Control Flujo Caja Vs Previsiones de Tesorería

Control Flujo Caja Vs Previsiones de Tesorería.

En base a las consultas que recibo hay muchos usuarios de mi web que desconocen la diferencia entre un Control del Flujo de Caja o Control de Tesorería y las Previsiones de Tesorería.

La diferencia principal es una cuestión de temporalidad, el Flujo de Caja controla la información de tesorería del presente y del pasado, mientras que las Previsiones analizan lo que pasará en el futuro.

Ambos análisis o controles tienen el mismo punto de partida, el saldo actual de los bancos o caja.

Mientras que en el Flujo de Caja hay que mirar hacia atrás desde el saldo actual, en las Previsiones de Tesorería hay que mirar hacia adelante desde el saldo actual.

El control del Flujo de Caja es sencillo de gestionar ya que toda empresa que lleve una contabilidad tiene que registrar los apuntes contables de todos los movimientos bancarios o de caja.

Esto significa que la empresa tiene que trasladar sus entradas y salidas de dinero de sus cuentas bancarias a un sistema de información contable. Por lo tanto, el saldo actual de la cuenta bancaria debe coincidir con el saldo actual de la cuenta contable del banco correspondiente.

Tradicionalmente las empresas solían disponer de un programa de contabilidad a través del cual realizaban las anotaciones de pagos mediante asientos contables. Listaban los extractos bancarios y anotaban el número de asiento en el extracto. También anotaban en extracto el número de asiento que correspondía a la contrapartida que estaban pagando, una factura, una remesa, un gasto… Es decir, se realizaba una conciliación bancaria de forma manual.

Actualmente las empresas suelen disponer de ERPs, cada vez más asequibles gracias al avance de las nuevas tecnologías.

En los ERPs la gestión y la contabilidad están integrados, por lo que ya no hay que registrar asientos contables de pagos de forma manual.

Ahora se importa el archivo con los movimientos del banco o se vincula directamente con los datos de la cuenta bancaria. El contable lo único que tiene que hacer es casar los cobros y pagos con su correspondiente documento (factura, remesa, gasto…) y el programa informático generará automáticamente el asiento contable y asignará un código de conciliación.

Este gran cambio supone un importante ahorro de trabajo administrativo que no aporta valor a los productos o servicios que vende la empresa.

Sin embargo, sí que es una actividad que una empresa que lleva la contabilidad está obligada a realizar. Por lo que cuánto menos recursos se destinen a esta actividad mejor para la empresa.

Una vez registrada la información contable, disponemos de datos para realizar cualquier análisis, como por ejemplo saber dinero que ha entrado de un determinado cliente, el dinero que hemos pagado a un proveedor, el cash-flow que ha generado un producto o servicio en un periodo determinado de tiempo o el que ha generado un proyecto.

Pero recuerda que este tipo de análisis siempre se realizará desde el saldo inicial actual hacia atrás. Es decir, desde el presente hacia el pasado.

Aquí puedes ver un ejemplo sobre cómo llevar un control de cobros y pagos con Excel.

Sin embargo, cuando hablamos de Previsiones de Tesorería hacemos siempre un análisis a futuro.

Es importante saber lo que se ha cobrado y pagado en el pasado, por esa razón se lleva un control en el programa de contabilidad o en un ERP.

Pero más importante aún es saber cuánto tienes previsto cobrar y cuánto tienes previsto pagar en el futuro partiendo del saldo actual.

Hay programas de gestión que pueden incorporar esta función, pero no suele ser habitual ya que las Previsiones de Tesorería se tienen que personalizar según la información disponible y según lo que la empresa considere que debe incorporar al informe.

La Previsión de Tesorería se puede actualizar en cualquier fecha, hay empresas que necesitan realizar análisis a muy corto plazo si están con muchas tensiones de liquidez, pero lo habitual es realizar un análisis una vez al mes.

Las Previsiones de Tesorería proporcionan una información muy valiosa a la empresa, ya que en función de las variables incluidas se puede anticipar el saldo que la empresa tendrá en los próximos meses, y el saldo puede ser positivo o negativo.

Las Previsiones de Tesorería permiten tomar decisiones como por ejemplo, requerir fuentes de financiación externas, optar por la autofinanciación, reducir los plazos de cobro, ampliar los plazos de pago…. Es decir aquellas medidas necesarias para un flujo de caja óptimo para la empresa. También permite conocer aquellos documentos de cobro o de pago ya vencidos que necesitan una nueva fecha prevista de vencimiento.

Para realizar un análisis de Previsión de Tesorería hay muchas variables a tener en cuenta como por ejemplo los saldos actuales de las cuentas bancarias, las líneas de financiación disponibles, las facturas de clientes contabilizadas pendientes de cobro, las factura de proveedores contabilizadas pendientes de pago, pagos recurrentes no contabilizados (alquileres, seguros, sueldos y salarios, devolución de préstamos….) y otras previsiones de cobros y pagos como puedan ser pedidos o proyectos previstos.

Cada empresa tiene sus necesidades por lo que hay que adaptar el informe de Previsión de Tesorería a la información de cada empresa.

Aquí puedes ver algunos ejemplos de Previsiones de Tesorería.