Conciliación Bancaria ODOO Contabilidad.
Conciliación bancaria función clave Contabilidad ERP ODOO
Cómo registrar, contabilizar, conciliar y controlar cobros y pagos con ERP ODOO.
Muchas empresas todavía no entienden la integración de contabilidad y gestión.
En el siguiente vídeo se explica la relación entre la contabilidad de cobros y pagos con la gestión de la empresa de una forma integrada.
Esto permite ahorrar tiempo en los procesos y trabajos contables facilitando la labor del personal administrativo para que pueda dedicarse a tareas que aporten mayor valor añadido a la empresa.
En el vídeo explico como registrar cobros de forma manual a través de 2 procedimientos y su posterior conciliación a través de los extractos bancarios y el registro de cobros directamente a través de extractos bancarios.
También explico la forma de efectuar cobros y pagos completos o parciales.
El vídeo guía paso a paso todo el proceso que conlleva el registro, la contabilización, la conciliación y el control de los cobros y pagos de una forma muy sencilla, los procesos son los lógicos en cualquier empresa para llevar un buen control de la tesorería, imprescindible para cualquier empresa.
Si necesitas ayuda sobre el ERP ODOO puedes contactar con conmigo.
Cómo se realiza la conciliación bancaria en el ERP ODOO
Las conciliaciones sirven para indicar si una factura (de venta o de compra) está cobrada o pagada totalmente, parcialmente o se encuentra pendiente de cobro o de pago.
Como se puede ver en la imagen los cobros y pagos generalmente se originan desde los extractos bancarios o extractos de caja (un sistema muy práctico a la hora de llevar los registros de bancos)
aunque también se pueden registrar cobros y pagos de una forma más manual, los registros de cobro y pago generan apuntes contables (en un ERP la contabilidad está integrada con la facturación y la tesorería)
pero estos apuntes contables todavía no los tenemos relacionados con sus respectivas facturas (en caso de no haber factura no será necesaria la conciliación)
Las facturas de venta y de compra también generan apuntes contables, lo que hacemos con la conciliación es relacionar los apuntes contables de los registros de cobros y pagos con los de sus respectivas facturas, de esta forma podremos saber el estado de tesorería de la factura.
Por lo tanto es recomendable permitir conciliación solo en las cuentas contables “a pagar” y “a cobrar”, es decir aquellas cuentas que vayan a generar saldos de clientes o proveedores o acreedores.
Casos en los que un apunte contable no tiene un código de conciliación.
- Cuando las facturas están en estado pendiente de cobro o pago. Es decir no se ha generado todavía el registro de cobro o pago y por lo tanto el apunte de la factura no tendrá un código de conciliación, por lo tanto falta pagar o cobrar la factura en su totalidad o cuando falte pagar o cobrar una parte.
- Cuando haya una diferencia por redondeo. Se puede dar el caso que haya un ligero desfase entre el cobro y la factura (algún decimal) En esta situación habría que aplicar también en la conciliación el ajuste por redondeo o por diferencias para llevarlo a su cuenta correspondiente.
- Cuando se registra un adelanto de un cobro o un pago y todavía no se ha recibido o emitido la correspondiente factura. Cuando se emita o se reciba la factura se tendrá que hacer la conciliación manual para relacionar ambos apuntes.
- Un caso parecido al anterior es realizar un asiento contable de forma manual de un registro de cobro o pago sin haberlo generado por el extracto bancario o de caja y se hayan olvidado de conciliar manualmente los apuntes, el sistema nos indicará que hay un apunte bancario o de caja sin conciliación.
- Cuando se haya roto la conciliación establecida para realizar una modificación o un arreglo y se hayan olvidado de volverlos a conciliar. En este caso el sistema también avisará de que hay apuntes pendientes de conciliar y tendremos que conciliarlos manualmente.
Cómo realizar conciliaciones con el ERP ODOO y cómo romperlas
En el siguiente vídeo explico lo que es el concepto de conciliación en un ERP.
Una conciliación es la relación entre un cobro o un pago con un apunte contable de cuentas a cobrar o a pagar.
La finalidad de la conciliación es controlar la trazabilidad de los cobros y pagos con su origen, de esta forma en un ERP que es un sistema integrado de gestión desde las propias facturas podemos saber el estado del pago, el saldo y su relación contable.
En el ERP ODOO hay 3 formas de registro de cobros y pagos:
1) Cobrar o pagar directamente desde la factura o a través de un documento de pago.
2) A través de los extractos bancarios y de caja
3) A través de la creación manual de un asiento contable
Dependiendo de cada caso el procedimiento de conciliación es diferente, pero el resultado es el mismo.
También explico en el vídeo cómo romper una conciliación con la finalidad de realizar modificaciones, la rotura de la conciliación dependerá del método utilizado para registra el cobro o el pago, y explico adicionalmente los efectos que tiene la rotura de una conciliación dependiendo de cada caso.
Si necesitas más ayuda con las conciliaciones o con cualquier otro tema del ERP ODOO puedes contactar conmigo.
Cómo configurar plantillas de cuentas contables para conciliar extractos con ERP ODOO
Cuando conciliamos los extractos bancarios hay muchos pagos que se suelen repetir y que tienen como contrapartida la misma cuenta contable.
El ERP ODOO pone a disposición una función que permite conciliar este tipo de pagos rápidamente y también para evitar errores de selección de una cuenta contable que no corresponde.
La función que pone a disposición el ERP ODOO es la de creación de modelos o plantillas para la conciliación bancaria.
En el modelo o plantilla de conciliación se le asigna un nombre y una cuenta contable.
Cuando conciliamos, seleccionamos elegir contrapartida y aparecerá como un botón el modelo que hemos creado previamente.
Si pulsamos sobre el botón automáticamente se asignará a la contrapartida el nombre y la cuenta contable y el importe total de la conciliación.
En las siguientes imágenes se muestra un ejemplo de configuración y aplicación de este modelo o plantilla de conciliación.
Ejemplo de conciliación por extractos bancarios de 2 facturas con un pago ERP ODOO
En el siguiente ejemplo podemos ver cómo conciliar 2 o más facturas (o plazos, recibos, apuntes…) con un solo pago (movimiento bancario) el mismo caso es aplicable a cobros de facturas, plazos, recibos, apuntes…
Como se puede ver en el ejemplo tenemos pendiente de pago varias facturas a un proveedor, realizamos el pago de 2 facturas a través de transferencia bancaria.
Cuando importamos el extracto bancario vemos el movimiento con el importe de la transferencia de pago y procedemos a conciliar.
Si el sistema no detecta automáticamente la empresa, la seleccionamos en el campo correspondiente y nos muestra las facturas, plazos, recibos o apuntes pendientes de pagar para la empresa seleccionada.
Ya solo nos queda ir seleccionando con el signo + aquellas facturas para que cuadre el importe del pago de la transferencia con los saldos de las facturas a conciliar, una vez lo tenemos cuadrado ya podemos pulsar el botón de conciliar, hasta que no lo tenemos cuadrado aparecerá el botón validar.
En las siguientes imágenes se muestra un ejemplo de todo el proceso.
Cómo gestionar registros bancarios diariamente de forma sencilla en ERP ODOO
Una de las tareas más temidas por los contables o los administrativos del departamento contable o de administración es la contabilización y registro de los movimientos bancarios.
En muchas empresas resulta muy complicado llevarlo al día, al mismo tiempo muchos programas contables o de gestión no están preparados para relacionar los cobros y pagos con sus respectivas facturas por lo que el control de los apuntes del cliente o del proveedor se suele hacer desde el libro mayor.
El procedimiento habitual suele ser obtener un listado impreso de los movimientos bancarios e ir contabilizando cada movimiento línea a línea, punteando y chequeando cada movimiento.
En un ERP al estar todas las funciones integradas el registro de movimientos bancarios es mucho más rápido y cómodo para el contable o el administrativo.
Una tarea que se puede realizar diariamente con la finalidad de mejorar el control tanto de movimientos como de saldos y llevar la tesorería y la contabilidad al día. Pasos:
- Generar el fichero N43 en la cuenta bancaria administrada a través de internet.
- Importar el fichero N43 en ODOO
- Comprobar movimientos y saldos en el extracto de ODOO
- Iniciar proceso de conciliación (este proceso contabiliza automáticamente y concilia con respectivas facturas)
Se acabó contabilizar los bancos al final de mes. Lleva la tesorería al día.
Podrás saber las facturas pendientes de cobro o pago al día. Llevarás los saldos de las cuentas de clientes y proveedores al día.
Importación de Extractos Bancarios con Excel en ERP ODOO
Excel es importante como software complementario a cualquier ERP y lo seguirá siendo.
Al fin y al cabo es uno de los software más utilizados en el mundo a nivel profesional.
Es raro ver cómo en un ERP open source como ODOO muchas funcionalidades e informes se complementan con Excel….. el cliente es el que lo demanda, en este caso profesionales de empresas que utilizan Excel, así que a pesar de que ODOO es software libre también se tiene que adaptar a las necesidades que tienen los usuarios de las empresas.
A la hora de importar los extractos bancarios en España lo normal es utilizar el cuaderno o norma 43.
El cuaderno o norma 43 es un estándar bancario que se utiliza para regular y regular la transmisión de extractos bancarios de cuentas corrientes.
Fue desarrollado por las entidades de crédito españolas a través de sus respectivas asociaciones, con la participación especial de la Asociación Española de Bancos (AEB).
Se utiliza para realizar un proceso clave en las empresas que permite una reducción enorme de tiempo de trabajo administrativo y llevar la tesorería al día, el proceso es la conciliación bancaria, que consiste en relacionar y contabilizar automáticamente cobros y pagos con sus respectivos documentos de cobro o pago o gastos.
La importación de extractos bancarios a través de la norma 43 permite el intercambio de información electrónica entre la entidad financiera y la empresa.
Pero se pueden dar los casos en los que haya problema a la hora de importar el fichero extraído de la norma 43, el banco no sea español y por lo tanto no esté acogido a la norma, se requiera la importación de otra entidad financiera (por ejemplo paypal y no dispongas del módulo de importación de esta entidad o tengas problemas a la hora de utilizarlo) o lleves un registro de los extractos de caja en una hoja de cálculo Excel y necesites importarlos para ahorrar así el registro manual de los datos y evitar la duplicidad de trabajos.
En estos casos te puede resultar de utilidad la importación a través de una plantilla Excel de los extractos, ya sean de bancos o de caja.
Para poder realizar esto necesitaremos un módulo de terceros y tener lista una plantilla Excel con los campos que requiere el módulo para su importación.
Así que tan solo tenemos que alimentar correctamente la plantilla Excel para poder realizar posteriormente la importación, así de fácil.
En el siguiente vídeo “Importación de Extractos Bancarios con Excel en ERP ODOO” os muestro un ejemplo de este proceso.
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