Cálculo de Costes de un Hotel y su Rentabilidad modelo Excel

Ejemplo Plantilla Excel para Cálculo de Costes de un Hotel y su Rentabilidad.

Como cualquier empresa un hotel también requiere del cálculo de costes y el análisis de rentabilidad para tomar decisiones en línea con su estrategia.

Esta forma de calcular los costes se denomina Presupuesto de Costes, Ingresos, Márgenes y Rentabilidad.

Hay que diferenciar entre lo que es un presupuesto, objetivo o situación deseada en función de la estrategia de la empresa, y previsiones, situación que se espera que realmente va a ocurrir.

Independientemente se utilice un presupuesto o una previsión, la ventaja de este sistema es la anticipación a los resultados finales, lo que permite tomar decisiones y establecer un plan de acción para conseguir los objetivos. También permite la realización de simulaciones “What if” o qué pasaría si modificamos o cambiamos alguna de las variables.

No soy especialista en gestión hotelera, pero soy especialista en costes en todo tipo de sectores. He realizado e implantado sistemas de costes en todo tipo de empresas.

Sinceramente, no utilizo términos como REVPAR, REVPAG, GOPPAG o GOPPAR, desconozco la terminología técnica que emplean los directores de hoteles para el Revenue Management de un Hotel.

Pero si sigues leyendo creo que te asombrarás del sistema de cálculo de costes que he implantado para un cliente.

Todos los sistemas de costes que implanto los diseño para facilitar la simulación y la toma de decisiones, reflejando lo más próximo posible la actividad de la empresa en términos económicos, de esta forma se facilita al usuario no solo la utilización del sistema sino también la comprensión de los indicadores.

Al final de la página dispones un vídeo en el que explico con detalle el funcionamiento del Sistema de Costes para Hoteles.

Vamos al lío!!

En la siguiente imagen se muestra el panel de menús de inicio del Presupuesto de Costes y Rentabilidad para Hoteles.

A priori puede parecer que hay pocas funciones, pero espera y verás.

En el menú de inicio solo hay 4 botones, el de ingresos de habitaciones, el de costes, el de filtrar meses y el de Cuenta de Explotación Analítica.

Vamos a ver el primer botón, el de Ingresos de habitaciones.

El objetivo de este apartado es calcular el presupuesto de ingresos de las habitaciones del hotel, puede que sea la parte más importante, pero no podemos olvidarnos luego de los costes, como cualquier empresa el objetivo es maximizar el beneficio.

En primer lugar tendremos que configurar las habitaciones del hotel.

En esta configuración incluiremos los distintos tipos de habitaciones que tiene el hotel y el número de habitaciones por tipo. Por defecto puedes configurar hasta 100 tipos de habitaciones diferentes, pero como todos los parámetros del sistema se puede ampliar.

También configuraremos los días festivos del año, de esta forma en la planificación de tarifas y ocupación nos resultará más fácil identificarlos y así establecer una política de precios diferente.

Ahora empezamos a planificar y presupuestar las tarifas. Para realizar esto accedemos al link de cada mes y como se puede ver en la imagen tenemos en la parte izquierda los tipo de habitaciones que hemos configurado previamente y el número de habitaciones por tipo. Luego tenemos una tabla con los días del mes, en color verde se muestran los días festivos y los fines de semana, de esta forma puedes establecer una estrategia de precios según el mes, semana, día festivo, fin de semana… Como si quieres poner una tarifa diferente para cada día del mes.

Dentro del mismo mes, si avanzamos hacia la derecha disponemos de otra tabla para planificar, prever, presupuestar o simular el nivel de ocupación. Este dato se registra en porcentaje y dependerá del número de habitaciones y la temporada. Al igual que la tarifa el nivel de ocupación se registra a nivel diario por lo que la precisión a la hora de calcular los ingresos presupuestados va a ser máxima.

Pero aun hay más en la hoja del mes, si avanzamos más hacia la derecha tendremos un resumen del mes del presupuesto de ingresos tal como se muestra en la siguiente imagen.

Para cada tipo de habitación tendremos los indicadores: Capacidad máxima habitaciones mes, Habitaciones ocupadas mes, % ocupación mes, Ingresos mes e ingreso medio por habitación ocupada. Y también tendremos estos indicadores para el total del mes.

Esta planificación la realizaremos para todos los meses del año.

Una vez presupuestados los ingresos, llega el turno de los costes.

En primer lugar definimos los centros de costes y de beneficios.

En la siguiente imagen se muestra un ejemplo de los distintos centros.

Un Centro de Beneficios es aquel que genera ingresos y también puede consumir costes operativos. Por esa razón se clasifican como Costes Operativos. En este ejemplo serían Habitaciones, Comedor, Sportclub y Bar

El resto de centros que no generan ingresos directamente y solo consumen costes pero que son necesarios para el funcionamiento del hotel se clasifican como Costes de Estructura. En el ejemplo serían Recepción, Instalaciones comunes, Comercial, Administración, Costes Financieros y Amortizaciones.

Para facilitar el proceso presupuestario diferenciaremos entre costes de empleados y el resto de los gastos que no corresponden a los empleados.

Los gastos se pueden registrar de forma mensual tanto como cuentas contables como cuentas analíticas, dependiendo de cómo tenga organizada la información el hotel.

Los costes de los empleados se presupuestan también de forma mensual y se considera el coste empresa.

Tanto los gastos como los costes de los empleados se tienen que repartir de forma porcentual a los distintos centros de costes o centros de beneficios.

Una vez realizados los repartos se pueden consultar los siguientes informes de costes:

Costes Operativos Después Repartos
Costes Operativos Empleados Después Repartos
Costes Estructura Después Repartos
Costes Estructura Empleados Después Repartos

Una vez presupuestados los ingresos y los costes ya podemos consultar lo que realmente interesa, que es el beneficio que es espera obtener, y esto lo veremos en la Cuenta de Explotación Analítica del hotel para el año presupuestado.

Podemos seleccionar los meses que queremos consultar por si queremos afinar más en nuestro análisis. En el ejemplo se ve que vamos a consultar desde Enero hasta Junio, es decir el primer semestre.

Como se puede ver en la Cuenta de Explotación Analítica en la parte superior se muestran los centros de beneficios, los ingresos de las habitaciones ya los hemos calculado previamente y se muestran de forma automática, los ingresos del resto de centros de beneficios se registrarán manualmente en función de los históricos y según el objetivo que desee conseguir.

Los Costes Operativos se muestran automáticamente debido al reparto de costes que hemos realizado anteriormente. La diferencia entre los ingresos y los costes operativos dará como resultado el margen operativo para cada centro de beneficios, también denominado margen bruto o margen de contribución si se hiciese distinción entre costes variables y fijos pero este no es el caso.

Sumando el margen operativo de cada centro de beneficios obtenemos el margen operativo total, ahora solo queda restar el total de los costes de estructura que podemos mostrarlos detallados para un mejor análisis.

Y con esta diferencia obtenemos la rentabilidad total presupuestada, o lo que es lo mismo, el beneficio que se espera obtener antes de impuestos.

Dentro de la Cuenta de Explotación Analítica también podremos consultar los informes de ingresos de habitaciones para el periodo de meses seleccionados.

Y también podremos consultar los informes de costes para el periodo de meses seleccionado.

Como veis un sistema de cálculo de costes y presupuesto de ingresos para hoteles muy completo, pero sobre todo muy sencilla de utilizar y mantener.

Una información muy valiosa para conseguir buenos resultados para el hotel.

Ya solo te queda poner el plan de acción en marcha y que todo vaya según lo previsto.

Como complemento también puedes gestionar un sistema de control presupuestario contable, aquí dispones más información sobre el sistema de Control Presupuestario.

Si necesitas obtener buenos informes dinámicos para tu Hotel que te permitan controlar todos los indicadores clave haz click en el siguiente artículo Cuadro de Mando para Hoteles

Vídeo Sistema Costes para Hoteles

El sistema de costes lo adapto según las necesidades de cada hotel. Así que tienes todo mi apoyo para ponerlo en marcha.

Para cualquier duda o consulta puedes contactar conmigo.