Control Financiero y Gestión Plantillas Excel y Herramientas

Control Financiero y Gestión Plantillas Excel y Herramientas.

A priori puede parecer que el control financiero puede ser una función en la empresa compleja, pero realmente no lo es si se comprende las claves que la afectan.

 

Control Financiero y de Gestión ocultar

Claves Control Financiero

Para entender cuáles son las claves del Control Financiero en las empresas os muestro el siguiente esquema.

 

Las 2 claves del Control Financiero y de Gestión en las empresas

La Clave Nº 1, la principal de todas es la LIQUIDEZ. Esta clave es fundamental en el funcionamiento de cualquier empresa, es la gasolina que permite su funcionamiento. Sin liquidez una empresa no puede funcionar. Para que una empresa funcione y ejerza su actividad necesita poder pagar a sus empleados y a sus proveedores… Incluso si eres un autoemprendedor que acaba de comenzar su actividad necesitarás liquidez no solo para emprender sino para vivir.

La liquidez se obtiene de 2 formas, con rentabilidad, es decir que la empresa genere beneficios por lo que los ingresos que obtenga deberán ser superiores a los gatos, pero ojo con esto ya que generar ingresos no significa que los vayas a cobrar inmediatamente, hay empresas que ingresan mucho pero cobran más tarde (si no que le pregunten a aquellas empresas que trabajan con la administración pública) y en cuanto a los gastos tampoco significa que los tengas que pagar inmediatamente, muchos proveedores ofrecen pagos aplazados como mejores condiciones para conseguir más ventas. Por lo que además de obtener una rentabilidad positiva hay que controlar el flujo del cash-flow para obtener la liquidez necesaria.

Si una empresa no tiene la rentabilidad suficiente necesitará recurrir a financiación, ya sea propia o externa.

La liquidez dependerá del estado en el que se encuentre la empresa. Una empresa que está empezando y que casi no genera ingresos, estará en situaciones de pérdidas hasta que alcance el punto de equilibrio, por esta razón requerirá la financiación necesaria para cubrir las pérdidas y las inversiones que le permitan generar más ingresos en el futuro.

La financiación puede ser propia, es decir aportación de dinero personal o externa, prestación de dinero por parte de terceros, como puedan ser entidades de crédito o inversores.

El dinero aportado a la empresa nunca es un dinero regalado que no hay que devolver a no ser que se trate de subvenciones a fondo perdido, por lo que si se trata de dinero personal querrás no solo recuperarlo sino que además esperarás obtener un rendimiento mayor al dinero aportado, mientras que si se trata de dinero externo, no solo tendrás que devolverlo sino también pagar intereses por el dinero prestado.

Así que si estás empezando con tu empresa lo que más te conviene es generar ingresos lo antes posible para empezar a autofinanciarte y no depender tanto de financiación externa.

Una empresa madura con muchos años en el mercado se encuentra en una situación diferente, su liquidez dependerá de cómo la gestione por lo que deberá tener un equilibrio entre rentabilidad y financiación.

Aquí entra en juego la Clave Nº 2 del Control Financiero y de Gestión, la RENTABILIDAD. Empresas con largos periodos en pérdidas verán mermada su liquidez, por lo que posiblemente requerirá mayor financiación, ya sea por aportación de los socios o externa. Si la rentabilidad negativa perdura, la obtención de financiación será cada vez más complicada, todo dependerá de la confianza que puede generar la empresa para la obtención de rentabilidades positivas en el futuro.

Hemos visto caer muchas grandes empresas por falta de liquidez, empresas que han llegado a una situación que las entidades financieras les han cerrado el grifo por falta de confianza. La empresa al ser incapaz de generar la rentabilidad necesaria para obtener el suficiente cash-flow para su funcionamiento y para atender las obligaciones de pago con sus inversores y financiadores su confianza se ha visto reducida o es inexistente, por lo que nadie le va a prestar más dinero porque el riesgo de que no lo devuelva es muy alto.

En muchos casos una escasa o inapropiada gestión interna de la empresa puede ser la causante de esta situación.

 

En relación al control de la RENTABILIDAD muchas empresas únicamente tienen en cuenta la Cuenta de Pérdidas y Ganancias como principal indicador, pero esto conlleva un riesgo. La Cuenta de Pérdidas y Ganancias oficial únicamente se utiliza para pagar impuestos y reportar los resultados a los accionistas, depende de la normativa y procedimientos contables. Hasta que no se cierran los ejercicios no se puede evaluar si la empresa va a tener beneficios o pérdidas y en muchos casos esto se resuelve a final del año cuándo se contabilizan variaciones de existencias (hay empresas que solo realizan un conteo del stock a final del año), así como la contabilización de las amortizaciones y otros ajustes. No es de extrañar que el último mes del ejercicio fiscal los gastos sean muy elevados y tire por tierra los resultados del resto de año.

Además la Cuenta de Pérdidas y Ganancias tiene una estructura normalizada y poco flexible, por lo que no se puede adaptar a las necesidades de control que una empresa pueda tener.

Por esta razón muchos Controllers utilizan la información interna que se alimenta de la contabilidad financiera pero también utilizan técnicas para mostrar resultados que reflejen la realidad de la actividad y que se adapten a las necesidades de control interno.

Para el control de la RENTABILIDAD muchos Controllers utilizan herramientas como:

  • La Cuenta de Explotación Analítica, una estructura de análisis más flexible y acorde con las necesidades de la empresa.
  • El análisis de márgenes y rentabilidad real, utilizando los sistemas de cálculo de costes reales para analizar la rentabilidad detallada a nivel de artículos, familias de productos, clientes, canales de venta, zonas geográficas… Este tipo de técnica permite a la empresa saber dónde está ganado o perdiendo dinero lo que le puede ayudar a reajustar estrategias futuras.
  • Sistema de control presupuestario, esta técnica permite la fijación de un resultado deseado y la comparativa con los resultados reales. Hay Controllers que van más allá e incorporan proyecciones a los datos reales lo que les permitirá anticiparse a los resultados finales para tomar decisiones con la finalidad de alcanzar los objetivos estratégicos. De esta forma controlan la situación y no esperan al cierre del ejercicio para averiguar si la empresa va a obtener beneficios o pérdidas.

 

Como hemos visto hasta ahora la LIQUIDEZ y la RENTABILIDAD están estrechamente relacionadas, pero no solo hay que controlar la rentabilidad, también es necesario herramientas y técnicas de control de la liquidez. Para ello el Controller suele analizar y controlar la LIQUIDEZ con las siguientes técnicas y herramientas:

  • El Cash-Flow que va generando la empresa, esto tiene relación con aplazamiento de cobros y pagos ya que a pesar de que una empresa pueda ser rentable las diferencias entre plazos de cobros y pagos puede generar importantes necesidades de financiación y esto se puede traducir en importantes costes financieros que a su vez reducen la rentabilidad.
  • Ratios financieros. Este tipo de indicadores los suelen utilizar directores financieros y Controllers experimentados, ya que su interpretación y análisis suele ser bastante técnico, se suele utilizar en empresas con cifras de negocio importante que persiguen un equilibrio financiero. Se suelen utilizar ratios de liquidez, como el periodo medio de maduración, el control del plazo medio de cobro y de pago, el análisis del fondo de maniobra, el acid test, ratios de endeudamiento y apalancamiento, el análisis de las NOF…. Información que obtienen desde el Balance de Situación y la Cuenta de Pérdidas y Ganancias.
  • Previsiones de Tesorería. Esta técnica es fundamental para evaluar la liquidez futura de la empresa. Es importante para saber si la empresa dispondrá de fondos los próximos meses lo que le permitirá saber si puede realizar inversiones, contratar personal o requerir financiación antes de llegar a una situación límite.

 

En consecuencia, la liquidez y la rentabilidad son los factores clave para una economía saneada en la empresa.

Es importante controlar lo que ha ocurrido y lo que está ocurriendo, pero más importante es tener la habilidad o usar técnicas para saber lo que va a pasar en el futuro. Sobre lo que ya ha ocurrido no podemos actuar, pero sí sobre lo que prevemos que va a pasar. Así que realizando buenas proyecciones tenemos una gran ventaja respecto a empresas que no las realizan ya que podemos ver el futuro y tomar medidas para corregirlo y manipularlo según lo que más nos convenga.

¿Qué crees que hacen las grandes empresas que tienen éxito? ¿Crees que esperan a cerrar un ejercicio para tomar decisiones?

 

Por esta razón este tipo de empresas no solo trabaja con sistemas de control presupuestario contable sino también con sistemas de cálculo de costes presupuestados.

Un sistema de cálculo de costes presupuestados permite tomar decisiones a un nivel más operativo, como por ejemplo el coste objetivo de las materias primas o materiales, hora de trabajo necesarias, los precios de venta, volúmenes de venta, volúmenes de fabricación o recursos para proyectos y servicios, los márgenes brutos a conseguir, los costes fijos o de estructura límite…. Esto permite simular escenarios, planificar, elaborar planes de acción y poner en marcha los engranajes de la empresa para que los resultados sean los esperados y al final del ejercicio no nos llevemos un disgusto.

 

El Controller o el Director Financiero no solo tiene que analizar el pasado y controlar el presente, sino que debe tener la habilidad y las herramientas necesarias para predecir el futuro.

Qué es un Controller Financiero y de Gestión

¿Todavía no sabes qué es un Controller Financiero y de Gestión y qué funciones realiza en una empresa?

Una profesión cada vez más demandada en las empresas de todo tipo de tamaño y sectores, ya que estas empiezan a preocuparse cada vez más de la información y gestión interna. Son conscientes de la relevancia y el uso de la información para la toma de decisiones y obtener una ventaja competitiva respecto a la competencia.

 

Aquí encontrarás información, herramientas y técnicas clásicas más enfocadas al Control de Gestión y Financiero.

Como por ejemplo sistemas de cálculo de costes y rentabilidad, sistemas control presupuestario, cuentas de explotación analítica, cuadros de mando, herramientas de planificación y previsión, herramientas de estudios de viabilidad, análisis y control, previsiones de tesorería, cálculo ratios financieros, análisis balances, planes de negocios, planes financieros, informes financieros, business plans..

También se aborda las funciones que realiza un Controller, qué tipo de herramientas utiliza, en qué puede aportar valor tangible a la empresa.

Podrás encontrar plantillas gratuitas y diseños de herramientas que necesitan adaptaciones a medida.

Todo un mix de información sobre el área de Control Financiero y de Gestión (Controlling)

✅ Información sobre Cálculo y Control de Costes (Contabilidad de Costes)

Artículos sobre Cálculo, Control y Análisis de Costes y Rentabilidades

✅ Información sobre sistema de Control Presupuestario. La herramienta que te permitirá mejorar año tras año los resultados de tu empresa

Artículos sobre Planificación, Control y Análisis Márgenes y Rentabilidad Proyectos

✅ Control de Gestión de Proyectos

Las empresas que comercializan proyectos suelen tener un punto débil, la Previsión, Gestión y Control de Costes.

He trabajado en muchas empresas que comercializan proyectos, cuyo principal objetivo es la facturación del proyecto y la posventa y los plazos de entrega.

Utilizan técnicas como el project scrum, la agenda de reuniones con el cliente, la aprobación por parte del cliente de los avances… pero en muy pocas empresas he visto que realicen una previsión de los costes que tendrá el proyecto, los márgenes previstos y un cálculo de los costes y los márgenes reales.

Posiblemente al estar tan centrados en la venta y cumplir los requisitos del cliente no consideran importante la gestión interna.

¿Cuántos proyectos se han alagado más de lo previsto y se han destinado más recursos de los inicialmente previstos? Los recursos son limitados, la mayoría de los proyectos son grandes consumidores de tiempo, por lo que dedicar mayor cantidad de recursos no solo supone un mayor coste del proyecto sino también el coste de oportunidad de poder estar trabajando en otros proyectos que generen más ingresos y más entrada de dinero a la empresa.

Aquí podrás encontrar herramientas y técnicas que te permitirán realizar una previsión o planificación de cotes y márgenes y al mismo tiempo un seguimiento de los costes y márgenes reales del proyecto.

Artículos sobre Planificación, Control y Análisis Márgenes y Rentabilidad Proyectos

✅ Cuadros de Mando e Indicadores Clave de Gestión

Parece que actualmente ninguna empresa puede vivir sin un Cuadro de Mando, parece que sea la solución a todos los problemas en la empresa, en mi página es la herramienta más buscada y sobre todo la «gratis».

Todos buscan un Cuadro de Mando gratis, por lo visto lo que más importa es la herramienta y no los beneficios que aporta. Comparar indicadores respecto a objetivos sin tomar medias o un plan de acción no sirve absolutamente para nada. Es como si el indicador del combustible nos indica que nos quedan pocos kilómetros para repostar y no acudiésemos a una gasolinera, el resultado sería quedarnos tirados en la cuneta de una carretera. Pues lo mismo ocurre con un Cuadro de Mando, si no se toman medidas en aquellos indicadores que van mal, seguirán yendo mal.

Algunas empresas prefieren un Cuadro de Mando conectado directamente a la información de su ERP, esto es lo ideal, información en tiempo real, bajo mantenimiento, y gráficos preciosos, claro que esta opción no es gratuita, lo normal es que el coste sea muy alto. Pero por muy bonito y con muchos colores que tenga el Cuadro de Mando si no se sabe gestionar su valor es cero.

Otras empresas prefieren no invertir mucho en un Cuadro de Mando, tal vez no sea demasiado importante para la empresa. Prefieren la opción gratuita o la versión económica mejorada que tengo mi página. Pero ojo, que un Cuadro de Mando no conectado a la fuente principal de información supone unos costes muy altos. Yo he estado en empresas en las que tardaba 2 o 3 días enteros en actualizar mensualmente un Cuadro de Mando de 15 indicadores, ¿la razón? el acceso a la información. Tenía que recorrer todos los departamentos de la empresa para que me la facilitasen, algunas la tenían que elaborar, otros me la entregaban en inmensas tablas de hojas de cálculo y tenía que procesar la información, otros me la proporcionaban en papel y bolígrafo… todo un despropósito. El coste conjunto de mantener un Cuadro de Mando en esta empresa era altísimo.

Hay empresas en las que los empleados dedican varias horas al día durante un periodo de tiempo para obtener la información, procesarla y actualizar el Cuadro de Mando. Un coste muy elevado.

Después están las reuniones interminables para debatir sobre los resultados y lo peor de todo, no tomar medidas, no asignar responsables, ni fechas límite para actuar sobre los medibles o los indicadores.

Aquí encontrarás bastante información sobre herramientas y técnicas sobre Cuadros de Mando e Indicadores Clave. Pero recuerda que lo más importante es el uso que le des y el coste de mantenerlo. No te olvides de los costes ocultos, aquellos que no pagas una factura directamente, pero sí que repercuten en las cuentas de gastos.

Artículos sobre Cuadros de Mando e Indicadores Clave

✅ Cuenta de Explotación Analítica

Te preguntarás, si ya tengo la Cuenta de Pérdidas y Ganancias en mi programa de contabilidad. ¿Para qué me cuentas el rollo de la Cuenta Analítica de Resultados o Cuenta Explotación Analítica?

Porque seamos sinceros, la Cuenta de Pérdidas y Ganancias la utilizas para pagar impuestos y repartir dividendos.

Porque no tiene una estructura que facilite el análisis mensual evolutivo, porque es la norma y no es dinámica para adecuarla a las necesidades de la empresa. Porque no puede incorporar otro tipo de indicadores. Porque no puedo desglosarla en diferentes líneas de negocio para analizar su rentabilidad.

Cuando un consultor estratégico analiza una empresa, ¿crees que se fía de la información de la Cuenta de Pérdidas y Ganancias? Lo primero que hace es elaborar su propia Cuenta de Explotación Analítica, la que realmente refleja el resultado de la empresa.

La Cuenta de Pérdidas y Ganancias queda en un segundo plano y todas las decisiones, análisis y fijación de objetivos se realizan sobre la Cuenta de Explotación Analítica.

Además a la Cuenta de Explotación Analítica se le pueden incorporar indicadores y se le puede añadir una gestión y control de presupuestos.

Artículos sobre la Cuenta Analítica de Resultados o Cuenta Explotación Analítica

✅ Control Gestión Comercial y Ventas

El área Comercial y de Ventas da mucho juego en la función de Control de Gestión (Controlling)

Control de costes, márgenes, cálculo de precios de venta, rentabilidad por producto, clientes, comerciales, canales de venta, zonas geográficas…

En realidad esta área de la empresa está muy relacionada con la de Cálculo, Control y Análisis de Costes.

Lo interesante se pone cuando se solicita a los comerciales que elaboren el presupuesto de ventas para el próximo año. O que se realice un análisis de costes del departamento para analizar su rentabilidad y rendimiento. Costes de adquisición de leads o contactos, costes de conversión de leads en clientes, márgenes obtenidos, rentabilidad de sus clientes.

La información comercial es imprescindible para el conjunto de la empresa, contactos, oportunidades, acciones comerciales, presupuestos, pedidos… y no hay mejor herramienta para centralizar la información en la empresa y sustituir las clásicas agendas que el CRM.

Aquí encontrarás todo tipo de herramientas, técnicas e información que pueden ser utilizadas en un departamento Comercial

Artículos sobre Control Comercial y Ventas

✅ Control Gestión Fabricación y Logística

O tienes un ERP que sea la bomba y lo has adaptado a las necesidades particulares de tu empresa, lo que significa que te has dejado una enorme cantidad de dinero por el camino, posiblemente decenas o cientos de miles de euros, o tienes los partes de producción en papel o en complicados archivos Excel.

Parece que hoy en día recopilar y analizar información obtenida de actividad de fabricación es exclusivo de grandes empresas. Que las pequeñas empresas que fabrican no necesitan información para analizar productividad, rendimientos, capacidades, calidad, procesos, tiempos, defectos, ineficiencias….

Por fortuna los Controllers no solo nos dedicamos a la gestión financiera (es lo que piensan la mayoría de las empresas) todo lo contrario, el Controller tiene que ser capaz de gestionar, controlar y analizar la información de cualquier área de la empresa. En muchos casos cruzarla para conseguir tener una visión global y generar reportes e indicadores que permitan aportar un alto valor añadido.

El Controller se busca la vida para conseguir abaratar los costes, reducir los tiempos administrativos y optimizar los procesos para conseguir una información que por otra vía costaría a la empresa decenas o cientos de miles de euros.

Aquí encontrarás herramientas y técnicas que te permitirán gestionar aspectos del área de Fabricación, Logística y Operaciones que de otra forma sería muy costoso.

Artículos sobre Control Fabricación, Logística y Operaciones

✅ Control Gestión Recursos Humanos

En el área de Recursos Humanos se pueden obtener muchos tipos de informes e indicadores, hay tanto que controlar y medir!!

Lo ideal es tener la información integrada en un ERP y desde ahí generar los informes.

Pero un ERP cuesta mucha pasta, así que ¿por qué no utilizar plantillas Excel para controlar la información? y mejor aún si son gratuitas.

En esta página encontrarás un arsenal de herramientas de Control de Gestión para el área de Recursos Humanos. 

Los Controllers también generamos, controlamos y analizamos información de Recursos Humanos, aunque a priori parezca que sea coto privado de los responsables del área.

Poco más se puede decir, espero que sean de gran utilidad.

Artículos sobre Control Gestión área Recursos Humanos

⭐ ¿Qué tipo de funciones realiza un Controller o Responsable de Control de Gestión y Financiero?

Estas son alguna de las muchas funciones que realiza un Controller en el área de Control de Gestión y Financiero.

🆗 Control de Gestión área de Fabricación

Gestionar la contabilidad de costes o contabilidad analítica, elaboración sistemas de cálculo, control y análisis de costes, confección de escandallos de Costes, Cálculo de costes de materia prima y otros materiales, cálculo de costes de mano de obra directa de fabricación, y costes empleados indirectos, cálculo de costes por procesos de fabricación, calcular el presupuesto de costes de producción, identificación de centros de costes (Principales y auxiliares), reparto de costes a centros de costes, a productos y a clientes, calcular los costes indirectos de fabricación, control de gastos generales o costes de estructura, cálculo efectos de variaciones de productividad de trabajadores y máquinas en los costes de fabricación, entender que es un sistema de medición OEE, controlar la valoración de los inventarios, introducción a métodos de mejora de procesos y mejora continua (Cadena de valor, desperdicios, calidad, 5s, factoría visual, JIT, 6 Sigma…)

🆗 Control de Gestión de Proyectos

Planificar o prever los recursos que necesita un proyecto, estimar el coste de cada recuro que puede consumir un proyecto, generar un presupuesto económico para cada proyecto, asignar los costes reales a cada proyecto, asignar los ingresos reales a cada proyecto, comparar los márgenes reales obtenidos con los presupuestados en cada proyecto, tener una visión global de los márgenes de todos los proyectos, realizar seguimiento de los plazos de entrega de las tareas

🆗 Control de Gestión Comercial

Cálculo y análisis de márgenes y rentabilidades por productos, procesos y mercados o clientes, cálculo de rentabilidad por pedidos, control de costes de transporte, control de acciones promocionales en costes y precios, cálculo de precios de venta basados en costes.

🆗 Control de gestión Estratégico

Mantenimiento de un cuadro de mando integral, elaboración de un mapa estratégico, entender las perspectivas de un cuadro de mando, identificación de indicadores clave, mantenimiento automático de los indicadores, análisis del resultado de los indicadores, comunicación y coordinación con las diferentes áreas de la empresa, elaboración y control de un plan de acciones, entender un sistema de costes estratégico, sistema para toma de decisiones What If.

🆗 Control de Gestión Financiero

Elaboración de un sistema de control presupuestario y análisis de desviaciones, análisis contable, control de cuenta de resultados, y ratios financieros (Liquidez, NOF, Fondo maniobra…) planificación (previsiones) y control de la tesorería, análisis de rentabilidad de inversiones.

⭐ ¿Qué tipo de herramientas utiliza el Controller para realizar las funciones del área Control Gestión y Financiero?

  • Excel (Gestión de datos, vincular datos entre diferentes tablas, obtención de datos externos, tablas dinámicas, automatización de cálculos con macros)
  • Funcionamiento de un ERP. Registros, procesos e informes.
  • Aplicaciones de Inteligencia de negocios (Business Intelligence)
  • Aplicaciones gestión de clientes (CRM)

⭐ ¿Qué tipo de objetivos a lograr se suelen asignar al Controller en el área de Control de Gestión y Financiero?

  • Entender los mecanismos que afectan a la rentabilidad y que sea capaz elaborar reglas y procedimientos que aseguren su prolongación en el tiempo.
  • Detectar desviaciones sobre el guion establecido.
  • Detectar mejoras y proponer soluciones en cualquier área de la empresa.
  • Facilitar información a la dirección para una toma de decisiones acertada minimizando los riesgos de error.
  • Coordinar a los responsables de todas las áreas de la empresa para la consecución de un fin común.

⭐ ¿En gestión empresarial lo importante es el indio o la flecha? El Controller Vs la Herramienta

Llevo muchos años practicando que no jugando a golf en campos de prácticas, me ayuda a desconectar y a concentrarme en otra cosa que no sea la bola, el swing, el objetivo, la distancia, la dificultad técnica… recuerdo una conversación con un amigo que es profesional y profesor de golf que lo importante es el indio y no la flecha haciendo referencia a los palos con los que se juega.

Hay gente que se inicia en este deporte y se equipa con los mejores y más caros palos, como imaginarás el resultado es el mismo con los mejores palos que con otros más económicos, cuando empiezas si le das a la bola es cuestión de suerte o que has nacido con un don.

El golf requiere aprender una técnica y mucha práctica independientemente de los palos que utilices, con el paso del tiempo puede que empieces a notar la diferencia entre un palo u otro y puede que marque algo la diferencia o tal vez te sientas más cómodo con un tipo de palos que con otros.

Algo similar pasa en la gestión empresarial, hay empresas que piensan que la solución de sus problemas pasa por instalar el software más avanzado y caro del mercado y como ocurre con los palos de golf puede que al principio lo no le des a la bola y acabes tan frustrado y desesperado que abandones el sistema.

 

En mis años de experiencia he visto empresas instalar un Ferrari para su gestión cuando los conductores están habituados a conducir un utilitario.

Para dar el salto al Ferrari hay que enseñar al conductor en simuladores más económicos, prepararlo para que una vez se ponga en manos del Ferrari lo pueda conducir de forma profesional.

En mi opinión, en gestión hay que dar pasos progresivos, ir avanzando con herramientas simples y económicas que nos permitan practicar y entender los procesos. Una vez estemos habituados, se puede dar un paso a un nivel más avanzado, y así sucesivamente hasta llegar al Ferrari con la finalidad de poder explotar todo su potencial.

De qué nos sirve tener un Ferrari si solo lo sacamos para pasear, pues eso para aparentar, pero así no exprimimos al máximo todo su potencial.

Si desconocemos técnicas o procesos de gestión empresarial como puedan ser CRMs, contabilidad analítica, sistemas de costes, control presupuestario, business intelligence, simulaciones, previsiones, integración de la información, procesos automatizados… no podemos esperar que el mega ERP de última generación por si solo realice estas funciones ya que tenemos que diseñarlo y modelarlo para que haga lo que nosotros queremos.

Antes de poner ciertas funciones en un mega ERP prueba con herramientas más sencillas y una vez las controles podrás adaptarlas y aplicarlas en cualquier sistema sin problemas y así podrás sacarle todo el potencial para mejorar la gestión de la empresa.

Cuando diseño una nueva aplicación para un ERP primero lo realizo en Excel, lo trabajo, lo testeo, analizo las posibles situaciones, las integraciones necesarias… de esta forma es más sencillo para el desarrollador entenderlo y trasladarlo al ERP.  Muchas funcionalidades que se aplican a un ERP nacen de diseños o aplicaciones profesionales realizadas con Excel o herramientas similares, digo Excel porque es muy fácil y rápido de moldear, igual que se utiliza un modelo en arcilla para posteriormente construir la figura final.

Mi recomendación antes de complicarte la vida con una función avanzada y personalizada en un ERP es realizar esa misma función con un modelo como Excel, entenderlo, practicarlo y cuando estemos seguros y tengamos la confianza suficiente trasladarlo entonces al ERP integrado con el resto de áreas.

⭐ Ejemplos de herramientas de Control Financiero y de Gestión que posiblemente necesite tu empresa

Un ERP o un software de gestión empresarial es una herramienta imprescindible hoy en día en cualquier empresa para registrar, procesar y generar toda la información necesita.

Los ERPs integran todas las áreas clave de la empresa, optimizando procesos y reduciendo actividades que no aportan valor.

Pero debido a su gran magnitud la mayoría de ERPs o software de gestión necesitan apoyo de sistemas más tradicionales, flexibles y económicos que permitan exprimir al máximo la información que generan.

Lo ideal es que la mayoría de las herramientas de gestión que os voy a listar como ejemplo se pudiesen integrar en un ERP, sería fantástico, pero muchas veces por cuestiones técnicas, de tiempo o económicas se descarta. Aquí entra el famoso análisis coste-beneficio de la inversión a realizar. Si el beneficio que va a aportar la integración supera su coste, entonces vale la pena.

Cuando realizaba trabajos de consultoría en las empresas me sorprendía las dificultades a la hora de poder extraer información para el análisis, el control y la toma de decisiones, normalmente los ERPs no contaban con muchas de este tipo de herramientas, y como solución rápida y necesaria las tenía que elaborar personalmente.

Hay que tener en cuenta que muchas de las herramientas que elaboraba tenían que adaptarse a las necesidades, forma de trabajar y estilo de dirección y de control de cada empresa. Tenían que ser muy dinámicas ya que en poco tiempo el escenario podía cambiar y por lo tanto había que adaptar los modelos.

Por ejemplo supongamos que la empresa necesitaba un sistema de costes que le permitiera calcular el coste de sus productos o el coste de ventas de sus clientes para conocer la rentabilidad de un periodo, en este caso no todas las empresas calculan el coste de forma similar, depende del tipo de actividad, del sector, del estilo de dirección, de la visión del Controller o Director Financiero, de las características de los productos, del tipo de información a procesar, del sistema de costes elegido… En este caso es necesario adaptar todo el sistema a la particularidad y necesidad de cada empresa y realizar esto en un ERP sería muy costoso económicamente y requeriría mucho tiempo.

Información sobre el ERP ODOO

Aquí os dejo un listado de herramientas de control, análisis y toma de decisiones que creo que cualquier empresa debería implementar o tener en cuenta para exprimir al máximo su gestión.

🆗 Herramientas de control e información contable

  • Libro diario
  • Libro mayor
  • Balance de sumas y saldos
  • Cuenta de Pérdidas y Ganancias
  • Balance de Situación
  • Informes y control de impuestos

🆗 Herramientas de control de gestión

  • Cuenta de resultados analítica
  • Sistemas de costes (Direct costing, full costing, Activity based costing…)
  • Informes de rentabilidad de productos, clientes, canales de venta, mercados, zonas geográficas…
  • Cuadros de mando y dashboards (Control KPIs – Indicadores Clave de Gestión, fijación y control de objetivos)
  • Elaboración de presupuestos y control de desviaciones
  • Previsiones de ingresos y gastos

🆗 Herramientas financieras

  • Planificación y control de tesorería
  • Ratios financieros (liquidez, endeudamiento, periodo medio cobro, periodo medio pago, fondo maniobra, NOF – Necesidades Operativas Fondos, rentabilidad económica-financiera…)

🆗 Herramientas comerciales

  • Embudo de ventas
  • Informes detallados de facturación
  • Informes de operaciones comerciales
  • ABC Ventas y rentabilidad (productos, clientes, canales, mercados…)
  • Control costes de ventas
  • Simuladores de precios de venta
  • Control plazos de entrega
  • Índice satisfacción de clientes

🆗 Herramientas Operaciones

  • Control de stock y valoración de inventario (FIFO, LIFO, PMP, coste estándar, último coste compra…)
  • Rotación y cobertura de stocks
  • Rendimientos fabricación
  • OEE (Overall Equipment Efficiency)
  • Control de tiempos

🆗 Herramientas Recursos Humanos

  • Encuestas de valoración
  • Control de horas
  • Análisis de rendimientos
  • Simulador de costes de empleados

Ayuda y soporte Plantillas Excel para Controllers, Directores financieros, Administrativos y Contables

Muchas veces el ajetreo del día a día no nos da tiempo para pensar en qué podemos mejorar, tenemos unos procedimientos, plazos de entrega y objetivos que nos ocupan toda la jornada.

Llega el viernes y estamos tan agotados que preferimos seguir con la rutina antes que empezar un nuevo proyecto de mejora.

Luego está el tiempo que dedicamos a formación, cambios en los sistemas, nuevas estrategias, lanzamiento de nuevos productos, nuevas campañas de marketing… y hay que dar servicio y soporte a todo con los recursos disponibles.

A veces esos recursos no son suficientes para llegar a todo lo que tenemos planificado.

Muchas veces tenemos la sensación de que hay aspectos de la empresa que escapan del control y otros aspectos con mucha capacidad de mejora.

Y piensas, si mejorase ciertos aspectos podría tener más tiempo para lo que realmente importa, que es controlar, analizar y tomar decisiones.

Hay veces que sientes que pasas más tiempo actualizando hojas de cálculo e informes que realizando trabajo real.

Y como todo se va complicando la bola de nieve se hace cada vez más grande.

Plantillas Excel Controller o Directora Financiero

Si este es tu escenario tal vez te venga bien un poco de ayuda externa.

Tal vez te venga bien ayuda en aquellos libros Excel que necesitas mejorar o aquellos informes que te cuesta tanto mantener y actualizar. O tal vez te falten herramientas necesarias para llevar un mejor control de la empresa.

O tal vez simplemente necesites ayuda y soporte en tu departamento.

Si este es tu caso, tienes en mi la herramienta y ayuda que necesitas.

Date una vuelta por mi web y verás artículos, tutoriales, plantillas, vídeos… una gran cantidad de recursos que tal vez te ayuden a ver que te hace falta y en qué puedes mejorar.

Si necesitas ayuda en tu departamento ponte en contacto conmigo y hablamos.

Cómo ahorrar tiempo de trabajo mejorando y automatizando tus hojas Excel

Llevo más de 17 años trabajando con hojas Excel a nivel profesional y os puedo decir no hay mejor formación para trabajar con Excel que la práctica y las ganas a la hora de querer mejorar los procesos de trabajo.

Inicié mi carrera profesional trabajando con una enorme cantidad de hojas Excel, trabajaba como asiste del controller en una planta de una multinacional, y utilizábamos Excel para todo.

Teníamos todo tipo de programas para la gestión en la planta pero siempre acabábamos utilizando Excel para el análisis, el control de la información, los informes, cálculos avanzados, simulaciones, como base de datos, y muchísimas más funciones que ya ni recuerdo.

Lo primero que haces cuando empiezas a trabajar con Excel es enlazar información entre hojas, y lo más peligroso, enlazar información entre libros. Cuando empiezas la información no está estructurada, las hojas no están optimizadas, son parches sobre parches y más parches, vas añadiendo información y funciones y tu libro Excel de trabajo se ha convertido en un kraken.

Un monstruo que cuando necesitas actualizarlo se te ponen los pelos de punta. Recuerdo que había hojas que requerían varios días de trabajo para su actualización.

Hasta que finalmente me dije a mi mismo que así no se podía trabajar, no se podía perder tanto tiempo procesando la información, seguro que habría alguna manera de mejorar las estructuras de las hojas y automatizar los procesos.

Al cabo de un tiempo, a fuerza de investigar y probar, fui reduciendo los tiempos de trabajo considerablemente. Lo que antes tardaba horas en procesar lo reduje a minutos.

Aprendí técnicas que fui aplicando a casos reales, me involucré en proyectos complejos que requerían un esfuerzo de optimización para que los libros se pudiesen abrir, hay que recordar que las versiones anteriores de Excel el número de filas era menor que en las actuales y los pc no tenían tanta capacidad como los de ahora, estas limitaciones me ayudaron a construir herramientas con Excel mejor estructuradas y más optimizadas para conseguir los objetivos de ahorro de tiempo y fiabilidad de la información.

Con el paso de tiempo he trabajado con todo tipo de ERPs y programas de gestión, SAP, Navision, ODOO y para el trabajo de análisis y control de la información, así como para realización de informes y simuladores, siempre utilizábamos Excel.

La tecnología avanza mucho, yo mismo he intentado adaptar aplicaciones que realizo en Excel a programas de gestión pero en muchos casos no vale la pena la inversión y el esfuerzo.

Excel es tan dinámico y gestiona tan bien la información que no vale la pena integrar ciertas funciones en el ERP.

¿Te imaginas un sistema de costes full costing en un ERP? Con todos los repartos de costes, los inductores de costes y toda la estructura de este tipo de sistemas de información.

En la mayoría de ERPs con los que he trabajado he tenido que obtener la información de las tablas por odbc para volcarlas en Excel y realizar un trabajo que en el ERP requeriría una elevada inversión en tiempo y dinero.

Durante estos años he creado mi propia técnica a la hora de construir aplicaciones con Excel, ya no son solo hojas, sino que son herramientas de gestión que están utilizando empresas de todo tipo y tamaño.

Estas herramientas tienen una combinación de una gran variedad de recursos y funciones que dispone Excel como son fórmulas, tablas dinámicas, macros. Pero lo que mejor funciona al final en este tipo de aplicaciones es la simplicidad, no complicarse la vida con funciones y estructuras complejas.

Cuanto más clara y más sencilla sea la hoja Excel mayor partido le sacarás.

Ten claro el objetivo de tu hoja o aplicación Excel y trata de conseguir ese objetivo con los pasos más sencillos posibles. No conviertas tu Excel en un kraken.

 

Mejores Plantillas Excel para la Gestión de Empresas que utilizan los Controller (Control Financiero)

Suena raro que haya todavía haya empresas que gestionan muchos aspectos con Plantilllas Excel.

Todavía Excel es uno de los software más utilizados por las empresas, aunque hayas algunas que prefieran utilizar opciones open source como Open Office, a pesar de que muchos intenten que desaparezca o muera.

A Excel no solo le queda aún mucha vida, sino que tiene más posibilidades de crecimiento.

En mi opinión hay muchas funciones, actividades o áreas que requieren herramientas flexibles y dinámicas cuya integración en sistemas más avanzados como programas de contabilidad y facturación o EPRs sería muy costos de integrar, al menos para las pymes.

Uno de los mejores ejemplos es el presupuesto de costes ¿tiene sentido integrarlo en un ERP?

En mi opinión no tiene mucho sentido, a pesar de que se pueda alimentar de información del programa de gestión o del ERP. Un presupuesto de costes dependiendo de la actividad o las necesidades de la empresa se construye de formas diferentes. Es un modelo muy difícil de estandarizar, a no ser que la empresa se conforme con una versión estándar ya elaborada, como por ejemplo esta versión de Costes de Fabricación.

Muchas de las herramientas que utiliza un Controller en el área de Control de Gestión y Financiero, al igual que los contables o los responsables de departamentos financieros son realizadas con Excel. Los Controller, contables y financieros, utilizamos Excel también porque realizamos muchos análisis, estudios, controles, valoraciones, y evaluaciones, funciones que no se podrían realizar con un programa de gestión o ERP, ya que estos sistemas están diseñados para realizar otro tipo de funciones o gestión.

En realidad, un departamento administrativo requiere la combinación de información entre los sistemas de gestión y las hojas de cálculo, en este caso Excel.

Pienso que hay determinadas funciones como la gestión contable, gestión de almacén, CRM, gestión de fabricación… que no se deberían realizar con Excel. A pesar de que muchas empresas con la finalidad de ahorrar dinero en software de gestión prefieran utilizar Excel con estos fines.

Estas funciones mejor realizarlas con un ERP como ODOO, ya que está diseñado específicamente y está especializado en cubrir estas necesidades a las empresas.

¿Un CRM con Excel? Podría ser útil para un autónomo o una micro empresa, pero cuando el volumen de contactos, oportunidades y acciones comerciales es elevado lo recomendable es utilizar un software específico o lo ideal que sería integrarlo en un ERP.

 

Independientemente de la gestión que realices y las decisiones que tomes en relación al software de gestión a utilizar en mi página podrás encontrar todo tipo de Plantillas Excel para gestión de empresas. Desde 2012 diseño, elaboro y publico Plantillas Excel que suelen utilizar los Controller, Contables y Financieros, muchas son Plantillas Excel gratuitas y otras son premium o de pago, otras son modelos que requieren personalización o adaptación según las necesidades de las empresas.

Las áreas habituales sobre las que diseño y elaboro Plantillas Excel son, el área de costes, presupuestos, cuenta de resultados, proyectos, cuadros de mando, comercial y ventas, fabricación y logística y recursos humanos.

¿Por qué tu empresa necesita la ayuda de un Controller?

Hace un tiempo, Luis, contable de una empresa de fabricación ubicada en el centro de España contactó conmigo.

Luis estaba preocupado porque la empresa llevaba tiempo con unos resultados muy por debajo de los esperados, la caja estaba menguando rápidamente por lo que cada vez demoraban más los compromisos de pagos y las líneas de financiación no cubrían completamente las necesidades de tesorería.

Luis estaba muy preocupado por la situación pero estaba todavía más preocupado por varias razones, en primer lugar por no saber exactamente qué había originado la situación, tampoco sabían hacia dónde se dirigían, no tenían definidos objetivos por lo que no podían tomar medidas para revertir la situación y por último Luis tenía un alto nivel de estrés debido a la incertidumbre de no saber lo que podía ocurrir en el futuro, Luis no tenía las herramientas necesarias para poder predecir el futuro por lo que la empresa navegaba según soplase el viento.

Luis es un excelente contable, de la vieja escuela, se las sabe todas y maneja los números mejor que nadie, confía en su programa de contabilidad del cual extrae toda la información para gestionar la empresa. Pero a raíz de la actual situación Luis se ha dado cuenta que la empresa no puede vivir solamente de un análisis de la contabilidad clásica.

Luis sabía que la empresa necesitaba incorporar las funciones que realiza un Controller. Necesitaba urgentemente ayuda en su empresa para poder analizar el pasado, controlar el presente y predecir el futuro.

Luis se había formado como contable, disponía de 2 administrativos a su cargo, y ninguno de ellos tenía experiencia en funciones de Controlling. No sabían lo que necesitaban ni por dónde tenían que empezar.

Habiendo establecido un contacto previo conmigo les diseñé un plan de acción, la implantación de una serie de herramientas que le ayudarían a controlar y planificar internatemente la empresa, además de contar con la formación, mantenimiento y soporte. Luis no iba andar solo este camino, estaría apoyado en todo momento con mi ayuda.

 

El plan trazado para la puesta en marcha para el área del Controller incluía:

Un sistema de cálculo de costes presupuestados para planificar precios, márgenes y rentabilidades.

La revisión de sus costes reales de fabricación con la finalidad de obtener informes de rentabilidad de pedidos por clientes, productos, familias de productos, mercados, comerciales…. Esto le permitiría analizar que había pasado en la empresa para llegar a la situación tan negativa en la que se encontraban.

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En línea con los objetivos estratégicos de la empresa necesitaban apretarse el cinturón y mejorar su gestión económica. Se establecería un sistema de control presupuestario para controlar ingresos y gastos, un sistema de Cuenta de Explotación Analítica que les permitiría comparar la situación actual contra el año anterior, controlar la situación actual contra el objetivo presupuestado y controlar la situación actual contra las proyecciones.

Esta herramienta con todo mi apoyo y soporte les permitiría no solo analizar el pasado, controlar el presente y predecir el futuro, sino también establecer las medidas necesarias para el cumplimiento de los objetivos gracias la utilización de las proyecciones combinadas con los datos reales.

 

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Otro de los aspectos que necesitaban mejorar eran las previsiones de tesorería, Luis estaba acostumbrado a trabajar únicamente con información contable para analizar su posición de tesorería. Sabía lo que tenía pendiente de cobrar o pagar, pero tan solo sobre los registros que tenía contabilizados.

Los datos que no había contabilizado no los tenía en cuenta, por lo que era incapaz de hacer una proyección fiable a varios meses vista. Sabían en qué situación se encontraban actualmente, pero no podían prever como estarían dentro de 3 o 6 meses ¿tendría la empresa la liquidez necesaria para afrontar los compromisos de pago dentro de unos meses?

Muchos conocerán o habrán experimentado el efecto bola de nieve que se produce en estas situaciones, demora en los pagos, intentos de adelantar cobros, más financiación, mayores costes financieros… y si la situación no se revierte la bola de nieve se va haciendo cada vez más y más grande, hasta que la empresa se queda sin las armas necesarias para seguir funcionando. Entonces es cuando se empieza a hablar de la temida suspensión de pagos….

 

Al ser una empresa de fabricación utilizan máquinas en sus procesos productivos, por esta razón necesitaban un informe OEE que midiese el rendimiento de las máquinas.

Gracias a este informe de indicadores de rendimiento de las máquinas podrían tomar medidas que les permitiese ampliar su capacidad de producción mejorando así plazos de entrega y reduciendo los costes fijos unitarios. El responsable de fabricación estaba encantado con la posibilidad de contar con una herramienta de estas características.

Informe-OEE-Excel-análisis-comparativo

Adicionalmente también se realizarían estudios de costes específicos por áreas para analizar su viabilidad, determinar oportunidades de mejora y optimizar los procesos. Fue importante por ejemplo el análisis de rotación de los productos y el coste que suponían aquellos que generaban un elevado stock y en consecuencia una alta retención económica que afectaba a la liquidez.

 

Y finalmente también necesitaban informes avanzados de fabricación y muchas otras herramientas y automatismos que les permitiese llevar una mejor gestión de la empresa. El ERP no permitía demasiadas adaptaciones y además supondrían una elevada inversión, por lo que se solucionó con sencillos procesos automatizados con Excel.

 

Antes de la ejecución del servicio, Luis era consciente de que necesitaba mucha ayuda para poner en marcha toda esta gestión, necesitaba el diseño, la puesta en marcha, la formación, el asesoramiento, el soporte, el mantenimiento. Toda ayuda sería bienvenida.

Luis le planteó todas estas necesidades al gerente y obtuvo la siguiente respuesta. «Esto es parte de tus funciones que para eso te paga la empresa»

Como he comentado antes Luis es un excelente contable, un profesional incansable, perfeccionista, trabajador, muy cualificado y muy involucrado en la empresa que lleva dándolo todo durante más de 15 años, pero Luis solo con la gestión administrativa va desbordado, trabaja una media de 10 horas diarias y en varias ocasiones el ritmo de trabajo le ha proporcionado algún que otro susto. Luis intenta llegar a tiempo a todo lo que está bajo su responsabilidad y la de los 2 administrativos que tiene a su cargo, pero en algunas ocasiones le resulta imposible.

Ni Luis ni los 2 administrativos son especialistas en el área de Controlling, por lo que tendrían que adquirir la formación específica y dedicar mucho tiempo para alcanzar el nivel requerido para poner en marcha el área en la empresa.

La empresa podría haber haber incorporado en plantilla a un especialista en Control Financiero, pero el coste era muy alto para la situación en la que se encontraban, además el gerente a pesar de ser conocedor de la situación no concebía la función del Controller como crítica en su organigrama.

Como habréis imaginado la empresa de Luis optó por mis servicios, ya que el coste era muy bajo en comparación con la incorporación de un profesional en plantilla, al dar servicio a muchas empresas de diversos sectores los plazos de implantación serían cortos y eficientes, además Luis y yo conectamos profesionalmente desde el primero momento, sabía lo que necesitaban y Luis confiaba que estaban en buenas manos.

Hasta el propio gerente ha reconocido los grandes avances que se han realizado y lo imprescindible de la ayuda aportada.

Luis empieza a ver la luz al final del túnel.

El rol del Controller en la gestión de un ERP

Un ERP es un sistema que centraliza toda o casi toda la información que genera y procesa una empresa, mucha información está interrelacionada y los flujos de trabajo tienen un gran impacto en cómo se genera la información.

El controller es aquella persona o personas capaces de detectar que todo tenga sentido en la información que se procesa.

Suelen detectar errores en los procedimientos, controlan que la información generada sea la correcta, dan validez a los procesos, dan credibilidad a la información.

Un controller se nutre de toda la información de la empresa para confeccionar herramientas útiles para la dirección, por lo tanto debe conocer cómo se genera la información ya que los errores pueden repercutir negativamente en la toma de decisiones, en la cuenta de resultados o en la posición de tesorería.

El controller puede utilizar una gran variedad de técnicas como el cruce de información para validar datos, técnicas poka-yoke para evitar errores, controlar varios resultados con el mismo origen de datos para dar su conformidad, agrupar datos por estados o por fases para verificar que todo es correcto, utilizar puntos de control, utilizar informes de control, realizar simulaciones y testeos….

Una de las claves del éxito de la implantación de un ERP es que la información que se gestiona sea creíble, si hay dudas por parte de la dirección de que la información que se está procesando en la empresa es errónea el ERP perderá confianza y poco a poco dejará de ser una herramienta de ayuda para la empresa.

¿Qué requisitos debe tener una persona para ser el Controller de la empresa?

En primer lugar deber ser una persona que lo cuestione todo, que no se fie que la información es correcta o que los procesos son correctos, debe de dudar de lo que se está haciendo en la empresa en todo momento. Esta persona tiene que tener la capacidad de ver oportunidades de mejora y de convertir aspectos negativos en positivos. Aquello que falla actualmente puede ser una gran oportunidad.

El Contoller debe tener una gran capacidad analítica y de síntesis, debe priorizar la información en la empresa y debe ser capaz de relacionar todas las actividades y áreas de la empresa.

Es recomendable que tenga amplios conocimientos de todas las áreas clave de la empresa, como puede ser el área comercial, el área financiera, el área de fabricación, aprovisionamientos, recursos humanos y logística.

Al mismo tiempo debe tener la capacidad de generar la adecuada información a la dirección para conseguir los objetivos de la empresa.

En muchas empresas debido a la naturaleza de las funciones de este rol clave en cualquier organización se suele asemejar a un asesor de Dirección o un “Consigliere”

consigliere dirección controller ERP

¿Dudas de tu ERP, tienes poca confianza en la información que gestiona? Entonces pon un buen Controller en tu empresa.

Cómo elaborar un informe profesional de Control Financiero

Un informe es una presentación de una situación generado a través del análisis de la información de la empresa.

La presentación de la información debe ser clara, compacta, visual, fácil de entender por parte de los usuarios finales.

El informe debe cumplir una función u objetivo, que es la de facilitar ayuda en la planificación, el control, el análisis y la toma de decisiones en base a la información presentada

Normalmente el usuario final del informe no es el preparador del mismo.

ejemplo-informe-área-controlling-en-una-empresa

El informe debe tener los gráficos justos para resaltar los datos más importantes. Realizar muchos gráficos para intentar que quede más profesional, bonito y lleno de colores no es práctico, puede confundir y cargar de elementos innecesarios el informe.

ejemplo-informe-área-controlling-en-una-empresa-2

Tampoco incluyas demasiado texto, ni demasiadas cifras, solo aquello realmente relevante que van a facilitar la comprensión de la información y así los usuarios finales se podrán hacer una composición de lugar para tener claro las acciones que deben tomar.

Un informe debe exponer aquello que únicamente el usuario va a utilizar, no lo completes con datos innecesarios, solo aquellos datos claves, los que realmente importan, ni más ni menos. Solo datos útiles que dan sentido al informe. Aquellos para cumplir con el objetivo para el que ha sido elaborado.

Los informes pueden trabajar con datos pasados o históricos, datos futuros o una combinación de ambos.

Ejemplo Informe resumido área Controlling

4 Herramientas que el Controller debe utilizar

Hace ya un tiempo el Responsable del Departamento de Administración de una empresa ubicada en Madrid se puso en contacto conmigo para que le recomendase qué aplicaciones le resultarían de utilidad para mejorar la gestión y los resultados de su empresa.

La empresa disponía de un ERP, un sistema de gestión integrado que procesaba un gran volumen de información. Sin embargo, la empresa carecía de experiencia en el área de Control de Gestión, no disponía de la figura del Controlller por lo que la información que manejaban para el análisis, el control y la toma de decisiones eran listados e informes estándar que descargaban o imprimían desde el ERP. Disponían de un sistema Business Intelligence para el análisis del gran volumen de información, pero carecían de los instrumentos necesarios que les permitiese gobernar la nave hacia la dirección que querían.

Una vez mantenida la conversión y habiéndome presentado la información disponible le sugerí 4 herramientas o sistemas que le podrían facilitar la gestión para mejorar los resultados de la empresa.

La primera herramienta que le sugerí fue el Cuadro de Mando Integral, un modelo adaptado al control de indicadores que medían el desempeño de su estrategia utilizando la información disponible en su ERP. Ver aplicación estándar Cuadro Mando Integral M1

 

Panel-Control-Cuadro-Mando-Integral-2019-Plantilla-Excel

 

La segunda herramienta que le recomendé fue una aplicación para llevar el control presupuestario y el control comparativo de la cuenta de resultados analítica en línea con los objetivos propuestos en el Cuadro de Mando Integral. Ver Sistema Control presupuestario 

 

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La tercera herramienta era la planificación de tesorería. Ver aplicación estándar Previsiones de Tesorería

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Y por último y como cuarta herramienta el reporting de rentabilidades a nivel de productos, clientes, comerciales, canales de venta y zonas geográficas, incluyendo la construcción de un sistema de costes para tener un cálculo más preciso de los mismos. Ver ejemplo sistema de costes

 

simulador-márgenes-pedidos-venta-empresa-fabricación-cristal

 

El responsable del Departamento de Administración coincidió conmigo que era exactamente lo que su empresa necesitaba, estas herramientas serían la brújula que les permitiría navegar en la correcta dirección.

La empresa no disponía en ese momento el tiempo ni los recursos suficientes para la puesta en marcha y el mantenimiento de los sistemas, así que contaron conmigo para realizar estas funciones.

Actualmente se están configurando, adaptando y poniendo en marcha las 4 herramientas.

Excelente Presentación de Santiago Aliaga: «Cómo un Controller puede aportar valor»

Si te has quedado fascinado de todo aquello que puede aportar un Controller como alto valor a una empresa. Siempre puedes empezar con herramientas, técnicas y metodologías adaptadas al tamaño y características de tu empresa.

Fantástica Masterclass cómo realizar el Análisis Financiero de una empresa en 20 minutos

En el vídeo que podéis ver en esta página Borja Roibas da una autentica Masterclass sobre Análisis Financiero en las empresas.

Conceptos con los que cualquier profesional del ámbito financiero debería estar familiarizado, aunque no lo utilice habitualmente en su trabajo del día a día pero que su comprensión puede ayudar a tomar mejores decisiones financieras para los intereses de la empresa.

 

Borja inicia la Masterclass desde los inicios, en la antigüedad, explicando la necesidad de llevar registros contables para transacciones que implicaban una forma básica de endeudamiento.

Avanza en la historia con la creación de los pagarés por parte del pueblo judío y los tipos de interés.

Hasta que llega al descubrimiento del nuevo mundo y aparecen los holandeses que inventan la bolsa a través de medidas de riesgo. Pone un ejemplo muy aclaratorio sobre el flete de un barco con una inversión repartida entre 10 personas, reduciendo así el riesgo de la inversión y creando un sistema primario de acciones. La valoración del barco se incrementaba según el valor de su carga y las probabilidades de éxito de arribar a su destino, por lo que el precio de las acciones sube según la probabilidad de éxito se incrementaba.

Y en base a esto también inventaron las opciones financieras, Borja a través de un ejemplo muy gráfico lo explica de forma muy aclaratoria.

También cuenta de forma anecdótica cómo el sistema contable español lo inventaron 2 italianos, de ahí el origen del Debe y el Haber.

 

Pero llega Estados Unidos y empieza el problema cuando deja de confiar en sus multinacionales. Ya que los sistemas contables de las filiales en otros países eran diferentes y por lo tanto podían realizar valoraciones según les convenían, por esa razón se crearon las NIIF (Normas Internacionales de Información Financiera) de tal forma que todo el planeta debe seguir las mismas normas.

A partir de aquí explica el origen de la creación de las NIIF y la razón por la que se utiliza la Memoria como libro oficial de cuentas.

Lo mismo ocurre con las NIC (Normas Internacionales Contables) en Europa con la unificación de la moneda.

De forma muy amena explica a adaptación de la normativa contable en España a las nuevas normas internacionales.

Y ahora viene lo bueno…

 

Ahora pone el ejemplo de creación de una empresa y todo el proceso contable y financiero que conlleva por lo que a partir de este momento te aconsejo que no te pierdas ningún detalle.

Una vez ha introducido los conceptos básicos de contabilidad viene la parte de cómo realizar un análisis financiero en 20 minutos (a partir del minuto 30:00 del vídeo)

 

Como dice Borja el dinero cuanto antes lo tengas es mejor y todo lo justifica con esta fantástica Masterclass.

Y lo más importante el Activo Corriente (antes Activo Circulante) es el corazón de la empresa. Cuando vas a una empresa y tienes que realizar un análisis de riesgos o un análisis de balances y tienes solo 10 minutos para hacerlo, es aquí donde tienes que mirar y analizar bien los datos.

Ya que la rotación del Activo Corriente (Dinero, productos y clientes) es lo que permite la adquisición de Activos Fijos, la devolución de deudas y el pago de dividendos.

Ya puestos en materia, te recomiendo el Análisis de Valoración de Mercadona de 2020 realizado por Francisco Fernández Reguero. Desde luego Mercadona juega en otra liga y el análisis tiene conceptos muy técnicos dirigidos principalmente a accionistas e inversores. Pero nos da una visión de la estrategia financiera de Mercadona ligada a su estrategia de seguir manteniéndose líderes en el sector de gran consumo. Inversiones, financiación, tesorería, resultados, valoraciones, indicadores…

 

Control Presupuestario

Previsiones de Tesorería


Solucionando las necesidades de Control Financiero y de Gestión en épocas de crisis

Estamos en octubre de 2020. Ya solo quedan 3 meses para que finalice el año

Un año muy complicado para todos en muchos aspectos. Problemas de rentabilidad y liquidez derivados de la caída de la demanda para muchas empresas.

Las empresas han tenido que adaptar sus costes a la nueva demanda para intentar mantener su rentabilidad o al menos minimizar el impacto negativo en los resultados.

Ha habido muchos cambios que han afectado a la organización interna y a la forma en la que hasta ahora trabajaban muchas empresas.

Los que trabajamos en remoto afortunadamente no hemos sufrido demasiado el cambio.

Además, me satisface el estar ayudando a empresas en su forma de gestionar el futuro para que puedan anticipar sus decisiones y reorganizar su empresa según los cambios que vienen.

Tradicionalmente las empresas siempre han trabajado con datos históricos y presentes para analizar la situación y tomar decisiones.

Esta situación de crisis ha forzado a muchas empresas a mirar más allá. Se han dado cuenta que el pasado ya no cuenta, lo importante es el futuro.

Por esa razón algunas empresas ya están dando el salto a gestionar la rentabilidad futura, para ello se apoyan de un sistema de control presupuestario, que les permite controlar los resultados presentes respecto al pasado, controlar el presente respecto a unos objetivos establecidos (presupuestos) y prever el futuro con datos reales y previstos para poder actuar con tiempo suficiente, tomando las acciones necesarias para garantizar el mínimo impacto negativo en la cuenta de resultados. De esta forma la empresa evita las sorpresas mensuales y el desastre total a final del año.

 

Como consecuencia de la rentabilidad la tesorería se puede ver afectada, a no ser que dispongas de un colchón financiero externo o recursos propios que te permitan capear el temporal, pero hasta cuándo pueden las empresas soportar este escenario. Muchas lo desconocen.

Las empresas que acuden a mí no saben la disponibilidad de fondos que van a tener los próximos 3 o 6 meses.

Por lo que adicionalmente a la reducción de rentabilidad y la imposibilidad de tomar decisiones anticipadas, la situación genera una incertidumbre que puede tener un gran impacto en la disponibilidad de liquidez que garanticen la viabilidad de la empresa en el corto plazo.

Los responsables financieros bastante trabajo tienen ya con intentar mantener a flote el barco con los medios disponibles, no es el momento de ponerse a estudiar la forma de realizar herramientas de trabajo que permitan tomar decisiones anticipadas. Esto es para momentos en los que se dispone de más tiempo y la situación económica está más calmada.

Por esta hay empresas que están viendo la gran ventaja de subcontratar los servicios de gestión del control presupuestario y las previsiones de tesorería.

Son sistemas complejos cuya implantación y mantenimiento puede llevar mucho tiempo, a no ser que se cuente con un especialista que ya dispone de las herramientas implantadas en otras empresas y que en poco tiempo las puede poner en marcha en la tuya.

 

Hay otras empresas que se han dado cuenta que sus sistemas de información les generan caos y descontrol, estas empresas tienen la misma preocupación en cuanto a rentabilidad y liquidez, pero al estar en una posición más ventajosa consideran que es el momento de reorganizar sus procesos y centralizar la información en un ERP para salir de esta situación más fortalecidas.

Por esta razón estoy ayudando a empresas a implantar el ERP ODOO, y en aquellas que ya lo tienen implantado les estoy ayudando con formación y asesoramiento para que puedan sacarle el máximo partido. Las empresas que implantan el ERP ODOO suelen ser empresas con procesos avanzados, con muchos usuarios y con un volumen de negocio considerable.

Hay que tener en cuenta que los ERPS como ODOO se adaptan al flujo de trabajo o procesos que tiene o quiere tener la empresa, por lo que la inversión suele ser más elevada que otros sistemas.

Otras empresas que ya tienen implantado ODOO desde hace tiempo, necesitan aprovechar la información que tienen disponible, por esa razón algunas optan por un sistema Business Intelligence especializado como Power BI para generar informes dinámicos que les permita controlar y analizar de forma profesional la información disponible en el ERP.

 

Las empresas pequeñas o incluso autónomos, empresas con pocos usuarios, con procesos más simples y con un volumen de negocio más bajo, que gestionan su actividad con varios programas independientes o incluso con Excel (ya sabemos que Excel no es la herramienta ideal para gestionar la información clave de la empresa del día a día) y quieren dar el salto a un ERP para integrar gran parte de sus actividades clave, les recomiendo que prueben y estudien un ERP más pequeño y con menos funciones que ODOO, como puede ser el caso del ERP HOLDED.

Hay que tener en cuenta que, aunque el ERP HOLDED sea un software cerrado (esto significa que no se pueden realizar desarrollos personalizados como en ODOO, sino que hay que adaptarse al funcionamiento y a las configuraciones disponibles en el ERP) sigue siendo un ERP que integra varias áreas de la empresa y permite la reducción de los procesos administrativos, por lo que es más complejo que por ejemplo un programa específico de contabilidad. Por esta razón hay empresas que acuden a mí para que les ayude con la implantación.

 

Hace poco tiempo lancé una encuesta sobre el estado del Control de Gestión y Financiero en las empresas. Reconozco que el cuestionario es un poco largo (he querido intentar abarcar el máximo de cuestiones que pueden tener una relación con la Gestión de la empresa) a pesar del tostón que puede suponer contestarlo agradezco muchísimo el esfuerzo a aquellos profesionales anónimos que han respondido a las preguntas formuladas.

Tal vez les haya podido ayudar a analizar la situación actual en sus empresas y darse cuenta en qué aspectos pueden mejorar.

 

A pesar de no haber obtenido demasiadas respuestas, algunos de los resultados ya son representativos sobre cómo está la situación en temas de Control de Gestión y Financiero en las empresas. Aquí os dejo los gráficos de 2 cuestiones muy significativas.

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Dani Granero

Consultor Control Gestión y Financiero
Controller ERP ODOO

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Dani Consultor Controller y ODOO

Email: dani@cashtrainers.com

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