🆗 Cálculo Costes Fabricación Directos e Indirectos Modelo Controller

Los Controllers solemos utilizar modelos Excel para el cálculo de costes de fabricación directos e indirectos previstos o presupuestados o para analizar el histórico de la empresa con información del ERP o Programa de gestión. Aquí te dejo algunos ejemplos que te pueden orientar cómo hacerlo por tu cuenta en tu empresa o si requieres ayuda siempre puedes contactar conmigo.

Si eres de los que considera que un sistema de cálculo de costes profesional, robusto, fiable y sencillo de utilizar no es necesario para tu empresa, ya que realizas tus propios cálculos y hasta ahora te ha funcionado muy bien o consideras que lo importante es vender sin importar el coste ni la rentabilidad que puedan generar las ventas, mejor no sigas leyendo, ya que esto te va a resultar muy aburrido.

Si eres de los que consideras muy importante el área de cálculo de costes en la empresa este modelo posiblemente te pueda resultar interesante.

Este sistema de cálculo de costes es una herramienta implantada en una pequeña empresa que hasta hace unos años realizaba la mayoría de sus procesos de forma manual pero debido al crecimiento ha ido automatizando con maquinaria gran parte de sus procesos.

Esto es muy habitual en la mayoría de las empresas que crecen rápidamente.

La sustitución de gran parte de la mano de obra directa por procesos automatizados implica que se tenga que reconsiderar el cálculo de costes.

Antes con un simple escandallo de costes directos se cubría gran parte del cálculo del coste.

Sin embargo con la industrialización de los procesos el peso de los costes indirectos se ha incrementado. En muchas empresas estos costes pueden llegar a suponer el 80% de los costes de fabricación del producto.

Pero hay un problema, ¿Cómo identificar y repartir los costes indirectos de fabricación al producto?

Tal como recomiendan los organismos encargados de la normalización de la contabilidad de costes, el coste de fabricación del producto debe incorporar los costes directos asociados y la parte de costes indirectos razonablemente imputables. Es lo que se denomina un sistema full-costing atenuado o sistema de costes completos atenuado.

Este sistema no es un modelo de costes completos clásico ya que los costes que no afectan al proceso productivo no se reparten (costes comerciales, costes de administración, costes financieros…)

La complejidad de estos sistemas es el reparto de los CIF (Costes Indirectos de Fabricación)

He visto empresas que asignaban un porcentaje de los costes indirectos totales ya fuesen de fabricación o estructura directamente a todos los productos, es decir al total de los costes directos le incrementaban un 30% porque sí, independientemente de si ese producto pasase por un proceso productivo o no, fuese un semielaborado o fuese un subproducto.

También he visto empresas que imputaban como coste directo los Kw/h o la amortización, pero sin indicar a qué máquina los consumían.

Hay que tener claro que los productos no consumen electricidad, ni tienen gastos de amortización, ni mantenimiento… este tipo de recursos los consumen las máquinas y no los productos por lo que se consideran costes indirectos del producto.

Y ahora la pregunta es ¿Cómo se imputan estos costes indirectos a las máquinas u otros centros de costes?

Lo habitual e ideal es hacerlo a través de una clave de reparto ya que la información es más precisa. Por ejemplo, si sabemos que la máquina 1 consume 10 Kws/hora y la máquina 2 consume 15 kws /h y tenemos la previsión de la cantidad de horas que trabajará cada máquina podemos hacer un reparto del coste eléctrico a cada una de las máquinas.

Hay empresas que prefieren simplificar los repartos y simplemente asignan un porcentaje del consumo eléctrico a cada máquina, es el método basado en la experiencia. Es decir aplicar un 40% a la máquina 1 y un 60% a la máquina 2.

Este sistema se suele utilizar cuando a la empresa le cuesta mucho esfuerzo obtener la información para aplicar claves de reparto.

Por ejemplo, ¿vale la pena hacer partes de mantenimiento que recojan el coste de las piezas utilizadas en las reparaciones o el tiempo que dedica el personal a cada máquina con la finalidad de tener un histórico y así poder imputar con una clave de reparto el coste del centro de costes de mantenimiento a cada una de las máquinas para calcular el presupuesto de costes?

Difícil cuestión, ¿verdad?

El reparto de costes indirectos dependerá de la información que tenga disponible la empresa y se tendrá que evaluar si el coste y esfuerzo de obtener esa información compensa con la información que generará el sistema de costes para la toma de decisiones.

Y esta es la razón por la que muchas empresas se olvidan de los costes indirectos.

Se centran únicamente en los directos de fabricación, y así calculan el margen bruto.

Perfecto!! Es un sistema Direct Costing puro y duro. Muchísimas empresas lo aplican. Pero no hay que olvidarse de comparar el margen bruto generado con los costes indirectos del periodo (costes indirectos de fabricación y costes de estructura) para analizar la rentabilidad neta.

La herramienta ideal para realizar el Cálculo de Costes

Como ya he comentado muchísimas veces es prácticamente estandarizar un sistema de cálculo de costes, ya que al ser un sistema de información interno de gestión sin una normativa, cada empresa aplica el sistema que mejor se ajuste a su estilo de dirección.

Aun así, en los modelos que desarrollo trato de estandarizar los sistemas, sabiendo que van a requerir de adaptaciones y modificaciones.

Este sistema de cálculo de costes es el Modelo M7.

Incluye el reparto de costes indirectos de fabricación, con la posibilidad de elegir una clave de reparto o hacer una asignación manual. El sistema trabaja con costes indirectos presupuestados y reales por lo que podemos no solo calcular un coste de fabricación (directos + CIF) presupuestados y reales sino que también se confecciona una Cuenta de Explotación Analítica presupuestada y otra real para realizar análisis de desviaciones y comparativas.

Aquí os dejo unas fotos del modelo y más abajo hay disponible un vídeo que explica el funcionamiento del modelo M7 para el cálculo de costes de fabricación.

Si estás interesado en un modelo similar y adaptarlo a las necesidades de tu empresa puedes contactar conmigo por email, teléfono, whatsapp o como te resulte más cómodo.

Vídeo funcionamiento Sistema Costes M7

Costes Directos o Indirectos. Controversias y sentido común

Después de tantos años poniendo en marcha modelos y herramientas de cálculo, control y análisis de costes, investigando y estudiándolo todo sobre esta área específica de la empresa todavía te encuentras con controversias respecto a qué es un coste o costo directo o un coste o costo indirecto.

Utilizo los términos costes (término usado en España, costo tiene otra terminología que nada tiene que ver con la empresa) y costos (término habitualmente utilizado en Latinoamérica que nada tiene que ver con lo que se fuma en España)

En mi opinión un Coste Directo no necesariamente está asociado a un producto, sino a un objeto de coste.

Un objeto de coste puede ser un producto, un proyecto, un servicio, pero también puede ser una máquina, un centro de costes o costos, un pedido de venta.

Siempre se considera que el coste directo está asociado al producto, ya que se supone que es el objetivo final de la contabilidad de costes. Calcular el coste de un producto es algo básico para cualquier empresa.

Pero también puede haber otros tipos de análisis y objetivos de cálculos de costes además de los productos.

En el caso de los costes o costos directos de los productos, el más claro de todos es la materia prima o los materiales utilizados en el proceso de fabricación. Ya que es fácilmente identificable el consumo y el coste de la materia prima o material utilizado a la hora de elaborar un producto.

Con la “Mano de Obra” o “Personal” hay más controversia, según la AECA (Asociación Española Contabilidad y Administración Empresas) y también en mi opinión es aquella que se puede asociar directamente con facilidad al producto, y no hay mejor forma de asociar el coste de un empleado que a través del tiempo que ha dedicado a la manipulación, transformación o montaje del producto de forma directa.

Independientemente de los distintos productos en los que haya empleado su tiempo. Por esa razón se utiliza el criterio de asignación “Horas-Hombre” un término anticuado (por lo visto las mujeres no trabajaban en las fábricas o talleres cuando se definió este término) personalmente suelo utilizar el término “Horas Personal Directo”.

En algunos manuales y páginas he leído que el coste o costo de la Mano de Obra Directa solo se puede imputar si se fabrica un único producto. ¿significa esto que para considerar el coste o costo del personal como directo una persona solo puede dedicar el 100% de su tiempo a un único producto?

Hoy en día es muy raro la empresa que solo fabrique un único producto o realice un único proyecto o servicio. Siempre he considerado que en el cálculo de costes hay que aplicar el sentido común y no dar demasiadas vueltas a teorías o conceptos.

Hay empresas que no registran tiempos de trabajo de sus empleados en las fabricaciones, ¿cómo sabemos quién ha trabajado en qué producto? ¿Cómo podemos imputar su coste por hora al producto elaborado?

En este caso a pesar de que el personal trabaja directamente sobre el producto no podemos asociarlo ni directa ni fácilmente sobre el mismo, por lo que ya no se debería considerar coste directo sino coste indirecto.

Los costes de las máquinas no se pueden asociar directamente al producto, pero algunos de ellos si que se pueden asociar directamente a las máquinas.

Hoy en día la mayoría de las fábricas utiliza máquinas para elaborar sus productos por lo que el coste de los empleados se puede asociar directamente a la máquina y no al producto.

Por ejemplo podemos saber si la empresa dispone de la información que los empleados han dedicado un número determinado de tiempo a una máquina. O por ejemplo se puede saber la energía (electricidad, agua, gas…) consumida por una máquina en un determinado periodo de tiempo, por lo que el coste sería directo a la máquina, pero indirecto al producto.

Si una máquina tiene reparaciones o mantenimiento y es fácilmente identificable también se puede considerar un coste o costo directo a la máquina, pero indirecto al producto.

Como no se pueden asociar directamente los costes de las máquinas al producto se suele utilizar el criterio de asignación o reparto “Horas-Máquina” sabiendo que para fabricar un producto se necesita una unidad de tiempo de esa máquina.

Hay empresas que además de tener la necesidad de calcular el coste del producto también les interesa saber el rendimiento económico de una máquina o la rentabilidad que aporta a la empresa.

En el siguiente vídeo se muestra cómo una empresa de explotación agrícola lo que le interesa saber es el rendimiento de cada parcela, en este caso los costes directos no se asocian al producto sino a la parcela.

No se mide el tiempo que un empleado dedica a recoger un kilo de fruta, sino el tiempo que el empleado ha dedicado al trabajo en la parcela.

Lo mismo ocurre con los materiales, no se asocian directamente al consumo por kilo de fruta obtenido, sino al consumo directo en cada parcela (abonos, pesticidas…)

Lo mismo pasa con los pedidos de venta. Hay costes que no se pueden asociar directamente al producto pero si directamente al pedido de venta, e indirectamente se puede asociar con cada línea de pedido y a los productos vendidos en cada línea, ya que no somos capaces de asociarlos directa y fácilmente a los mismos.

Por ejemplo si un comercial tiene una comisión sobre un pedido, los importes por pedido normalmente varían ya que la comisión se suele calcular como porcentaje sobre el importe total, el coste de la comisión se puede asociar directamente al pedido pero indirectamente a las líneas de los pedidos y en consecuencia indirectamente al producto.

Por lo que a la hora de trasladar la comisión a la línea de pedido o al producto se realizará a través de un criterio de asignación o de reparto.

En cualquier sistema de cálculo, control y análisis de costes hay que tener en cuenta la actividad de la empresa, cómo trabaja, qué información dispone, y lo más importante aplicar el sentido común.

También hay que tener una visión de todo el sistema en su conjunto y tener muy claro cual es el objetivo del modelo de cálculo.

La teoría parece fácil, la aplicación práctica no lo es, muchas empresas no saben cómo proceder o se atascan a la hora de elaborar un modelo de cálculo, control y análisis de costes.

Si es tu caso y necesitas ayuda. Ponte en contacto conmigo.

Costes Indirectos de Fabricación. El gran reto de cálculo

Las empresas de fabricación suelen tener la complejidad de incorporar el cotes o costos indirectos de fabricación al coste o costo del producto.

Identificar y asociar los costes directos suele ser fácil. Las empresas de fabricación generalmente utilizan escandallos o listas de componentes de materias primas, materiales, productos semielaborados, horas personal directo… que permiten calcular un coste directo estándar (previsto, provisional…)

Según el Plan General Contable español los costes de producción incorporan lo siguiente

“El coste de producción incluye el precio de adquisición de las materias primas y otras materias consumibles, el de los factores de producción directamente imputables al activo, y la fracción que razonablemente corresponda de los costes de producción indirectamente relacionados con el activo, en la medida en que se refieran al periodo de producción, construcción o fabricación, se basen en el nivel de utilización de la capacidad normal de trabajo de los medios de producción y sean necesarios para la puesta del activo en condiciones operativas”

Como se puede interpretar de la norma, se pueden imputar aquellos la fracción razonable de los costes indirectamente relacionados con el producto, siempre que tengan relación la fabricación en medios y en tiempo.

Tal como he comentado en otros artículos los costes directos dependen del objeto de coste a aplicar (producto, máquina, centro de costes) por lo que un coste se puede imputar directamente a una máquina pero no tiene una asociación directa con el producto, por lo que es indirectamente imputable al producto.

Esto es muy importante para la valoración del inventario ya que hay empresas que pueden manipular los costes de los productos terminados para dar más o menos beneficio contable según les convenga (por ejemplo, pagar menos impuestos). Por esta razón los costes indirectos de fabricación deben estar debidamente justificados.

El primer paso para calcular Costes Indirectos de Fabricación es identificar en las cuentas contables qué gastos se pueden asociar con los procesos productivos.

Habrá gastos que se podrán asociar directamente al producto, estos los descartamos ya que los tenemos identificados por otra vía y habrá otros gastos que serán los que nos interesará identificar como indirectos de fabricación.

En algunas ocasiones nos podremos apoyar en las cuentas contables y en otras ocasiones tendremos que hacerlo de forma extra contable.

Por ejemplo el sueldo de los operadores de máquina, el encargado del área de fabricación o el director de fabricación y logística.

En contabilidad se suele contabilizar todos los empleados en una misma cuenta a no ser que se utilicen cuentas analíticas o se puedan identificar los costes por otra vía. En España se contabiliza los sueldos y salarios en una cuenta y la seguridad social en otra cuenta, ambas cuentas componen el coste total del personal de la empresa.

Una vez identificados los costes del personal que participa en fabricación e indirectamente se puede asociar al producto. Estos costes hay que asociarlos a máquinas o centros de costes.

Los centros de costes se suelen diferenciar en centros principales y auxiliares.

Los centros principales son los que participan directamente en el proceso productivo (suele ser una máquina o un grupo de máquinas) y los auxiliares son los que dan apoyo a los centros principales (mantenimiento, calidad, logística interna)

Hay costes que se pueden asociar directamente a un centro principal, y si no se pueden asociar directamente se utiliza un criterio de reparto.

Lo mismo pasa con los centros de costes auxiliares, estos centros reciben tanto costes directos (por ejemplo el coste un empleado que dedica el 100% de su tiempo a estas tareas) pero también pueden recibir costes indirectos.

Y a su vez los centros auxiliares reparten sus costes a centros principales (por ejemplo el centro mantenimiento puede repartir sus costes a los centros principales en función del tiempo registrado en los partes de trabajo) si hay materiales o servicios subcontratados en reparaciones de máquinas directamente se imputan a estas sin tener que pasar por el centro auxiliar de mantenimiento.

Una vez repartidos los costes de los centros auxiliares a los centros principales, y la asignación de costes directa o indirectamente a los centros principales. Estos centros reparten sus costes a los productos a través de un criterio de asignación o clave de reparto (por ejemplo horas-máquina)

Para ello se tiene que calcular el tiempo previsto de funcionamiento de las máquinas para un periodo determinado de tiempo, este periodo tendrá relación con los costes calculados.

De esta forma se calcula el coste unitario por hora para cada máquina. Algunas empresas utilizan esta información para analizar rendimientos y costes de oportunidad de las máquinas.

Por eso es importante el cálculo del OEE y mejorar el indicador ya que puede permitir una reducción importante de los costes indirectos de produdcción (generalmente estos costes tienen una naturaleza fija por lo que a nivel unitario se comportan de forma variable) Ver artículo Mejoras en el OEE fabricación. Impacto en los costes y la cuenta de resultado

Cómo calcular los costes indirectos unitarios para tu sistema de costes

El cálculo de costes indirectos es solo un apartado o módulo de tu sistema de costes global.

En el caso de que te decidas por la aplicación de un modelo full costing necesitarás un sistema de cálculo de costes indirectos unitarios para trasladarlos a tus objetos de costes y así poder tener un sistema que proporcione información fiable y con garantías.

Muchas empresas todavía aplican un porcentaje de costes indirectos a sus costes totales directos, esto puede dar lugar a una distorsión en los costes calculados lo que puede desencadenar en toma de decisiones erróneas o análisis de rentabilidad poco fiables.

El sistema propuesto parte de la previsión de gastos con origen contable y que se seleccionarán aquellas cuentas contables que se consideren gastos indirectos.

Definiremos las cuentas analíticas para asignarlas a las cuentas contables a través de porcentajes de reparto.

Se dispondrá de una tabla de las máquinas con su coste de adquisición y los años de vida útil estimados para calcular la amortización anual y asociarlas a los centros de costes.

El coste del personal se repartirá entre las distintas máquinas (asociadas a centros de costes) y departamentos.

Se realizará un primer reparto desde las cuentas analíticas a los centros de costes principales y los auxilaires.

Y Se realizará un segundo reparto desde los centros auxiliares a los centros principales.

Los costes de los centros de costes resultante de los repartos permitirán el cálculo de los costes indirectos unitarios a través de los inductores de costes asignados.

En este video se puede ver forma simplificada el cálculo de costes indirectos de fabricación.

Como podrás observar el cálculo de estos costes son los más complicados para las empresas ya que son importante a la hora de justificar el valor del inventario de producción terminada.

Y para una mejora fiabilidad a la hora de calcular márgenes o realizar análisis de rentabilidades.

Hay empresas que no se complican la vida y simplemente aplican un porcentaje adicional sobre los costes directos en base “a su experiencia”, vamos lo que comúnmente se suele denominar “a ojo”

Si en realidad te interesa calcular correctamente los costes de fabricación, entonces hay que realizar un esfuerzo, utilizar el sentido común y tener experiencia en modelos de cálculo, control y análisis de costes para calcular los costes indirectos de fabricación.

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