Casos Prácticos ERP ODOO

ERP ODOO vertical empresas sector limpieza

Junto a un equipo de programadores de ODOO hemos desarrollado un vertical del ERP ODOO para empresas del sector de limpieza, cuya característica diferenciadora respecto a otros ERPs y programas de gestión específicos es la planificación de horas y costes de los trabajos a realizar para calcular precios de venta con la finalidad de generar un presupuesto comercial al cliente con una rentabilidad teórica deseada.

Al mismo tiempo cuando el cliente acepta la oferta comercial se planifican los trabajos con empleados reales y posteriormente se puede comparar los gatos e ingresos reales con lo planificado.

Además de esta función diferenciadora el ERP dispone de las siguientes áreas o funciones.

CRM, gestión de oportunidades y equipos de venta
Generación automática de facturas desde contrato
Pedidos de venta con entrega dropshipping
Cálculo precios de venta productos de productos entregables en función de un % incremento sobre el coste del producto del proveedor
Generación fichero SEPA
Conciliación bancaria a través de importación de extractos bancarios
Cálculo horas reales trabajadas (Gestión incidencias vs horas planificadas)
Importación nóminas vía excel y contabilización
Pago a empleados por transferencia SEPA

En los siguientes vídeos muestro algunos ejemplos de las funciones del ERP ODOO vertical empresas limpieza.

Caso real de empresa con casi 400 empleados, datos mostrados en los vídeos modificados.

CRM, alta de contactos y clientes

Proyectos, planificación trabajos horas y costes, planificación proyecto y facturación recurrente automática

Vendiendo y comprando productos vertical sector limpieza ERP ODOO

Fusionando facturas ERP ODOO empresas sector limpieza

Fichero recibos domiciliados SEPA y conciliación bancaria

Contabilizando cobros y pagos con ERP ODOO

Importación nóminas excel y pago a empleados por transferencia SEPA

Registro y control horas reales trabajadas

Las empresas de servicios de limpieza, así como otras empresas con actividades parecidas son muy intensivas en el consumo de horas trabajadas por personal directo. El coste del personal directo es una de las partidas más importantes de los gastos totales.

Determinar o planificar el coste del personal como otros costes a la hora de elaborar una oferta económica a un potencial cliente y presupuestar el margen de contribución es una actividad imprescindible si el objetivo es ser competitivos y ofrecer contratos viables económicamente a los clientes.

Muchas empresas presupuestan a ojo, por intuición o en base a la experiencia, en muchos casos estas prácticas equivalen a lanzar los dados y ver si sale un buen número o no.

Generalmente el cliente busca en este tipo de servicios una buena relación calidad precio, siendo el precio un factor muy importante. Los márgenes son muy estrechos por lo que la planificación y el control de los costes directos es vital para conseguir que la empresa sea competitiva y garantice la viabilidad futura.

Para conseguir planificar y controlar los costes es importante apoyarse de herramientas de gestión que faciliten el trabajo a los comerciales y a los responsables de las operaciones.

En el ERP (programa / software de gestión para empresas de limpieza) es importante contar con la función de CRM para filtrar los contactos recibidos, gestionar oportunidades de negocio, controlar acciones y las actividades del equipo comercial, con la finalidad de optimizar el ratio de conversión.

El sistema incluye un simulador de presupuestos económicos para la elaboración de presupuestos comerciales competitivos.

En el simulador se pueden tener en cuenta aspectos como la superficie a limpiar, la densidad de la superficie, el ratio horas / m2 (estas opciones requieren desarrollo adicional), el coste hora estándar por categoría profesional, el consumo de materiales, alquiler de equipos, y otros costes aplicables. Con el simulador realizamos un cálculo preciso de los costes que va a tener el proyecto, al cual le podemos aplicar el margen de contribución para calcular el precio de venta final.

Los proyectos se pueden subdividir en tareas o actividades para facilitar la elaboración del presupuesto económico interno y el presupuesto comercial.

Por ejemplo, si el proyecto consiste en la limpieza de un colegio o centro de enseñanza, las tareas pueden ser:

Limpieza de Aulas
Limpieza de pasillos y corredores
Limpieza de escaleras
Limpieza de aseos y lavabos
Limpieza de vestuarios
Limpieza de salas deportivas
Limpieza de oficinas, salas de profesores y gabinetes
Limpieza de exteriores y zonas deportivas

En cada tarea se planifica el tiempo y los recursos a consumir y por lo tanto el coste de cada tarea o actividad.

El sistema también cuenta con la gestión de recursos humanos para el control de bajas, ausencias y vacaciones.

El sistema incorpora las funciones de generación de pedidos de venta y de compra, de movimientos de stock y generación de albaranes, control de almacén, emisión de facturas de venta y recepción de compra.

Se puede incorporar una gestión avanzada con informes de rentabilidad, planificación de tesorería y control de indicadores clave.

Y al mismo tiempo también se puede integrar si se necesita todo el sistema de procesos contables, gestión de cobros y pagos, y generación de informes contables.

ERP ODOO para empresas de ingeniería

Las empresas del sector ingeniería o similares suelen trabajar por proyectos.
¿Qué les interesa a las empresas de ingeniería realmente en la gestión de proyectos?
¿Por qué tantas empresas de ingeniería implantan nuestro modelo del ERP ODOO?

A las empresas de ingeniería les interesa 1) cumplir el plazo de entrega acordado con el cliente 2) que los proyectos sean rentables 3) que la empresa sea rentable en su totalidad

1. Un proyecto se puede componer en distintas tareas, cada tarea tiene una planificación de tiempo, por lo que la duración del proyecto dependerá desde la fecha de inicio de la primera tarea hasta la fecha final de la última tarea, hay tareas que dependen de la finalización de otras por lo que si una tarea con dependencias se demora el proyecto en su conjunto se demorará.

2. En un proyecto hay 2 conceptos de presupuesto, el presupuesto de control interno del proyecto, es decir la rentabilidad económica prevista del proyecto, ingresos previstos menos gastos previstos. Esto se suele utilizar para fijar un precio de venta, para establecer un margen o para ver la forma de reducir los costes de los proyectos. Por otro lado, está el presupuesto que se envía al cliente lo normal es que el precio que se envía al cliente corresponda con los ingresos previstos registrados en el proyecto. ¿Sólo nos interesa registrar previsiones para el cálculo de la rentabilidad en el proyecto? Registrar la previsión está muy bien, pero para que resulte de utilidad lo recomendable es conocer la rentabilidad real del proyecto y comparar la rentabilidad real con la prevista (desviaciones sobre el presupuesto)

3. Normalmente los proyectos consumen gastos directos, no se suele repartir los gastos generales a los mismos por lo menos a priori, por lo que para determinar la rentabilidad global de la empresa se debe considerar la rentabilidad de todos los proyectos y los gastos generales. Hay empresas que prefieren repartir los gastos generales en los distintos proyectos bajo unos determinados criterios de reparto, esta opción se puede realizar, pero suele encarecer en gran medida el proyecto de implantación.

Implantamos un ERP especializado para empresas de ingeniería que incluye CRM con gestión documental, envío de presupuestos a clientes, facturación, contabilidad y gestión de proyectos y tareas.