Cómo hacer Previsiones de Tesorería con Excel

Tutorial sobre cómo hacer un Excel para Previsiones de Tesorería.

Para realizar previsiones de tesorería hay distintos tipos de técnicas a aplicar. Cada empresa o consultor aplica un criterio, o tiene en cuenta unas variables y otras no.

Hay empresas que calculan la previsión de tesorería en base a las ventas y gastos que van a tener los próximos meses, ¿es este sistema valido? Bueno…. Hay que matizar que cuando elaboramos la previsión de tesorería se utiliza el concepto cobro y pago y no ingreso y gasto. Los cobros no siempre coinciden en el mismo momento que se generan los ingresos.

El ingreso es un apunte contable registrado contra una cuenta contable del grupo 7 cuando se emite una factura de venta. Si la factura se cobra al contado el asiento sería el siguiente:

Como verás en el asiento pongo caja porque el cobro es al contado o en metálico.

Si el cobro es por transferencia, normalmente tarda uno o varios días en entrar en el banco por lo que a efectos contables tendría los siguientes asientos.

El primer asiento refleja los ingresos por venta y el segundo asiento refleja la transacción bancaria en el momento que se efectúa. Como se puede observar la fecha de la venta y del cobro difieren.

Hay empresas como los supermercados que no tienen plazos de cobro, cobran en caja en el momento que se efectúa la venta, ya sea en metálico o a través de tarjeta. Estas empresas sí que pueden realizar previsiones de cobro en función de las previsiones de venta. Pero otro tema son las previsiones de pago. Evidentemente estas empresas no pagan a sus proveedores en el mimo momento que realizan la compra ya que todo lo que compran no lo venden al instante, estas empresas compran más cantidad de lo que venden, estas empresas almacenan, por lo que negocian plazos de pago en función del tiempo que pasa el producto en almacén.

Por lo tango el asiento de una compra con pagos aplazados a 30, 60 y 90 días sería el siguiente.

Como se puede ver en el asiento la cuenta de proveedores tiene 3 plazos con 3 fechas de vencimiento distintas, estas fechas son el compromiso de pago de la empresa con su proveedor. La primera fecha corresponde al plazo de 30 días desde la fecha de factura (30-03-19) el segundo plazo corresponde a los 60 días desde la fecha de factura (29-04-19) y el tercer y último pago corresponde a los 90 días desde la fecha de factura (29-05-19)

Pero no todas las empresas suelen cobrar al contado en el momento que se realiza una venta. La mayoría también aplazan los cobros por lo que el asiento de una venta sería similar al del ejemplo de compras, pero con las cuentas y apuntes de una venta.

Cuando los plazos de cobro y pago son aplazados tendremos un listado de aquellos apuntes que no han vencido y no han sido cobrados o pagados.

Es lo que se suele denominar saldos en cartera o listado de efectos o vencimientos.

Como verás en este ejemplo la fecha máxima de los vencimientos es el 29-05-19 y la diferencia entre cobros y pagos pendientes de realizar es de 330 Euros.

Pues bien, muchas empresas consideran que esta es su previsión de tesorería, todos aquellos saldos pendientes de cobro y pago de facturas emitidas y recibidas además de los asientos ya registrados de nóminas y liquidación de impuestos y seguridad social.

¿Pero para que fuese una previsión de tesorería a fecha del 29-05-19 que nos faltaría? Algo fundamental, el saldo que tenemos a fecha de hoy en nuestras cuentas bancarias y caja.

Si en todas nuestras cuentas por ejemplo tenemos 20.000 Euros, entonces nuestra previsión de tesorería realizada hoy a fecha 29-05-19 sería de 20.300 Euros.

¿Pero esta información de verdad nos va a decir que el 29-05-19 vamos a tener estos fondos disponibles?

En esta previsión solo estamos teniendo en cuenta los registros contabilizados, pero sabemos que vamos a tener pagos de forma recurrente antes del 29-05-19 que no están contabilizados. Sabemos que vamos a tener que pagar nóminas un día determinado de cada mes, sabemos que vamos a tener que pagar impuestos aunque no estén contabilizados, sabemos que vamos a tener que pagar el alquiler de la nave aunque no esté contabilizada….

¿Estos pagos que sabemos que van a ocurrir antes del 29-05-19 los deberíamos tener en cuenta en la previsión de tesorería para saber aproximadamente los fondos que tendremos disponibles a esa fecha?

Estos pagos se suelen denominar en una previsión de tesorería como pagos recurrentes.

Ya tenemos el saldo de bancos a fecha de hoy, los saldos en cartera contabilizados con sus fechas de vencimiento, y tenemos los pagos recurrentes no contabilizados previstos.

¿Qué nos falta?

Al igual que los pagos previstos no contabilizados, también podemos tener cobros previstos no contabilizados. La mayoría de empresas suele hacer una previsión de ventas y tiene calculado un plazo medio de cobro.

Este apartado es el más complicado, determinar la previsión de cobro mensual en función de la previsión de venta se puede realizar de distintas formas.

En este caso propongo la siguiente opción. Tener en cuenta el porcentaje del total cobrado respecto al total a cobrar (ingresos por ventas + impuestos) y trasladarlo a la previsión de ventas del año en curso.

Como vemos en la siguiente tabla el porcentaje cobrado respecto al total a cobrar incluido el saldo de años anteriores representó el 84,6%, este porcentaje lo podemos trasladar a nuestra previsión de ventas mensual para determinar la previsión a cobrar.

Para empresas que tengan cobros recurrentes derivados de servicios, su previsión es más sencilla ya que se sabe de forma estimada los cobros que se van a tener los meses siguientes ajustados con previsiones de ventas.

Las empresas que trabajan por proyectos en la previsión de cobros pueden incluir aquellos proyectos confirmados pero que todavía no han emitido las facturas y las previsiones de proyectos futuros.

Como veis la previsión de cobros dependerá del caso de cada empresa.

Finalmente disponemos de la información de saldo bancario actual, los saldos en cartera, los pagos recurrentes y otras previsiones de pago y las previsiones de cobro. Con toda esta información podemos realizar una previsión de tesorería a una determinada fecha más exacta que solo teniendo en cuenta los saldos en cartera que proporciona el programa de gestión o de contabilidad.

También se puede dar el caso de fechas de vencimiento de cobro o de pago incumplidas de saldos en cartera. Es decir tenemos una factura emitida con una fecha de vencimiento para el 15-03-19 pero se puede dar el caso de que llegada esa fecha el cliente no nos pague (algo que desafortunadamente es bastante habitual) y que demore el pago uno o dos meses, a la hora de realizar una previsión de tesorería ya no podemos tener en cuenta la fecha de vencimiento sino que habría que asignarle una fecha de previsión de cobro lo más realista posible.

Como ves realizar una previsión de tesorería no es una tarea sencilla, hay muchas variables implicadas, y los programas de gestión solo contemplan los vencimientos contabilizados de las cuentas a cobrar y a pagar.

¿Cómo realizan los directores financieros o los controllers las previsiones de tesorería? Normalmente lo realizan con Excel combinando información del programa de gestión (saldos en cartera y saldos de las cuentas bancarias) con las previsiones de cobros y pagos.

¿Por qué necesitas más información además de la contable para realizar previsiones de tesorería?

Lo normal en una empresa es que te hagas las siguientes preguntas, cuánto dinero dispongo actualmente, cuánto dinero dispondré dentro de un mes, y qué pasa si tenemos un incremento del negocio los próximos meses o tal vez una bajada.

Si confías en que esta información te la proporcione tu programa de contabilidad debes tener cuidado, tu programa de contabilidad solo te proporcionará aquella información que tienes registrada y contabilizada, no tiene en cuenta hechos económicos no contabilizados, seamos realistas muchos de los hechos económicos que sabes que van a ocurrir todavía no han sido contabilizados, por lo tanto, ¿no deberías tener en cuenta en tus previsiones de tesorería aquellos hechos económicos que sabes que van a ocurrir o prevés que podrían ocurrir y que van a afectar a tu tesorería los próximos meses?

Por esta razón necesitas un sistema que se alimente tanto de información contable (cuentas a cobrar o a pagar que todavía no se han realizado), aquella información que sabes que vas a tener todos los meses de forma recurrente pero que no se contabilizan hasta que no se emite o se recibe la factura y aquellas previsiones que no son recurrentes pero que sabes que pueden o es bastante factible que ocurran.

Algunos software avanzados dirigidos a grandes empresas argumentan que la utilización de hojas de cálculo para las previsiones de tesorería puede hacerte perder mucho tiempo, bueno este argumento es muy relativo, ya que una herramienta con Excel bien montada como por ejemplo “Plantilla Excel control, planificación y previsión tesorería M3” te puede llevar muy poco tiempo mantenerla pudiendo incluso automatizar algunos de los procesos de entrada de datos. Lógicamente este tipo de herramientas está enfocada más a la pequeña y mediana empresa que a las grandes debido al volumen de información.

Pero la pequeña empresa tiene que evaluar el beneficio de la inversión, ¿necesita la pequeña empresa un mega software realizando una fuerte inversión para llevar las previsiones de tesorería o con una pequeña inversión en una herramienta Excel como la “Plantilla Excel control, planificación y previsión tesorería M3” puede ser igual de eficiente?

Por su puesto que hay que considerar el tiempo que dedica el Financiero o Contable a esta actividad actualmente, qué información aporta actualmente y qué ahorro de tiempo y qué mejora información aportará con la nueva herramienta.

Descarga aquí la DEMO

Herramienta Premium

Esta Herramienta de Gestión no es gratuita, se incluye en el paquete de Servicios de Controlling

Más información sobre el área Control Financiero y de Gestión (Controlling)