Cómo realizar un Estudio de Costes en tu Empresa

Cómo realizar un estudio de costes en tu empresa.

A la hora de realizar un estudio de costes en tu empresa vas a tener que tomar decisiones sobre el diseño o modelo a aplicar.

Desafortunadamente en contabilidad de costes no hay una única forma o criterio para realizar los cálculos. El sistema a elegir dependerá de tus necesidades, ¿para qué vas a utilizar el estudio de costes? ¿qué esperas conseguir del estudio de costes?

También dependerá del comportamiento de los costes en tu empresa, de la información disponible y de tu modelo de gestión.

Dependerá de la actividad de la empresa, es decir si es una empresa de distribución, de fabricación, si trabaja por proyectos o es de servicios.

Los estudios de costes se pueden intentar estandarizar, pero en la mayoría de los casos requieren algún tipo de adaptación o personalización.

Los costes en la empresa pueden ser estándar (previstos) o reales, en el caso de materias primas o mercancías hay distintos métodos de valoración como precio medio ponderado, fifo, lifo… hay costes directos e indirectos, hay costes variables y fijos. Hay distintos sistemas de costes como dirct costing, full costing, abc costing….

Los costes se utilizan para políticas de precios de venta, cálculo de márgenes, análisis de rentabilidades, simulaciones, toma de decisiones, control presupuestario…

Muchas empresas se centran únicamente en las ventas, pero no tienen en cuenta la rentabilidad de las mismas, tal vez estén vendiendo productos que no son rentables o a clientes que no lo son.

Fases Implementación de un Sistema de Costes

1) Análisis de la situación (Obtención de información de base)

  • Definir familias de productos con procesos homogéneos, agrupar productos por familias
  • Definir centros de costes por procesos o centros de trabajo
  • Mapa y descripción del flujo de fabricación de productos por procesos o centros de costes
  • Output de fabricación por procesos, máquinas o centros de costes (Kgs, Uds, M2, Ltrs…)
  • Tiempos de fabricación por procesos, máquinas, empleados…
  • Detalle cuentas grupo 6.. Fecha, Subcuenta, Debe y Haber o Saldo
  • Detalle costes por empleado (Sueldo bruto, seg social, horas extra, complementos…)
  • Tiempo o % tiempo por empleado dedicado a cada proceso o a cada centro de costes
  • Importes amortización de máquinas
  • Estimación Consumo energía por máquina (Electricidad, gas…)
  • Detalle facturación por producto, cliente, mercado, comercial…
  • Escandallos de fabricación (Costes materias primas o materiales de los productos)
  • Cantidades de desperdicio o merma por proceso, por máquina o por centro de costes
  • Organigrama de la empresa y asignación de personal
  • Varios (propios y particulares de cada empresa)

2) Diseño y desarrollo de la herramienta de análisis

  • Construcción de la estructura costes cuenta Grupo 6
  • Clasificación de los costes en Variables/Fijos + Directos/Indirectos + Reales/ Estándares
  • Definición de los criterios de reparto de los costes
  • Primer reparto (reparto de costes en Centros Principales y Auxiliares)
  • Segundo reparto (reparto de Centros auxiliares a Principales)
  • Tercer reparto (reparto a unidades desde los centros Principales a producto/cliente/mercado)
  • Desarrollo de la Plantilla de Análisis de escenarios
  • Testeo y cambios en el sistema
  • Detección de Puntos críticos de la empresa (producto/cliente/procesos/estructuras)
  • Aprobación de que la herramienta refleja la realidad actual de la empresa

3) Análisis de los resultados en diferentes escenarios (What if?)

  • Definición y creación de escenarios
  • Análisis y valoración de los resultados obtenidos en los diferentes escenarios

4) Propuestas de Mejora

  • Documentación y justificación de los objetivos a mejorar en la empresa

5) Elaboración del Plan de Acción para implantación de las propuestas de mejora

 

Mapa procesos cálculo costes

 


¿Qué modelo de Cálculo de Costes encaja mejor en tu Empresa?

Si tu empresa no tiene un modelo de Cálculo y Control de Costes, cómo sabe el dinero que quiere ganar, el dinero que prevé ganar y el dinero que realmente está ganando.

En los modelos de Control y Cálculo de Costes se pueden utilizar por separado, combinándolos o comparándolos 3 tipos de costes según su finalidad:

Costes presupuestados.

Son los costes deseados por la empresa, son los costes objetivo que se marca la empresa. Parte de la estrategia de la empresa está condicionada por el presupuesto de costes.

Costes previstos.

Son los costes que se esperan conseguir, esto significa que todavía no han ocurrido, la ventaja es que como no han ocurrido podemos actuar sobre ellos para intentar conseguir el coste presupuestado. Teniendo una visión global de la empresa de costes previstos podemos tomar medidas sobre algunos de ellos para mejorar los resultados de la empresa.

Costes históricos o reales.

Son los costes que ya han ocurrido, por lo que no podemos actuar sobre ellos. Lo único que podemos hacer es analizarlos y cruzar los dedos para que los resultados sean positivos y los esperados. Si previamente hemos hecho un buen trabajo con los costes previstos, no hay necesidad de cruzar los dedos para esperar un resultado positivo, ya que tendremos el control de la situación y del resultado que se va a conseguir. Podemos aprender de los costes históricos o reales para ajustar costes presupuestados y estudiar el comportamiento de los previstos para el siguiente periodo de análisis.

 

 

 

 

 

 

 

Una vez tenemos claro la finalidad del Cálculo de Costes hay que elaborar el modelo. Aquí ya empezamos a utilizar la clasificación clásica de costes: Directos, indirectos, variables, fijos…

El modelo de Costes a utilizar dependerá de su finalidad, de la información disponible en la empresa y de los sistemas de información que utilice la empresa.


 

Normalmente se utiliza una combinación de información del programa de gestión de la empresa y herramientas específicas creadas en Excel.

 

mejores sistemas cálculo costes

 

5 razones para calcular y controlar los costes o costos en tu empresa

Las empresas suelen dedicar mucho tiempo y energía a los problemas y decisiones del día a día, tienen poco tiempo para mirar al futuro y menos tiempo aun para diseñar una herramienta que facilite una visión de futuro..
Lo que muchas empresas desconocen es que los modelos de cálculo y control de costes o costos tienen la capacidad de predecir el futuro con gran acierto, son la bola de cristal mágica con la que todos sueñan..

Las herramientas de cálculo, control y análisis de Costes tienen una elaboración artesanal, que se adaptan no solo a la actividad de la empresa sino a los estilos de dirección, la cultura empresarial y la estructura de la organización, ninguna tiene un sistema de costes igual. Para su creación y funcionamiento se apoyan en ERP’s, bases de datos, formularios, hojas de cálculo…

El diseño básico consiste en trasladar la contabilidad de la empresa a sus actividades, productos, servicios, clientes y mercados, es lo que se denomina “contabilidad analítica” o “control de gestión”, con la finalidad de analizar la situación actual de rentabilidad y crear escenarios futuros, para llegar a convertirse en “presupuestos” u “objetivos de costes”.

El concepto es simple, pero la experiencia nos demuestra que son sistemas complejos, que requieren de profesionales con una alta experiencia y especialización para conseguir un elevado nivel de éxito en el diseño y la puesta en marcha.

Razones por lo que es necesario analizar la situación actual de rentabilidad de la empresa con un modelo de cálculo y control de costes:

1) Averiguar si realmente se está ganando o perdiendo dinero en cada uno de los productos (o líneas de productos) y clientes

Supuestamente todas las empresas tienen constancia de esta información, pero la realidad es muy distinta, muchas empresas intuyen qué productos o clientes son más rentables a pesar de que no lo puedan justificar, cuando se implanta el sistema de costes aparecen las sorpresas, la mayoría de ellas desagradables e inesperadas.

2) Descubrir si el precio de venta está cubriendo los costes variables y la parte que le corresponde de costes fijos

Cuando se analiza esta situación en muchos casos se descubre que el precio de venta de un producto se encuentra por debajo del coste variable, esta es la peor situación que se puede dar, ya que independientemente se incremente o se reduzca el volumen de ventas de ese producto en todos los casos se va a perder dinero. O lo que es lo mismo, se están dedicando muchos esfuerzos a fabricar productos o realizar servicios que no son rentables en vez de dedicarlo a otros productos o servicios que si lo son.

3) Analizar económicamente los recursos destinados a los procesos para la obtención de productos o servicios

Con la finalidad de aplicar mejoras y reducir el coste en las actividades que no aporten valor. Muchas veces la empresa se lleva grandes sorpresas al averiguar la cantidad de dinero que destina a procesos que se creía que eran más eficientes. La logística interna, los cambios en preparaciones de fabricación, los fallos de máquinas, el tiempo de limpieza, son algunos ejemplos de actividades que no generan valor al producto y que derivan en costes elevados.

4) Analizar los costes de no calidad (Defectos, fallos, retrabajos…) y los desperdicios (Mermas)

Generalmente vinculados a ineficiencias en los procesos, obsolescencia de equipos de inversión, o resultado de fallos humanos. Todo lo que suene a “mal” o “error” genera elevados costes en la empresa.

5) Predecir el futuro de los resultados de la empresa

Una vez se sabe cuál es la situación de rentabilidad en que se encuentran los procesos, los productos o servicios y los clientes y/o mercados, es el momento de aprovechar la gran oportunidad que proporcionan las herramientas de cálculo, control y análisis de costes para crear el futuro que se desea. Un gran poder para adelantarse a movimientos de la competencia, ser más competitivos, ser más eficientes y en definitiva ganar más dinero.

Puedes predecir el futuro creando escenarios sobre precios de venta, acciones comerciales para incrementar volúmenes de venta, mejoras de la eficiencia de los procesos de fabricación, optimización de costes fijos, reducción de precios de compra, reducción de fallos, eliminación de desperdicios….


 

¿Confías en el cálculo de costes que realizas en tu empresa?

A lo largo de más de 20 años trabajando como controller y consultor he visto todo tipo de cálculos de costes en las empresas, y os puedo asegurar que muy pocas tienen unos cálculos fiables y que den confianza.

Unos costes de productos o servicios mal calculados pueden generar un margen bruto distorsionado o que dista mucho de la realidad y esto es lo más peligroso ya que el margen bruto es el que va a determinar realmente la rentabilidad de la empresa.

Imagina un margen bruto negativo en ciertos productos, aunque parezca mentira ocurre con bastante frecuencia, cuantas más ventas tengan estos productos menor será el margen bruto total.

 

punto equilibrio excel

 

Los costes de estructura suelen tener un comportamiento fijo y son más fáciles de controlar, por lo que para tener beneficios el margen bruto debe superar a los costes de estructura. Todo esto parece obvio pero ojo a la hora de calcular los costes de fabricación o los costes de proyectos.

En empresas de distribución el cálculo de costes de los productos puede ser a priori más sencillo y controlable, pero cuidado con las variaciones en los costes de compra en el caso de trabajar con costes fijos o costes medios.

Hacer bien los números es clave en cualquier empresa.

 

¿Es mejor utilizar un sistema de costes reales o un sistema de costes presupuestados?

Cada sistema tiene su utilidad tal como comento en el post «Qué diferencias hay entre sistema de cálculo de Costes Presupuestados o Previstos y Costes Reales»

 

Principalmente los sistemas de cálculo de costes presupuestados o previstos se utilizan para planificar, generar escenarios que permitan tomar decisiones estratégicas y fijar objetivos. Tal como se indica utilizan la información de costes presupuestada o prevista, lo que significa que es información que todavía no ha ocurrido, pero son situaciones que se desea que ocurran (objetivos) o se prevén que pasen (previsiones)

 

Los costes reales sin embargo (independientemente del método de valoración) se utiliza para analizar lo que ya ha pasado, por lo que su utilidad es completamente diferente a lo presupuestado o previsto, en estos casos la información de costes se puede utilizar para el cálculo de márgenes reales, es decir dónde gana dinero la empresa, no solo a nivel de producto, sino también se puede realizar por familias de productos, clientes, categorías de clientes, comerciales, canales de venta, zonas geográficas…

De esta forma si se conoce dónde ganada dinero la empresa, posteriormente es más sencillo calcular costes presupuestados o previstos para poder tomar mejores decisiones.

Aquí dispones más información sobre sistemas de cálculo de costes.

Si necesitas ayuda con el cálculo de costes de tu empresa puedes contactar conmigo.

 

El cálculo de costes, vaya dolor de cabeza ¿verdad?

Que si costes directos, costes indirectos, costes variables, costes fijos, costes de materiales o materias primas, costes de mano de obra, costes de horas-máquina, costes de recursos de proyectos, costes presupuestados, costes reales, costes normales, sistemas de costes directos, sistemas de costes completos industrial, sistema de costes completos total, sistema de costes por actividades..

 

Menudo lío para calcular los costes de los productos fabricados, los costes de los servicios o los costes de los proyectos y todo para saber si la empresa va a ser rentable con las ventas previstas al precio previsto o qué productos, clientes o comerciales hacen que la empresa sea rentable.

 

Si necesitas la información de costes para tomar decisiones, necesitas construir un sistema de costes presupuestados que te permita realizar simulaciones hasta que con la adecuada combinación consigas los resultados esperados.

El presupuesto de costes es fundamental si quieres anticiparte a los resultados o marcar unos objetivos alcanzables.

Pero para poder construir un presupuesto de costes necesitas el presupuesto o previsiones de los parámetros más importantes de la empresa. Previsiones de Ventas, Previsiones de Producción, presupuesto de gastos…

 

Los costes reales son otra cosa, son necesarios para valorar el inventario en empresas de distribución o de fabricación, y para analizar dónde se ha ganado o perdido dinero, pero estos costes ya han ocurrido por lo que no se puede hacer nada con ellos, excepto utilizarlos como referencia para construir un presupuesto de costes robusto y competitivo para el año siguiente.

 

Pero esto no solo pasa con empresas de fabricación, esta situación ocurre en cualquier empresa con otro tipo de actividad ya sean servicios, distribución, proyectos…

⭐ ¿De verdad tu empresa no necesita un SISTEMA DE CÁLCULO Y CONTROL DE COSTES?

⭐ Las mayoría de empresas competitivas funcionan con un SISTEMA DE CONTROL PRESUPUESTARIO ¿Te apuntas al cambio?

⭐ ¿Seguro que no necesitas saber las PREVISIONES DE TESORERÍA de los próximos meses?

⭐ Mejora el CONTROL, la PLANIFICACIÓN, el ANÁLISIS, y los RESULTADOS de tu empresa con métodos CONTROLLER

Pregunta a cualquier empleado de una empresa de tamaño grande si la contabilidad de costes es importante para su empresa.

¿Crees que Apple no los tiene en cuenta a la hora de fiar sus precios de venta, calcular sus márgenes y conseguir enormes beneficios? ¿Cómo crees que se ha tomado la decisión de cerrar un servicio o una empresa por parte de Google? ¿Por qué grandes empresas han realizado reestructuraciones y han tenido que despedir a cientos o miles de empleados?

Porque utilizan información interna que les permita tomar decisiones que mejoren los resultados de la empresa.

 

Recuerda que las ventas y el marketing están relacionados con los costes de la empresa. Hay empresas que han cerrado por no calcular correctamente sus márgenes y cuanto más vendían más dinero perdían.  Esta situación se puede sostener durante algún tiempo gracias a la financiación, pero todo tiene un límite y cuando no se genera la liquidez suficiente ya se sabe lo que pasa.

 

La mayoría de las empresas piensan que calculan sus costes correctamente o que no son relevantes en su estrategia, pero cuando no ganan el dinero que esperaban ganar, cuando la competencia les pisa el terreno en precios, ¿Cómo puede la competencia vender más barato? O cuando la empresa entra en una situación prolongada de pérdidas. Entonces es cuando se dan cuenta que algo falla, o no se vende lo suficiente, o los márgenes son muy ajustados, o los costes son muy altos, entonces hay que apretarse el cinturón y empezar a reducir gastos.

Pero qué decisión tomar si no se tiene el sistema de información adecuado.

 

Si te preocupa tu sistema de cálculo de costes actual, si necesitas mejorar tu sistema de cálculo de costes, si necesitas un sistema de cálculo porque careces del mismo, si no sabes dónde gana o pierde dinero tu empresa. Puedes hablar conmigo sin compromiso.

 

En este link encontrarás información, ejemplos, modelos y recomendaciones sobre la contabilidad de costes.

Contabilidad de Costes

 

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