¿Cuál es el coste del ERP ODOO y cuándo se rentabiliza la inversión? El caso del área económico-financiera y contable

¿Cuál es el coste del ERP ODOO y cuándo se rentabiliza la inversión? El caso del área económico-financiera y contable.

Antes de analizar el coste del ERP ODOO piensa en los beneficios de la implantación de un sistema de gestión de la información de la empresa de este tipo. Este tipo de sistema no es un software paquetizado normal, está diseñado para ahorrar dinero a la empresa, mejorar sus procesos, mejorar el control y el análisis de la información y ayudar con información precisa y fiable en tiempo real en la toma de decisiones.

¿Cuántos libros Excel utilizas actualmente para procesar información clave de la empresa? ¿Cuánto tiempo tardas en actualizar y mantener las hojas de cálculo?

¿Llevas la contabilidad al día? Llevarla al día no me refiero a tenerla con 1 mes o 2 meses de demora, me refiero a llevarla con 1 o 2 días o una semana como máximo.

¿Cuánto tiempo tarda el contable en emitir o recibir facturas, generar los asientos, contabilizar y puntear los bancos?

En el ERP ODOO todos estos procesos se realizan de forma automatizada, el trabajo administrativo de registro de datos prácticamente desaparece. La figura del contable tiende a convertirse en un Controller o Responsable Financiero.

Un contable registrando datos realmente no aporta valor o aporta muy poco valor a la empresa, no produce, no vende, no aporta información para la toma de decisiones. De hecho, muchas empresas tienen externalizada la función contable. Un controller o un Responsable Financiero sin embargo tienen una función clave en la empresa ya que facilitan información a la dirección o a los responsables de área para tomar decisiones clave sobre fijación de precios, control de márgenes, reducción de costes, rentabilidad de las inversiones, disponibilidad de fondos, necesidades de financiación…

Para que la función del controller o responsable financiero se pueda efectuar correctamente la empresa necesita la herramienta adecuada para que puedan desarrollar su función.

Necesitan información actualizada y fiable, información contable y del resto de áreas. Necesitan tener la contabilidad al día para por ejemplo poder realizar previsiones de tesorería.

Si el saldo de bancos, clientes y proveedores, y la conciliación de facturas no se lleva al día difícilmente se va a poder hacer una previsión de tesorería a corto o medio plazo. Sin una planificación de tesorería es difícil tomar decisiones estratégicas, decisiones sobre inversiones, contrataciones o de carácter comercial.

¿Cómo sabes la financiación que necesitas realmente si no llevas la información al día y haces previsiones?

¿Tienes unos costes financieros elevados que reducen tu margen de explotación?

¿Cómo sabes la deuda de tus clientes y tus compromisos de pagos?

¿Qué información vas a llevar a la entidad financiera para que te concedan la financiación que necesitas?

Muchas empresas (gerentes, socios, bancos…) necesitan conocer los costes reales de sus productos o servicios en tiempo real, necesitan saber la rentabilidad de sus productos, clientes, empleados o proyectos ahora, no dentro de 2 o 3 meses, cuando el tiempo ya ha sido historia, lo importante es lo que acaba de ocurrir recientemente y lo que ocurrirá mañana y dentro de unos meses.

Cada vez más empresas utilizan un Cuadro de Mando para gestionar su estrategia, la actualización de los KPIs debe ser lo más automatizada posible y en tiempo real. Un gerente no puede tomar decisiones ni controlar los objetivos con 3 meses de demora.

Haz ahora un resumen de todos los ahorros, las mejoras y la ayuda que puede aportar solamente al área económico-financiera de la empresa, imagina el beneficio que puede aportar añadiendo el resto de áreas de la empresa.

El coste de un proyecto de ODOO puede llegar a ser inferior al coste de un año del trabajador de una empresa (el coste del proyecto depende de muchos factores y de las funcionalidades que necesita cada empresa)

Los beneficios del ERP ODOO se empiezan a notar desde el momento de la implantación por lo que algunas empresas en uno o dos meses ya han amortizado la inversión, a partir de entonces la empresa que lo ha implantado correctamente y lo tiene optimizado solo genera rentabilidad.

La curva de aprendizaje del ERP ODOO es muy rápida debido a su sencillez, a la automatización de los procesos, a la obtención de forma automática de la información y al soporte de la empresa consultora del ERP.

Haz cálculos y verás la gran ventaja de disponer de unas de las mejores herramientas de gestión del mercado en tu empresa.

 

Cómo calcular el Plazo de Recuperación de Inversión ERP ODOO

Para simplificar el cálculo de indicadores como el ROI, VAN o TIR, he desollado una plantilla Excel con la que podrás calcular fácilmente el plazo de la recuperación de la inversión en la implantación del ERP ODOO así como el impacto económico positivo que deja en la empresa. Al final de este artículo podrás descargar gratuitamente la plantilla.

 

Cálculo-plazo-recuperación-inversión-ERP-ODOO

 

El retorno de la inversión de un ERP es generado por el valor económico obtenido por la mejora de los procesos aportados por la implantación del sistema.

Un ERP como el caso de ODOO, que integra casi la totalidad de las funciones de gestión que puede necesitar una empresa, las mejoras que puede aportar son las siguientes:

  • Reducción de tiempos de la gestión de la información de la empresa, tan en el registro de datos como en el procesamiento de la información para el control, el análisis y la toma de decisiones.
  • Reducción del tiempo y mejora de los procesos administrativos, eliminación de los dobles trabajos, los retrabajos y reducción de los registros manuales.
  • Llevar la información al día como por ejemplo en el caso de la contabilidad, la tesorería y el controlling, con la finalidad de mejorar las decisiones financieras.
  • Gestionar los indicadores clave en un cuadro de mando en tiempo real y automatizada para controlar y analizar de forma simplificada los aspectos clave del negocio y del funcionamiento interno de la empresa.
  • Evitar pérdidas de tiempo en la búsqueda y el control de la información, como por ejemplo a la hora de llevar un control del stock o la ausencia de empleados, ya sea por vacaciones u otras causas.
  • Eliminar el uso satélite de hojas de cálculo y bases de datos que pueden conducir a errores y a pérdidas de información.
  • Centralizar el lenguaje de gestión para que cualquier usuario con un mínimo de formación sea capaz de realizar tareas que realiza otro usuario. Curva de aprendizaje muy baja. La gestión deja de ser exclusiva e independiente de cada usuario y pasar a formar parte del conjunto de la empresa. Esto permite trabajar a la empresa en equipo. Por ejemplo, cualquier usuario puede aprender contabilidad en el ERP sin ser especialista. Esto implica una reducción de costes de formación en temas de gestión.
  • Llevar el control de aspectos que anteriormente no se llevaban como por ejemplo el coste real de fabricación o de la prestación de servicios, o el control de la rentabilidad prevista y real de una fabricación o un proyecto, así como la posibilidad de obtener informes de rentabilidad de proyectos, clientes o canales de venta (equipo comercial, venta online, ferias, campañas…) Esto mejora la precisión del análisis y la toma de decisiones.
  • Incremento de la cifra de negocio gracias a herramientas como el CRM y el marketing online. Incremento de la productividad del equipo comercial, mejora de la captación de leads o contactos y el seguimiento de las acciones comerciales, así como la facilidad a la hora de elaborar presupuestos de venta. Mejora de la inteligencia comercial y la toma de decisiones de aspectos clave en el área comercial y de marketing.
  • Incremento de la motivación del personal de la empresa al tener acceso a información centralizada, al ser un sistema muy sencillo de utilizar y manejar y que no requiere esfuerzos para la obtención de información que facilitan su trabajo del día a día. El personal se siente más involucrado en la gestión de la empresa.
  • Mejora de la comunicación entre el personal de la empresa. Se evitan errores de comunicación, exceso de emails, reuniones innecesarias, se evita la comunicación en papel, en definitiva, mejora la coordinación interdepartamental.
  • El ERP aporta grandes sinergias entre los departamentos de la empresa. Facilita la comunicación de las buenas prácticas y facilita la metodología de mejora continua (tradicionalmente exclusivo de las grandes multinacionales que cada vez más pequeñas y medianas empresas están adoptando)
  • El ERP facilita la escalabilidad del negocio y permite la integración de nuevas funciones, así como la adaptación a cambios en procedimientos de trabajo o incorporación de nuevos procedimientos.

 

Todas estas mejoras son difíciles de cuantificar por parte de la empresa consultora en la implantación del ERP ODOO, lo habitual es que la empresa que decide llevar a cabo la implantación del ERP haga un ejercicio de estudio de la situación en la que se encuentra y qué mejoras cuantificables esperan obtener con el ERP.

Cada empresa es la que mejor conoce su actividad, sus procesos, sus recursos y el valor de los mismos.

Nadie mejor que el que trabaja en una empresa puede saber dónde y cómo se puede ahorrar dinero y qué se puede hacer para incrementar las ventas de forma rentable.

 

Sería muy atrevido afirmar que el impacto de una mejora sustancial en la cuenta de resultados es debido a la implantación del ERP ODOO. Un impacto positivo en la cuenta de resultados depende de muchísimos factores y variables, una implantación exitosa del ERP ODOO puede contribuir en gran medida a este resultado para hay que tener en cuenta el resto de factores.

En la siguiente plantilla que puedes descargar de forma gratuita puedes realizar un cálculo del plazo de recuperación de la inversión en el ERP ODOO y calcular el efectivo neto generado por las mejoras del ERP a los 2 años de la implantación descontando la inversión inicial. Los datos mostrados en el ejemplo son ficticios por lo que solo hay que tomarlos como lo que son, un ejemplo.

Descarga aquí el archivo

ERP ODOO Controller

 

Más información sobre ERP ODOO

 

Si necesitas más información sobre una implantación o formación no dudes en contactar conmigo.

 

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