¿Por qué tu empresa necesita la ayuda de un Controller?

¿Por qué tu empresa necesita la ayuda de un Controller?

Hace un tiempo, Luis, contable de una empresa de fabricación ubicada en el centro de España contactó conmigo.

Luis estaba preocupado porque la empresa llevaba tiempo con unos resultados muy por debajo de los esperados, la caja estaba menguando rápidamente por lo que cada vez demoraban más los compromisos de pagos y las líneas de financiación no cubrían completamente las necesidades de tesorería.

Luis estaba muy preocupado por la situación pero estaba todavía más preocupado por varias razones, en primer lugar por no saber exactamente qué había originado la situación, tampoco sabían hacia dónde se dirigían, no tenían definidos objetivos por lo que no podían tomar medidas para revertir la situación y por último Luis tenía un alto nivel de estrés debido a la incertidumbre de no saber lo que podía ocurrir en el futuro, Luis no tenía las herramientas necesarias para poder predecir el futuro por lo que la empresa navegaba según soplase el viento.

Luis es un excelente contable, de la vieja escuela, se las sabe todas y maneja los números mejor que nadie, confía en su programa de contabilidad del cual extrae toda la información para gestionar la empresa. Pero a raíz de la actual situación Luis se ha dado cuenta que la empresa no puede vivir solamente de un análisis de la contabilidad clásica.

Luis sabía que la empresa necesitaba incorporar las funciones que realiza un Controller. Necesitaba urgentemente ayuda en su empresa para poder analizar el pasado, controlar el presente y predecir el futuro.

Luis se había formado como contable, disponía de 2 administrativos a su cargo, y ninguno de ellos tenía experiencia en funciones de Controlling. No sabían lo que necesitaban ni por dónde tenían que empezar.

Habiendo establecido un contacto previo conmigo les diseñé un plan de acción, la implantación de una serie de herramientas que le ayudarían a controlar y planificar internatemente la empresa, además de contar con la formación, mantenimiento y soporte. Luis no iba andar solo este camino, estaría apoyado en todo momento con mi ayuda.

 

El plan trazado para la puesta en marcha para el área del Controller incluía:

Un sistema de cálculo de costes presupuestados para planificar precios, márgenes y rentabilidades.

La revisión de sus costes reales de fabricación con la finalidad de obtener informes de rentabilidad de pedidos por clientes, productos, familias de productos, mercados, comerciales…. Esto le permitiría analizar que había pasado en la empresa para llegar a la situación tan negativa en la que se encontraban.

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En línea con los objetivos estratégicos de la empresa necesitaban apretarse el cinturón y mejorar su gestión económica. Se establecería un sistema de control presupuestario para controlar ingresos y gastos, un sistema de Cuenta de Explotación Analítica que les permitiría comparar la situación actual contra el año anterior, controlar la situación actual contra el objetivo presupuestado y controlar la situación actual contra las proyecciones.

Esta herramienta con todo mi apoyo y soporte les permitiría no solo analizar el pasado, controlar el presente y predecir el futuro, sino también establecer las medidas necesarias para el cumplimiento de los objetivos gracias la utilización de las proyecciones combinadas con los datos reales.

 

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Otro de los aspectos que necesitaban mejorar eran las previsiones de tesorería, Luis estaba acostumbrado a trabajar únicamente con información contable para analizar su posición de tesorería. Sabía lo que tenía pendiente de cobrar o pagar, pero tan solo sobre los registros que tenía contabilizados.

Los datos que no había contabilizado no los tenía en cuenta, por lo que era incapaz de hacer una proyección fiable a varios meses vista. Sabían en qué situación se encontraban actualmente, pero no podían prever como estarían dentro de 3 o 6 meses ¿tendría la empresa la liquidez necesaria para afrontar los compromisos de pago dentro de unos meses?

Muchos conocerán o habrán experimentado el efecto bola de nieve que se produce en estas situaciones, demora en los pagos, intentos de adelantar cobros, más financiación, mayores costes financieros… y si la situación no se revierte la bola de nieve se va haciendo cada vez más y más grande, hasta que la empresa se queda sin las armas necesarias para seguir funcionando. Entonces es cuando se empieza a hablar de la temida suspensión de pagos….

 

Al ser una empresa de fabricación utilizan máquinas en sus procesos productivos, por esta razón necesitaban un informe OEE que midiese el rendimiento de las máquinas.

Gracias a este informe de indicadores de rendimiento de las máquinas podrían tomar medidas que les permitiese ampliar su capacidad de producción mejorando así plazos de entrega y reduciendo los costes fijos unitarios. El responsable de fabricación estaba encantado con la posibilidad de contar con una herramienta de estas características.

 

Informe-OEE-Excel-análisis-comparativo

 

Adicionalmente también se realizarían estudios de costes específicos por áreas para analizar su viabilidad, determinar oportunidades de mejora y optimizar los procesos. Fue importante por ejemplo el análisis de rotación de los productos y el coste que suponían aquellos que generaban un elevado stock y en consecuencia una alta retención económica que afectaba a la liquidez.

 

Y finalmente también necesitaban informes avanzados de fabricación y muchas otras herramientas y automatismos que les permitiese llevar una mejor gestión de la empresa. El ERP no permitía demasiadas adaptaciones y además supondrían una elevada inversión, por lo que se solucionó con sencillos procesos automatizados con Excel.

 

Antes de la ejecución del servicio, Luis era consciente de que necesitaba mucha ayuda para poner en marcha toda esta gestión, necesitaba el diseño, la puesta en marcha, la formación, el asesoramiento, el soporte, el mantenimiento. Toda ayuda sería bienvenida.

Luis le planteó todas estas necesidades al gerente y obtuvo la siguiente respuesta. “Esto es parte de tus funciones que para eso te paga la empresa”

Como he comentado antes Luis es un excelente contable, un profesional incansable, perfeccionista, trabajador, muy cualificado y muy involucrado en la empresa que lleva dándolo todo durante más de 15 años, pero Luis solo con la gestión administrativa va desbordado, trabaja una media de 10 horas diarias y en varias ocasiones el ritmo de trabajo le ha proporcionado algún que otro susto. Luis intenta llegar a tiempo a todo lo que está bajo su responsabilidad y la de los 2 administrativos que tiene a su cargo, pero en algunas ocasiones le resulta imposible.

Ni Luis ni los 2 administrativos son especialistas en el área de Controlling, por lo que tendrían que adquirir la formación específica y dedicar mucho tiempo para alcanzar el nivel requerido para poner en marcha el área en la empresa.

La empresa podría haber haber incorporado en plantilla a un especialista en Control Financiero, pero el coste era muy alto para la situación en la que se encontraban, además el gerente a pesar de ser conocedor de la situación no concebía la función del Controller como crítica en su organigrama.

Como habréis imaginado la empresa de Luis optó por mis servicios, ya que el coste era muy bajo en comparación con la incorporación de un profesional en plantilla, al dar servicio a muchas empresas de diversos sectores los plazos de implantación serían cortos y eficientes, además Luis y yo conectamos profesionalmente desde el primero momento, sabía lo que necesitaban y Luis confiaba que estaban en buenas manos.

Hasta el propio gerente ha reconocido los grandes avances que se han realizado y lo imprescindible de la ayuda aportada.

Luis empieza a ver la luz al final del túnel.

 

 

control presupuestario

 

 

Más información sobre el área Control Financiero y de Gestión (Controlling)

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