Cálculo de Costes de un Hotel y su Rentabilidad modelo Excel

Plantilla Excel para calcular los costes de un hotel, analizar su rentabilidad, simular escenarios y estimar márgenes mediante un presupuesto de costes, ingresos y resultados. Ejemplo explicado paso a paso.

🎯 Cómo calcular los costes y la rentabilidad de un hotel con Excel

Como cualquier empresa, un hotel necesita calcular con precisión sus costes, analizar márgenes y anticipar resultados para tomar decisiones estratégicas con fundamento. Esto se consigue mediante un Presupuesto de Costes, Ingresos y Rentabilidad, una metodología válida para cualquier sector.

Es fundamental distinguir entre:

Presupuesto → Objetivo deseado según la estrategia del hotel.
Previsión → Lo que realmente se espera que ocurra.

Ambos enfoques permiten un nivel muy alto de control, simulación y toma de decisiones anticipadas.

Este modelo Excel —diseñado para un cliente del sector hotelero— combina ambos conceptos para ofrecer una visión clara, flexible y completamente orientada a la gestión.

📌 Una aclaración importante (y honesta)

No soy especialista en terminología hotelera.
No trabajo con indicadores como REVPAR, REVPAG, GOPPAR o GOPPAG.

Pero sí soy especialista en calcular costes y rentabilidades en todo tipo de sectores, y he implantado numerosos sistemas avanzados de costes que funcionan incluso mejor que muchos modelos “clásicos” del sector hotelero.

Lo importante no es el nombre del indicador, sino que los números reflejen la realidad económica del hotel y permitan decidir.

Y eso es exactamente lo que hace esta plantilla Excel.

🧩 ¿Qué aporta este modelo de costes para hoteles?

El sistema está diseñado para:

Calcular costes directos e indirectos del hotel
Repartir costes por áreas, servicios, actividades o centros
Analizar ingresos previstos y reales
Obtener márgenes por línea de negocio
Simular escenarios “What if…”
Evaluar el impacto de decisiones estratégicas
Anticipar resultados finales y desviaciones
Facilitar una visión clara para directores y propietarios

La estructura está pensada para que cualquier responsable del hotel pueda entender:

De dónde vienen los costes
Cómo se distribuyen
Qué rentabilidad genera cada área
Qué decisiones mejoran el margen final

📈 Simulaciones: el verdadero valor del modelo

Una de las ventajas más potentes del sistema es la capacidad de simular escenarios:

¿Qué pasa si aumenta la ocupación un 10%?
¿Qué pasa si suben los salarios del personal de limpieza?
¿Qué pasa si reducimos gastos energéticos?
¿Qué ocurre si abrimos o cerramos un servicio?
¿Qué impacto tiene ajustar tarifas por temporada?

En definitiva, puedes preparar escenarios alternativos y tomar decisiones con datos reales, no intuiciones.

🔍 ¿Cómo se estructura el modelo?

El sistema incluye (entre otras muchas funciones):

Definición de centros de costes
Cálculo de costes directos por área del hotel
Repartos de costes indirectos
Ingresos por habitaciones y servicios adicionales
Márgenes por línea de negocio
Panel de indicadores
Dashboard de rentabilidad

Todo ello con un diseño claro, sencillo y adaptado al funcionamiento real del hotel.

Al final de la página dispones un vídeo en el que explico con detalle el funcionamiento del Sistema de Costes para Hoteles.

Vamos al lío!!

En la siguiente imagen se muestra el panel de menús de inicio del Presupuesto de Costes y Rentabilidad para Hoteles.

A priori puede parecer que hay pocas funciones, pero espera y verás.

En el menú de inicio solo hay 4 botones, el de ingresos de habitaciones, el de costes, el de filtrar meses y el de Cuenta de Explotación Analítica.

Vamos a ver el primer botón, el de Ingresos de habitaciones.

El objetivo de este apartado es calcular el presupuesto de ingresos de las habitaciones del hotel, puede que sea la parte más importante, pero no podemos olvidarnos luego de los costes, como cualquier empresa el objetivo es maximizar el beneficio.

En primer lugar tendremos que configurar las habitaciones del hotel.

En esta configuración incluiremos los distintos tipos de habitaciones que tiene el hotel y el número de habitaciones por tipo. Por defecto puedes configurar hasta 100 tipos de habitaciones diferentes, pero como todos los parámetros del sistema se puede ampliar.

También configuraremos los días festivos del año, de esta forma en la planificación de tarifas y ocupación nos resultará más fácil identificarlos y así establecer una política de precios diferente.

Ahora empezamos a planificar y presupuestar las tarifas. Para realizar esto accedemos al link de cada mes y como se puede ver en la imagen tenemos en la parte izquierda los tipo de habitaciones que hemos configurado previamente y el número de habitaciones por tipo. Luego tenemos una tabla con los días del mes, en color verde se muestran los días festivos y los fines de semana, de esta forma puedes establecer una estrategia de precios según el mes, semana, día festivo, fin de semana… Como si quieres poner una tarifa diferente para cada día del mes.

Dentro del mismo mes, si avanzamos hacia la derecha disponemos de otra tabla para planificar, prever, presupuestar o simular el nivel de ocupación. Este dato se registra en porcentaje y dependerá del número de habitaciones y la temporada. Al igual que la tarifa el nivel de ocupación se registra a nivel diario por lo que la precisión a la hora de calcular los ingresos presupuestados va a ser máxima.

Pero aun hay más en la hoja del mes, si avanzamos más hacia la derecha tendremos un resumen del mes del presupuesto de ingresos tal como se muestra en la siguiente imagen.

Para cada tipo de habitación tendremos los indicadores: Capacidad máxima habitaciones mes, Habitaciones ocupadas mes, % ocupación mes, Ingresos mes e ingreso medio por habitación ocupada. Y también tendremos estos indicadores para el total del mes.

Esta planificación la realizaremos para todos los meses del año.

Una vez presupuestados los ingresos, llega el turno de los costes.

En primer lugar definimos los centros de costes y de beneficios.

En la siguiente imagen se muestra un ejemplo de los distintos centros.

Un Centro de Beneficios es aquel que genera ingresos y también puede consumir costes operativos. Por esa razón se clasifican como Costes Operativos. En este ejemplo serían Habitaciones, Comedor, Sportclub y Bar

El resto de centros que no generan ingresos directamente y solo consumen costes pero que son necesarios para el funcionamiento del hotel se clasifican como Costes de Estructura. En el ejemplo serían Recepción, Instalaciones comunes, Comercial, Administración, Costes Financieros y Amortizaciones.

Para facilitar el proceso presupuestario diferenciaremos entre costes de empleados y el resto de los gastos que no corresponden a los empleados.

Los gastos se pueden registrar de forma mensual tanto como cuentas contables como cuentas analíticas, dependiendo de cómo tenga organizada la información el hotel.

Los costes de los empleados se presupuestan también de forma mensual y se considera el coste empresa.

Tanto los gastos como los costes de los empleados se tienen que repartir de forma porcentual a los distintos centros de costes o centros de beneficios.

Una vez realizados los repartos se pueden consultar los siguientes informes de costes:

Costes Operativos Después Repartos
Costes Operativos Empleados Después Repartos
Costes Estructura Después Repartos
Costes Estructura Empleados Después Repartos

Una vez presupuestados los ingresos y los costes ya podemos consultar lo que realmente interesa, que es el beneficio que es espera obtener, y esto lo veremos en la Cuenta de Explotación Analítica del hotel para el año presupuestado.

Podemos seleccionar los meses que queremos consultar por si queremos afinar más en nuestro análisis. En el ejemplo se ve que vamos a consultar desde Enero hasta Junio, es decir el primer semestre.

Como se puede ver en la Cuenta de Explotación Analítica en la parte superior se muestran los centros de beneficios, los ingresos de las habitaciones ya los hemos calculado previamente y se muestran de forma automática, los ingresos del resto de centros de beneficios se registrarán manualmente en función de los históricos y según el objetivo que desee conseguir.

Los Costes Operativos se muestran automáticamente debido al reparto de costes que hemos realizado anteriormente. La diferencia entre los ingresos y los costes operativos dará como resultado el margen operativo para cada centro de beneficios, también denominado margen bruto o margen de contribución si se hiciese distinción entre costes variables y fijos pero este no es el caso.

Sumando el margen operativo de cada centro de beneficios obtenemos el margen operativo total, ahora solo queda restar el total de los costes de estructura que podemos mostrarlos detallados para un mejor análisis.

Y con esta diferencia obtenemos la rentabilidad total presupuestada, o lo que es lo mismo, el beneficio que se espera obtener antes de impuestos.

Dentro de la Cuenta de Explotación Analítica también podremos consultar los informes de ingresos de habitaciones para el periodo de meses seleccionados.

Y también podremos consultar los informes de costes para el periodo de meses seleccionado.

Como veis un sistema de cálculo de costes y presupuesto de ingresos para hoteles muy completo, pero sobre todo muy sencilla de utilizar y mantener.

Una información muy valiosa para conseguir buenos resultados para el hotel.

Ya solo te queda poner el plan de acción en marcha y que todo vaya según lo previsto.

Como complemento también puedes gestionar un sistema de control presupuestario contable, aquí dispones más información sobre el sistema de Control Presupuestario.

Vídeo Sistema Costes para Hoteles

El sistema de costes lo adapto según las necesidades de cada hotel. Así que tienes todo mi apoyo para ponerlo en marcha.

Para cualquier duda o consulta puedes contactar conmigo.