encarga de rectificarlo.

Para ello es conveniente crear procedimientos de todos los procesos y quién se va a encargar de ejecutarlo.

De esta forma se conseguirá tener un mayor conocimiento sobre el flujo de trabajo y los procesos internos de la empresa.

Si los responsables de los procesos siguen los procedimientos al pie de la letra no debería haber ningún problema, en caso de que existiesen problemas habría que identificar si la causa lo genera el sistema o el responsable.  Si la causa lo genera el sistema la empresa responsable de la implantación se encargará de solucionarlo, si lo genera el responsable hay que analizar por qué no está siguiendo el procedimiento establecido y por lo tanto tratar que lo cumpla.

Tanto la definición de funciones, asignación de tareas, redacción de procedimientos y control de los mismos son responsabilidad de la empresa, los consultores del ERP implantan la solución informática de acuerdo a los requisitos de la empresa por lo que no se puede esperar que los consultores sean los encargados de organizar internamente la empresa.

Es clave que en la empresa haya una figura encargada de la organización interna y de que se cumplan correctamente los procedimientos establecidos, así como la identificación y propuesta de mejoras que permitan a la empresa realizar optimizar sus recursos internos y generar información fiable y útil para la toma de decisiones.

En algunas la función del control la realiza el líder de la implantación del ERP en otras empresas la función la puede desempeñar el Controller, el responsable de Administración, el Director financiero, el gestor de Proyectos, el responsable de Calidad o en otros casos un consultor de negocios externo.

Sin una persona que organice internamente la empresa para la utilización del ERP y su control, la implantación, la puesta en marcha y el aprovechamiento de todo el potencial del ERP se complica.

 

La importancia del líder del proyecto en la implantación de cualquier ERP

Para garantizar el éxito en la implantación de cualquier ERP es importante la designación por parte de la empresa de un líder o responsable del proyecto.

Una persona de la empresa con capacidad de coordinar y liderar la implantación.

¿Qué funciones debería realizar un líder o responsable de implantación de un ERP por parte de la empresa?

• Es recomendable que el responsable o director de proyecto tenga experiencia y conocimientos técnicos avanzados en gestión empresarial. La implantación de un ERP no es únicamente un proyecto informático, es un proyecto de gestión empresarial que ayuda a mejorar los procesos y los flujos de trabajo de la empresa. Los consultores del ERP desconocen los procesos y los flujos de trabajo de la empresa, el responsable del proyecto es el que debe proporcionarlos o comunicarlos a la empresa consultora.

Hay que tener en cuenta que un ERP es un sistema de gestión que integra todas o casi todas las áreas de la empresa, por lo que si el líder del proyecto es un experto contable sin conocimientos de otras áreas posiblemente estas puedan llegar a flaquear en el aprovechamiento o la correcta optimización que deberían tener.

• Se recomienda que el director de proyecto disponga del tiempo suficiente para poder revisar todas las fases que se van implantando. En estos proyectos es fundamental cumplir con los plazos de entrega propuestos desde el inicio para que no se alargue más de lo necesario. En muchas ocasiones se culpa a la empresa consultora de demoras en los plazos de entrega cuando en realidad es la empresa la que no aportado la información a migrar o no ha revisado los entregables o procesos cuando correspondía.

Es importante que el líder participe en la fase de diseño o análisis del ERP para reducir el nº de imprevistos durante la implantación.

• El director de proyecto es el nexo de unión entre la empresa y la empresa consultora. La comunicación será lo más fluida posible en todo momento. Es inviable que la empresa consultora tenga que tratar con cada empleado de la empresa de forma individual, cada empleado tendrá sus necesidades o requisitos, obviamente la función debe recaer en el líder o responsable del proyecto por parte de la empresa.

¿Es posible que haya responsables de proyecto en distintas áreas? Es posible y recomendable pero siempre bajo supervisión y la aprobación de un único responsable. Por ejemplo, si el responsable de fabricación solicita un determinado informe o una mejora de proceso, el líder del proyecto lo debería aprobar y tener conocimiento de la solicitud.

Estas son recomendaciones para cumplir los objetivos de implantación en cuanto a plazos de entrega y ítems a cubrir.

Más información sobre ERP ODOO

 

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