Plantillas Excel para Controllers y Directores Financieros

Ayuda y soporte Plantillas Excel para Controllers, Directores financieros, Administrativos y Contables

Muchas veces el ajetreo del día a día no nos da tiempo para pensar en qué podemos mejorar, tenemos unos procedimientos, plazos de entrega y objetivos que nos ocupan toda la jornada.

Llega el viernes y estamos tan agotados que preferimos seguir con la rutina antes que empezar un nuevo proyecto de mejora.

Luego está el tiempo que dedicamos a formación, cambios en los sistemas, nuevas estrategias, lanzamiento de nuevos productos, nuevas campañas de marketing… y hay que dar servicio y soporte a todo con los recursos disponibles.

A veces esos recursos no son suficientes para llegar a todo lo que tenemos planificado.

Muchas veces tenemos la sensación de que hay aspectos de la empresa que escapan del control y otros aspectos con mucha capacidad de mejora.

Y piensas, si mejorase ciertos aspectos podría tener más tiempo para lo que realmente importa, que es controlar, analizar y tomar decisiones.

Hay veces que sientes que pasas más tiempo actualizando hojas de cálculo e informes que realizando trabajo real.

Y como todo se va complicando la bola de nieve se hace cada vez más grande.

 

Plantillas Excel Controller o Directora Financiero

 

Si este es tu escenario tal vez te venga bien un poco de ayuda externa.

Tal vez te venga bien ayuda en aquellos libros Excel que necesitas mejorar o aquellos informes que te cuesta tanto mantener y actualizar. O tal vez te falten herramientas necesarias para llevar un mejor control de la empresa.

O tal vez simplemente necesites ayuda y soporte en tu departamento.

Si este es tu caso, tienes en mi la herramienta y ayuda que necesitas.

Date una vuelta por mi web y verás artículos, tutoriales, plantillas, vídeos… una gran cantidad de recursos que tal vez te ayuden a ver que te hace falta y en qué puedes mejorar.

Si necesitas ayuda en tu departamento ponte en contacto conmigo y hablamos.

Cómo ahorrar tiempo de trabajo mejorando y automatizando tus hojas Excel

Llevo más de 17 años trabajando con hojas Excel a nivel profesional y os puedo decir no hay mejor formación para trabajar con Excel que la práctica y las ganas a la hora de querer mejorar los procesos de trabajo.

Inicié mi carrera profesional trabajando con una enorme cantidad de hojas Excel, trabajaba como asiste del controller en una planta de una multinacional, y utilizábamos Excel para todo.

Teníamos todo tipo de programas para la gestión en la planta pero siempre acabábamos utilizando Excel para el análisis, el control de la información, los informes, cálculos avanzados, simulaciones, como base de datos, y muchísimas más funciones que ya ni recuerdo.

Lo primero que haces cuando empiezas a trabajar con Excel es enlazar información entre hojas, y lo más peligroso, enlazar información entre libros. Cuando empiezas la información no está estructurada, las hojas no están optimizadas, son parches sobre parches y más parches, vas añadiendo información y funciones y tu libro Excel de trabajo se ha convertido en un kraken.

Un monstruo que cuando necesitas actualizarlo se te ponen los pelos de punta. Recuerdo que había hojas que requerían varios días de trabajo para su actualización.

Hasta que finalmente me dije a mi mismo que así no se podía trabajar, no se podía perder tanto tiempo procesando la información, seguro que habría alguna manera de mejorar las estructuras de las hojas y automatizar los procesos.

Al cabo de un tiempo, a fuerza de investigar y probar, fui reduciendo los tiempos de trabajo considerablemente. Lo que antes tardaba horas en procesar lo reduje a minutos.

Aprendí técnicas que fui aplicando a casos reales, me involucré en proyectos complejos que requerían un esfuerzo de optimización para que los libros se pudiesen abrir, hay que recordar que las versiones anteriores de Excel el número de filas era menor que en las actuales y los pc no tenían tanta capacidad como los de ahora, estas limitaciones me ayudaron a construir herramientas con Excel mejor estructuradas y más optimizadas para conseguir los objetivos de ahorro de tiempo y fiabilidad de la información.

Con el paso de tiempo he trabajado con todo tipo de ERPs y programas de gestión, SAP, Navision, ODOO y para el trabajo de análisis y control de la información, así como para realización de informes y simuladores, siempre utilizábamos Excel.

La tecnología avanza mucho, yo mismo he intentado adaptar aplicaciones que realizo en Excel a programas de gestión pero en muchos casos no vale la pena la inversión y el esfuerzo.

Excel es tan dinámico y gestiona tan bien la información que no vale la pena integrar ciertas funciones en el ERP.

¿Te imaginas un sistema de costes full costing en un ERP? Con todos los repartos de costes, los inductores de costes y toda la estructura de este tipo de sistemas de información.

En la mayoría de ERPs con los que he trabajado he tenido que obtener la información de las tablas por odbc para volcarlas en Excel y realizar un trabajo que en el ERP requeriría una elevada inversión en tiempo y dinero.

Durante estos años he creado mi propia técnica a la hora de construir aplicaciones con Excel, ya no son solo hojas, sino que son herramientas de gestión que están utilizando empresas de todo tipo y tamaño.

Estas herramientas tienen una combinación de una gran variedad de recursos y funciones que dispone Excel como son fórmulas, tablas dinámicas, macros. Pero lo que mejor funciona al final en este tipo de aplicaciones es la simplicidad, no complicarse la vida con funciones y estructuras complejas.

Cuanto más clara y más sencilla sea la hoja Excel mayor partido le sacarás.

Ten claro el objetivo de tu hoja o aplicación Excel y trata de conseguir ese objetivo con los pasos más sencillos posibles. No conviertas tu Excel en un kraken.

 

Mejores Plantillas Excel para la Gestión de Empresas que utilizan los Controller

Suena raro que haya todavía haya empresas que gestionan muchos aspectos con Plantilllas Excel.

Todavía Excel es uno de los software más utilizados por las empresas, aunque hayas algunas que prefieran utilizar opciones open source como Open Office, a pesar de que muchos intenten que desaparezca o muera.

A Excel no solo le queda aún mucha vida, sino que tiene más posibilidades de crecimiento.

En mi opinión hay muchas funciones, actividades o áreas que requieren herramientas flexibles y dinámicas cuya integración en sistemas más avanzados como programas de contabilidad y facturación o EPRs sería muy costos de integrar, al menos para las pymes.

Uno de los mejores ejemplos es el presupuesto de costes ¿tiene sentido integrarlo en un ERP?

En mi opinión no tiene mucho sentido, a pesar de que se pueda alimentar de información del programa de gestión o del ERP. Un presupuesto de costes dependiendo de la actividad o las necesidades de la empresa se construye de formas diferentes. Es un modelo muy difícil de estandarizar, a no ser que la empresa se conforme con una versión estándar ya elaborada, como por ejemplo esta versión de Costes de Fabricación.

Muchas de las herramientas que utiliza un Controller en el área de Control de Gestión y Financiero, al igual que los contables o los responsables de departamentos financieros son realizadas con Excel. Los Controller, contables y financieros, utilizamos Excel también porque realizamos muchos análisis, estudios, controles, valoraciones, y evaluaciones, funciones que no se podrían realizar con un programa de gestión o ERP, ya que estos sistemas están diseñados para realizar otro tipo de funciones o gestión.

En realidad, un departamento administrativo requiere la combinación de información entre los sistemas de gestión y las hojas de cálculo, en este caso Excel.

Pienso que hay determinadas funciones como la gestión contable, gestión de almacén, CRM, gestión de fabricación… que no se deberían realizar con Excel. A pesar de que muchas empresas con la finalidad de ahorrar dinero en software de gestión prefieran utilizar Excel con estos fines.

Estas funciones mejor realizarlas con un ERP como ODOO, ya que está diseñado específicamente y está especializado en cubrir estas necesidades a las empresas.

¿Un CRM con Excel? Podría ser útil para un autónomo o una micro empresa, pero cuando el volumen de contactos, oportunidades y acciones comerciales es elevado lo recomendable es utilizar un software específico o lo ideal que sería integrarlo en un ERP.

 

Independientemente de la gestión que realices y las decisiones que tomes en relación al software de gestión a utilizar en mi página podrás encontrar todo tipo de Plantillas Excel para gestión de empresas. Desde 2012 diseño, elaboro y publico Plantillas Excel que suelen utilizar los Controller, Contables y Financieros, muchas son Plantillas Excel gratuitas y otras son premium o de pago, otras son modelos que requieren personalización o adaptación según las necesidades de las empresas.

Las áreas habituales sobre las que diseño y elaboro Plantillas Excel son, el área de costes, presupuestos, cuenta de resultados, proyectos, cuadros de mando, comercial y ventas, fabricación y logística y recursos humanos.

 

control presupuestario

 

 

Más información sobre el área Control Financiero y de Gestión (Controlling)

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