Control Financiero y de Gestión ERP ODOO

Control Financiero y de Gestión ERP ODOO.

Herramientas de análisis, control y toma de decisiones del ERP ODOO

El ERP ODOO es una de las herramientas de gestión empresarial más moldeable, adaptable, personalizable y dinámicas que existe actualmente.

Su tecnología de acceso web, la posibilidad de instalar en la nube, el acceso desde cualquier dispositivo con acceso a internet, su seguridad de acceso y control de permisos, su capacidad de integración y conexión con herramientas externas, su base de datos robusta y fiable, la no existencia de licencias, la cantidad de desarrolladores y partners.

Hace que sea una de las alternativas de gestión más demandadas tanto por pequeñas, medianas y grandes empresas.

Pero además de todo esto, lo que hace muy atractivo el ERP ODOO para aquellas empresas que quieran exprimir al máximo el potencial de un ERP es su capacidad de generar herramientas de análisis, control y toma de decisiones.

Muchas de estas herramientas tienen que adaptarse a las necesidades, forma de trabajar y estilo de dirección y de control de cada empresa, por lo que es necesario un ERP dinámico que permita cualquier cambio y moldeado de forma rápida.

Por ejemplo supongamos que su empresa necesita un sistema de costes que le permita calcular en tiempo real el coste de sus productos o el coste de ventas de sus clientes para conocer la rentabilidad de un periodo, en este caso no todas las empresas calculan el coste de forma similar.

Depende del tipo de actividad, del sector, del estilo de dirección, de la visión del controller o responsable financiero, de las características de los productos, del tipo de información a procesar, del sistema de costes elegido…

En este caso es necesario adaptar todo el sistema a la particularidad y necesidad de cada empresa y esto el ERP ODOO lo hace a la perfección.

Aquí es donde entra la habilidad, experiencia y conocimiento de cada consultor, desarrollador o partner de ODOO, ya que además de conocimientos técnicos son necesarios conocimientos de gestión empresarial y de controlling.

⭐ Tutoriales ODOO

⭐ Ventajas de un CONTROLLER + ERP ODOO

Tengo la experiencia y conocimientos tanto técnicos como de control de gestión para adaptar las herramientas de análisis, control y toma de decisiones a cada empresa.

Herramientas de control e información contable para ERP ODOO

Libro diario
Libro mayor
Balance de sumas y saldos (1 dígito, 3 dígitos y completo)
Cuenta de Pérdidas y Ganancias
Balance de Situación
Informes y control de impuestos

Herramientas de control de gestión para ERP ODOO

Cuenta de resultados analítica
Sistemas de costes (Direct costing, full costing, Activity based costing…)
Informes de rentabilidad de productos, clientes, canales de venta, mercados, zonas geográficas…
Cuadros de mando y dashboards (Control KPIs – Indicadores Clave de Gestión, fijación y control de objetivos)
Elaboración de presupuestos y control de desviaciones
Previsiones de ingresos y gastos

Herramientas financieras para ERP ODOO

Planificación y control de tesorería
Ratios financieros (liquidez, endeudamiento, periodo medio cobro, periodo medio pago, fondo maniobra, NOF – Necesidades Operativas Fondos, rentabilidad económica-financiera…)

Herramientas comerciales para ERP ODOO

Embudo de ventas
Informes detallados de facturación
Informes de operaciones comerciales
ABC Ventas y rentabilidad (productos, clientes, canales, mercados…)
Control costes de ventas
Simuladores de precios de venta
Control plazos de entrega
Índice satisfacción de clientes

Herramientas de operaciones para ERP ODOO

Control de stock y valoración de inventario (FIFO, LIFO, PMP, coste estándar, último coste compra…)
Rotación y cobertura de stocks
Rendimientos fabricación
OEE (Overall Equipment Efficiency)
Control de tiempos

Herramientas Recursos Humanos para ERP ODOO

Encuestas de valoración
Control de horas
Análisis de rendimientos
Simulador de costes de empleados

Adicionalmente los datos de todas las tablas pueden filtrarse y agruparse, así como buscar cualquier dato de forma rápida.

ODOO incorpora su propio sistema Business Intelligence para para el análisis de la información de cualquier área del ERP.

¿Qué esperas conseguir con la implantación del ERP ODOO?

Esta simple pregunta es una de las más importantes que hay que responder a la hora de decidir un cambio de ERP o la implantación de un ERP que integre todas las áreas clave de la empresa.

Meditar sobre lo que se espera conseguir con la implantación del ERP es un ejercicio de reflexión que debe realizar la empresa, una inversión que debería estar incluida en el plan estratégico y bien analizada desde el punto de vista coste – beneficio.

¿Por qué hay que cuestionarse los objetivos de la implantación del ERP ODOO?

En primer lugar, un ERP es un sistema diseñado a medida para cada empresa en función de sus objetivos y necesidades, si lo que pretendes es facturas y llevar la contabilidad hay programas específicos que lo hacen muy bien.

Sin embargo, si lo que necesitas es integrar todas tus áreas clave en un mismo sistema que permita reducir trabajo administrativo, proporcionar información en tiempo real para la toma de decisiones, incorporar herramientas de control de gestión y análisis (sistema de costes, previsiones, cuadro de mando, business intelligence, inteligencia comercial…) el ERP ODOO es el sistema que necesitas.

Si el objetivo es llevar la contabilidad al día es necesario un sistema integrado como el ERP ODOO que automatice los procesos y permita controlar la información contable en tiempo real (hay que tener en cuenta que la información contable es consecuencia de la actividad diaria de la empresa, por lo que tiene más sentido que esté vinculada a la misma)

Lo mismo pasa con el control del stock, también es consecuencia de las operaciones diarias de la empresa, como son pedidos de venta, compras, albaranes de entrada, salida, movimientos internos…

¿Sientes que tus procesos tienen potencial de mejora?

¿Crees que puedes sacar más provecho a los recursos de tu empresa y ser más eficiente y generar un impacto positivo en la cuenta de resultados?

El ERP es una herramienta que bien implantada ayuda en gran medida a la generación de resultados positivos en la cuenta de resultados si bien esta depende de muchísimas variables independientemente de la implantación o no del ERP.

Nuestra recomendación como consultores de implantación del ERP ODOO es que hagas un listado de todo aquello que esperas obtener con la implantación del ERP e intentes valorarlo económicamente como por ejemplo

– Incremento de la cifra de negocio gracias a la ayuda del CRM debido a que puedo mejorar la tasa de conversión de leads o contactos en oportunidades, y mejorar la tasa de conversión de oportunidades a presupuestos.

– Mejorar la rentabilidad de mis proyectos ya que si puedo hacer previsiones de costes y de ingresos e intento que se cumpla puedo controlar la rentabilidad global de la empresa con antelación y así poder tomar mejores decisiones.

– Si elimino la gestión de hojas de cálculo satélite e integro las herramientas en el ERP la información queda a disposición de la empresa de forma estandarizada en la que pueden participar varios usuarios en lugar de quedar a merced del control y gestión por parte de un solo usuario.

– Si controlo el stock real y el stock futuro y establezco reglas de stock puedo optimizar la gestión de compras y de esta forma puedo mejorar el estado de la tesorería y reducir costes de obsolescencia y financieros.

Estos son solo algunos ejemplos de un ejercicio de reflexión sobre lo que espero obtener con la implantación del ERP ODOO.

Cómo ayuda el ERP ODOO a incrementar las ventas de la empresa

Las ventas las realizan las personas, la tecnología por sí sola no vende, a pesar de ello para vender es necesario estar bien informado, anticipar lo que el cliente o el potencial cliente necesita o pueda resolver su problema.

Los comerciales necesitan llevar en todo momento la información con ellos, acceder rápidamente y realizar anotaciones sin complejidades.

El equipo comercial necesita disponer información online en todo momento, para preparar bien las visitas, presentar presupuestos competitivos y ofertas con gancho.

El equipo comercial no puede caminar a ciegas o ser ineficiente.

Las empresas actualmente no se pueden permitir la ineficiencia en los equipos comerciales.

Fichas técnicas de los productos, buenas prácticas compartidas por otros comerciales, rentabilidad objetivo, stock disponible a corto plazo, stock disponible a largo plazo, productos con poca rotación para utilizar en ofertas, información del potencial cliente, historial de contactos, acciones comerciales realizadas y prepuestos presentados…

Avisos de clientes que no han comprado en los últimos meses, avisos de cambio de tendencia de compra por parte de los clientes…

Planificación de visitas, de campañas, de ofertas, de lanzamiento de nuevos productos…

Reporting online en tiempo real del área de ventas, productos más vendidos o menos, clientes más rentables o menos, acciones comerciales realizadas, oportunidades conseguidas…

Estos casos son ejemplos de la información que necesita manejar el equipo comercial para incrementar las ventas en la empresa.

Un ejemplo muy sencillo, sin información puede que se esté ofreciendo un producto similar a un precio muy superior al de la competencia sin ningún argumento adicional que lo diferencie y lo haga único.

¿Y si en el sistema tuviésemos los precios de la competencia y las características principales del producto? Posiblemente jugaríamos con más ventaja!!

De esto se trata, de utilizar la información para adelantarnos a los rivales en todas las acciones comerciales.

Información configurada a medida para cada empresa y preparada para ser tratada en tiempo real.

¿Vas a utilizar la información para vender más y mejorar o te quedarás esperando a recibir pedidos?

Cómo ayuda el ERP ODOO a mejorar los procesos internos de las empresas

En qué puede ayudar un ERP como Odoo en la mejora de procesos en una empresa pequeña.

En todo proyecto que abordamos solemos hacer un análisis de los procesos del área a tratar o de la empresa en su conjunto.

Tanto el objetivo de implantación de un ERP o de una aplicación de gestión para un área o función específica como el análisis de procesos (mejor se si visualiza en un mapa o esquema) son clave para el éxito de la puesta en marcha.

Los factores que intervienen en el éxito de la implantación de cualquier sistema de información son:

– EL objetivo: ¿Para qué quiero un ERP? ¿Vale la pena cambiar de sistema de información? ¿Tengo claro que quiero gestionar y cómo lo voy a hacer?

Esta cuestión por muy obvia que parezca es la clave de todo el éxito.

Normalmente implantamos algo por una necesidad o una carencia ¿o tal vez nos dejemos llevar por una recomendación o porque lo tiene el vecino o un amigo?

En nuestro caso tenemos claro que el ERP o la aplicación de gestión van a ser parte del CORE de la toma de decisiones de la empresa y por tanto parte de la estrategia.

– El Análisis de Procesos: Cómo estoy y que hago actualmente, y la pregunta clave, ¿va a mejorar el ERP este proceso?

De esto se trata, de MEJORAR… si mejoramos ganamos tiempo, ahorramos costes, somos más rápidos, damos mejor servicio, los clientes están más contentos, los clientes nos compran más, hacemos clientes nuevos y en definitiva ganamos más dinero, por lo que si todo va bien habremos rentabilizado con creces la inversión en el ERP.

¿Por qué va el ERP a mejorar los procesos? La finalidad del ERP es integrar todas las áreas de la empresa en un solo sistema, con esto ya ganamos eficiencia y por lo tanto tiempo, los procesos se simplifican y estandarizan, ganando más eficiencia, tiempo y ahorro de costes.

Tenemos mayor control de lo que pasa en la empresa, reducimos fallos y detectamos rápidamente desviaciones. Incrementamos la información para reducir la incertidumbre en la toma de decisiones, es decir tomamos mejores decisiones.

Normalmente los procesos no se suelen revisar con frecuencia, por lo que no sabemos si lo que hacemos se puede hacer mejor o de una forma más sencilla, la implantación del ERP es el momento ideal para volver a revisar los procesos.

– El líder del proyecto. En todo proyecto de implantación tiene que haber un líder que coordine y que tome decisiones. No es necesario que esta persona conozca todas las áreas de la empresa, normalmente se trabaja en detalle con el responsable de cada área, pero el líder del proyecto debe estar informado y al tanto de todo lo que ocurre. Es el enlace de la empresa con los consultores.

Normalmente los responsables de área miran más hacia su terreno que por el conjunto de la empresa, ley de supervivencia… esto puede hacer que el proyecto se desequilibre por alguna de sus patas, aquí es donde interviene el líder del proyecto para volver a enderezarlo.

Por ejemplo puede que el área de ventas requiera unas funciones incompatibles con el área de administración, puede que incremente el tiempo de administración y no se consiga mucho beneficio en global.

El líder pone orden, negocia con ventas y llegan a un acuerdo para que la empresa en su conjunto salga beneficiada.

Objetivo, proceso y líder, 3 ingredientes básicos para el buen éxito de una implantación.

Guía completa sobre CONTABILIDAD ERP ODOO aquí. Tutoriales, ejemplos, módulos, trucos…