Cómo recortar gastos mensuales en tu empresa

Cómo recortar gastos mensuales en tu empresa.

Si tu empresa ya tiene un considerable volumen de negocio lo normal es que también tengas un considerable importe de gastos.

Facturar mucho no siempre implica que la empresa tenga beneficios. Muchas grandes empresas tienen pérdidas, pero mientras sigan obteniendo financiación ya que las pérdidas suelen generar problemas de liquidez, la empresa seguirá funcionando hasta que haya una pérdida de confianza por parte de los inversionistas, los financiadores y los acreedores.

Cuando se tiene un importante volumen de gastos es conveniente llevar un estricto control de estos, ya sea la empresa grande o pequeña.

¿Por qué razón es importante llevar un estricto control de los gastos?

Por una razón muy sencilla, porque el objetivo de la empresa es maximizar beneficios, ¿o no? Hay empresas cuyo principal objetivo es aumentar el valor de la empresa para los accionistas a pesar de que tengan pérdidas actuales pero con las expectativas de tener beneficios futuros o ser comprada por otra empresa que pueda hacerla rentable en un futuro próximo.

La mayoría de las empresas necesitan generar beneficios para poder sobrevivir, ya que vivir a base de financiación es un parche temporal y además de tener que devolver lo financiado los gastos derivados de la financiación pueden ser muy altos.

¿Qué tipos de control de gastos aplican las empresas?

Por mi experiencia me he encontrado 3 tipos de control.

Las empresas que solo analizan la cuenta de pérdidas y ganancias cada cierto tiempo, 2 o 3 veces al año y la comparan con los datos del año anterior.
Las empresas que establecen un objetivo o presupuesto (normalmente basado en los resultados del año anterior) y comparan los resultados del año en curso contra ese objetivo
Las empresas que establecen un objetivo o presupuesto y comparan los resultados contra previsiones mensuales condicionadas a un plan de acción.

Las empresas que realizan el tipo de control 1) funcionan a ciegas, ya que no saben el impacto que va a tener un recorte de gastos en los resultados de la empresa. Pueden recortar gastos, pero eso puede afectar a su volumen de negocio o a su capacidad de dar el servicio al cliente.

Recordemos que en una empresa hay 2 tipos de gastos principales, los que aportan valor al cliente y los que no aportan valor al cliente. Por ejemplo, el empleado que está fabricando una mesa aporta valor al cliente, el empleado que almacena materiales en el almacén no aporta valor al cliente, ¿es un trabajo necesario para la empresa? Claro que es necesario, pero el cliente no percibe el almacenaje de materiales como un valor añadido al producto o servicios.

Si la empresa que lleva un control tipo 1) recorta gastos del empleado que fabrica la mesa, posiblemente el cliente perciba una reducción del valor del producto.

Si la empresa recorta gastos en actividades que no aportan valor el cliente no percibirá ningún cambio y la empresa estará incrementando sus beneficios.

Las empresas que llevan un control del tipo 2) al menos tienen claro que es lo que quieren conseguir para obtener buenos resultados, pero el problema que tienen es que solo pueden analizar los resultados una vez se haya cerrado el mes contable. Al no realizar previsiones sobre las acciones para recortar gastos no saben el impacto que van a tener a final del año y el resultado que van a obtener comparado contra el objetivo. Por lo tanto, cualquier acción que se tome se evaluará una vez se cierre el mes contable, lo que significa que la empresa va aplicando parches según va avanzando el año. La aplicación de parches puede salir bien o no. A final del año se verá.

Las empresas que llevan un control del tipo 3) tienen una gran ventaja respecto a las que llevan los controles del tipo 1) y 2) y esa ventaja es que saben de antemano lo que va a pasar en la empresa en base a un plan de acción. La empresa realiza lo siguiente, primero establece un objetivo, por ejemplo, una reducción de gastos del 10% respecto al año anterior, el objetivo tiene que ser alcanzable y para ello se define un plan de acción para conseguir el objetivo.

El plan de acción tiene que estar específicamente detallado, asignando tareas, responsables y fechas límite.

En relación con el plan de acción, se establecen las previsiones. No es lo mismo un objetivo (que es una situación deseada) que una previsión (que es una situación esperada)

A principios del año el objetivo puede ser una reducción del 10% de gastos, sin embargo, las previsiones indican que con el plan de acción y las condiciones del año que pueden afectar a los gastos la reducción sería solo del 5%.

Ahí es donde este sistema tiene una gran ventaja ya que hay todo un año por delante para pensar en cómo conseguir pasar de una previsión de reducción del 5% al 10% sin que afecte al valor que percibe el cliente sobre el producto o el servicio.

Esta metodología fuerza a la empresa a aplicar mejoras internas que generen ahorros.

Los responsables de área que tienen asignado parte de responsabilidad sobre el presupuesto tendrán que aportar ideas de reducción de gastos. Normalmente el responsable trabaja con su equipo junto con la coordinación y el apoyo del Controller o Director financiero.

Es habitual que los propios empleados propongan ideas de mejora que puedan suponer importantes ahorros, muchas grandes empresas tienen un programa de recompensa o premios para los empleados que aporten iniciativas que generen ahorros.

Ejemplos de algunos tipos de recortes de gastos con Control Presupuestario

Recortar gastos no significa únicamente dejar de comprar materiales para la oficina, la mejora de los procesos de trabajo implica una reducción de tiempos y además pueden también mejorar la percepción del valor por parte del cliente como por ejemplo reducción de plazos de entrega.

La reducción de errores, evitar la duplicidad de trabajos, la reducción del absentismo o la automatización de procesos ayudan a conseguir importantes ahorros.

La subcontratación de ciertos trabajos permite eliminar los costes fijos.

La reducción de deuda también reduce los gastos financieros.

Así como una buena gestión de compras.

Para llevar un control del tipo 3) se requiere de una herramienta para la gestión del control presupuestario denominada en inglés Full-Year Forecast Vs Budget (Previsión anual Vs Presupeusto) que es la que muestro en el siguiente link.

Ver sistema de Control Presupuestario Budget Vs Full-Year Forescast