Qué es un Controller Financiero y de Gestión

Qué es un Controller Financiero y de Gestión.

¿Todavía no sabes qué es un Controller Financiero y de Gestión y qué funciones realiza en una empresa?

Una profesión cada vez más demandada en las empresas de todo tipo de tamaño y sectores, ya que estas empiezan a preocuparse cada vez más de la información y gestión interna. Son conscientes de la relevancia y el uso de la información para la toma de decisiones y obtener una ventaja competitiva respecto a la competencia.

Aquí encontrarás información, herramientas y técnicas clásicas más enfocadas al Control de Gestión y Financiero.

Como por ejemplo sistemas de cálculo de costes y rentabilidad, sistemas control presupuestario, cuentas de explotación analítica, cuadros de mando, herramientas de planificación y previsión, herramientas de estudios de viabilidad, análisis y control, previsiones de tesorería, cálculo ratios financieros, análisis balances, planes de negocios, planes financieros, informes financieros, business plans..

También se aborda las funciones que realiza un Controller, qué tipo de herramientas utiliza, en qué puede aportar valor tangible a la empresa.

Podrás encontrar plantillas gratuitas y diseños de herramientas que necesitan adaptaciones a medida.

Todo un mix de información sobre el área de Control Financiero y de Gestión (Controlling)

✅ Información sobre Cálculo y Control de Costes (Contabilidad de Costes)

Artículos sobre Cálculo, Control y Análisis de Costes y Rentabilidades

✅ Información sobre sistema de Control Presupuestario. La herramienta que te permitirá mejorar año tras año los resultados de tu empresa

Artículos sobre Planificación, Control y Análisis Márgenes y Rentabilidad Proyectos

✅ Control de Gestión de Proyectos

Las empresas que comercializan proyectos suelen tener un punto débil, la Previsión, Gestión y Control de Costes.

He trabajado en muchas empresas que comercializan proyectos, cuyo principal objetivo es la facturación del proyecto y la posventa y los plazos de entrega.

Utilizan técnicas como el project scrum, la agenda de reuniones con el cliente, la aprobación por parte del cliente de los avances… pero en muy pocas empresas he visto que realicen una previsión de los costes que tendrá el proyecto, los márgenes previstos y un cálculo de los costes y los márgenes reales.

Posiblemente al estar tan centrados en la venta y cumplir los requisitos del cliente no consideran importante la gestión interna.

¿Cuántos proyectos se han alagado más de lo previsto y se han destinado más recursos de los inicialmente previstos? Los recursos son limitados, la mayoría de los proyectos son grandes consumidores de tiempo, por lo que dedicar mayor cantidad de recursos no solo supone un mayor coste del proyecto sino también el coste de oportunidad de poder estar trabajando en otros proyectos que generen más ingresos y más entrada de dinero a la empresa.

Aquí podrás encontrar herramientas y técnicas que te permitirán realizar una previsión o planificación de cotes y márgenes y al mismo tiempo un seguimiento de los costes y márgenes reales del proyecto.

Artículos sobre Planificación, Control y Análisis Márgenes y Rentabilidad Proyectos

✅ Cuadros de Mando e Indicadores Clave de Gestión

Parece que actualmente ninguna empresa puede vivir sin un Cuadro de Mando, parece que sea la solución a todos los problemas en la empresa, en mi página es la herramienta más buscada y sobre todo la “gratis”.

Todos buscan un Cuadro de Mando gratis, por lo visto lo que más importa es la herramienta y no los beneficios que aporta. Comparar indicadores respecto a objetivos sin tomar medias o un plan de acción no sirve absolutamente para nada. Es como si el indicador del combustible nos indica que nos quedan pocos kilómetros para repostar y no acudiésemos a una gasolinera, el resultado sería quedarnos tirados en la cuneta de una carretera. Pues lo mismo ocurre con un Cuadro de Mando, si no se toman medidas en aquellos indicadores que van mal, seguirán yendo mal.

Algunas empresas prefieren un Cuadro de Mando conectado directamente a la información de su ERP, esto es lo ideal, información en tiempo real, bajo mantenimiento, y gráficos preciosos, claro que esta opción no es gratuita, lo normal es que el coste sea muy alto. Pero por muy bonito y con muchos colores que tenga el Cuadro de Mando si no se sabe gestionar su valor es cero.

Otras empresas prefieren no invertir mucho en un Cuadro de Mando, tal vez no sea demasiado importante para la empresa. Prefieren la opción gratuita o la versión económica mejorada que tengo mi página. Pero ojo, que un Cuadro de Mando no conectado a la fuente principal de información supone unos costes muy altos. Yo he estado en empresas en las que tardaba 2 o 3 días enteros en actualizar mensualmente un Cuadro de Mando de 15 indicadores, ¿la razón? el acceso a la información. Tenía que recorrer todos los departamentos de la empresa para que me la facilitasen, algunas la tenían que elaborar, otros me la entregaban en inmensas tablas de hojas de cálculo y tenía que procesar la información, otros me la proporcionaban en papel y bolígrafo… todo un despropósito. El coste conjunto de mantener un Cuadro de Mando en esta empresa era altísimo.

Hay empresas en las que los empleados dedican varias horas al día durante un periodo de tiempo para obtener la información, procesarla y actualizar el Cuadro de Mando. Un coste muy elevado.

Después están las reuniones interminables para debatir sobre los resultados y lo peor de todo, no tomar medidas, no asignar responsables, ni fechas límite para actuar sobre los medibles o los indicadores.

Aquí encontrarás bastante información sobre herramientas y técnicas sobre Cuadros de Mando e Indicadores Clave. Pero recuerda que lo más importante es el uso que le des y el coste de mantenerlo. No te olvides de los costes ocultos, aquellos que no pagas una factura directamente, pero sí que repercuten en las cuentas de gastos.

Artículos sobre Cuadros de Mando e Indicadores Clave

✅ Cuenta de Explotación Analítica

Te preguntarás, si ya tengo la Cuenta de Pérdidas y Ganancias en mi programa de contabilidad. ¿Para qué me cuentas el rollo de la Cuenta Analítica de Resultados o Cuenta Explotación Analítica?

Porque seamos sinceros, la Cuenta de Pérdidas y Ganancias la utilizas para pagar impuestos y repartir dividendos.

Porque no tiene una estructura que facilite el análisis mensual evolutivo, porque es la norma y no es dinámica para adecuarla a las necesidades de la empresa. Porque no puede incorporar otro tipo de indicadores. Porque no puedo desglosarla en diferentes líneas de negocio para analizar su rentabilidad.

Cuando un consultor estratégico analiza una empresa, ¿crees que se fía de la información de la Cuenta de Pérdidas y Ganancias? Lo primero que hace es elaborar su propia Cuenta de Explotación Analítica, la que realmente refleja el resultado de la empresa.

La Cuenta de Pérdidas y Ganancias queda en un segundo plano y todas las decisiones, análisis y fijación de objetivos se realizan sobre la Cuenta de Explotación Analítica.

Además a la Cuenta de Explotación Analítica se le pueden incorporar indicadores y se le puede añadir una gestión y control de presupuestos.

Artículos sobre la Cuenta Analítica de Resultados o Cuenta Explotación Analítica

✅ Control Gestión Comercial y Ventas

El área Comercial y de Ventas da mucho juego en la función de Control de Gestión (Controlling)

Control de costes, márgenes, cálculo de precios de venta, rentabilidad por producto, clientes, comerciales, canales de venta, zonas geográficas…

En realidad esta área de la empresa está muy relacionada con la de Cálculo, Control y Análisis de Costes.

Lo interesante se pone cuando se solicita a los comerciales que elaboren el presupuesto de ventas para el próximo año. O que se realice un análisis de costes del departamento para analizar su rentabilidad y rendimiento. Costes de adquisición de leads o contactos, costes de conversión de leads en clientes, márgenes obtenidos, rentabilidad de sus clientes.

La información comercial es imprescindible para el conjunto de la empresa, contactos, oportunidades, acciones comerciales, presupuestos, pedidos… y no hay mejor herramienta para centralizar la información en la empresa y sustituir las clásicas agendas que el CRM.

Aquí encontrarás todo tipo de herramientas, técnicas e información que pueden ser utilizadas en un departamento Comercial

Artículos sobre Control Comercial y Ventas

✅ Control Gestión Fabricación y Logística

O tienes un ERP que sea la bomba y lo has adaptado a las necesidades particulares de tu empresa, lo que significa que te has dejado una enorme cantidad de dinero por el camino, posiblemente decenas o cientos de miles de euros, o tienes los partes de producción en papel o en complicados archivos Excel.

Parece que hoy en día recopilar y analizar información obtenida de actividad de fabricación es exclusivo de grandes empresas. Que las pequeñas empresas que fabrican no necesitan información para analizar productividad, rendimientos, capacidades, calidad, procesos, tiempos, defectos, ineficiencias….

Por fortuna los Controllers no solo nos dedicamos a la gestión financiera (es lo que piensan la mayoría de las empresas) todo lo contrario, el Controller tiene que ser capaz de gestionar, controlar y analizar la información de cualquier área de la empresa. En muchos casos cruzarla para conseguir tener una visión global y generar reportes e indicadores que permitan aportar un alto valor añadido.

El Controller se busca la vida para conseguir abaratar los costes, reducir los tiempos administrativos y optimizar los procesos para conseguir una información que por otra vía costaría a la empresa decenas o cientos de miles de euros.

Aquí encontrarás herramientas y técnicas que te permitirán gestionar aspectos del área de Fabricación, Logística y Operaciones que de otra forma sería muy costoso.

Artículos sobre Control Fabricación, Logística y Operaciones

✅ Control Gestión Recursos Humanos

En el área de Recursos Humanos se pueden obtener muchos tipos de informes e indicadores, hay tanto que controlar y medir!!

Lo ideal es tener la información integrada en un ERP y desde ahí generar los informes.

Pero un ERP cuesta mucha pasta, así que ¿por qué no utilizar plantillas Excel para controlar la información? y mejor aún si son gratuitas.

En esta página encontrarás un arsenal de herramientas de Control de Gestión para el área de Recursos Humanos.

Los Controllers también generamos, controlamos y analizamos información de Recursos Humanos, aunque a priori parezca que sea coto privado de los responsables del área.

Poco más se puede decir, espero que sean de gran utilidad.

Artículos sobre Control Gestión área Recursos Humanos

⭐ ¿Qué tipo de funciones realiza un Controller o Responsable de Control de Gestión y Financiero?

Estas son alguna de las muchas funciones que realiza un Controller en el área de Control de Gestión y Financiero.

🆗 Control de Gestión área de Fabricación

Gestionar la contabilidad de costes o contabilidad analítica, elaboración sistemas de cálculo, control y análisis de costes, confección de escandallos de Costes, Cálculo de costes de materia prima y otros materiales, cálculo de costes de mano de obra directa de fabricación, y costes empleados indirectos, cálculo de costes por procesos de fabricación, calcular el presupuesto de costes de producción, identificación de centros de costes (Principales y auxiliares), reparto de costes a centros de costes, a productos y a clientes, calcular los costes indirectos de fabricación, control de gastos generales o costes de estructura, cálculo efectos de variaciones de productividad de trabajadores y máquinas en los costes de fabricación, entender que es un sistema de medición OEE, controlar la valoración de los inventarios, introducción a métodos de mejora de procesos y mejora continua (Cadena de valor, desperdicios, calidad, 5s, factoría visual, JIT, 6 Sigma…)

🆗 Control de Gestión de Proyectos

Planificar o prever los recursos que necesita un proyecto, estimar el coste de cada recuro que puede consumir un proyecto, generar un presupuesto económico para cada proyecto, asignar los costes reales a cada proyecto, asignar los ingresos reales a cada proyecto, comparar los márgenes reales obtenidos con los presupuestados en cada proyecto, tener una visión global de los márgenes de todos los proyectos, realizar seguimiento de los plazos de entrega de las tareas

🆗 Control de Gestión Comercial

Cálculo y análisis de márgenes y rentabilidades por productos, procesos y mercados o clientes, cálculo de rentabilidad por pedidos, control de costes de transporte, control de acciones promocionales en costes y precios, cálculo de precios de venta basados en costes.

🆗 Control de gestión Estratégico

Mantenimiento de un cuadro de mando integral, elaboración de un mapa estratégico, entender las perspectivas de un cuadro de mando, identificación de indicadores clave, mantenimiento automático de los indicadores, análisis del resultado de los indicadores, comunicación y coordinación con las diferentes áreas de la empresa, elaboración y control de un plan de acciones, entender un sistema de costes estratégico, sistema para toma de decisiones What If.

🆗 Control de gestión Financiero

Elaboración de un sistema de control presupuestario y análisis de desviaciones, análisis contable, control de cuenta de resultados, y ratios financieros (Liquidez, NOF, Fondo maniobra…) planificación (previsiones) y control de la tesorería, análisis de rentabilidad de inversiones.

⭐ ¿Qué tipo de herramientas utiliza el Controller para realizar las funciones del área Control Gestión y Financiero?

Excel (Gestión de datos, vincular datos entre diferentes tablas, obtención de datos externos, tablas dinámicas, automatización de cálculos con macros)
Funcionamiento de un ERP. Registros, procesos e informes.
Aplicaciones de Inteligencia de negocios (Business Intelligence)
Aplicaciones gestión de clientes (CRM)

⭐ ¿Qué tipo de objetivos a lograr se suelen asignar al Controller en el área de Control de Gestión y Financiero?

Entender los mecanismos que afectan a la rentabilidad y que sea capaz elaborar reglas y procedimientos que aseguren su prolongación en el tiempo.
Detectar desviaciones sobre el guion establecido.
Detectar mejoras y proponer soluciones en cualquier área de la empresa.
Facilitar información a la dirección para una toma de decisiones acertada minimizando los riesgos de error.
Coordinar a los responsables de todas las áreas de la empresa para la consecución de un fin común.

⭐ ¿En gestión empresarial lo importante es el indio o la flecha?

Llevo muchos años practicando que no jugando a golf en campos de prácticas, me ayuda a desconectar y a concentrarme en otra cosa que no sea la bola, el swing, el objetivo, la distancia, la dificultad técnica… recuerdo una conversación con un amigo que es profesional y profesor de golf que lo importante es el indio y no la flecha haciendo referencia a los palos con los que se juega.

Hay gente que se inicia en este deporte y se equipa con los mejores y más caros palos, como imaginarás el resultado es el mismo con los mejores palos que con otros más económicos, cuando empiezas si le das a la bola es cuestión de suerte o que has nacido con un don.

El golf requiere aprender una técnica y mucha práctica independientemente de los palos que utilices, con el paso del tiempo puede que empieces a notar la diferencia entre un palo u otro y puede que marque algo la diferencia o tal vez te sientas más cómodo con un tipo de palos que con otros.

Algo similar pasa en la gestión empresarial, hay empresas que piensan que la solución de sus problemas pasa por instalar el software más avanzado y caro del mercado y como ocurre con los palos de golf puede que al principio lo no le des a la bola y acabes tan frustrado y desesperado que abandones el sistema.

En mis años de experiencia he visto empresas instalar un Ferrari para su gestión cuando los conductores están habituados a conducir un utilitario.

Para dar el salto al Ferrari hay que enseñar al conductor en simuladores más económicos, prepararlo para que una vez se ponga en manos del Ferrari lo pueda conducir de forma profesional.

En mi opinión, en gestión hay que dar pasos progresivos, ir avanzando con herramientas simples y económicas que nos permitan practicar y entender los procesos. Una vez estemos habituados, se puede dar un paso a un nivel más avanzado, y así sucesivamente hasta llegar al Ferrari con la finalidad de poder explotar todo su potencial.

De qué nos sirve tener un Ferrari si solo lo sacamos para pasear, pues eso para aparentar, pero así no exprimimos al máximo todo su potencial.

Si desconocemos técnicas o procesos de gestión empresarial como puedan ser CRMs, contabilidad analítica, sistemas de costes, control presupuestario, business intelligence, simulaciones, previsiones, integración de la información, procesos automatizados… no podemos esperar que el mega ERP de última generación por si solo realice estas funciones ya que tenemos que diseñarlo y modelarlo para que haga lo que nosotros queremos.

Antes de poner ciertas funciones en un mega ERP prueba con herramientas más sencillas y una vez las controles podrás adaptarlas y aplicarlas en cualquier sistema sin problemas y así podrás sacarle todo el potencial para mejorar la gestión de la empresa.

Cuando diseño una nueva aplicación para un ERP primero lo realizo en Excel, lo trabajo, lo testeo, analizo las posibles situaciones, las integraciones necesarias… de esta forma es más sencillo para el desarrollador entenderlo y trasladarlo al ERP. Muchas funcionalidades que se aplican a un ERP nacen de diseños o aplicaciones profesionales realizadas con Excel o herramientas similares, digo Excel porque es muy fácil y rápido de moldear, igual que se utiliza un modelo en arcilla para posteriormente construir la figura final.

Mi recomendación antes de complicarte la vida con una función avanzada y personalizada en un ERP es realizar esa misma función con un modelo como Excel, entenderlo, practicarlo y cuando estemos seguros y tengamos la confianza suficiente trasladarlo entonces al ERP integrado con el resto de áreas.

⭐ Ejemplos de herramientas de Control de Gestión que posiblemente necesite tu empresa

Un ERP o un software de gestión empresarial es una herramienta imprescindible hoy en día en cualquier empresa para registrar, procesar y generar toda la información necesita.

Los ERPs integran todas las áreas clave de la empresa, optimizando procesos y reduciendo actividades que no aportan valor.

Pero debido a su gran magnitud la mayoría de ERPs o software de gestión necesitan apoyo de sistemas más tradicionales, flexibles y económicos que permitan exprimir al máximo la información que generan.

Lo ideal es que la mayoría de las herramientas de gestión que os voy a listar como ejemplo se pudiesen integrar en un ERP, sería fantástico, pero muchas veces por cuestiones técnicas, de tiempo o económicas se descarta. Aquí entra el famoso análisis coste-beneficio de la inversión a realizar. Si el beneficio que va a aportar la integración supera su coste, entonces vale la pena.

Cuando realizaba trabajos de consultoría en las empresas me sorprendía las dificultades a la hora de poder extraer información para el análisis, el control y la toma de decisiones, normalmente los ERPs no contaban con muchas de este tipo de herramientas, y como solución rápida y necesaria las tenía que elaborar personalmente.

Hay que tener en cuenta que muchas de las herramientas que elaboraba tenían que adaptarse a las necesidades, forma de trabajar y estilo de dirección y de control de cada empresa. Tenían que ser muy dinámicas ya que en poco tiempo el escenario podía cambiar y por lo tanto había que adaptar los modelos.

Por ejemplo supongamos que la empresa necesitaba un sistema de costes que le permitiera calcular el coste de sus productos o el coste de ventas de sus clientes para conocer la rentabilidad de un periodo, en este caso no todas las empresas calculan el coste de forma similar, depende del tipo de actividad, del sector, del estilo de dirección, de la visión del Controller o Director Financiero, de las características de los productos, del tipo de información a procesar, del sistema de costes elegido… En este caso es necesario adaptar todo el sistema a la particularidad y necesidad de cada empresa y realizar esto en un ERP sería muy costoso económicamente y requeriría mucho tiempo.

Información sobre el ERP ODOO

Aquí os dejo un listado de herramientas de control, análisis y toma de decisiones que creo que cualquier empresa debería implementar o tener en cuenta para exprimir al máximo su gestión.

🆗 Herramientas de control e información contable

Libro diario
Libro mayor
Balance de sumas y saldos
Cuenta de Pérdidas y Ganancias
Balance de Situación
Informes y control de impuestos

🆗 Herramientas de control de gestión

Cuenta de resultados analítica
Sistemas de costes (Direct costing, full costing, Activity based costing…)
Informes de rentabilidad de productos, clientes, canales de venta, mercados, zonas geográficas…
Cuadros de mando y dashboards (Control KPIs – Indicadores Clave de Gestión, fijación y control de objetivos)
Elaboración de presupuestos y control de desviaciones
Previsiones de ingresos y gastos

🆗 Herramientas financieras

Planificación y control de tesorería
Ratios financieros (liquidez, endeudamiento, periodo medio cobro, periodo medio pago, fondo maniobra, NOF – Necesidades Operativas Fondos, rentabilidad económica-financiera…)

🆗 Herramientas comerciales

Embudo de ventas
Informes detallados de facturación
Informes de operaciones comerciales
ABC Ventas y rentabilidad (productos, clientes, canales, mercados…)
Control costes de ventas
Simuladores de precios de venta
Control plazos de entrega
Índice satisfacción de clientes

🆗 Herramientas Operaciones

Control de stock y valoración de inventario (FIFO, LIFO, PMP, coste estándar, último coste compra…)
Rotación y cobertura de stocks
Rendimientos fabricación
OEE (Overall Equipment Efficiency)
Control de tiempos

🆗 Herramientas Recursos Humanos

Encuestas de valoración
Control de horas
Análisis de rendimientos
Simulador de costes de empleados

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