Costes de Hotel en Excel

Plantilla Excel para calcular los costes de un hotel, analizar su rentabilidad, simular escenarios y estimar márgenes mediante un presupuesto de costes, ingresos y resultados. Ejemplo explicado paso a paso.

🎯 Cómo calcular los costes y la rentabilidad de un hotel con Excel

Como cualquier empresa, un hotel necesita calcular con precisión sus costes, analizar márgenes y anticipar resultados para tomar decisiones estratégicas con fundamento. Esto se consigue mediante un presupuesto de costes, ingresos y rentabilidad, una metodología válida para cualquier sector.

Es fundamental distinguir entre:

Presupuesto: objetivo deseado según la estrategia del hotel.
Previsión: lo que realmente se espera que ocurra.

Ambos enfoques permiten un nivel muy alto de control, simulación y toma de decisiones anticipadas.

Este modelo Excel, diseñado para un cliente del sector hotelero, combina ambos conceptos para ofrecer una visión clara, flexible y completamente orientada a la gestión.

📌 Una aclaración importante y honesta

No soy especialista en terminología hotelera. No trabajo con indicadores como RevPAR, RevPAG, GOPPAR o GOPPAG.

Pero sí soy especialista en calcular costes y rentabilidades en todo tipo de sectores, y he implantado numerosos sistemas avanzados de costes que funcionan incluso mejor que muchos modelos clásicos del sector hotelero.

Lo importante no es el nombre del indicador, sino que los números reflejen la realidad económica del hotel y permitan decidir.

Y eso es exactamente lo que hace esta plantilla Excel.

🧩 ¿Qué aporta este modelo de costes para hoteles?

El sistema está diseñado para:

Calcular costes directos e indirectos del hotel.
Repartir costes por áreas, servicios, actividades o centros.
Analizar ingresos previstos y reales.
Obtener márgenes por línea de negocio.
Simular escenarios “What if…”.
Evaluar el impacto de decisiones estratégicas.
Anticipar resultados finales y desviaciones.
Facilitar una visión clara para directores y propietarios.

La estructura está pensada para que cualquier responsable del hotel pueda entender de dónde vienen los costes, cómo se distribuyen, qué rentabilidad genera cada área y qué decisiones mejoran el margen final.

📈 Simulaciones: el verdadero valor del modelo

Una de las ventajas más potentes del sistema es la capacidad de simular escenarios:

¿Qué pasa si aumenta la ocupación un 10%?
¿Qué pasa si suben los salarios del personal de limpieza?
¿Qué pasa si reducimos gastos energéticos?
¿Qué ocurre si abrimos o cerramos un servicio?
¿Qué impacto tiene ajustar tarifas por temporada?

En definitiva, puedes preparar escenarios alternativos y tomar decisiones con datos reales, no con intuiciones.

🔍 ¿Cómo se estructura el modelo?

El sistema incluye, entre otras muchas funciones:

Definición de centros de costes.
Cálculo de costes directos por área del hotel.
Repartos de costes indirectos.
Ingresos por habitaciones y servicios adicionales.
Márgenes por línea de negocio.
Panel de indicadores.
Dashboard de rentabilidad.

Todo ello con un diseño claro, sencillo y adaptado al funcionamiento real del hotel.

Al final de la página dispones de un vídeo en el que explico con detalle el funcionamiento del sistema de costes para hoteles.

¡Vamos al lío!

En la siguiente imagen se muestra el panel de menús de inicio del presupuesto de costes y rentabilidad para hoteles.

A priori puede parecer que hay pocas funciones, pero espera y verás.

En el menú de inicio solo hay cuatro botones: ingresos de habitaciones, costes, filtro de meses y cuenta de explotación analítica.

Vamos a ver el primer botón: ingresos de habitaciones.

El objetivo de este apartado es calcular el presupuesto de ingresos de las habitaciones del hotel. Puede que sea la parte más importante, pero no podemos olvidarnos de los costes. Como en cualquier empresa, el objetivo es maximizar el beneficio.

En primer lugar tendremos que configurar las habitaciones del hotel.

En esta configuración incluiremos los distintos tipos de habitaciones y el número de habitaciones por tipo. Por defecto, puedes configurar hasta 100 tipos de habitaciones diferentes, aunque, como todos los parámetros del sistema, se puede ampliar.

También configuraremos los días festivos del año. De esta forma, en la planificación de tarifas y ocupación será más fácil identificarlos y establecer una política de precios diferente.

Ahora empezamos a planificar y presupuestar las tarifas. Para ello accedemos al enlace de cada mes. Como se puede ver en la imagen, en la parte izquierda aparecen los tipos de habitaciones configurados previamente y el número de habitaciones por tipo.

Después tenemos una tabla con los días del mes. En color verde se muestran los días festivos y los fines de semana, de forma que se puede establecer una estrategia de precios según el mes, la semana, el día festivo o el fin de semana. Incluso se podría definir una tarifa diferente para cada día del mes.

Dentro del mismo mes, si avanzamos hacia la derecha, disponemos de otra tabla para planificar, prever, presupuestar o simular el nivel de ocupación.

Este dato se registra en porcentaje y dependerá del número de habitaciones y de la temporada. Al igual que la tarifa, el nivel de ocupación se registra a nivel diario, por lo que la precisión a la hora de calcular los ingresos presupuestados es muy alta.

Pero aún hay más. En la hoja del mes, si avanzamos más hacia la derecha, tendremos un resumen mensual del presupuesto de ingresos.

Para cada tipo de habitación tendremos los siguientes indicadores: capacidad máxima de habitaciones del mes, habitaciones ocupadas, porcentaje de ocupación, ingresos del mes e ingreso medio por habitación ocupada. También tendremos estos indicadores para el total del mes.

Esta planificación se realiza para todos los meses del año.

Una vez presupuestados los ingresos, llega el turno de los costes.

En primer lugar definimos los centros de costes y los centros de beneficios.

En la siguiente imagen se muestra un ejemplo de los distintos centros.

Un centro de beneficios es aquel que genera ingresos y también puede consumir costes operativos. Por esa razón se clasifica dentro de los costes operativos. En este ejemplo serían habitaciones, comedor, sportclub y bar.

El resto de centros que no generan ingresos directamente, pero que consumen costes necesarios para el funcionamiento del hotel, se clasifican como costes de estructura. En el ejemplo serían recepción, instalaciones comunes, comercial, administración, costes financieros y amortizaciones.

Para facilitar el proceso presupuestario, diferenciaremos entre costes de empleados y el resto de gastos no relacionados directamente con el personal.

Los gastos se pueden registrar de forma mensual tanto por cuentas contables como por cuentas analíticas, dependiendo de cómo tenga organizada la información el hotel.

Los costes de los empleados también se presupuestan de forma mensual y se considera el coste empresa.

Tanto los gastos como los costes de empleados se tienen que repartir porcentualmente entre los distintos centros de costes o centros de beneficios.

Una vez realizados los repartos, se pueden consultar los siguientes informes de costes:

Costes operativos después de repartos.
Costes operativos de empleados después de repartos.
Costes de estructura después de repartos.
Costes de estructura de empleados después de repartos.

Una vez presupuestados los ingresos y los costes, ya podemos consultar lo que realmente interesa: el beneficio que se espera obtener. Esto se analiza en la cuenta de explotación analítica del hotel para el año presupuestado.

Podemos seleccionar los meses que queremos consultar para afinar el análisis. En el ejemplo se consulta desde enero hasta junio, es decir, el primer semestre.

Como se puede ver en la cuenta de explotación analítica, en la parte superior se muestran los centros de beneficios. Los ingresos de las habitaciones ya se han calculado previamente y se muestran de forma automática. Los ingresos del resto de centros de beneficios se registrarán manualmente en función de los históricos y del objetivo que se desee conseguir.

Los costes operativos se muestran automáticamente debido al reparto de costes realizado anteriormente. La diferencia entre los ingresos y los costes operativos dará como resultado el margen operativo para cada centro de beneficios, también denominado margen bruto o margen de contribución si se hiciera distinción entre costes variables y fijos, aunque este no es el caso.

Sumando el margen operativo de cada centro de beneficios obtenemos el margen operativo total. Después, solo queda restar el total de los costes de estructura, que pueden mostrarse detallados para facilitar el análisis.

Con esta diferencia obtenemos la rentabilidad total presupuestada o, dicho de otra forma, el beneficio esperado antes de impuestos.

Dentro de la cuenta de explotación analítica también podremos consultar los informes de ingresos de habitaciones para el periodo de meses seleccionado.

También podremos consultar los informes de costes para el periodo de meses seleccionado.

Como ves, se trata de un sistema de cálculo de costes y presupuesto de ingresos para hoteles muy completo, pero sobre todo muy sencillo de utilizar y mantener.

Una información muy valiosa para conseguir buenos resultados para el hotel.

Ya solo queda poner el plan de acción en marcha y comprobar que todo evoluciona según lo previsto.

Como complemento, también puedes gestionar un sistema de control presupuestario contable. Aquí tienes más información sobre el sistema de Control Presupuestario.