Caso práctico Control Presupuestario Informe 3 de 3

Caso práctico Control Presupuestario Informe 3 de 3

Vídeo #3 de ejemplo del modelo de Control Presupuestario (Full-Year Forescast)

 

En el vídeo #1 vimos el informe Cuenta Explotación Analítica y en el vídeo #2 analizábamos el informe Actual Vs Presupuesto a fecha cierre contable o Year-to-date.

 

En este vídeo realizo un caso práctico con datos ficticios y simplificados sobre el informe que permitirá a la empresa aprovechar al máximo un sistema de control presupuestario con la finalidad de alcanzar los objetivos de la empresa o al menos aproximarse todo lo que se pueda.

 

La mayoría de empresas suele trabajar con informes “a posteriori” es decir con datos o registros ya cerrados. Esto le da una visión a la empresa de lo que ha ocurrido, por lo que si tiene que realizar correcciones, tomar medidas o ejecutar acciones las hará en base a esta información.

 

En el vídeo #2 realizo un ejemplo de este tipo de informes “a posteriori” concretamente el análisis Actual Vs Presupuesto a fecha cierre contable o Year-to-date, el resultado obtenido en el caso práctico es fabuloso para la empresa, un resultado positivo a fecha de cierre muy superior al presupuestado.

Seguramente cualquier empresa estaría celebrando esta situación y posiblemente entraría en un estado de relajación, los responsables trabajarían en su rutina, en sus quehaceres del día a día pensando que si hasta Abril lo habían hecho muy bien y los objetivos se habían superado con creces, la misma tendencia ocurriría los próximos meses por lo que el resultado a final del año sería fantástico. Una situación ideal para la empresa y de felicidad para sus responsables.

Pero la realidad fue muy distinta para esta empresa, al analizar la información únicamente “a posteriori” no se preocuparon de prever lo que podía pasar los próximos meses, tampoco tenían contempladas las repercusiones de las decisiones que tomarían durante este periodo de tiempo.

Lo que era felicidad y alegría en el mes de Mayo, fue desolación, fracaso y oscuridad en el mes de Enero del siguiente año cuando se cerró el mes de Diciembre.

La empresa entró en una dinámica negativa en cuanto a ventas, incremento de costes… el resultado de todo el año fue desastroso.

No solo no habían cumplido los objetivos, sino que habían entrado en unas pérdidas que podrían afectar a la viabilidad futura de la empresa.

 

Sin embargo una empresa del mismo sector además de utilizar la información “a posteriori” para analizar la situación actual, aplicó la metodología “Proyecciones has final del año” o lo que en inglés se denomina “Full Year Forecast”

Una metodología que se utiliza habitualmente en multinacionales y grandes empresas, pero cada vez es más frecuente verla aplicada en medianas y pequeñas empresas.

Esta empresa como se puede ver en siguiente vídeo aplicó un sistema de información “a priori” es decir proyecciones o previsiones de lo que va a ocurrir los próximos meses.

¿Esta empresa utiliza una bola de cristal para prever lo que ocurrirá los próximos meses? Obviamente no. La información la tiene la propia empresa. Los comerciales saben si la tendencia va a ser alcista o bajista, si la demanda será mayor o menor, si hay que mantener precios, subirlos o bajarlos.. El responsable de compras sabe los volúmenes necesarios para cubrir la futura demanda, si los precios de compra pueden subir o bajar…

Las personas con experiencia en sus puestos de trabajo tienen la capacidad de predecir datos fiables.

Por lo que para hacer proyecciones tan solo hay que hablar con la persona adecuada, la que sabe de su área de actuación, la que toma decisiones en su ámbito.

 

Esta empresa realizó proyecciones para los meses siguientes hasta final del año, entonces combinó los 4 meses con datos reales con los 8 meses con datos previstos, el resultado fue una visión en Mayo de cómo iba a terminar el año si se cumplían las previsiones. El resultado era desalentador, iban a entrar también en pérdidas al igual que la empresa que solo analizaba la información “a posteriori”

Pero ellos tenían una ventaja respecto a la empresa de la competencia, disponían de 8 meses para tomar las medidas correctoras o ejecutar las acciones necesarias que les permitiese no solo conseguir beneficios sino conseguir superar los objetivos propuestos (el presupuesto o Budget)

Estaban en una situación de “alarma” por lo que durante el primer mes los responsables se reunieron una vez por semana para elaborar un plan de acción que permitiese un cambio de rumbo respecto a las previsiones. Se definieron las acciones, fechas límite y se asignaron responsables.

Lo bueno de las previsiones es que se pueden controlar y actuar sobre ellas.

Y la maquinaria se puso en marcha.

Cuando se cerró el mes de Mayo, detectaron que el mes había sido malo y que el acumulado Actual Vs Presupuesto reducía el buen resultado que habían tenido hasta Abril, las previsiones se estaban cumpliendo. Pero ellos ya habían empezado a tomar las medidas correctoras.

Por lo que cada mes revisaban las proyecciones, controlaban el impacto de las medidas y las ajustaban o pensaban en otras acciones a ejecutar.

Estaban controlando el resultado, esta metodología les estaba haciendo ser más eficientes, mejor planificados y organizados, estaban mejorando internamente sin darse cuenta de ello.

A partir de Junio empezaron a notar mejores resultados, y cada mes que pasaba los resultados eran todavía mejores.

Una vez cerraron el mes de Diciembre y finalmente realizaron el análisis “a posteriori” de todo el año, el resultado fue mejor de lo esperado, consiguieron importantes beneficios y superaron con creces los objetivos.

Si seguían esta metodología todos los años posiblemente se convertirían en una de las empresas más competitivas del sector destronando a la empresa que solo analizaba la información “a posteriori” y que iba en caída libre hacia el abismo.

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