Costes Creación y Mantenimiento Plantillas Excel en empresas.
¿Dedicas mucho tiempo a actualizar y mantener tus hojas y libros Excel?
El beneficio que puede aportar la información depende mucho del tiempo, el esfuerzo, el coste y la inversión que hay que realizar para procesarla y obtenerla de forma fiable y con la estructura y formato necesario para una toma de decisiones eficiente.
Los que trabajamos en Control de Gestión denominamos análisis coste-beneficio a si vale la pena el esfuerzo y el coste para el resultado obtenido.
Si es un aspecto fundamental del negocio y dedicas 3 horas al día a actualizarlo y mantenerlo, el beneficio es mayor que el coste y por lo tanto vale la pena, a pesar de que el proceso se puede mejorar y automatizar y reducir considerablemente el coste, a pesar del beneficio si además nos ahorramos el coste, muchísimo mejor, ¿verdad?
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Es frecuente dedicar mucho tiempo al mantenimiento de un libro Excel solo porque toca hacerlo sin ningún tipo de beneficio aparente, también es frecuente el mantenimiento de información duplicada en diferentes libros y mucho, muchísimo retrabajo o duplicidad de trabajos. Trabajos similares que realizan personas de distintos departamentos. O libros que han realizado otras personas que han transferido a otros empleados sin la correspondiente formación y los empleados que utilizan ahora las herramientas dedican demasiado tiempo a su mantenimiento.
Si vamos sumando todas las ineficiencias, costes que no aportan valor a la empresa, retrabajos, duplicidades, herramientas con información poco fiable…. A lo largo del año es un buen pellizco que se va por el desagüe del presupuesto económico de la empresa, un dinero que se puede emplear en inversiones que realmente generen beneficios a la empresa.
¿Necesitas una reorganización de tus hojas de cálculo Excel y de tus libros Excel? ¿necesitas una automatización de tus procesos y así evitar errores, duplicidades y retrabajos?
Si este es tu caso, no dudes en ponerte en contacto conmigo.
¿Tus libros Excel son un caos y te generan un gran trabajo de mantenimiento?
Llega un momento que los libros Excel se convierten en una maraña de links, fórmulas, tablas, y parches sobre parches…
Llega un momento en que lo que pretendía ser una herramienta de ayuda se convierte en un caos y cada vez que toca trabajarla y actualizarla se convierte en un suplicio.
Lo peor llega cuando la persona que ha construido la herramienta ha llegado a un punto que ni ella misma se aclara, así que se la adjudica a otra persona en la empresa para que la trabaje, un clásico en las grandes empresas.
La pobre persona que recibe la herramienta se puede pasar días enteros intentando descifrar los jeroglíficos.
Cualquier herramienta de gestión debe construirse con el objetivo de ayudar y facilitar el trabajo de análisis, control, toma de decisiones, comunicación…
Una aplicación realizada con Excel debe construirse con una finalidad bien definida, con una función clara, intentando evitar añadir funcionalidades sobre la marcha cosa que puede trastocar la estructura inicialmente diseñada.
Como cualquier sistema de gestión un libro Excel suele constar de una entrada de datos, un proceso de datos y una salida o output de información. A no ser que solo quieras utilizar el libro como una tabla de registro de información.
Pensando en el libro Excel como un sistema de gestión tendremos que considerar los apartados de configuración de datos, normalmente en modo tablas, los apartados de entrada de datos, dando facilidad al usuario (por ejemplo diferenciando entre celdas de registro de datos y las de fórmulas, el uso de listas desplegables o validación de datos, la protección de las hojas para evitar que los usuarios borren fórmulas..) los apartados de procesos de datos (normalmente automatizando los procesos mediante macros o código) y por último los apartados de presentación de la información, utilizando habitualmente funciones como tablas dinámicas, filtros, formatos condicionales, fórmulas de consolidación de datos…
Todo bien estructurado con sencillez y claridad para la utilización correcta y óptima por parte del usuario.
Un libro Excel bien estructurado y con un objetivo bien definido, puede ahorrar muchas horas de trabajo administrativo a la empresa, puede cambiar de manos con facilidad y puede ser aprovechado como una herramienta de gran utilidad para la empresa sin tener que realizar una gran inversión.
Puedes considerar el tiempo que emplean los empleados en la elaboración y mantenimiento de estas herramientas como un coste de adquisición de software, realiza el cálculo, haz números y tal vez te sorprenda el coste.
Puede que subcontratando este tipo de aplicaciones ahorres mucho dinero y obtengas un resultado más que satisfactorio para mejorar la gestión de tu empresa.
Excel no es un ERP. Excel es una herramienta para planificar, controlar y analizar datos
Algunas empresas me solicitan información para que Excel realice las funciones que debería realizar un ERP, esto no es recomendable ni viable. Excel no es una base de datos, es una herramienta para planificar, controlar, analizar y presentar datos.
En control de gestión se utiliza bastante Excel precisamente porque las funciones del Controller consisten en planificar, controlar, analizar y presentar datos.
A veces se puede recurrir a informes del propio ERP o sistemas de análisis de datos como Businesss Intelligence, pero en muchas ocasiones necesitamos la versatilidad y el dinamismo que ofrece Excel para realizar este tipo de trabajos.
Como podrás ver en mi página web las herramientas con las que trabajo son el ERP ODOO y Excel. Cada una tiene sus funcionalidades y se aplican de distinta forma.
Excel es muy útil en Control de Gestión para crear un sencillo cuadro de mando, un plan de tesorería, un sistema de control presupuestario, un sistema de cálculo de costes y rentabilidades… la cuestión es, ¿estas herramientas no las puede hacer el ERP? La respuesta es por supuesto que las puede hacer pero en la mayoría de casos hay que programarlo por lo que el coste puede ser bastante alto. Además suelen ser herramientas que en muchos casos requieren continuos cambios o adaptaciones por lo que el coste en el ERP se incrementa bastante.
La ventaja de realizarlo con el ERP ODOO es que la información del ERP ya está disponible para ser presentada en el cuadro de mando de forma automática, mientras que con Excel o se alimenta de forma manual o se automatiza a través de la importación de datos del propio ERP.
Al final es una cuestión de números, de un análisis coste-beneficio, todo depende lo que quieras invertir en tu ERP. La programación a medida en un ERP siempre va a ser muchísimo más alta que si lo realizamos con Excel.
En algunas ocasiones tanta integración en el ERP puede confundir y marear a los usuarios.
Por ejemplo, he implantado planificación y control de rentabilidad de proyectos en el ERP ODOO, y requiere bastante programación para la planificación y la presentación de la información, los datos reales (horas, facturas..) se alimentan con facilidad, el usuario tiene que tener muy claro como proceder en cada caso, debe entender las relaciones y saber de donde viene cada dato. El coste de la implantación de este tipo de sistema en el ERP no es barato.
Sin embargo si el volumen de proyectos anual no es demasiado elevado, supongamos unos 300 al año, tal vez convenga realizarlo con Excel ya que simplifica tanto la planificación como el registro de datos reales, cierto es que no tiene la ventaja de integración y el registro es manual, pero la simplicidad es mayor y el coste de implantación es muy pero que muy bajo comparado con el ERP.
Esto es ya una cuestión de decidir qué sistema utilizar, lo que está claro es la necesidad.
La necesidad de planificar o presupuestar.
Esta es la forma de fijar objetivos, de saber hacia donde vamos, de tener una referencia de qué queremos conseguir.
Llevar un sistema de control presupuestario en un ERP igual que se puede realizar con Excel, ver aquí un ejemplo, es bastante complicado, ¿se podría realizar? Posiblemente, ¿pero vale la pena la integración solo para extraer los saldos del grupo 6 y 7 de contabilidad desde el balance de sumas y saldos?
En resumen, cada sistema y herramienta de gestión tiene su finalidad y su utilidad, en algunos casos el ERP puede integrar funciones de Control de Gestión y en otros casos es mejor realizarlas con Excel.
Si tienes la necesidad de aplicar técnicas, metodologías y herramientas de Control de Gestión en tu empresa contacta conmigo.
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